Die im National Disability Insurance Scheme (NDIS) dargelegten Anforderungen fügen neue Komplexitätsebenen hinzu, und Gesundheitsdienstleister in ganz Australien haben Mühe, Schritt zu halten. Laut dem NDIS Provider Outlook Report 2025 gaben 76 % der Anbieter an, dass die Navigation im System Zeit von der Pflegeleistung abzieht. 63 % nennen übermäßige regulatorische Anforderungen als erhebliche administrative Belastung. Angesichts dieser Anforderungen und des zusätzlichen administrativen Drucks, den sie verursachen, was ist der beste Weg für Gesundheitsdienstleister, ihre NDIS-Konformität nachzuweisen?

Zunehmend haben sich Gesundheitsdienstleister an Compliance-Software-Lösungen gewandt, um die NDIS-Anforderungen besser zu verstehen und um ihnen bei der Implementierung einfacher formalisierter Prozesse, Governance-Verfahren und Kontrollen zur Sicherstellung der Konformität zu helfen.

Wie Anbieter die NDIS-Anforderungen erfüllen können

Um die NDIS-Kernpraxisstandards zu erfüllen, müssen Anbieter Best-Practice-Prozesse in Bereichen wie den folgenden implementieren:

  • Einhaltung der Patientenrechte, einschließlich Würde, Privatsphäre und informierter Wahl
  • Governance und Betriebsmanagement
  • Risikomanagement
  • Vorfallsbearbeitung
  • Umgang mit Feedback und Beschwerden
  • Unterstützungsplanung und -bereitstellung

Zusätzliche Anforderungen umfassen:

  • Regelmäßige Audits durchführen, um die Einhaltung der Praxisstandards sicherzustellen
  • Befolgung des NDIS-Verhaltenskodex und Schulung des Personals zu den Anforderungen
  • Ordnungsgemäße Führung von Patientenakten, Plänen, Einverständniserklärungen, Vorfallprotokollen und Dienstleistungsvereinbarungen
  • Erleichterung der Mitarbeiterüberprüfung und des Auftragnehmermanagements
  • Meldung schwerwiegender Vorfälle (wie Verletzungen, Missbrauch und Todesfälle) an die Kommission

Organisationen können sich bei der NDIS Quality and Safeguards Commission über ihr Portal registrieren, um NDIS-zertifiziert zu werden.

Ist die NDIS-Registrierung obligatorisch?

Anbieter müssen sich beim NDIS registrieren, wenn sie bestimmte Unterstützungsleistungen und Dienste für Teilnehmer erbringen, insbesondere für Patienten mit höherem Risiko oder komplexen Bedürfnissen. Sie müssen sich auch registrieren, wenn die NDIA den Plan des Teilnehmers verwaltet. Einige Anbieter bleiben jedoch unregistriert, um Audits und Bürokratie zu vermeiden, auch wenn dies den Patientenzugang einschränken könnte. Nicht registrierte Anbieter haben weiterhin NDIS-Verpflichtungen, einschließlich der Einhaltung des NDIS-Verhaltenskodex, der Mitarbeiterüberprüfungen und effektiver Systeme zur Verwaltung von Beschwerden und Vorfällen. Während registrierte Anbieter typischerweise 4 % bis 6 % ihres Umsatzes für Compliance ausgeben, können nicht registrierte Anbieter diese Kosten umgehen und dennoch dieselben Dienste anbieten, ohne offizielle Zertifizierung. Um gleiche Wettbewerbsbedingungen zu schaffen und die Versorgungsqualität zu schützen, wird das NDIS in den kommenden Jahren voraussichtlich alle Anbieter zur Registrierung verpflichten.

Was sind die größten Herausforderungen für NDIS-Anbieter?

Der NDIS Provider Outlook Report 2025 zeigte weit verbreitete Bedenken hinsichtlich regulatorischer Komplexität, personalbezogenem Druck und betrieblicher Ineffizienzen:

  • 70 % der Anbieter äußerten Bedenken hinsichtlich der finanziellen Stabilität, wobei 67 % operative Verluste meldeten.
  • 50 % äußerten Bedenken hinsichtlich der Anpassung an regulatorische, Risiko- und Compliance-Änderungen.
  • 50 % nannten Mitarbeiterengagement, Rekrutierung und Bindung als Problem.
  • 45 % waren besorgt über die betriebliche Effizienz und Effektivität.

NDIS-Anbieter müssen diese kritischen Herausforderungen angehen, um die langfristige finanzielle Tragfähigkeit, den Personalbedarf und die Effektivität der Pflegeleistung sicherzustellen.

Wie können Anbieter ihre Prozesse an die NDIS-Anforderungen anpassen?

Um die NDIS-Regeln einzuhalten, müssen Anbieter komplexe, sich überschneidende Anforderungen verwalten – von der Patientendokumentation und Mitarbeiterschulung bis zur Risikoberichterstattung. Spezialisierte Software kann Anbietern in der Regel helfen, diese Prozesse zu formalisieren und Nachweise der Konformität für Aufsichtsbehörden zu erstellen. So können Gesundheitsdienstleister Software nutzen, um die Kernanforderungen des NDIS effizient und konsistent zu erfüllen:

1. Nachweise der Konformität zusammenstellen.

Organisationen müssen dokumentieren, wie sie ihre Verpflichtungen zur Erfüllung der NDIS-Anforderungen erfüllen. Anbieter sollten eine Verpflichtungsbibliothek aufbauen, die die Anforderungen und Compliance-Maßnahmen erfasst. Beispiele sind Prozesse wie die Dokumentation der Patientenversorgung, Richtlinien und Verfahren, Inspektionen und Mitarbeiterschulungen. Sie müssen diese Maßnahmen und Prozesse vollständig dokumentieren und regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie die Compliance-Anforderungen erfüllen. Idealerweise sollten sie jede Verpflichtung dem relevanten Compliance-Prozess zuordnen, um sich an neue regulatorische Änderungen anzupassen und ihre Richtlinien und Verfahren entsprechend zu aktualisieren.

GRC-Software erleichtert die Automatisierung der NDIS-Konformität auf einer zentralisierten Plattform. Sie bietet sofort einsatzbereite Frameworks und Vorlagen, um ein „Verpflichtungsregister“ zu erstellen und Compliance-Maßnahmen zu dokumentieren. Sie können auch Richtlinienaktualisierungen, Genehmigungen und Bestätigungen automatisieren – und regulatorische Änderungen einfacher verwalten. Mitarbeiter können Richtlinien und Schulungen online bestätigen, wodurch Anbieter den Abschluss der Schulung dokumentieren können.

2. Effektive Risikomanagementpraktiken implementieren.

Robuste operative und Enterprise-Risk-Management-Verfahren sind unerlässlich für die Compliance, die Vermeidung von Störungen und die Gewährleistung der Patientensicherheit. Organisationen müssen Risiken identifizieren, kategorisieren und bewerten, Risikoregister führen, wichtige Risikoindikatoren festlegen und Risikostufen durch regelmäßige Risikobewertungen aktiv überwachen. NDIS-Anbieter müssen auch Kontrollen identifizieren und bewerten, um die Risikostufen innerhalb der Risikobereitschaft und -toleranz der Organisation zu halten. Anbieter sollten diese Kontrollen regelmäßig testen und überprüfen, um ihre Wirksamkeit sicherzustellen. GRC-Software kann spezifische Risikomanagementprozesse vollständig automatisieren und aufschlussreiche Berichte über das Risikoengagement und die Wirksamkeit der Kontrollen erstellen. Diese Automatisierungen können Prozesse optimieren, einschließlich Risikobewertungen, Eskalationen, Genehmigungen, Kontrollprüfungen, Tests und Korrekturmaßnahmen.

3. Vorfallmeldeprozesse formalisieren.

Der Umgang mit Vorfällen, Gefahren und Beinaheunfällen im Gesundheitswesen ist unerlässlich, um Patienten zu schützen und die betriebliche Effizienz aufrechtzuerhalten. Das NDIS bietet Leitlinien zur Vorfallmeldung, um Anbieter bei der effektiven Erfassung und Bearbeitung unerwarteter Vorfälle zu unterstützen. Anbieter benötigen formale Prozesse, damit Mitarbeiter Vorfälle, Gefahren und Beinaheunfälle protokollieren können, und sie müssen klar definierte Eskalationswege haben.

GRC-Software ermöglicht es Mitarbeitern, Vorfälle über Online-Formulare zu protokollieren, wobei alle Daten in die Plattform eingespeist werden. Formularfelder ändern sich automatisch basierend auf der Art des protokollierten Vorfalls, und Mitarbeiter können problemlos Fotos und Beweismittel hochladen. Automatisierte Workflows erleichtern die Eskalation und Lösung. Teams können effizient Ursachenanalysen durchführen, über Vorfalltrends berichten und sich an den NDIS-Richtlinien ausrichten. Workflows können auch schwerwiegende Vorfälle identifizieren, die der NDIS Quality and Safeguards Commission gemeldet werden müssen.

4. Feedback und Beschwerden erfassen.

NDIS bietet klare Leitlinien zur Erfassung von Feedback, damit Anbieter Patientenversorgungsprobleme effektiv lösen können. Viele NDIS-Anbieter nutzen Software, um ein Online-Portal zur Erfassung von Patientenanliegen zu erstellen. Patienten, Familien und Mitarbeiter können Feedback und Beschwerden protokollieren, mit der Option, anonym zu bleiben. Sie füllen die Details über Online-Formulare aus, wobei alle Daten in die Plattform eingespeist werden. Workflows eskalieren jeden Fall an die zuständige Person, und alle Korrekturmaßnahmen werden in der Plattform erfasst, wodurch alle Beteiligten über den Fortschritt informiert bleiben.

5. Strukturierte Prozesse implementieren, um sicherzustellen, dass die Versorgung den NDIS-Richtlinien entspricht.

Die Bereitstellung von Pflege, die den NDIS-Richtlinien entspricht, erfordert strukturierte, gut dokumentierte Prozesse. Mit der richtigen Compliance-Software können Mitarbeiter individuelle Aufzeichnungen erstellen und die Bedürfnisse jedes Patienten gründlich dokumentieren. Sie können das System auch nutzen, um die Patientenkommunikation zu protokollieren und Checklisten zu verwenden, um den Abschluss von Patientenpflegeaufgaben zu überprüfen. Dieses Maß an Dokumentation ermöglicht es der Führungsebene, mehr Governance und Regeln bezüglich der Patientenversorgung zu implementieren.

6. Überprüfen Sie Ihre Prozesse anhand der NDIS-Anforderungen.

Software kann auch den Auditprozess für zugelassene NDIS-Anbieter vollständig automatisieren. Teams erstellen Auditvorlagen mit standardisierten Feldern und Checklisten, die auf NDIS-Kriterien abgestimmt sind. Effektive Software ermöglicht es Anbietern typischerweise, diese Felder an ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen. Die automatisierten Workflows können dann:

  • Audits im System planen
  • Die Auditformulare verteilen
  • Erinnerungen für überfällige Aktionen senden

Die Dateneingabe in Echtzeit während des Audits gibt der Führungsebene sofortigen Einblick in den Status, Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen. Teammitglieder können die Daten dann aus dem System extrahieren und mit den Aufsichtsbehörden teilen.

Software zur Verwaltung aller NDIS-Anforderungen nutzen

Eine einheitliche Softwareplattform ist eines der effektivsten Tools zur Sicherstellung der NDIS-Konformität und zur Vorbereitung auf Audits. Durch die Nutzung einer GRC-Plattform zur Implementierung von Best-Practice-Prozessen wie Risiko- und Vorfallmanagement, Feedback-Erfassung, Richtlinienmanagement und Auditvorbereitung können NDIS-Anbieter sicher sein, dass sie ihre regulatorischen Anforderungen erfüllen.

Die ganzheitliche Verwaltung dieser verschiedenen Bereiche auf einer Plattform ermöglicht NDIS-Anbietern Folgendes:

  • Risiken mit zugehörigen Vorfällen verknüpfen
  • Risiken mit Kontrollen verknüpfen
  • Patientenfeedback mit Compliance und Audits verknüpfen

Diese Korrelationen liefern wertvolle Einblicke zur Verbesserung des Betriebs, zur Risikoreduzierung und zur Identifizierung von Compliance-Lücken.

Effektive GRC-Software unterstützt das gesamte Spektrum der Compliance-Aktivitäten. Sie hilft Compliance-Praktikern, Zeit zu sparen, indem sie automatisierte Workflows, Vorlagen und Frameworks verwendet. Ihre Dashboards ermöglichen detailliertere Leistungseinblicke und halten Aufgaben und Aktionen für die Mitarbeiter sichtbar. Sie kann auch Ihr NDIS-Audit vereinfachen, indem sie Anbietern ermöglicht, Compliance-Dokumente mit Aufsichtsbehörden zu teilen. Da alles dokumentiert und zentralisiert ist, können Anbieter die NDIS-Konformität mit größerer Zuversicht und Kontrolle angehen.

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