Ein Risikomanagement-Informationssystem (RMIS) ist eine große Investition an Zeit, Mühe und Geld. Wenn Ihr neues System endlich in Betrieb genommen wird – sei es in seiner Gesamtheit oder nur eine neue Funktion – werden Sie erleichtert aufatmen, wenn Sie sehen, wie Ihre Daten über den Bildschirm fließen, die Ansprüche ordentlich aufgereiht sind und die Analysediagramme voller Farbe sind. Doch bis es so weit ist, müssen Sie noch einiges an Analyse, Planung und Zusammenarbeit leisten. Hier finden Sie einige Tipps, wie Sie vom ersten Tag an die gewünschte Funktionalität Ihres Systems erhalten:

1) Ihre Vision – Beginnen Sie mit dem Ziel vor Augen

Beginnen Sie mit dem Ziel vor Augen. Wie sieht der Gesamterfolg aus? Was erwarten Sie von der Software? Überlegen Sie, was Sie auf Ihren Bildschirmen sehen möchten, wenn Sie sich in Ihr RMIS einloggen und sich durch Ihren Arbeitsablauf bewegen. Gibt es Diagramme oder wichtige Informationen, die Sie sofort auf einem Dashboard sehen müssen? Seien Sie so präzise und anschaulich wie möglich. Wenn Sie genau kommunizieren können, was Erfolg ist und wie Ihre Bildschirme aussehen sollen, während Sie sich durch Ihre idealen zukünftigen Arbeitsabläufe bewegen, kann Ihr Team Ihre Vision leichter umsetzen und ein nahtloses Erlebnis schaffen.

2) Ihre Wegbeschreibung – Karte zu Ihrer Vision

Jetzt ist es an der Zeit, sich anzuschauen, wo Sie heute stehen, und zu planen, wie Sie zu Ihrer Vision gelangen wollen. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Sie dorthin bringt:

  1. Führen Sie eine Bewertung der Arbeitsabläufe durch, indem Sie Ihre aktuellen Prozesse abbilden.
  2. Analysieren Sie Ihre aktuellen Prozesse, ermitteln Sie, was funktioniert und was nicht, und identifizieren Sie Verschwendung (Engpässe und nicht wertschöpfende Aktivitäten).
  3. Überprüfen Sie Ihren zukünftigen Zustand und vergleichen Sie ihn mit Ihrem aktuellen Zustand. Bestimmen Sie, was sich ändern muss und was gleich bleiben kann, damit Sie Ihr Ziel erreichen. Denken Sie daran, dass die Technologie nur ein Teil der Gleichung ist und nur so gut ist wie die Prozesse und Menschen, die sie unterstützen.

Ihre RMIS-Serviceteams sind Experten, wenn es darum geht, wie Sie die Technologie optimal nutzen können, um Ihre Prozesse effizienter und effektiver zu gestalten. Arbeiten Sie während des gesamten Implementierungsprozesses eng mit ihnen zusammen. Je besser sie Ihre aktuelle Situation verstehen und wissen, was Sie erreichen wollen, desto besser können sie Ihnen helfen.

3) Ihre Auslastung – Trainieren Sie für den größten Gewinn

Ein RMIS sollte Ihnen die Arbeit erleichtern, Kosten sparen und Risiken besser verwalten. Aber das kann es nur, wenn Ihr Team sein volles Potenzial ausschöpft. Planen Sie proaktiv, wie Sie Ihr Team schulen und die Akzeptanz der neuen Software fördern werden. Indem Sie die Verbesserungen Ihres Arbeitsablaufs demonstrieren, werden Sie die Benutzer dazu ermutigen, die Vorteile der Software für ihre täglichen Aktivitäten zu schätzen. Es ist von entscheidender Bedeutung, Champions oder Coaches zu benennen, die die Benutzer schulen und dem Unternehmen helfen können, die Veränderung anzunehmen. Wenn Sie die harte Arbeit im Vorfeld erledigen, wird Ihre Arbeit einfacher, Ihre Daten werden zugänglich und Ihre Stakeholder werden zufriedener sein.