Para os clientes de soluções tecnológicas (incluindo software de gestão de risco, sistemas de administração de sinistros e tecnologia de segurança), a reunião anual de administração com um cliente é extremamente valiosa e importante. Tanto o cliente como o fornecedor devem encará-la como uma oportunidade para revisitar as realizações recentes. Trata-se também de olhar para o futuro e realizar planeamentos a curto e longo prazo. Igualmente importante, é uma oportunidade para fortalecer a parceria cliente-fornecedor, passando algumas horas juntos pessoalmente sem as distrações do dia-a-dia.

Para nós, na Riskonnect Technology, a nossa conferência anual de clientes e as reuniões de mesa redonda são excelentes oportunidades para passar tempo com os clientes; no entanto, nada supera o formato individual de uma reunião de administração. Independentemente de quem seja a sua empresa de software de gestão de risco, sugerimos que espere o seguinte deles na sua próxima reunião de administração:

  1. Quem deve comparecer: Encaramos a reunião de administração como uma oportunidade para envolver pessoas seniores do lado do cliente e da Riskonnect que não estão envolvidas nas atividades quotidianas. Incentivamos vivamente os nossos clientes a considerarem incluir na reunião os responsáveis seniores pela estratégia e tomada de decisões de gestão de risco. Da parte da Riskonnect, estarão presentes o gestor de conta e pelo menos um membro da nossa equipa de gestão. Outros colaboradores da Riskonnect (por exemplo, da equipa de produto ou de TI) poderão comparecer, dependendo da agenda e de quaisquer novos projetos em consideração.
  2. Logística: Tipicamente, as reuniões de administração são realizadas a cada 12-18 meses. O seu gestor de conta entrará em contacto consigo para encontrar uma data/hora que seja conveniente para todos os participantes. Para além da reunião, é também uma excelente oportunidade para partilhar um almoço ou jantar (por nossa conta) em conjunto. Para a maioria das reuniões, é necessário um projetor/ecrã juntamente com acesso à Internet. Se estiver disponível acesso à Internet para convidados, é sempre apreciado e, em alguns casos, necessário, dependendo da agenda. Pode esperar que o seu gestor de conta pergunte sobre todos os aspetos acima mencionados e confirme a disponibilidade. Além disso, o nosso objetivo em cada reunião de administração é enviar-lhe uma cópia da nossa apresentação com uma semana de antecedência para que possa rever o conteúdo antecipadamente. Por fim, tendemos a vestir-nos com traje executivo para estas reuniões. Se preferir que deixemos as gravatas/lenços e os casacos em casa, teremos todo o gosto em atender ao pedido.
  3. O que pedimos de si: No topo da agenda, reservaremos tempo para que nos forneça uma atualização. Saber em que o seu departamento está focado, quais são os seus KPIs e afins, ajuda-nos realmente a servi-lo melhor. Este é também um bom momento para partilhar connosco em que a sua empresa como um todo está focada, incluindo e para além do risco, segurança e seguros. Por exemplo, se tomarmos conhecimento de aquisições planeadas, podemos ter uma discussão sobre como lidar com novas/aumentadas exposições, sinistros e dados.
  4. Viagem e despesas: Na Riskonnect, uma reunião anual de administração está incluída em muitos contratos. Isto inclui o nosso planeamento, preparação, tempo de viagem e a própria reunião. Em alguns casos, as despesas de viagem associadas também estão incluídas. Caso não estejam, o seu gestor de conta fornecerá um orçamento de viagem detalhado para a sua aprovação antes da nossa reunião. Se houver quaisquer questões sobre despesas associadas à reunião de administração, o seu gestor de conta poderá esclarecê-las.
  5. O que abordaremos: Normalmente, após a atualização corporativa do cliente, apresentamos uma atualização nossa, abordando as últimas mudanças em toda a organização Riskonnect. Também forneceremos uma atualização do roteiro do produto e partilharemos qualquer nova tecnologia através de diapositivos ou uma demonstração online. Falaremos sobre quaisquer mudanças/atualizações organizacionais que sejam pertinentes para si. As últimas partes da agenda são onde discutimos as principais realizações desde a última administração, seguidas de uma atualização sobre projetos em curso. Concluímos as coisas com um fórum aberto sobre “o que vem a seguir.” No entanto, esta é a reunião do cliente e podemos estruturar a agenda da forma que escolherem. Em última análise, o nosso objetivo é uma conversa aberta e robusta em ambos os sentidos.
  6. Durante a nossa presença: Para além da própria reunião de administração, esta é uma excelente oportunidade para proporcionarmos formação adicional a si e à sua equipa. É igualmente a ocasião ideal para assistir a uma demonstração de um módulo sobre o qual possa estar interessado em obter mais informações, pelo que tenha isto em consideração ao planear a nossa visita com o seu gestor de conta.

Está preparado para uma reunião? Se a sua próxima administração estiver em atraso, basta contactar o seu gestor de conta e este irá trabalhar consigo para agendar a próxima.

Dan Lee é um gestor sénior da equipa de Gestão de Contas Empresariais da Riskonnect Technology. Contacte Dan através de DAN.LEE@VENTIVTECH.COM.