Der komplexe Prozess, eine Organisation zu befähigen, rechtlich einwandfrei und ethisch zu agieren und gleichzeitig ihre Geschäftsziele zu erreichen, ist mit Druck behaftet und von Hindernissen übersät. Vom Scannen des dynamischen Regulierungsumfelds und der Verwaltung mehrerer Stakeholder bis hin zur Bedrohung durch finanzielle Strafen und Reputationsschäden tragen Compliance-Beauftragte eine schwere Last und dürfen nicht als selbstverständlich angesehen werden.
Innovation feiern mit essenziellen Technologiefunktionen
Jedes Jahr erhalten fleißige Compliance-Experten die Anerkennung, die sie verdienen, wenn wir den Nationalen Compliance Officer Tag feiern. Um ihre Rolle und harte Arbeit zu würdigen, wollten wir die Details von 10 cleveren Technologiefunktionen teilen, die jeder Compliance-Beauftragte nutzen sollte.
Während sich Compliance-Abteilungen entwickeln und wachsen, entwickeln sich auch die Technologiefunktionen, die Compliance-Experten in ihrem Arbeitsalltag unterstützen. Egal, ob Sie bereits eine integrierte GRC-Lösung im Einsatz haben oder noch manuelle Prozesse wie Tabellenkalkulationen und E-Mails zur Compliance-Verwaltung nutzen, es gibt immer neue Funktionen, die das Leben von Compliance-Experten ein wenig einfacher machen. Machen Sie einen Rundgang durch die neuesten Technologiefunktionen, die verfügbar sind, wenn Sie eine bewährte integrierte GRC-Lösung zur Compliance-Verwaltung einführen, und sehen Sie, welche davon Ihrem Unternehmen zugutekommen könnten.
Digitale Pflichtenbibliothek
Der erste Schritt auf dem Weg zur Compliance ist das Wissen, welche Regeln und Vorschriften zu befolgen sind. Durch das Zusammentragen dieser Informationen können Compliance-Beauftragte ihre proaktive Strategie zur Einhaltung planen und umsetzen. Doch angesichts der schieren Anzahl von Vorschriften, Richtlinien und Bestimmungen, die viele Unternehmen einhalten müssen, sind die Zeiten längst vorbei, in denen die Verwaltung dieses Prozesses mit Tabellenkalkulationen ausreichte.
Effiziente Compliance-Teams nutzen die neuesten GRC-Software-Tools, um ihre umfangreichen Pflichtenbibliotheken zu verwalten. GRC-Software integriert eine umfassende Pflichtenbibliothek in die zentrale Betriebsfunktion eines Unternehmens, wodurch Mitarbeiter verstehen, wie sie agieren müssen, um konform zu bleiben. Diese speziell entwickelten Pflichtenbibliotheken ermöglichen es Organisationen, detaillierte Daten zu jeder ihrer Pflichten zu erfassen, einschließlich Informationen zu den Anforderungen, Definitionen, Ausnahmen und der Anwendbarkeit von Vorschriften.
Der strategische Vorteil einer digitalen Pflichtenbibliothek
Dieses digitale Verzeichnis regulatorischer und gesetzlicher Anforderungen ermöglicht es Compliance-Beauftragten, eine Reihe wichtiger Aufgaben zügig zu erledigen, darunter die Behebung von Nicht-Compliance-Bereichen, die Priorisierung von Aufgaben unter Berücksichtigung des Risikos der Nicht-Compliance, die Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Eigentum, die Verfolgung des Fortschritts und die Analyse von Ergebnissen. Durch die Verknüpfung der Pflichtenbibliothek mit Workflows ermöglicht diese Funktionalität Compliance-Beauftragten auch, die Auswirkungen von Regel- oder Vorschriftenänderungen zu verwalten, indem sie Compliance-Fehler und potenzielle Risiken kennzeichnen.
Darüber hinaus ermöglichen intuitive Dashboards ihnen, ihre regulatorischen Compliance-Verpflichtungen schnell und kostengünstig zu identifizieren und zu verstehen; sie können zur besseren Zugänglichkeit in separate Module wie Geldwäschebekämpfung, Cybersicherheit und DSGVO kategorisiert werden.
Regulatorisches Horizon Scanning und Workflows für das Änderungsmanagement
Regulatorische Compliance ist ein dynamischer Prozess inmitten sich ständig ändernder Rahmenbedingungen, Richtlinien und Best Practices. Sofern sie keine Glaskugel haben, können Compliance-Beauftragte nicht vorhersagen, was aus regulatorischer Sicht am Horizont liegt. Um diese unvorhersehbare Landschaft erfolgreich zu bewältigen, müssen sie Resilienz und Agilität durch den Einsatz proaktiver Regulierungs-Änderungsmanagement-Praktiken, die regulatorisches Horizon Scanning beinhalten, etablieren.
Softwaregestütztes regulatorisches Horizon Scanning ermöglicht es Unternehmen, ihr GRC-Tool mit ihrem bevorzugten Anbieter von regulatorischen Inhalten zu verknüpfen und Benachrichtigungen über bevorstehende Änderungen zu erhalten, die direkt in ihren Compliance-Prozess einfließen. Jede Compliance-Anforderung wird den zugehörigen Geschäftsprozessen zugeordnet. Wenn also eine Benachrichtigung über eine bevorstehende Änderung eingeht, können Stakeholder Regeländerungen oder neue Ergänzungen leicht erfassen, deren Auswirkungen auf die bestehenden Verpflichtungen der Organisation bestimmen, die notwendigen Kontrollen, Richtlinien und Verfahren aktualisieren und sicherstellen, dass Änderungen kommuniziert und implementiert werden.
Automatische Workflows leiten einen schrittweisen Änderungsprozess ein, protokollieren automatisch den Abschluss jeder Phase der Implementierung einer Änderung und erstellen einen vollständigen Audit-Trail für Aufsichtsbehörden. Automatische Benachrichtigungen informieren Stakeholder über verpasste Fristen und bevorstehende Änderungen und stellen sicher, dass das Unternehmen stets über die regulatorischen Anforderungen auf dem Laufenden ist.
Der Einsatz einer bewährten Lösung für das regulatorische Änderungsmanagement mit regulatorischem Horizon Scanning ermöglicht es einem Unternehmen, Änderungen automatisch zu identifizieren und zu bewerten, bevor Stakeholder benachrichtigt werden, und bietet die Weitsicht, die erforderlich ist, um regulatorische Verpflichtungen konsequent zu erfüllen.
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Automatisierte Tools für das Richtlinienmanagement
Richtlinien bilden die Grundlage, auf der ein Unternehmen agiert. Ohne einen umfassenden Satz von Richtlinien setzen sich Unternehmen einer Welt der Unklarheit und unvorhergesehenen Kosten sowie sogar Bußgeldern und Strafen aus. Große Unternehmen verfügen über Tausende von Richtlinien und Betriebsabläufen, die wichtige Funktionen wie Personalwesen, IT, Vertrieb und Betrieb umfassen und oft unternehmensweit gelten. Um eine effiziente Richtlinienerstellung, -freigabe, -verteilung und -bestätigung zu gewährleisten, greifen Unternehmen auf zentralisierte Tools für das Richtlinienmanagement zurück, um den Prozess zu automatisieren.
Software für das Richtlinienmanagement kann genutzt werden, um das Richtlinien-Lebenszyklusmanagement über Entwicklung, Wartung, Kommunikation und Bestätigung hinweg aufrechtzuerhalten. Richtlinien werden in einem konsistenten Format unter Verwendung vordefinierter Vorlagen erstellt. Beim Eintragen in das System füllt der Richtlinienverantwortliche wichtige Felder aus, die angeben, für wen die Richtlinie gilt, wer der Eigentümer ist, wer sie freigeben muss und wann sie überarbeitet werden sollte, wodurch ein klares Richtlinieninventar entsteht.
Sobald eine Richtlinie erstellt ist, kann sie durch einen Genehmigungs-Workflow zur Freigabe geleitet werden, und wenn die Richtlinie aktiv ist, können Sie Bestätigungen von relevanten Mitarbeitern einholen, die der Richtlinie zustimmen müssen. Dieser automatisierte Prozess bietet einen robusten Audit-Trail und eine Content-Management-Funktion, um sicherzustellen, dass Richtlinien aktuell und kommuniziert sind. Compliance-Beauftragte können die Verwaltung laufender Richtlinien leicht bewerten, verbesserungswürdige Bereiche identifizieren und sinnvolle Änderungen zügig umsetzen.
Automatisierte Workflows zur Verwaltung von Compliance-Anforderungen
Betriebsabläufe verankern die Richtlinien und Prozesse, die eine Organisation benötigt, um Aufgaben gemäß den wichtigsten regulatorischen Anforderungen und Standards, wie SOX, DSGVO, ISO und PCI DSS, zu erledigen. Die Nichteinhaltung dieser Standards setzt Organisationen einer Reihe schädlicher Folgen aus: Bußgelder, Reputationsschäden, Personalverlust, Ausfallzeiten und reduzierte Produktivität.
GRC-Software unterstützt Compliance-Beauftragte, indem sie strukturierte Prozesse bereitstellt, die Betriebsstandards für Mitarbeiter schaffen, die den Anforderungen jeder Vorschrift entsprechen. Die Software ermöglicht zweckgebundene Workflows mit schrittweisen Prozessen, die mit den Anforderungen jeder anwendbaren Vorschrift und jedes Standards übereinstimmen.
Compliance-Sicherung: Nutzung zentralisierter Systeme für proaktives Management und Transparenz
Diese vorkonfigurierten Funktionen und strukturierten Prozesse erleichtern es den Mitarbeitern, über Compliance-Anforderungen auf dem Laufenden zu bleiben, da das System verpasste Fristen, Fälligkeitstermine und unbearbeitete Aufgaben an den relevanten Stakeholder meldet. Manager haben auch Einblick in alle Risiken der Nichteinhaltung, was es ihnen ermöglicht, laufende Probleme anzugehen. Dies stellt sicher, dass in dem seltenen Fall, dass ein Problem auftritt, eine Organisation nachweisen kann, dass sie alles getan hat, um compliant zu bleiben, und klar aufzeigen kann, wo Probleme auftreten. Dies erleichtert es Unternehmen, Auditoren und Aufsichtsbehörden die Compliance mithilfe der Echtzeit-Dashboards und Berichte innerhalb des Tools nachzuweisen.
Spezialtools zur Verwaltung von Audits und Inspektionen
Audits und Inspektionen sind ein entscheidendes Mittel, um dem Unternehmen die Gewissheit zu geben, dass Richtlinien eingehalten werden und der Betrieb auf Kurs ist. Es liegt am Compliance-Beauftragten, den notwendigen Nachweis zu erbringen, dass die Standards hoch genug sind, um Audits und Inspektionen zu bestehen, indem sichergestellt wird, dass alle Feststellungen protokolliert und verfolgt werden – eine Anforderung, die oft durch umständliche manuelle Prozesse wie Tabellenkalkulationen und E-Mails behindert wird.
Der Einsatz einer GRC-Softwarelösung zur Automatisierung des Audit- und Inspektionsprozesses fügt Struktur hinzu und stellt sicher, dass Fehler und Vorsichtsmaßnahmen zeitnah behandelt werden. Software ermöglicht es Organisationen, ein zentrales Audit-Register einzurichten, das die Datengenauigkeit und -zugänglichkeit verbessert.
Verbesserung der Compliance-Fähigkeiten mit zentralisierten Auditsystemen
Der Einsatz einer speziell entwickelten Lösung fördert die individuelle Verantwortlichkeit für Audit-Anforderungen und stellt die Verantwortlichkeit für alle erforderlichen Korrekturmaßnahmen sicher. Alle Audit-Feststellungen werden zentral erfasst, was es Unternehmen erleichtert, inhärente Probleme zu verstehen und sicherzustellen, dass zukünftige Audits reibungslos verlaufen. Viele Auditsysteme ermöglichen es Ihnen, Audit-Feststellungen mit dem Risikomanagement zu verknüpfen, was bedeutet, dass Audits mit allen verbundenen Risiken verknüpft werden können und Empfehlungen mit Risikobehandlungsmaßnahmen verknüpft und synchronisiert werden können.
Der Einsatz eines zentralisierten Systems erleichtert das Einrichten und Replizieren wiederkehrender Audits und Inspektionen sowie das Erstellen ganzheitlicher Berichte, um die Leistung des Unternehmens zu überprüfen.
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Automatisierte Governance und Online-Bestätigungen
Corporate Governance legt die internen Verfahren, Regeln und Kontrollen fest, die eine Organisation implementiert, um sich selbst zu steuern, fundierte Entscheidungen zu treffen, Gesetze einzuhalten, gemäß ihren erklärten Werten zu agieren und die Bedürfnisse externer Stakeholder zu erfüllen. Ineffiziente Governance-Programme entziehen einer Organisation diese wichtige Struktur inmitten getrennter Disziplinen, isolierter Tools und Datensilos.
Die Grundlage guter Governance
Reife Organisationen nutzen GRC-Softwarelösungen zur Verbesserung der Governance. Viele Lösungen verfügen über bewährte Workflows, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen in Übereinstimmung mit obligatorischen Anforderungen wie DSGVO, ISO-Standards, SOX und anderen finanziellen Anforderungen arbeitet. Mithilfe dieser durch das Tool unterstützten strukturierten Prozesse können Organisationen problemlos eine Vielzahl von Vorschriften einhalten und Auditoren und Aufsichtsbehörden Nachweise erbringen.
Informationen und eine klare Ausrichtung sind das Rückgrat guter Governance. Strukturierte Betriebsabläufe und hochwertige Daten sind unerlässlich, um eine gute Governance zu gewährleisten. Software erleichtert es einem Unternehmen, jedem Prozess Struktur zu verleihen, indem sie Vorlagen bereitstellt, um sicherzustellen, dass keine Felder übersehen werden, und Dropdown-Menüs, um eine konsistente Datenformatierung zu gewährleisten. Schritt-für-Schritt-Workflows stellen sicher, dass keine Schritte in einem Prozess übersehen werden und alle Freigaben und Genehmigungen innerhalb der Lösung eingeholt werden. Alles ist mit Datum und Uhrzeit versehen, was einen vollständigen Audit-Trail für Aufsichtsbehörden bietet.
Ein synergetischer Ansatz für Governance- und Compliance-Strategien
Eine Softwarelösung, die Daten sammelt und analysiert, die in ein robustes Governance-Framework einfließen, schafft eine einzige Quelle der Wahrheit für Compliance-Beauftragte, die umsetzbare Informationen in Form von Dashboards, Audit-Trails und Berichten liefert.
Dieser einheitliche Ansatz ermöglicht es Unternehmen, ihr Governance-Framework an der gesamten Geschäftsstrategie auszurichten, um sicherzustellen, dass alle Teams auf die gleichen Ziele hinarbeiten, und die Vorteile sind überzeugend: verbessert die Beziehungen zwischen Management, Vorstand, Aktionären und anderen Stakeholdern; bietet die Struktur, durch die die Unternehmensziele festgelegt werden; und bestimmt die Mittel zur Erreichung dieser Ziele und zur Überwachung der Leistung.
Automatisierte Workflows und Benachrichtigungen
Der Einsatz von Workflow-Automatisierung zum Ersetzen manueller Prozesse sorgt dafür, dass der Fluss von Aufgaben, Dokumenten und Informationen über arbeitsbezogene Aktivitäten hinweg gemäß definierten Geschäftsregeln abläuft. Durch die Automatisierung der Verwaltung der zur Erledigung einer Aufgabe erforderlichen Aktivitäten werden GRC-Prozesse optimiert, indem Aufgaben zugewiesen, Fragebögen und Bewertungsstudien überwacht, Anfragen und Nachverfolgungen gesendet und der Fortschritt im Hinblick auf Ziele verfolgt werden – alles mit wenigen einfachen Klicks.
Automatisierte Workflows werden typischerweise von Compliance-Beauftragten verwendet, um strukturierte Freigabe- und Genehmigungsprozesse zu implementieren, Abhilfemaßnahmen umzusetzen, regulatorische Änderungen zu verwalten, Geschenke und Bewirtung zu überwachen sowie Vorfälle zu protokollieren und zu lösen. Zum Beispiel können interne Kontrollen mit automatisierten Workflows und Benachrichtigungen eingerichtet werden, um Stakeholder über Dinge wie verpasste Fristen, Datenanomalien und Budgetüberschreitungen zu informieren, wodurch schnelle Maßnahmen und Interventionen ermöglicht werden.
Echtzeit-Dashboards und -Berichte
Es ist an der Zeit, dass Compliance-Beauftragte Tabellenkalkulationen, E-Mails und freigegebene Dokumente und Ordner hinter sich lassen und Innovationen annehmen dürfen. GRC-Software bietet integrierte Dashboards voller intuitiver Funktionen, die es Compliance-Beauftragten ermöglichen, ihre aktuellen Verpflichtungen und ihren Compliance-Status leicht zu verstehen. Sie können in Bereiche der Nichteinhaltung, verpasste Fristen und überfällige Maßnahmen eintauchen, um schnell Abhilfemaßnahmen einzuleiten. Diese „Single-Pane-of-Glass“-Ansicht untermauert einen ganzheitlichen GRC-Ansatz, der mit einer Organisation wachsen und sich entwickeln und Stakeholder einbeziehen kann.
Die Fähigkeit der Software, den Compliance-Überwachungs- und -Überprüfungsprozess zu vereinfachen, stellt sicher, dass Informationen zentral verwaltet und berichtet werden, mit Dashboards, die Bereiche von Managementinteresse hervorheben. Automatisierte Berichtsfunktionen können genutzt werden, um interne Berichtsanforderungen auf Führungsebene zu optimieren und mühsame Verwaltungsaufgaben zu eliminieren.
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Best-Practice-Incident-Management
Alle Organisationen sind potenziellen Vorfällen unterschiedlichen Schweregrades ausgesetzt, von schwerwiegenden Vorfällen wie Cyberangriffen und Systemausfällen bis hin zu kleineren Vorfällen wie Ausrutschern und Stürzen.
Reaktive, manuelle Incident-Management-Prozesse führen dazu, dass Beinahe-Unfälle und scheinbar geringfügige Vorfälle übersehen werden, was zu einer eingeschränkten Sicht auf die Sicherheitsleistung und das Arbeitsplatzrisiko führt. Werden diese potenziell schädlichen Ereignisse jedoch effektiv gemeldet und verwaltet, bieten sie die Möglichkeit, die Grundlagen der Prävention zu schaffen. Dies hat dazu geführt, dass Organisationen nach Best-Practice-Tools für das Incident-Management suchen, um den Prozess zu optimieren und das Beste aus ihren Incident-Daten herauszuholen.
Optimierung des Incident-Managements mit GRC-Software
GRC-Software integriert die vier Kernelemente eines effektiven Incident-Managements in eine Organisation: Identifikation, Reaktion, Behebung und Analyse. Diese Struktur befähigt Mitarbeiter aller Ebenen, Vorfälle konsistent zu protokollieren und unterstützende Bilder und Beweise hochzuladen. Die meisten Lösungen bieten eine Beinahe-Unfall-Meldung, die es Teams ermöglicht, aus Fehlern zu lernen und deren Wiederholung zu verhindern.
Für die Vorfälle, die tatsächlich eintreten, ermöglicht eine Best-Practice-Lösung den Teams, Untersuchungen mittels Ursachenanalyse durchzuführen und Vorfälle bis zur Lösung zu verwalten. Fälle können aus mehreren Quellen gemeldet und an Geschäftsprozesse, Kontrollen, Risiken, Richtlinien und Vorschriften angepasst werden, um potenzielle Auslöseereignisse zu identifizieren und Unternehmen zu ermöglichen, die Anzahl der Vorfälle erheblich zu reduzieren.
Automatisiertes Risikomanagement
Risikobewertungen messen und priorisieren Risiken, sodass Risikostufen innerhalb definierter Toleranzschwellen verwaltet werden und Organisationen darauf vorbereitet sind, angemessen darauf zu reagieren. Manuellen Prozessen fehlt die Agilität, Risiken frühzeitig zu erkennen und schnell zu lösen.
Dies hat Compliance-Beauftragte und Risikofachleute dazu veranlasst, nach automatisierten Tools zu suchen, um ihren Risikomanagementprozess zu strukturieren. GRC-Tools bieten bewährte Risikobewertungsvorlagen, die mithilfe automatisierter Workflows verbreitet werden können, wodurch das gesamte Unternehmen in den Risikomanagementprozess eingebunden wird.
Compliance und Risiko navigieren durch Nutzung von GRC-Software für geschäftliche Agilität
Das in der GRC-Software verfügbare digitale Risikoregister ermöglicht es, alle potenziellen Risiken konsistent zu protokollieren und zu verfolgen, und bietet die Funktionalität, KPIs und Risikotoleranzen zu definieren, um die Wahrscheinlichkeit von Risiken zu überwachen. Moderne Lösungen ermöglichen API-Integrationen mit anderen Systemen und Datenquellen, wodurch ein Unternehmen Live-Daten nutzen kann, um potenzielle Risiken mittels automatisierter Kontrollüberwachung zu erkennen. Diese Funktionalität kann Anomalien in großen Datensätzen erkennen, verpasste Fristen oder Genehmigungen kennzeichnen oder benachrichtigen, wenn Sie sich Ihren KPIs oder Risikotoleranzen nähern, was den Stakeholdern die Agilität gibt, Probleme schnell zu beheben.
Der Einsatz einer automatisierten Risikomanagementlösung ermöglicht es Compliance-Beauftragten, Risikodaten über eine Reihe interaktiver Dashboards und Berichte einzusehen. So können sie Risiken der Nichteinhaltung erkennen und sofort darauf reagieren. Sie können monotone Berichtspflichten reduzieren und ihre volle Aufmerksamkeit auf die Verbesserung von Prozessen richten, um weitere Risiken zu minimieren und die Compliance zu erhöhen, wodurch sie einem Unternehmen echten Mehrwert bieten können.
Machen Sie Compliance zur Priorität mit GRC-Software
Compliance-Beauftragte müssen Zugang zu den neuesten Technologielösungen haben, um ihnen das Leben zu erleichtern und ihnen zu ermöglichen, ihren Organisationen echten Mehrwert zu bieten. Diese spezialisierten GRC-Tools erweitern die Reichweite des Compliance-Beauftragten, machen die gesamte Organisation für Compliance verantwortlich und geben Compliance-Beauftragten die nötige Übersicht, um Verbesserungen voranzutreiben und Effizienz zu schaffen.
Compliance-Beauftragten sollte eine Plattform zur Verfügung gestellt werden, um ihre Arbeit ordnungsgemäß zu erledigen, und Führungskräfte, die dies erkennen, werden die Vorteile einer konformeren Organisation ernten, die potenzielle Bußgelder und Strafen vermeidet. Die Einführung von GRC-Software haucht der Compliance-Funktion neues Leben ein, indem Prozesse optimiert und ein zentraler Überblickspunkt bereitgestellt werden. Automatisierte Tools ersetzen manuelle Prozesse und isolierte Daten für einen ganzheitlichen Compliance-Ansatz, nach dem sich der bescheidene Compliance-Beauftragte schon zu lange sehnt.
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