Fallstudie: Baillie Gifford

HINTERGRUND

Die Innenrevision von Baillie Gifford ist in den letzten vier Jahren als Reaktion auf die zunehmende Komplexität des Unternehmens gewachsen. Die Funktion hat ihren Schwerpunkt auf die umfassenderen strategischen Prioritäten des Unternehmens ausgerichtet, um unabhängige Sicherheit über die Kontrollen in Bereichen mit höherem Risiko zu bieten.

In diesem Zeitraum ist das Prüfungsteam von fünf auf zehn Mitarbeiter angewachsen - und hat gleichzeitig seine Arbeitsmethoden weiterentwickelt, um den gesamten Prüfungszyklus zu standardisieren und zu verfeinern, was in der Überarbeitung und Formalisierung der internen Prüfungsmethodik gipfelte.

Pete Ferguson, Senior Audit Manager bei Baillie Gifford, erklärte: "In den letzten zwei Jahren haben wir schrittweise untersucht, wie wir unsere Prüfungsverfahren weiterentwickeln können. Der nächste logische Schritt war, die Notwendigkeit eines zentralen Prüfungssystems in Betracht zu ziehen, damit wir unser Verfahren zur Dokumentation von Prüfungen und zur Erfassung und Überwachung von Risikoinformationen verbessern können."

DIE HERAUSFORDERUNG

Während das Risikomanagementteam bei Baillie Gifford in ein neues Riskonnect-System für operationelle Risiken investiert hatte, arbeitete die Innenrevision noch immer mit manuellen Prozessen und stützte sich auf Excel und Word.

Pete Ferguson: "Wir planten, erfassten und verfolgten unsere Prüfungsaktivitäten mit Hilfe von Excel-Tabellen, wobei unsere gesamte Dokumentation auf internen Netzlaufwerken gespeichert war. Dies wurde unhaltbar, komplex und unhandlich, da wir sowohl als Funktion als auch als Unternehmen wuchsen.

DER BUSINESS CASE FÜR DEN WANDEL

Pete Ferguson: "Die Möglichkeiten, die ein zentralisiertes Prüfungssystem bietet, würden es dem Team ermöglichen, wichtige Prüfungsinformationen genau zu erfassen und sicherzustellen, dass wir unsere Methodik konsequent anwenden, indem wir den gesamten Prozess von der jährlichen Prüfungsplanung und Risikobewertung bis hin zu den einzelnen Prüfungsplänen und -prüfungen zusammenführen. Die Möglichkeit, Risiken und Kontrollen zu erfassen und zu überwachen, Prüfungsfeststellungen mit Kontrollschwächen zu verknüpfen und auf effiziente und effektive Weise Bericht zu erstatten, würde den gesamten Prozess wesentlich skalierbarer und effizienter machen. Der direkte Zugriff auf das operative Risikosystem war ein zusätzlicher Bonus.

SELECTION

Das Prüfungsteam führte erste Untersuchungen zu den verschiedenen Prüfungslösungen durch und prüfte sowohl bereits bekannte Systeme als auch moderne Systeme wie Riskonnect.

Pete Ferguson: "Wir hatten innerhalb des Teams individuelle Erfahrungen mit traditionelleren Systemen und verglichen diese mit Riskonnect. Unser erster Eindruck von der Riskonnect-Lösung für die Innenrevision war, dass uns die Ästhetik der Präsentation sehr gefiel. Sie schien sehr benutzerfreundlich zu sein, und uns gefiel die Möglichkeit, sie direkt mit dem Risikomanagementsystem zu verbinden. Ein weiterer wichtiger Aspekt war die Möglichkeit, das System flexibel zu konfigurieren, so dass wir es im Laufe der Zeit an unsere Bedürfnisse anpassen konnten."

Das Team von Baillie Gifford durchlief einen strengen Prozess, um zu verstehen, wie das System funktionierte und wie es angepasst werden konnte, damit es in die definierte Prüfungsmethodik passte. Dies beinhaltete die Zusammenarbeit mit dem Riskonnect-Team, um in Planungsworkshops Ideen zu entwickeln, sowie Vorführungen des Systems, die zu einem vereinbarten Arbeitsumfang für die Konfigurationsänderungen führten. Die Teams arbeiteten dann gemeinsam an den Konfigurationen und Änderungen, bevor sie in die Benutzerakzeptanztests gingen.

Pete Ferguson: "Der Teil, der für mich wirklich wichtig war und der wirklich hervorstach, war das kontinuierliche Engagement und die Unterstützung während des gesamten Prozesses mit Riskonnect."

LIVE GEHEN

Baillie Gifford ging mit der Lösung für die Innenrevision von Riskonnect nach nur wenigen Monaten der Konfiguration und Einrichtung in Betrieb. Vier Monate nach dem "Go-Live" waren der Prüfungsplanungszyklus und mehrere Prüfungen bereits abgeschlossen.

Pete Ferguson: "Wir haben jetzt unser Audit-Universum konfiguriert, unseren Jahresplan durchgearbeitet und eine Reihe von Audit-Prüfungen mit dem System abgeschlossen. Wir haben keine nennenswerten Störungen mit Riskonnect erlebt, und das System hat so funktioniert, wie wir es wollten und erwartet haben."

Das Team hat nun eine Reihe von Berichten erstellt, die Riskonnect zusammen mit Tableau als internes Visualisierungstool für Berichte nutzen.

Pete Ferguson: "Die Verknüpfung der Daten direkt mit Tableau hat dazu geführt, dass wir auf Knopfdruck alle unsere Prüfungsstatus, offenen Maßnahmen und Feststellungen sehen können, die wir früher mit Excel verfolgt haben. Wir haben jetzt auch gelernt, wie wir die Darstellung der Felder in Riskonnect ändern und anpassen können, so dass wir Änderungen an Feldbeschreibungen, Layouts und Berichten selbst vornehmen können, ohne auf Riskonnect angewiesen zu sein. Die Einführung eines modernen Systems wie der Riskonnect-Lösung für die Innenrevision ermöglicht es uns, die Art und Weise, wie wir prüfen, weiter zu verändern. Sie bietet eine dynamischere Lösung, die uns dabei hilft, weiterhin einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen."