Pour les clients de solutions technologiques (y compris les logiciels de gestion des risques, les systèmes d’administration des réclamations et la technologie de sécurité), la réunion annuelle de gestion avec un client est très précieuse et importante. Le client et le fournisseur devraient l’aborder comme une occasion de revisiter les réalisations récentes. Il s’agit également de se projeter dans l’avenir et de procéder à une planification à court et à long terme. Tout aussi important, c’est l’occasion de renforcer le partenariat client-fournisseur en passant quelques heures ensemble en personne sans les distractions du quotidien.

Pour nous, chez Riskonnect Technology, notre conférence annuelle clients et nos réunions de table ronde sont d’excellentes occasions de passer du temps avec les clients ; cependant, rien ne vaut le format en tête-à-tête d’une réunion de gestion. Quelle que soit votre entreprise de logiciels de gestion des risques, nous vous suggérons d’attendre ce qui suit de leur part lors de votre prochaine réunion de gestion :

  1. Qui devrait y assister : Nous considérons la réunion de gestion comme une opportunité d’impliquer des personnes de haut niveau du côté client et de Riskonnect qui ne sont pas impliquées dans les activités quotidiennes. Nous encourageons vivement nos clients à envisager d’inclure les décideurs et stratèges de haut niveau en gestion des risques dans la réunion. Du côté de Riskonnect, le gestionnaire de compte et au moins un membre de notre équipe de direction seront présents. D’autres membres du personnel de Riskonnect (par exemple, de l’équipe produit ou informatique) peuvent assister en fonction de l’ordre du jour et des nouveaux projets envisagés.
  2. Logistique : Généralement, les réunions de gestion sont organisées tous les 12 à 18 mois. Votre gestionnaire de compte vous contactera pour trouver une date/heure qui convienne à tous les participants. En plus de la réunion, c’est également une excellente occasion de partager un déjeuner ou un dîner (à nos frais) ensemble. Pour la plupart des réunions, un projecteur/écran avec accès Internet est nécessaire. Si l’accès Internet pour les invités est disponible, c’est toujours apprécié et dans certains cas requis selon l’ordre du jour. Vous pouvez vous attendre à ce que votre gestionnaire de compte vous interroge sur tous ces points et confirme leur disponibilité. De plus, notre objectif pour chaque réunion de gestion est de vous envoyer une copie de notre présentation une semaine à l’avance afin que vous puissiez examiner le contenu au préalable. Enfin, nous avons tendance à porter une tenue professionnelle pour ces réunions. Si vous préférez que nous laissions les cravates/foulards et les vestes à la maison, nous sommes heureux de nous conformer.
  3. Ce que nous vous demandons : En haut de l’ordre du jour, nous réserverons du temps pour que vous nous fassiez une mise à jour. Savoir sur quoi votre département se concentre, vos KPI et autres nous aide vraiment à mieux vous servir. C’est également un bon moment pour partager avec nous ce sur quoi votre entreprise dans son ensemble se concentre, y compris et au-delà du risque, de la sécurité et de l’assurance. Par exemple, si nous apprenons des acquisitions prévues, nous pouvons avoir une discussion sur la gestion des nouvelles expositions/expositions accrues, des réclamations et des données.
  4. Frais de déplacement et dépenses : Chez Riskonnect, une réunion annuelle de gestion est incluse dans de nombreux contrats. Cela comprend notre planification, notre préparation, le temps de déplacement et la réunion elle-même. Dans certains cas, les frais de déplacement associés sont également inclus. Si ce n’est pas le cas, votre gestionnaire de compte vous fournira un budget de déplacement détaillé pour votre approbation avant notre réunion. S’il y a des questions concernant les dépenses associées à la réunion de gestion, votre gestionnaire de compte peut y répondre pour vous.
  5. Ce que nous couvrirons : Nous suivons généralement la mise à jour de l’entreprise cliente avec notre propre mise à jour, couvrant les derniers changements dans l’ensemble de l’organisation Riskonnect. Nous donnerons également une mise à jour de la feuille de route du produit et partagerons toute nouvelle technologie via des diapositives ou une démonstration en ligne. Nous parlerons de tous les changements/mises à jour organisationnels qui vous concernent. Les dernières parties de l’ordre du jour sont consacrées à la discussion des réalisations majeures depuis la dernière gestion, suivie d’une mise à jour sur les projets en cours. Nous concluons les choses avec un forum ouvert sur « la suite des événements. » Cependant, il s’agit de la réunion du client et nous pouvons structurer l’ordre du jour comme il le souhaite. En fin de compte, notre objectif est une conversation ouverte et robuste dans les deux sens.
  6. Durant notre présence : En plus de la réunion de gestion proprement dite, c’est une excellente occasion pour nous de dispenser une formation complémentaire à vous-même et à votre personnel. C’est également l’opportunité idéale d’obtenir une démonstration d’un module qui pourrait vous intéresser davantage. Veuillez garder cela à l’esprit lorsque vous planifierez notre visite avec votre gestionnaire de compte.

Prêt à organiser une réunion ? Si vous avez dépassé l’échéance de votre prochaine séance de gestion, veuillez simplement contacter votre gestionnaire de compte qui s’efforcera de programmer la prochaine avec vous.

Dan Lee est directeur principal au sein de l’équipe de gestion des comptes d’entreprise de Riskonnect Technology. Vous pouvez contacter Dan à l’adresse suivante : DAN.LEE@VENTIVTECH.COM.