Le logiciel de facturation a toujours été un élément clé de la suite de produits d’administration d’un assureur, utilisé pour établir des plans de paiement, calculer les paiements et les dates d’échéance, gérer les comptes clients, produire des factures, faciliter la réception des paiements et créer des rapports de gestion.

Malgré son importance, le logiciel de facturation a souvent été négligé lors de la mise à jour des infrastructures informatiques. C’est regrettable car les systèmes hérités sont généralement très manuels, inefficaces et sujets aux erreurs, ce qui les rend mal équipés pour répondre aux exigences du marché actuel.

Entre-temps, la pression s’accentue pour améliorer l’efficacité, réduire les coûts et offrir un meilleur service. Les solutions de facturation actuelles vont au-delà d’une simple application financière pour améliorer l’expérience client, augmenter la fidélisation des clients, rationaliser les processus et accroître la précision afin de vous aider à rester en tête dans un marché concurrentiel.

Si vous essayez encore de gérer la facturation avec un système hérité, il est peut-être temps d’envisager un changement. Voici sept signes indiquant que vous devez mettre à jour votre logiciel de facturation.

  1. Systèmes de facturation multiples. Les systèmes de polices et de facturation peuvent s’accumuler au fil des années via des fusions et acquisitions ou lorsqu’on essaie de soutenir plusieurs lignes d’activité. Les utilisateurs doivent alors constamment basculer entre les applications pour trouver les informations nécessaires. Tous ces va-et-vient prennent du temps et les erreurs sont fréquentes. Cela frustre les clients qui veulent simplement des réponses rapides et précises. Les logiciels de facturation modernes offrent des écrans de synthèse client et compte intuitifs et conviviaux pour aider les équipes de facturation à répondre rapidement aux demandes des assurés et des agents. Des flux de travail et des règles métier sont créés pour minimiser les erreurs de données et accélérer le processus de facturation. Disposer d’un seul système vous permet également de consolider facilement les primes en une seule facture.
  2. Clients insatisfaits. Les études montrent que la plupart des appels au service client concernent la facturation, et non les sinistres. Les clients appellent leurs assureurs chaque fois qu’ils constatent une erreur de facturation, ne comprennent pas les frais sur leur facture ou souhaitent que des frais spécifiques soient supprimés. Les clients appellent également pour mettre à jour les coordonnées bancaires, modifier un plan de facturation en cours de contrat ou effectuer d’autres transactions de facturation simples. Malheureusement, la résolution de ces problèmes peut prendre du temps et être coûteuse pour vous – et agaçante pour les clients. Les logiciels de facturation modernes réduisent les demandes de renseignements sur la facturation et diminuent les temps d’appel grâce à des capacités d’auto-service omnicanal. Les agents et les assurés peuvent consulter les polices, payer les factures et activer des avenants en cours de contrat via le canal de leur choix. Les problèmes courants peuvent être résolus rapidement et facilement, à la satisfaction des clients et de vos collaborateurs.
  3. Conditions de paiement inflexibles. Les systèmes hérités ne peuvent souvent prendre en charge que des plans de facturation mensuels et annuels ou des dates de paiement limitées, telles que le 3 et le 18 de chaque mois. Dans le monde personnalisé d’aujourd’hui, les clients s’attendent à un plus grand choix et à une plus grande flexibilité dans les plans de facturation et les méthodes de paiement. Ils s’attendent également à ce que les primes soient consolidées pour plusieurs polices. Les logiciels de facturation modernes prennent en charge plusieurs plans de facturation et options de paiement, y compris le paiement au fur et à mesure pour l’indemnisation des accidents du travail et les paiements basés sur l’utilisation. Les solutions actuelles combinent toutes les primes de plusieurs polices en un seul paiement ou une seule facture pour faciliter la collecte des paiements.
  4. Paiements en retard. Les paiements en retard sont un casse-tête pour vous et vos clients. Ils causent des problèmes de trésorerie, un surcroît de travail pour vos employés et peuvent entraîner des difficultés financières pour vos assurés. Cependant, les solutions de facturation héritées ne peuvent pas facilement configurer des rappels de dates d’échéance ou permettre aux assurés de sélectionner leur canal de communication préféré – par exemple, texte ou e-mail. Un système de facturation moderne peut éliminer bon nombre de ces problèmes de facturation grâce à des messages et des alertes concernant les dates d’échéance et les options de paiement. Les logiciels actuels contiennent des moteurs de configuration en libre-service qui vous permettent de définir vos propres règles de paiement en retard, seuils de paiement partiel, etc. sans nécessiter de ressources informatiques. En réduisant les taux de retard, vous augmentez vos revenus – et gardez vos clients satisfaits.
  5. Options de paiement désuètes. Si votre système utilise encore les chèques comme principal mode de paiement, considérez ceci : les pertes dues à la fraude par chèque s’élèvent désormais à 24 milliards de dollars, soit une augmentation de 385 % au cours des cinq dernières années. Les clients s’attendent également à ce que les assureurs acceptent les paiements par cartes de crédit, ainsi que les méthodes de paiement numériques populaires telles qu’Apple Pay, Venmo et PayPal. Un système de facturation moderne prend en charge plusieurs types de paiement, offrant aux clients la liberté de payer comme ils le souhaitent. Le logiciel vous permet également de configurer les frais associés à chaque type de paiement.
  6. Technologie stagnante. Les systèmes de facturation hérités nécessitent souvent une implication importante de l’informatique pour être mis à jour, ce qui peut être si chronophage et pénible que cela ne se produit tout simplement pas. Bien que fonctionner sans les dernières fonctionnalités ne soit pas idéal, opérer sans les dernières mises à jour de sécurité invite activement les problèmes. Un logiciel de facturation moderne basé sur le cloud vous permet d’accélérer l’adoption de nouvelles technologies, d’effectuer des mises à jour régulières des produits et de monter en puissance selon les besoins – le tout sans interrompre les opérations. Vous disposerez toujours des dernières fonctionnalités et protections de sécurité des données pour de meilleures performances à tous les niveaux.
  7. Informations isolées. Votre plateforme de facturation peut-elle se connecter de manière transparente à d’autres systèmes centraux ? Un logiciel de facturation moderne vous permet d’exploiter l’écosystème croissant d’applications Insurtech qui soutiennent le processus d’assurance. Ces applications s’intègrent facilement aux systèmes centraux avec des capacités plug-and-play via des API. Vous pouvez sélectionner les solutions qui répondent le mieux à vos besoins commerciaux et technologiques, tout en étendant les capacités de votre solution de facturation.

Si vous constatez l’un de ces sept signes, considérez-les comme des signaux d’alarme. Les clients qui ne peuvent pas obtenir rapidement des réponses précises à leurs questions, effectuer des paiements selon leurs conditions et recevoir un service rapide iront ailleurs.

Un logiciel de facturation moderne peut faire progresser votre entreprise en améliorant la satisfaction client, ainsi que la productivité et l’efficacité. Considérez-le comme un investissement judicieux dans votre avenir.

Pour obtenir de l’aide concernant un appel d’offres, téléchargez notre modèle d’appel d’offres pour un logiciel de facturation d’assurance, et découvrez le logiciel de facturation de Riskonnect.