Un système d’information sur la gestion des risques (SIGR) représente un investissement important en termes de temps, d’efforts et d’argent. Lorsque votre nouveau système sera enfin opérationnel – qu’il s’agisse de sa totalité ou simplement d’une nouvelle fonctionnalité – vous pousserez un soupir de soulagement en voyant vos données s’afficher à l’écran, avec des sinistres bien alignés et des graphiques analytiques pleins de couleurs. Mais pour en arriver là, il faut procéder à l’analyse, à la planification et à la collaboration. Voici quelques conseils pour obtenir les fonctionnalités que vous attendez de votre système dès le premier jour :

1) Votre vision – Commencez par le but à atteindre

Commencez par la fin. À quoi ressemble la réussite globale ? Qu’attendez-vous du logiciel ? Pensez à ce que vous voulez voir sur vos écrans lorsque vous vous connectez à votre SIGR et que vous vous déplacez dans votre flux de travail. Y a-t-il des graphiques ou des informations urgentes que vous devez voir immédiatement sur un tableau de bord ? Soyez aussi précis et descriptif que possible. Si vous pouvez communiquer exactement ce qu’est le succès et comment vous voulez que vos écrans se présentent lorsque vous vous déplacez dans vos futurs flux de travail idéaux, votre équipe pourra plus facilement réaliser votre vision et créer une expérience transparente.

2) Vos orientations – La carte de votre vision

Il est maintenant temps de regarder où vous en êtes aujourd’hui et de déterminer comment vous atteindrez votre vision. Voici une marche à suivre pour y parvenir :

  1. Effectuez une évaluation du flux de travail en cartographiant vos processus actuels.
  2. Analysez vos processus actuels, déterminez ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et identifiez les gaspillages (goulets d’étranglement et activités sans valeur ajoutée).
  3. Examinez votre situation future et comparez-la à votre situation actuelle. Déterminez ce qui doit changer et ce qui peut rester inchangé pour y parvenir. N’oubliez pas que la technologie n’est qu’une partie de l’équation et qu’elle ne vaut que ce que valent les processus et les personnes qu’elle soutient.

Vos équipes de service RMIS sont des experts qui savent comment maximiser la technologie pour rendre vos processus plus efficaces et efficients. Travaillez en étroite collaboration avec elles tout au long du processus de mise en œuvre. Plus elles comprendront votre situation actuelle et ce que vous voulez faire, mieux elles pourront vous aider.

3) Votre utilisation – S’entraîner pour obtenir le maximum de gains

Un SIGR devrait vous faciliter la tâche, vous permettre de réaliser des économies et de mieux gérer les risques. Mais elle ne peut le faire que si votre équipe l’utilise au maximum de son potentiel. Soyez proactif dans la planification de la formation de votre équipe et de la promotion de l’adoption du nouveau logiciel. En démontrant les améliorations apportées à votre flux de travail, vous encouragerez les utilisateurs à apprécier les avantages que le logiciel peut apporter à leurs activités quotidiennes. Il est essentiel de désigner des champions ou des accompagnateurs capables de former les utilisateurs et d’aider l’organisation à adopter le changement. Si vous faites le gros du travail dès le départ, votre travail sera plus facile, vos données seront accessibles et vos parties prenantes seront plus heureuses.