Vom Aufbau von Vertrauen bis zum Umgang mit knappen Budgets, Änderungsmanagement, Auftragnehmern und Abhängigkeiten; Bundes-, Kommunal- und Landesregierungen müssen viel berücksichtigen, wenn sie ihr komplexes Projektportfolio überwachen. Der Einsatz von kommunaler Projektmanagement-Software könnte genau die Antwort sein.

Bereits im Jahr 2021 stellte die US-Bundesregierung Finanzmittel in Rekordhöhe zur Verbesserung der Wasser-, Verkehrs-, Energie- und Breitbandsysteme des Landes sowie zur Bewältigung verschiedener Klimabedürfnisse bereit. Mit dieser beispiellosen Injektion öffentlicher Kapitalinvestitionen hat sich die Aufmerksamkeit auf die Landes- und Kommunalregierungen verlagert, die die größte Kontrolle darüber haben, wie diese Projekte und Initiativen letztendlich geplant, konzipiert und umgesetzt werden.

Die Komplexität staatlich finanzierter Investitionsprojekte

Staatlich finanzierte Investitionsprojekte, Programme und Portfolios sind in der Regel komplexe Initiativen, die eine große Anzahl von Interessengruppen betreffen, darunter Steuerzahler, gesetzliche und nicht-gesetzliche Körperschaften, lokale Unternehmen und Gemeindegruppen.

Insbesondere im letzten Jahrzehnt haben viele staatlich finanzierte Projekte und Programme ihre Ziele nicht erreicht und sich über Jahre hingezogen, wobei einige sogar mitten in der Planung oder Umsetzung abrupt beendet wurden. Diese gescheiterten Investitionsprojekte gelten als notorisch unhandlich und als Verschwendung der hart verdienten Steuergelder. Um Misserfolge zu vermeiden und erfolgreiche Projekte zu liefern, müssen Kommunal- und Landesregierungen geeignete Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Projektrisiken, Kostenüberschreitungen und Verzögerungen bei der Fertigstellung minimiert werden.

Dieser Blog untersucht Best-Practice- Projektmanagement-Lösungen und zeigt, wie sie zur Verwaltung von Investitionsprojekten im Regierungssektor eingesetzt werden. Er beleuchtet die größten Herausforderungen, denen sich Kommunal- und Landesregierungen während eines Projektlebenszyklus gegenübersehen, und stellt einige der erweiterten Funktionen vor, die in den neuesten Projektmanagement-Tools verfügbar sind und Regierungsabteilungen im öffentlichen Sektor helfen können, erfolgreiche Projekte zu liefern.

Projektmanagement in Kommunal- und Landesregierungen

Die Rolle des Projektmanagements in Kommunal- und Landesregierungen besteht darin, einen Rahmen zu schaffen, um einen strukturierten Ansatz für die Verwaltung aller Aspekte eines Projekts in Bezug auf Planung, Terminierung, Budgetierung, Risiken, Abhängigkeiten, Aufgaben und Maßnahmen zu gewährleisten. Dieser strukturierte, kollaborative Ansatz gewährleistet die erfolgreiche Umsetzung eines Investitionsprojekts von der Konzeption bis zum Abschluss.

Regierungsprojekte sind keine kommerziellen oder privaten Projekte, die nur interne Standards erfüllen müssen. Stattdessen müssen sie eine völlig andere Reihe von Anforderungen erfüllen. Angefangen bei der Planung, Beschaffung und Durchführung dieser öffentlichen Projekte muss der gesamte Prozess vollständig transparent und stark durch Dokumentation vorgeschrieben sein, die bei jedem Schritt eine Validierung erfordert.

Verwaltung von Investitionsprojekten für soziale und ökologische Vorteile

Investitionsprojekte und Initiativen im Regierungssektor sollen stets eine breite Palette sozialer und wirtschaftlicher Vorteile liefern, einschließlich der Steigerung der Effektivität der Dienstleistungserbringung, der Ermöglichung einer umweltverträglicheren Entwicklung und der Verbesserung der Lebensqualität und des Wohlbefindens der Öffentlichkeit. Damit diese Vorteile voll ausgeschöpft werden und eine gute Verwendung öffentlicher Gelder gewährleistet ist, ist es entscheidend, dass alle derartigen Projekte effektiv vorbereitet, verwaltet und durchgeführt werden.

Viele dieser öffentlichen Projekte haben ökologische und/oder gesellschaftliche Vorteile, die nicht ohne Weiteres in monetäre Werte umgerechnet werden können. Beispiele solcher Projekte aus verschiedenen Sektoren sind:

  • Wartung von Krankenhäusern und Schulen zur Verbesserung der öffentlichen Dienstleistungen im Gesundheits- und Bildungswesen.
  • Einführung von Sozialwohnungsprojekten zur Deckung des lokalen Wohnbedarfs.
  • Verbesserung und Instandhaltung lokaler Gebiete.
  • Projekte zur Aufwertung des öffentlichen Raums zur Verschönerung von Straßenbildern und öffentlichen Plätzen.
  • Projekte für Sanitäranlagen, Abwassernetze und Kläranlagen.
  • Verwaltung von Verbesserungen an Gefängnissen, Polizeidiensten und Feuerwehren.
  • Projekte zur Verbesserung der städtischen Wasserinfrastruktur und Umwelt.
  • Infrastrukturprojekte für Energie, Breitband und Telekommunikation.

Sicherstellung des Mehrwerts für Steuerzahler: Schlüsselstrategien für den Projekterfolg

Da diese Art von Projekten von der Regierung und letztendlich vom Steuerzahler finanziert werden, sollte die Erzielung eines Mehrwerts von größter Bedeutung sein. Dies erfordert:

  • Einführung guter Governance-Strukturen, die eine sorgfältige Planung, Zusammenarbeit und Live-Statusberichterstattung gewährleisten, um eine zeitnahe Entscheidungsfindung zur Sicherstellung des Fortschritts zu ermöglichen.
  • Identifizierung und Dokumentation von Risiken und Implementierung der vereinbarten Kontrollen, um Auswirkungen auf Kosten und Projektdurchführung zu minimieren.
  • Verantwortung für Schlüsselaufgaben und -aktionen mit definierten Fristen.
  • Effektives Änderungsmanagement, um Stakeholder auf dem Laufenden zu halten und sicherzustellen, dass die Kosten während der Projektdurchführung nicht aus dem Ruder laufen.

Ein zentrales Repository für alle „projektbezogenen Aktivitäten“, das während des gesamten Projektlebenszyklus zugänglich und abrufbar bleibt. (Große Projekte können von der Konzeption bis zur Fertigstellung 10 Jahre oder länger dauern; die zentrale Erfassung aller projektbezogenen Aktivitäten ist von entscheidender Bedeutung, um das Risiko des Verlusts von Unternehmenswissen durch das Ausscheiden wichtiger Führungskräfte oder Projektteammitglieder zu minimieren. Dies gewährleistet die Verfügbarkeit eines nachvollziehbaren Prüfpfads von Anfang bis Ende für alle projektbezogenen Angelegenheiten, der bei Bedarf jederzeit überprüft werden kann). Es kann auch zur Gestaltung zukünftiger Projekte verwendet werden.

Dringende Herausforderungen für das Projektmanagement in Kommunalverwaltungen

Die Tatsache, dass der aktuelle globale Projektmanagement-Markt einen Wert von 4 Milliarden $ hat, unterstreicht die Bedeutung des Projektmanagements für die erfolgreiche Umsetzung von Ideen und Plänen. Doch laut dem Project Management Institute werden von jedem Dollar, der für ein Projekt ausgegeben wird, 9,9 % für schlechte Projektleistung verschwendet, dies unterstreicht letztendlich die Notwendigkeit, Projekte besser zu managen, insbesondere im öffentlichen Sektor. Die Vereinigten Staaten von Amerika haben über 85.000 lokale Regierungseinheiten verzeichnet, und da die Gesellschaft zunehmend urbaner wird, ist es verständlich, dass Politik und die Führung lokaler Regierungen zunehmend komplexer geworden sind.

In einer Umfrage unter 374 Fachleuten des Staatssektors von GovLoop (einem Online-Sozialnetzwerk für Personen, die in und um die Regierung arbeiten) ergab, dass die größten Herausforderungen für das Projektmanagement in der Regierung wie folgt sind:

  • Unzureichendes Budget: 36 % der Projektmanager im öffentlichen Sektor arbeiteten mit begrenzten Budgets und Mitteln.
  • Schlechte Kommunikation: Ganze 42 % der Befragten bestätigten, dass ineffektive Kommunikation das größte Hindernis für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts oder einer Initiative darstellt.
  • Begrenzte Ressourcen: 38 % der Befragten nannten unzureichende Projektmanagement-Ressourcen als Hauptanliegen.
  • Mangelnde Managementunterstützung: Weitere 38 % der Befragten nannten das Versagen des Managements, angemessene Unterstützung zu leisten, als ein weiteres erhebliches Hindernis.
  • Strategieänderung: Unerwartete Strategiewechsel waren für 34 % der Befragten ein Problem.
  • Schlecht definierte Ziele: Unterdessen berichteten 32 % der Befragten, dass Ziele, die nicht genau, realistisch und spezifisch waren, die erfolgreiche Ausführung und Umsetzung von Projekten verhinderten.
  • Weitere bemerkenswerte Herausforderungen waren Umweltveränderungen, schlechte Schätzungen und verpasste Fristen.

Unternehmensweite Transformation mit Projektmanagement-Software vorantreiben

Spezialisierte Projektmanagement-Software ermöglicht es Landes- und Kommunalregierungen, Projekte sowie die damit verbundenen Aufgaben und Risiken zu verstehen. Durch die Verwendung eines strukturierten Rahmens zur Gestaltung der Projektdurchführung und zur Erweiterung der Zusammenarbeit erhalten sie einen ganzheitlichen Überblick über ihre Projekte und den damit verbundenen Einsatz von Budgets und Ressourcen.

Projektmanagement-Software ermöglicht Kommunal- und Landesregierungen Folgendes:

  • Jedes Projekt detailliert abgrenzen und planen, wobei Zeitpläne, Schlüsselaktionen und -aufgaben, Abhängigkeiten, Budgets und Risiken erfasst werden.
  • Größere Projekte in kleinere Programme, Aufgaben und Aktionen unterteilen, um den Projektstatus einfach zu verfolgen.
  • Die Verantwortung für jedes Projektelement zuweisen, wodurch Rechenschaftspflicht und Eigenverantwortung geschaffen werden.
  • Bietet einen strukturierten Rahmen, der sicherstellt, dass wichtige Meilensteine nicht verpasst werden.
  • Ein Projektrisikoprotokoll erstellen und Risiken überwachen sowie Kontrollen festlegen, um sicherzustellen, dass Projekte im Zeitplan bleiben.
  • Einen kollaborativen Ansatz etablieren, indem ein zentrales Repository für jedes Projekt erstellt wird, um die gesamte Korrespondenz und Besprechungsnotizen zu erfassen und Diskussionsforen zum Austausch von Ideen zu nutzen.
  • Projektaktualisierungen in einem konsistenten Format erfassen, wodurch die Datenqualität und die nachfolgende Berichterstattung über Projektstatus, Budget und Ressourcen verbessert werden.
  • Wichtige Meilensteine und Zeitpläne erfassen und Mitarbeiter automatisch auffordern, den Status abgeschlossener Aufgaben mit automatisierten Benachrichtigungen abzuhaken.
  • Strukturierte Abnahme- und Genehmigungsworkflows für wichtige Projektphasen implementieren.
  • Finanzielle Übersicht erhalten mit der Möglichkeit, Budgetpläne und -prognosen abzubilden, Schätzungen zu verfolgen, Budgetgenehmigungen einzuholen, Ausgaben zu protokollieren und unvorhergesehene Kosten zu erfassen.
  • Bestellungen und Rechnungen protokollieren, um Ausgaben während des gesamten Projektlebenszyklus abzugleichen, wobei alles mit Datum und Uhrzeit versehen ist.
  • Die für bestimmte Projektbereiche aufgewendeten Ressourcen und die Zeit verfolgen, wodurch Führungskräfte Ressourcen entsprechend über mehrere Projekte hinweg planen können.
  • Projektmanagement mit anderen Systemen und Datenquellen über Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) verknüpfen, wodurch relevante Betriebsdaten in den Projektmanagementprozess einfließen können.
  • Langwierige Status-Update-Meetings eliminieren, indem Live-Status-Updates über eine Vielzahl von Dashboards und Berichten eingesehen werden.
  • Projekte mit Ihren strategischen Zielen verknüpfen, um die kritischsten Projekte zu priorisieren.

Verwaltung mehrerer Stakeholder

Die erfolgreiche Projektdurchführung wird durch eine Vielzahl von Stakeholdern (sowohl intern als auch extern) untermauert, und Auftragnehmer spielen eine wichtige Rolle. Die Zusammenarbeit mit beauftragten Dritten und deren Personal erhöht die Komplexität des Projektmanagementprozesses, und Projektmanagement-Tools können diese wichtige Zusammenarbeit erleichtern.

Software bietet die Möglichkeit, Workflows mit Abhängigkeiten für bestimmte Projektphasen einzurichten. Dies ist besonders nützlich, wenn mehrere Stakeholder beteiligt sind. Projekte werden manchmal durch Aufgabenengpässe behindert, die Stakeholder daran hindern, ihre Aufgaben pünktlich zu erledigen, weil frühere Schritte verzögert wurden. Spezialisierte Projektmanagement-Tools können verwendet werden, um Workflows zu implementieren, die automatische Benachrichtigungen senden, wenn bestimmte Aufgaben abgeschlossen oder die erforderliche Genehmigung erteilt wurde. Dies ermöglicht es jedem Stakeholder, seine Aufgabe unverzüglich zu beginnen, was die Effizienz steigert.

Verbesserter Datenaustausch und Kommunikation

Projektmanagement-Software erleichtert den effizienten Datenaustausch zwischen Teams und Stakeholdern. Diese „Single-Pane-of-Glass“-Ansicht ermöglicht es Stakeholdern, den Fortschritt jeder Projektphase über ein intuitives Dashboard zu verfolgen und ihre Rolle im Projektmanagementprozess zu verstehen. Aufwändige Fortschrittsbesprechungen werden durch die von der Software bereitgestellte Übersicht anschließend überflüssig.

Durch wertvolle Erkenntnisse auf Knopfdruck befähigt, können Führungskräfte Projekte effizienter verwalten, wodurch die Notwendigkeit entfällt, Mitarbeiter für Statusaktualisierungen zu jagen. Eine Best-Practice-Projektmanagement-Lösung bietet die Struktur und das Verständnis, die erforderlich sind, um einen ganzheitlichen Ansatz für das Projektmanagement zu erreichen, der von oben nach unten gesteuert und während des gesamten Projektlebenszyklus von unten nach oben umgesetzt wird.

Projektmanagement-Software unterstützt die Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen und stellt sicher, dass konsistente Prozesse im gesamten Unternehmen implementiert werden. Echtzeit-Dashboards, die jederzeit von allen Stakeholdern eingesehen werden können, und integrierte Berichtsfunktionen ermöglichen die sofortige Erstellung von Fortschrittsberichten. Diese können verwendet werden, um die Zuweisung von Ressourcen und Budgets über mehrere Projekte hinweg zu steuern und Arbeitslast sowie Ausgaben auszugleichen.

Verbesserte Governance, Risiko und Compliance

Reife Regierungsorganisationen nutzen Projektmanagement-Software, die Governance, Risiko und Compliance (GRC)-Funktionen, Strategiemanagement und Incident Management Tools auf derselben Plattform bietet. Diese zusätzlichen Funktionen bieten mehrere Vorteile:

Softwarelösungen, die Risikomanagement integrieren, stellen sicher, dass projektbezogene Risiken im Risikoregister erfasst und verfolgt werden. Kontrollen können eingerichtet werden, um Risiken zu mindern, und Risiken können leicht überwacht werden mithilfe von Schlüsselrisikoindikatoren (KRIs) und Toleranzen.

Softwarelösungen, die GRC-Funktionen integrieren, berücksichtigen die Compliance-Anforderungen aller Projekte. Diese Anforderungen können mit dem Verpflichtungsregister verknüpft werden, wodurch notwendige Anpassungen vorgenommen werden können, wenn sich eine relevante Vorschrift ändert oder eingeführt wird.

Bundes-, Kommunal- und Landesregierungen, die Projektmanagement-Tools mit strategischen Planungsfunktionen wählen, können Projekte mit ihrer Gesamtstrategie verknüpfen, wodurch sie verstehen können, wie kritische Projekte zu strategischen Zielen und Vorgaben beitragen.

Best-Practice-Incident-Management-Tools können in Verbindung mit Projektmanagement-Software eingesetzt werden. Dies ermöglicht es, alle projektbezogenen Vorfälle zu protokollieren und bis zur Lösung zu verwalten. Automatisierte Workflows und Benachrichtigungen können verwendet werden, um sicherzustellen, dass relevante Stakeholder sofort benachrichtigt werden. Eine Ursachenanalyse kann ebenfalls durchgeführt werden, um zu verstehen, wie ein Vorfall zustande kam, und proaktive Maßnahmen können implementiert werden, um zukünftige Vorkommnisse zu mindern.

Projektmanagement-Software im Regierungssektor einführen

Riskonnect hat Organisationen in Kommunal- und Landesregierungen geholfen, effektiver zu arbeiten und ihre Vermögenswerte und Ressourcen effizienter zu nutzen, indem sie ihre Prozesse optimiert und ihre Abläufe in ein zentrales System integriert haben.

Die Riskonnect-Plattform bietet den Akteuren im Landes- und Kommunalregierungssektor diese einzige Quelle der Wahrheit, um zu verstehen, was in der Organisation vor sich geht. Sie gibt Teams die Möglichkeit, das zu priorisieren, was für sie und die Gemeinden, denen sie dienen, wirklich wichtig ist. In der Lage zu sein, aussagekräftige Informationen vor ihr Führungsteam zu legen und entscheidende Fragen zu stellen „„Hier sind alle Projekte, die wir gerade laufen haben. Welche sind die wichtigsten?““ Und dann tatsächlich die Ressourcen und Finanzmittel für diese Projekte zu erhalten, um sie voranzubringen, ist von unschätzbarem Wert.“

Um herauszufinden, wie das Riskonnect Projektmanagement-Tool den von Ihnen verwalteten Investitionsprojekten und Portfolios Struktur und Verantwortlichkeit verleihen kann, fordern Sie noch heute eine Demo an. Erfahren Sie mehr darüber, wie die Riskonnect GRC-Plattform Organisationen des öffentlichen Sektors hilft.