Un Sistema de Información de Gestión de Riesgos (SIGR ) es una gran inversión de tiempo, esfuerzo y dinero. Cuando por fin se ponga en marcha tu nuevo sistema -ya sea en su totalidad o sólo una nueva funcionalidad- respirarás aliviado al ver fluir los datos por la pantalla, con las reclamaciones perfectamente alineadas y los gráficos analíticos llenos de color. Pero para llegar ahí, hay que hacer análisis, planificación y colaboración. Aquí tienes algunos consejos para conseguir la funcionalidad que deseas de tu sistema desde el primer día:
1) Tu visión – Empieza con el fin en mente
Empieza con el fin en mente. ¿Qué aspecto tiene el éxito global? ¿Qué esperas que haga el software? Piensa en lo que quieres ver en tus pantallas cuando entres en tu RMIS y te muevas por tu flujo de trabajo. ¿Hay algún gráfico o información apremiante que necesites ver inmediatamente en un cuadro de mandos? Sé lo más preciso y descriptivo posible. Si puedes comunicar exactamente qué es el éxito y cómo quieres que se vean tus pantallas mientras te mueves por tus futuros flujos de trabajo ideales, tu equipo podrá alcanzar más fácilmente tu visión y crear una experiencia sin fisuras.
2) Tus indicaciones – Mapa hacia tu visión
Ahora es el momento de mirar dónde estás hoy y trazar un mapa de cómo llegarás a tu visión. Aquí tienes un paso a paso para llegar hasta allí:
- Realiza una evaluación del flujo de trabajo trazando un mapa de tus procesos actuales.
- Analiza tus procesos actuales, determina lo que funciona y lo que no, e identifica cualquier despilfarro (cuellos de botella y actividades sin valor añadido).
- Revisa tu estado futuro y compáralo con tu estado actual. Determina qué tiene que cambiar y qué puede permanecer igual para llegar hasta ahí. Recuerda, la tecnología es sólo una parte de la ecuación y sólo es tan buena como los procesos y las personas a los que apoya.
Tus equipos de servicio RMIS son expertos en cómo aprovechar al máximo la tecnología para que tus procesos sean más eficientes y eficaces. Colabora estrechamente con ellos durante todo el proceso de implantación. Cuanto mejor comprendan tu estado actual y lo que quieres hacer, mejor podrán ayudarte.
3) Tu utilización – Entrena para ganar más
Un RMIS debe facilitar tu trabajo, ahorrar costes y gestionar mejor los riesgos. Pero sólo puede hacerlo si tu equipo lo utiliza en todo su potencial. Sé proactivo a la hora de planificar cómo formarás a tu equipo y promoverás la adopción del nuevo software. Demostrando las mejoras introducidas en tu flujo de trabajo, animarás a los usuarios a apreciar las ventajas que el software puede aportar a sus actividades cotidianas. Es fundamental designar campeones o entrenadores que puedan formar a los usuarios y ayudar a la organización a adoptar el cambio. Si haces el trabajo duro por adelantado, tu trabajo será más fácil, tus datos serán accesibles y las partes interesadas estarán más contentas.
