Wie viele Vorfälle, Gefahren und Beinaheunfälle erlebt Ihre Organisation pro Jahr? Das Versäumnis, Vorfälle zu managen und zu lösen, gefährdet nicht nur das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter, sondern auch die Zukunft Ihrer Organisation. In diesem Blog werden wir 10 häufige Anzeichen untersuchen, die darauf hindeuten, dass Sie einen besseren Vorfallmeldeprozess benötigen, wir teilen die wichtigsten Vorteile der Online-Stellung Ihres Vorfallmanagementprozesses und wir erkunden die verfügbare Technologie zur Entwicklung eines Best-Practice-Frameworks für die Vorfallmeldung.

Was ist Vorfallmanagement und warum ist es wichtig?

Die Vorfallmeldung oder das Vorfallmanagement umfasst die Erfassung von Arbeitsplatzereignissen, einschließlich Ausfällen, Beinaheunfällen, Verletzungen und Unfällen; und es erfordert die Dokumentation aller Fakten zu jedem Vorfall. Vorfälle können als Unfälle eingestuft werden, die zu Verletzungen von Mitarbeitern oder Schäden an Eigentum und Ausrüstung führen, oder als Ereignisse, die den Geschäftsbetrieb stören. Es reicht nicht aus, einfach ein Protokoll über Vorfälle zu führen; für einen wirklich umfassenden Prozess müssen Sie Schritte zur schnellen Lösung von Vorfällen vorhanden haben und die Ergebnisse nutzen, um zukünftige Vorkommnisse zu verhindern.

Umfassende Vorfallprogramme ermöglichen es Mitarbeitern auch, „„Beinaheunfälle““ zu erfassen, d.h. Vorfälle, die zu keiner Verletzung oder keinem Ausfall führten, da sie behoben wurden, bevor größere Probleme auftraten, aber das Potenzial dazu hatten. Beinaheunfälle sind ein wichtiger Indikator für potenziell schädliche zukünftige Ereignisse und wertvolle Warnzeichen, die es uns ermöglichen, potenzielle Gefahren zu identifizieren und zu beseitigen.

Vorfalldaten enthalten entscheidende Informationen für Organisationen; sie ermöglichen Managementteams zu sehen, welche Standorte oder Personen die meisten Vorfälle verursachen und wie oft diese auftreten. Diese grundlegenden Daten ermöglichen es Organisationen, Prozesse zu ändern oder Maßnahmen zu ergreifen, um zukünftige Vorkommnisse zu verhindern. Daher sollte die Berichterstattung ein integraler Bestandteil jedes Vorfallmanagementprozesses sein. Umfassende Berichte haben die Kraft, die Häufigkeit und Schwere von Vorfällen innerhalb einer Organisation zu minimieren.

Manuelle, Ad-hoc-Vorfallmeldeprozesse, die Tabellenkalkulationen und E-Mails ohne formale Berichtsfunktionen nutzen, produzieren garantiert schlechte Daten. Dies führt zu unzureichenden Vorfallreaktionsplänen, einer Reihe vermeidbarer Vorfälle und einer verzögerten Reaktion auf Vorfälle, was zu einer Zunahme von Verletzungen, Bußgeldern oder erheblichen Betriebsunterbrechungen führen könnte.

10 Anzeichen, die darauf hindeuten, dass Sie einen besseren Vorfallmeldeprozess benötigen

1. Kein klarer Prozess zur Erfassung von Vorfällen und Beinaheunfällen

Ein unklarer Prozess zur Meldung und Erfassung von Vorfällen bleibt eines der größten Anzeichen für ein schlechtes Vorfallmanagement. Wenn Ihre Mitarbeiter nur geschult sind, tatsächliche Vorfälle zu erfassen, und nicht Gefahren und Beinaheunfälle, verpassen Sie eine große Chance, zukünftige Vorfälle zu verhindern.

2. Sie haben Schwierigkeiten beim Anzeigen und Analysieren Ihrer Vorfalldaten

Die Vorfallmeldung ist kein „Einrichten und Vergessen“-Ereignis. Es ist ein fortlaufender Prozess, der die Bereiche für Verbesserungen genau im Auge behält. Leider können Sie das Messen der Effizienz Ihrer aktuellen Prozesse vergessen, wenn diese nicht die notwendigen Daten liefern, um anzuzeigen, welche Bereiche verbessert werden müssen.

3. Unklassifizierte und unpriorisierte Vorfälle

Nicht alle Vorfälle sind gleich in Dringlichkeit und Schwere. Einige erfordern eine schnelle Reaktion, andere können über einen längeren Zeitraum gelöst werden. Eine Priorisierung ist ohne bestimmte Funktionen der Vorfallmeldung, einschließlich der Möglichkeit, Vorfälle zu bewerten und zu kategorisieren, um sie als hohe oder niedrige Priorität einzustufen, nicht möglich.

4. Vage oder unklare Vorfalldatensätze

Unvollständige, unklare oder inkonsistente Vorfalldokumentation bedeutet oft, dass dem Bericht entscheidende Details darüber fehlen, wer beteiligt war, welche Prozesse betroffen waren, wer informiert wurde, und oft fotografische Beweise erforderlich sind. Um unklare Vorfalldokumentation zu lösen, sollten Teams ein System mit standardisierten Online-Vorlagen verwenden, die das Personal vor Ort zur Eingabe der erforderlichen Daten auffordern. Wenn Organisationen manuelle Prozesse, wie Tabellenkalkulationen und E-Mails, nutzen, um Vorfälle zu erfassen und zu lösen, führt dies zu unvollständigen Daten, die teilweise oder irreführende Berichte erzeugen.

5. Ihrem Vorfallmeldeprozess mangelt es an Verantwortlichkeit

Verantwortlichkeit und Zuständigkeit für risikobezogene Vorfälle sind von entscheidender Bedeutung. Wenn Ihre Vorfallmeldung nicht mit Ihrem Active Directory von Mitarbeitern, Standorten und Abteilungen verknüpft ist, kann es schwierig sein, Analysen darüber durchzuführen, welche Teams oder Personen für die Verursachung von Vorfällen verantwortlich sind, was es schwierig macht, zukünftige Vorkommnisse zu verhindern.

6. Kein formaler Eskalationsprozess

Wenn ein Vorfallprozess keinen formalen Eskalationsweg hat, kann es lange dauern, Vorfälle zu lösen. Unternehmen, die automatisierte Workflows nutzen, um Vorfälle über einen vordefinierten Eskalationsweg an relevante Stakeholder zu eskalieren, werden Vorfälle viel schneller lösen.

7. Kein Rahmenwerk zur Durchführung von Untersuchungen und zur Ursachenanalyse

Wenn ein Vorfall erfasst wird, ist dies nur der Anfang des Prozesses. Wenn Ihr aktueller Vorfallprozess keinen formalen Weg hat, den Vorfall zu eskalieren und Ursachenanalysen durchzuführen, dann sollten Sie die Implementierung einer formalen Lösung zur Verwaltung dessen in Betracht ziehen.

8. Ihre Vorfallberichte beeinflussen die Entscheidungsfindung nicht

Proaktive Organisationen nutzen Metriken der Vorfallmeldung, um die Entscheidungsfindung zu beeinflussen. Sie nutzen Vorfalldaten, um Hochrisikobereiche zu identifizieren und die Informationen zu nutzen, um weitere Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren, Schulungen durchzuführen, neue Richtlinien und Sicherheitsleitlinien einzuführen und Budget für Bereiche zuzuweisen, die erhebliche Investitionen zur Verbesserung von Prozessen erfordern.

9. Sich auf veraltete, isolierte Vorfallmeldungssoftware verlassen

Verlassen Sie sich immer noch auf veraltete oder disparate Software? Wenn Unternehmen eine eigenständige Softwareplattform für das Vorfallmanagement nutzen, bietet diese keine Integrationen mit anderen Kern-GRC-Prozessen wie Risikomanagement, Compliance sowie Cyber- und IT-Risiken. Daher kann es schwierig sein, Verbesserungen vorzunehmen oder die Wahrscheinlichkeit weiterer Risiken oder Vorfälle ohne diese kritische Zuordnung zu verstehen. Viele Organisationen enden sogar mit verschiedenen Vorfallmeldungstools, wobei IT-Vorfälle in einem Tool und unfall- sowie arbeits- und gesundheitsschutzbezogene Ereignisse in einem anderen Tool erfasst werden, was es schwierig macht, die Auswirkungen von Vorfällen auf andere Geschäftsbereiche zu verstehen.

10. Ihr Vorfallmeldeprozess ermöglicht Auftragnehmern und Dritten nicht, Vorfälle zu erfassen

Die meisten Organisationen verlassen sich auf ein Netzwerk von Drittanbietern, Auftragnehmern und Lieferanten, um ihr Geschäft zu betreiben. Alle Vorfälle im Zusammenhang mit Anbietern und Auftragnehmern sollten als Teil Ihres Vorfallmanagementprozesses erfasst werden, um deren Kritikalität und Auswirkungen auf andere Geschäftsbereiche zu verstehen. Viele Organisationen wählen Vorfallmeldungstools mit Online-Anbieterportalen und mobilen Apps, die es Anbietern ermöglichen, Risiken direkt im Tool zu erfassen.

Die Vorteile der Online-Stellung Ihres Vorfallmeldeprozesses
Wenn es um das Vorfallmanagement geht, unterscheidet eine erfolgreiche Organisation von der Masse, wie gut sie die Notwendigkeit versteht, das Risiko durch proaktiven Schutz ihrer Mitarbeiter und ihrer Marke durch schnelle Lösung von Vorfällen zu managen. Sobald die Vorfallmeldeprozesse eines Unternehmens digitalisiert sind, kann es das Maß an Sichtbarkeit, Reaktionsfähigkeit und Effizienz erreichen, das es benötigt, um jede Art von Vorfall mit der gebotenen Sorgfalt zu behandeln.

Dazu nutzen reife Organisationen ein Vorfallmeldungstool, das Teil einer breiteren GRC-Plattform ist, um einen strukturierten kollaborativen Ansatz zu implementieren, der mit Risikoregistern und Compliance-Verpflichtungen verknüpft ist. Hier erkunden wir 3 der Hauptvorteile der Online-Stellung Ihres Vorfallmanagementprozesses mithilfe eines Best-Practice-GRC-Tools.

  1. Standardisierte Online-Formulare und Workflows zur Erfassung von Vorfällen

Online-Vorfallmeldungstools machen es jedem Mitarbeiter leicht, einen Vorfall zu erfassen. Standardisierte Formulare stellen sicher, dass kritische Informationen konsistent erfasst werden. Viele Unternehmen verknüpfen die Lösung mit ihrem Active Directory, wodurch Mitarbeiter Vorfälle Personen, Prozessen, Standorten und Abteilungen zuweisen können, um eine bessere Übersicht zu erhalten. Viele Lösungen bieten eine mobile App an, die es Mitarbeitern ermöglicht, Vorfälle jederzeit und überall zu erfassen.

Sobald ein Vorfall erfasst ist, treten automatisierte Workflows in Aktion, benachrichtigen die relevanten Stakeholder und ermöglichen dem zuständigen Team, den Vorfall bis zur Lösung zu bearbeiten, wobei alle Abhilfemaßnahmen im Tool erfasst werden, was einen gründlichen Vorfalluntersuchungsprozess gewährleistet.

  1. Vorfälle mit den ursprünglichen Risiken verknüpfen

Risikomanagement und Vorfallmeldung sind intrinsisch miteinander verbunden, wobei viele Einträge im Risikoregister zu tatsächlichen Vorfällen werden und viele Vorfälle dem Risikoregister hinzugefügt werden, um die Situation zu überwachen und ein Wiederauftreten zu verhindern. Risiko und Vorfälle im selben GRC-Tool zu managen, ist daher ein logischer Schritt, da es die notwendige Zuordnung zwischen diesen beiden Funktionen ermöglicht, um die Auswirkungen zu verstehen.

Das Verknüpfen und Analysieren von Daten aus vergangenen Vorfällen ist entscheidend, um die Wahrscheinlichkeit zukünftiger potenzieller Risikoereignisse vorherzusagen. Die Schaffung einer Verbindung zwischen Vorfallprogrammen und Risikomanagement hilft, das Verantwortungsbewusstsein auf das ERM-Programm auszudehnen. Schließlich sind Unternehmensrisiken nur potenzielle zukünftige Vorfälle, die ebenfalls dem Unternehmen gehören. Auf diese Weise kann die Verknüpfung von Vorfällen und ERM dazu beitragen, die organisatorische Akzeptanz für ERM zu verbessern, während sie gleichzeitig dazu beiträgt, die Sichtbarkeit zu erhöhen und den Geschäftswert des Vorfallmeldungsprogramms zu demonstrieren. Anstatt nur als operative Tätigkeit angesehen zu werden, kann ein Vorfallmeldungsprogramm als das anerkannt werden, was es wirklich ist: eine wertvolle Quelle quantifizierbarer Daten, die die Entscheidungsfindung, die Strategieumsetzung und das ERM verbessern kann.

  1. Sofortige Dashboards und Berichte

Sofortige Dashboards und Berichte können die Verwaltung und das Verständnis Ihrer Vorfalldaten erheblich erleichtern, indem sie detaillierte Berichte generieren, die verwendet werden können, um den Vorfallprozess zu vertiefen. Mit dieser Funktion können Vorfallmanagementteams leicht Bereiche mit hohen Vorfallraten identifizieren, sich darauf konzentrieren, wie diese reduziert werden können, Berichte über ungelöste Vorfälle anzeigen und identifizieren, welche Personen, Abteilungen und Standorte die meisten Vorfälle verursachen. Die für Administration und Berichterstattung aufgewendete Zeit wird erheblich reduziert, wodurch Teams sich auf die Reduzierung und Lösung von Vorfällen konzentrieren können.

Echtzeit-Zugriff auf Dashboards hilft, Schwankungen in wichtigen Geschäftsmetriken zu identifizieren, sobald sie auftreten, ohne auf tägliche oder wöchentliche Berichte warten zu müssen. Die daraus resultierenden Erkenntnisse und Analysen helfen Führungskräften, Entscheidungen darüber zu treffen, wo Budget, Schulungen oder Sicherheitsmaßnahmen zur Reduzierung von Vorfällen zugewiesen werden sollen. Organisationen können die Dashboards und Berichte nutzen, um ins Detail zu gehen, die Daten zu prüfen und so fundierte Entscheidungen und Beurteilungen erheblich zu erleichtern.

Bringen Sie Ihre Vorfallmeldung auf die nächste Stufe
Vorfallberichte sind ein leistungsstarkes Werkzeug und Goldgruben wertvoller Daten, die Geschäftspraktiken transformieren und die Grundlage für zukünftige Geschäftsentscheidungen nach der Lösung eines Vorfalls liefern können.

Die richtige Technologie zu finden oder auf eine aufzurüsten, die die gesammelten Daten effektiv analysieren und wichtige Trends identifizieren kann, spielt eine wichtige Rolle bei der Treffen einer informierten und potenziell präventiven Entscheidung.

Ein effektives Vorfallmeldungssystem kann Ihnen auch dabei helfen, mit integrierten Compliance-Funktionen compliant zu bleiben, sodass während eines stressigen Vorfalls nichts übersprungen oder vergessen wird. Die Vorfallmeldungs- und Überwachungsfunktionen von Riskonnect ermöglichen einen effizienten Prozess zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wodurch sichergestellt wird, dass Sie stets im Einklang mit Ihren Compliance-Verpflichtungen handeln.

Mit dem integrierten Ansatz unseres Vorfallmeldungssystems sind Sie befähigt, Daten zu sammeln, Pläne zu erstellen und mit dem entsprechenden Personal zu kommunizieren, um Vorfälle schnell und effektiv zu bearbeiten, während eine positive Sicherheitskultur gefördert wird, indem Mitarbeiter ermutigt werden, Vorfälle und Beinaheunfälle über mobile Geräte zu melden. Zusätzlich können Teams schnelle Benachrichtigungen über Vorfälle an die entsprechenden Personen weiter sicherstellen und präventive Maßnahmen effektiv nachverfolgen, um Arbeitssicherheitsrisiken zu minimieren.

Vorfälle, Fehlverhalten und Beinaheunfälle beeinflussen alle den ethischen Standpunkt und die Sicherheitsmaßnahmen eines Unternehmens. Daher ist es der beste Weg, sowohl vertrauliche als auch anonyme Meldewege zu haben. Mitarbeitern die Wahl zwischen den bevorzugten Optionen zu lassen, ist entscheidend, da dies mehr Menschen ermutigen kann, sich zu melden. Es ist daher wichtig, Plattformen zu schaffen, die eine vertrauliche oder anonyme Meldung ermöglichen.

Innerhalb des Riskonnect Vorfallmeldungsportals ermöglicht es neben der Möglichkeit für Anbieter, Auftragnehmer und andere Dritte, Vorfälle über ein externes Vorfallportal zu melden, auch Mitarbeitern, sensible Angelegenheiten wie Whistleblowing anonym zu melden, wo der Whistleblower möglicherweise nicht durch die Erstellung von Fällen unter eigenem Namen identifiziert werden möchte.

Es ist Zeit zu handeln
Die Vorfallmeldung und -überwachung ist ein Eckpfeiler einer sicheren und voll funktionsfähigen Organisation. Wenn das Vorfallmanagement richtig durchgeführt wird, können Organisationen die Vorteile nutzen, ein Gefühl kollektiver Dringlichkeit zu inspirieren, unternehmensweite Verbesserungen zu fördern und die sofortige Verstärkung der nach einem Vorfall erforderlichen kritischen Maßnahmen sicherzustellen. Kurz gesagt, die Vorfallmeldung ist kein Prozess, der Kopfschmerzen bereiten soll, sondern sie hilft, zukünftige Katastrophen zu verhindern.

Der Einsatz einer Softwarelösung wie Riskonnect wird Ihre Sichtbarkeit verbessern und sicherstellen, dass Sie Ihre Mitarbeiter schützen, während Sie eine Weltklasse-Organisation für die kommenden Jahre fördern. Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie ein Best-Practice-Vorfallmeldungstool implementieren können? Fordern Sie einfach noch heute eine personalisierte Demo bei uns an!