¿Cuántos incidentes, peligros y cuasi accidentes experimenta su organización en un año? No gestionar ni resolver los incidentes no solo pone en riesgo el bienestar de sus empleados, sino también el futuro de su organización. En este blog, examinaremos 10 señales comunes que indican que necesita un mejor proceso de notificación de incidentes, compartiremos los beneficios clave de trasladar su proceso de gestión de incidentes en línea y exploraremos la tecnología disponible para construir un marco de mejores prácticas para la notificación de incidentes.
¿Qué es la gestión de incidentes y por qué es importante?
La notificación o gestión de incidentes implica el registro de eventos en el lugar de trabajo, incluidas las interrupciones, los cuasi accidentes, las lesiones y los accidentes; y requiere la documentación de todos los hechos relacionados con cada incidente. Los incidentes se pueden clasificar como accidentes que causan lesiones a los empleados o daños a la propiedad y el equipo, o eventos que interrumpen las operaciones comerciales. No basta con llevar un registro de los incidentes, para un proceso verdaderamente integral, debe haber pasos establecidos para resolver los incidentes rápidamente y utilizar los resultados para evitar que ocurran en el futuro.
Los programas integrales de incidentes también permiten a los empleados registrar “cuasi accidentes”, un incidente que no resultó en ninguna lesión o interrupción, ya que se resolvió antes de que ocurrieran problemas importantes, pero tenía el potencial de hacerlo. Los cuasi accidentes son un indicador importante de posibles eventos futuros dañinos y son señales de advertencia valiosas que nos permiten identificar y eliminar posibles peligros.
Los datos de incidentes contienen información vital para las organizaciones; permiten a los equipos de gestión ver qué sitios o individuos están causando la mayor cantidad de incidentes y con qué frecuencia están ocurriendo. Estos datos fundamentales permiten a las organizaciones alterar los procesos o implementar medidas para evitar que ocurran en el futuro. Por lo tanto, la notificación debe ser una parte integral de cualquier proceso de gestión de incidentes. Los informes integrales tienen el poder de minimizar la frecuencia y la gravedad de los incidentes dentro de una organización.
Los procesos manuales y ad hoc de notificación de incidentes que utilizan hojas de cálculo y correos electrónicos sin capacidades formales de notificación garantizan la producción de datos deficientes. Esto dará como resultado planes de respuesta a incidentes inadecuados, una serie de incidentes evitables y una respuesta tardía a los incidentes, lo que podría causar un aumento de lesiones, multas o interrupciones operativas significativas.
10 señales que indican que necesita un mejor proceso de notificación de incidentes
1. No hay un proceso claro para registrar incidentes y cuasi accidentes
Un proceso poco claro para notificar y registrar incidentes sigue siendo uno de los mayores indicadores de una gestión de incidentes deficiente. Si su personal solo está capacitado para registrar incidentes reales, y no peligros y cuasi accidentes, está perdiendo una gran oportunidad para evitar incidentes futuros.
2. Tiene dificultades para ver y analizar los datos de sus incidentes
La notificación de incidentes no es un “evento de configurar y olvidarse”. Es un proceso continuo que implica vigilar de cerca las áreas de mejora. Desafortunadamente, puede olvidarse de medir el estado de sus procesos actuales si no produce los datos necesarios para indicar qué áreas deben mejorarse.
3. Incidentes no clasificados y no priorizados
No todos los incidentes son iguales en urgencia y gravedad. Algunos exigirán una respuesta rápida y otros se pueden resolver durante un período de tiempo más largo. Uno no puede priorizarse sobre el otro sin ciertas características de notificación de incidentes, incluida la capacidad de calificar y categorizar los incidentes para designarlos como de alta o baja prioridad.
4. Registros de incidentes vagos o poco claros
La documentación de incidentes incompleta, poco clara o inconsistente a menudo significa que el informe carece de detalles cruciales sobre quién estuvo involucrado, qué procesos se vieron afectados, a quién se informó y, a menudo, se requiere evidencia fotográfica. Para resolver la documentación de incidentes poco clara, los equipos deben usar un sistema con plantillas en línea estandarizadas que soliciten al personal en el lugar los datos requeridos. Si las organizaciones están utilizando procesos manuales, como hojas de cálculo y correos electrónicos para registrar y resolver incidentes, esto dará como resultado datos incompletos que producen informes parciales o engañosos.
5. Su proceso de notificación de incidentes carece de responsabilidad
La responsabilidad y la propiedad de los incidentes relacionados con el riesgo son de importancia crítica. Si su notificación de incidentes no se vincula a su directorio activo de personal, sitios y departamentos, puede ser difícil ejecutar análisis sobre qué equipos o individuos son responsables de causar incidentes, lo que dificulta la prevención de futuras ocurrencias.
6. No hay un proceso formal de escalada
Cuando un proceso de incidentes no tiene una ruta de escalada formal, puede llevar mucho tiempo resolver los incidentes. Las empresas que utilizan flujos de trabajo automatizados para escalar los incidentes a las partes interesadas relevantes a través de una ruta de escalada predefinida resolverán los incidentes mucho más rápido.
7. No hay un marco para llevar a cabo investigaciones y realizar análisis de causa raíz
Cuando se registra un incidente, es solo el comienzo del proceso. Si su proceso de incidentes actual no tiene una forma formal de escalar el incidente y realizar investigaciones de análisis de causa raíz, entonces debería considerar la implementación de una solución formal para gestionar esto.
8. Sus informes de incidentes no están influyendo en la toma de decisiones
Las organizaciones proactivas utilizan métricas de notificación de incidentes para influir en la toma de decisiones. Utilizan los datos de incidentes para identificar áreas de alto riesgo y utilizan la información para implementar más medidas de seguridad, administrar la capacitación, implementar nuevas políticas y pautas de seguridad, y asignar presupuesto para áreas que requieren una inversión significativa para mejorar los procesos.
9. Confiar en un software de notificación de incidentes obsoleto y aislado
¿Sigue confiando en un software obsoleto o dispar? Cuando las empresas utilizan una plataforma de software independiente para la gestión de incidentes, no ofrece integraciones con otros procesos centrales de GRC como la gestión de riesgos, el cumplimiento y el riesgo cibernético y de TI. Por lo tanto, puede ser difícil realizar mejoras o comprender la probabilidad de más riesgos o incidentes sin esta asignación crítica. Muchas organizaciones incluso terminan con diferentes herramientas de notificación de incidentes con incidentes de TI registrados en una herramienta y eventos relacionados con accidentes y salud y seguridad en otra herramienta, lo que dificulta la comprensión del impacto de los incidentes en otras áreas comerciales.
10. Su proceso de notificación de incidentes no permite que los contratistas y terceros registren incidentes
La mayoría de las organizaciones confían en una red de proveedores, contratistas y proveedores externos para llevar a cabo sus negocios. Cualquier incidente relacionado con proveedores y contratistas debe capturarse como parte de su proceso de gestión de incidentes para comprender su criticidad e impacto en otras áreas comerciales. Muchas organizaciones eligen herramientas de notificación de incidentes con portales de proveedores en línea y aplicaciones móviles que permiten a los proveedores registrar los riesgos directamente en la herramienta.
Los beneficios de trasladar su proceso de notificación de incidentes en línea
Cuando se trata de la gestión de incidentes, lo que separa a una organización exitosa del resto es lo bien que comprende la necesidad de gestionar la exposición al riesgo protegiendo de forma proactiva a sus empleados y su marca resolviendo los incidentes rápidamente. Una vez que los procesos de notificación de incidentes de una empresa se digitalizan, puede alcanzar el nivel de visibilidad, capacidad de respuesta y eficiencia que necesita para gestionar todo tipo de incidente con el rigor que merece.
Para hacer esto, las organizaciones maduras utilizan una herramienta de notificación de incidentes que forma parte de una plataforma GRC más amplia para implementar un enfoque colaborativo estructurado que se vincula a los registros de riesgos y las obligaciones de cumplimiento. Aquí exploramos 3 de los principales beneficios de trasladar su proceso de gestión de incidentes en línea utilizando una herramienta GRC de mejores prácticas.
- Formularios y flujos de trabajo en línea estandarizados para registrar incidentes
Las herramientas de notificación de incidentes en línea facilitan que cualquier empleado registre un incidente. Los formularios estandarizados garantizan que se capture información crítica de manera consistente. Muchas empresas vinculan la solución a su directorio activo, lo que permite a los empleados asignar incidentes a personas, procesos, ubicaciones y departamentos para una mejor supervisión. Muchas soluciones ofrecen una aplicación móvil que permite a los empleados registrar incidentes en cualquier momento y en cualquier lugar.
Una vez que se registra un incidente, los flujos de trabajo automatizados entran en acción, alertando a las partes interesadas relevantes y permitiendo que el equipo apropiado trabaje el incidente hasta su resolución con todas las acciones de remediación capturadas dentro de la herramienta, lo que garantiza un proceso de investigación de incidentes exhaustivo.
- Vincular los incidentes a los riesgos de origen
La gestión de riesgos y la notificación de incidentes están intrínsecamente vinculadas, ya que muchos elementos del registro de riesgos se convierten en incidentes reales y muchos incidentes se agregan al registro de riesgos para monitorear la situación y evitar que se repita. Por lo tanto, gestionar el riesgo y los incidentes en la misma herramienta GRC es un paso lógico, ya que permite la asignación necesaria entre estas dos funciones para comprender el impacto.
Vincular y analizar datos de incidentes pasados es vital para predecir la probabilidad de posibles eventos de riesgo futuros. Crear un vínculo entre los programas de incidentes y la gestión de riesgos ayuda a extender el sentido de responsabilidad al programa ERM. Después de todo, los riesgos empresariales son solo posibles incidentes futuros que también son propiedad de la empresa. De esta manera, vincular los incidentes y ERM puede ayudar a mejorar la aceptación organizacional para ERM, al tiempo que ayuda a elevar la visibilidad y demostrar el valor comercial del programa de notificación de incidentes. En lugar de ser visto simplemente como una actividad operativa, un programa de notificación de incidentes puede ser reconocido por lo que realmente es, una valiosa fuente de datos cuantificables que pueden mejorar la toma de decisiones, la ejecución de la estrategia y ERM.
- Paneles e informes instantáneos
Los paneles e informes instantáneos pueden facilitar mucho la gestión y la comprensión de los datos de sus incidentes mediante la generación de informes detallados que se pueden utilizar para profundizar en el proceso de incidentes. Con esta función, los equipos de gestión de incidentes pueden identificar fácilmente las áreas con altas tasas de incidentes, concentrarse en cómo reducirlos, ver informes sobre incidentes no resueltos e identificar qué individuos, departamentos y ubicaciones están causando la mayor cantidad de incidentes. El tiempo dedicado a la administración y la presentación de informes se reduce significativamente, lo que permite a los equipos concentrarse en reducir y resolver los incidentes.
El acceso en tiempo real a los paneles ayuda a identificar las fluctuaciones en las métricas comerciales clave tan pronto como suceden sin tener que esperar informes diarios o semanales. Los conocimientos y el análisis resultantes ayudarán a los líderes empresariales a tomar decisiones sobre dónde asignar presupuesto, capacitación o medidas de seguridad para reducir los incidentes. Las organizaciones pueden utilizar los paneles e informes para profundizar en los detalles para examinar los datos, lo que facilita mucho la toma de decisiones y juicios informados.
Lleve su notificación de incidentes al siguiente nivel
Los informes de incidentes son una herramienta poderosa y son minas de oro de datos valiosos que pueden transformar las prácticas comerciales y proporcionar la justificación para las decisiones comerciales que se tomen en el futuro después de la resolución de un incidente.
Encontrar la tecnología adecuada o actualizar a una que pueda analizar eficazmente los datos recopilados e identificar tendencias importantes juega un papel importante en la toma de una decisión informada y potencialmente preventiva.
Un sistema de notificación de incidentes eficaz también puede ayudarle a seguir cumpliendo con las capacidades de cumplimiento integradas para que no se omita ni se olvide nada durante un incidente estresante. Las capacidades de notificación y supervisión de incidentes de Riskonnect permiten un proceso de cumplimiento normativo eficiente, lo que garantiza que siempre esté operando en línea con sus obligaciones de cumplimiento.
Con el enfoque integrado de nuestro sistema de notificación de incidentes, está capacitado para recopilar datos, crear planes y comunicarse con el personal adecuado para abordar los incidentes de forma rápida y eficaz, al tiempo que promueve una cultura de seguridad positiva al alentar a los empleados a notificar incidentes y cuasi accidentes a través de dispositivos móviles. Además, los equipos pueden garantizar aún más notificaciones rápidas de incidentes a las personas adecuadas y realizar un seguimiento eficaz de las acciones preventivas para minimizar los riesgos de seguridad laboral.
Los incidentes, las irregularidades y los cuasi accidentes impactan en la postura ética y las medidas de seguridad de una empresa. Por lo tanto, tener canales de notificación confidenciales y anónimos es el mejor camino a seguir. Permitir que los empleados elijan entre qué opción prefieren es crucial, ya que puede animar a más personas a presentarse. Por lo tanto, es importante poner en marcha plataformas que permitan la notificación confidencial o anónima.
Dentro del portal de notificación de incidentes de Riskonnect, además de permitir que los proveedores, contratistas y otros terceros notifiquen incidentes utilizando un portal de incidentes externo, también permite la notificación anónima para los empleados en asuntos delicados como la denuncia de irregularidades, donde el denunciante puede no querer ser identificado mediante la creación de casos bajo sus propios nombres.
Es hora de actuar
La notificación y supervisión de incidentes es una piedra angular de una organización segura y totalmente operativa. Cuando la gestión de incidentes se realiza correctamente, las organizaciones pueden cosechar los beneficios de inspirar un sentido de urgencia colectiva, fomentar la mejora en toda la empresa y garantizar el refuerzo inmediato de la acción crítica necesaria después de un incidente. En resumen, la notificación de incidentes no es un proceso diseñado para causar un dolor de cabeza, sino que ayuda a prevenir futuros desastres.
La implementación de una solución de software como Riskonnect mejorará su visibilidad y garantizará que mantenga a su gente segura mientras defiende una organización de clase mundial en los años venideros. ¿Quiere saber más sobre cómo implementar una herramienta de notificación de incidentes de mejores prácticas? Simplemente solicite una demostración personalizada con nosotros hoy mismo.
