Los fallos operativos, las ciberamenazas y el incumplimiento pueden paralizar las operaciones. Por eso es esencial gestionar los riesgos con estrategias eficaces de supervisión y mitigación. No se puede lograr este tipo de visibilidad y capacidad de mitigación sin un marco ERM sólido en el centro.

Muchas organizaciones todavía dependen de un seguimiento fragmentado basado en hojas de cálculo. Otras tienen registros de riesgos, políticas y controles, pero carecen de un marco cohesivo que conecte la gestión de riesgos con la estrategia e impulse la rendición de cuentas. Un marco ERM de buenas prácticas proporciona la estructura y los procesos que una organización necesita para identificar, evaluar, priorizar y gestionar los riesgos, lo que ayuda a alcanzar los objetivos de forma eficiente y coherente. Establece una base para comprender, gestionar y comunicar el riesgo de forma coherente en toda la empresa.

Solo cuando se dispone de un marco sólido, herramientas como el software ERM le ayudarán realmente a gestionar y proteger su organización. Al utilizar plantillas, flujos de trabajo y formularios listos para usar para automatizar los pasos clave, la solución integra la gestión de riesgos en las operaciones diarias.

Para sacar el máximo partido de sus programas ERM, los gestores de riesgos deben comprender qué es un marco ERM, por qué es importante y cómo configurarlo correctamente para obtener una mejor visibilidad del riesgo y orientar la toma de decisiones con conocimiento de causa.

¿Qué es un marco ERM?

Un marco de gestión de riesgos empresariales es un enfoque estructurado que su organización puede utilizar para identificar, evaluar, abordar y supervisar los riesgos que podrían afectar a sus objetivos estratégicos.

La gestión de riesgos tradicional suele centrarse en cuestiones aisladas, como los riesgos operativos, de cumplimiento o informáticos. En cambio, el ERM proporciona una visión interfuncional de todo el panorama de riesgos, lo que le permite integrar el riesgo en la toma de decisiones. El ERM garantiza que los líderes vean tanto las amenazas como las oportunidades en relación con sus decisiones estratégicas.

Un marco exitoso permite a sus líderes asumir riesgos calculados que impulsen el crecimiento del negocio. Le ayuda a comprender su apetito de riesgo, centrando los presupuestos y los recursos donde tendrán el impacto más significativo.

Componentes clave de un marco ERM

Aunque no hay dos organizaciones idénticas, los marcos ERM estándar del sector incluyen estas áreas centrales para garantizar una visibilidad del riesgo coherente en toda la empresa.

1. Gobernanza y supervisión

Defina funciones y responsabilidades claras para la gestión de riesgos en todos los niveles, desde el consejo de administración y el equipo ejecutivo hasta los propietarios de riesgos individuales. Establezca un comité de riesgos o una estructura de gobernanza que supervise la función de gestión de riesgos de su organización y responsabilice a los propietarios de los riesgos.

Fomente la comunicación abierta sobre el riesgo. Construya una cultura resiliente y consciente de los riesgos asegurándose de que los líderes modelen comportamientos transparentes y responsables en la asunción de riesgos, al tiempo que animan a los empleados a plantear sus preocupaciones de forma temprana.

2. Identificación de riesgos

Identifique los riesgos en todas las categorías, incluidos los riesgos estratégicos, operativos, de cumplimiento, informáticos, cibernéticos, de reputación, de terceros y emergentes. Capture y documente cada riesgo en un registro de riesgos centralizado para garantizar la coherencia y la visibilidad. Conecte a los equipos de toda la empresa para identificar el alcance total del riesgo y descubrir las interdependencias.

3. Calificación y categorización

Categorice y califique los riesgos por probabilidad e impacto utilizando un modelo de puntuación coherente.
Establezca indicadores clave de riesgo (KRI) y niveles de tolerancia para mantenerse dentro de su apetito de riesgo.
Utilice mapas de calor, KRI y puntuaciones de riesgo para priorizar los riesgos y centrar la atención en las áreas más críticas.

4. Controles

Después de identificar, calificar y categorizar los riesgos clave, implemente controles para mantener el riesgo dentro de los niveles de tolerancia definidos en su apetito de riesgo. Los controles pueden adoptar muchas formas, incluidas políticas, procedimientos, formación, programas de concienciación y supervisión o comprobaciones periódicas. Pruebe los controles con regularidad para asegurarse de que funcionan eficazmente para prevenir los riesgos previstos. Aborde las deficiencias de los controles con prontitud para aumentar la confianza de su organización en su programa.

5. Supervisión y evaluaciones de riesgos

Supervise los niveles de riesgo mediante reevaluaciones periódicas y analizando los datos operativos relacionados con las tendencias de los indicadores clave de riesgo. Un marco ERM eficaz alerta inmediatamente al propietario del riesgo pertinente cuando los niveles de riesgo aumentan o superan los niveles de tolerancia.

6. Incidentes, peligros y cuasi accidentes

Actúe con rapidez para resolver los incidentes y capturar los peligros y los cuasi accidentes antes de que se conviertan en eventos importantes. Ofrezca a su equipo una forma clara de informar sobre los problemas. Utilice flujos de trabajo de procesos para garantizar que cada preocupación se eleve y sea abordada por los equipos adecuados.

Los informes de incidentes del personal de primera línea ofrecen información vital sobre los riesgos potenciales que, de otro modo, podrían haberse pasado por alto, que pueden añadirse y rastrearse fácilmente dentro de su registro de riesgos.

7. Respuesta y mitigación de riesgos

Decida cómo pretende gestionar cada riesgo en el registro de riesgos: mediante la mitigación, la transferencia, la aceptación o la evitación. Normalmente, las organizaciones:

  • Mitigan los riesgos reforzando los controles.
  • Transfieren el riesgo a través de seguros o contratos.
  • Aceptan los riesgos cuando están dentro de la tolerancia.
  • Evitan los riesgos modificando o interrumpiendo las actividades de alto riesgo.

Cuando los niveles de riesgo aumentan, su proceso ERM debe incitarle a documentar las acciones de mitigación. Esta captura de datos mantiene un registro completo de cómo se resuelven los riesgos. También garantiza que las acciones pendientes se rastreen y se completen en un plazo razonable. La captura de los pasos de mitigación de riesgos apoya las auditorías e impulsa la mejora continua, lo que ayuda a reducir aún más los riesgos si los niveles vuelven a aumentar.

8. Supervisión e informes

Su marco ERM debe proporcionarle informes claros sobre la exposición al riesgo, la eficacia de los controles, los KRI y el estado de la mitigación. Los programas ERM exitosos utilizan mapas de calor, análisis de diagramas de pajarita e informes de exposición al riesgo y eficacia de los controles para construir una imagen completa del riesgo y de cómo la organización lo está controlando. Estos resultados de los informes proporcionan a los equipos de liderazgo información práctica, como información sobre las tendencias y las exposiciones futuras, lo que les permite tomar decisiones más rápidas y con conocimiento de causa.

9. Planificación estratégica

Los marcos ERM proporcionan una estructura que le permite vincular los riesgos a sus objetivos estratégicos. En primer lugar, debe planificar su estrategia y dividirla en programas, proyectos, tareas y acciones más pequeños. Este enfoque estructurado ayudará a las partes interesadas a comprender su papel en la consecución del plan. Los riesgos estratégicos deben identificarse y añadirse al registro de riesgos para que pueda gestionarlos activamente mediante controles y medidas eficaces. La integración del riesgo y la planificación estratégica le permite asumir riesgos informados y calculados en la búsqueda de su estrategia con conocimiento de los posibles resultados.

10. Mejora continua

Los programas ERM más maduros evolucionan continuamente para mejorar la eficacia a través de la retroalimentación, el análisis y la reflexión continuos. Esta mejora continua les permite identificar riesgos nuevos y emergentes y mejorar los controles en las áreas de debilidad. Los marcos ERM bien desarrollados proporcionan una estructura para analizar las lecciones aprendidas, refinar los procesos y adaptarse a las condiciones cambiantes. El software ayuda a implementar estas actualizaciones a escala, manteniendo la agilidad y la transparencia.

Pasos clave para configurar su marco ERM

Tanto si está construyendo un marco ERM desde cero como si está modernizando uno existente, asegúrese de seguir estos pasos al configurar su programa.

Paso 1: Asegurar la aceptación del liderazgo

Su marco ERM requiere presupuesto, recursos y dirección estratégica; por lo tanto, solo tendrá éxito con el apoyo de los ejecutivos y del consejo de administración. Defina los objetivos, el apetito de riesgo y los niveles de tolerancia de su organización para que se alineen directamente con los objetivos estratégicos.

Paso 2: Evaluar su estado actual

Examine sus procesos e interacciones actuales relacionados con el riesgo. Incluso sin un marco ERM definido, es probable que encuentre propietarios de riesgos que gestionen algunos riesgos de forma ad hoc. También encontrará que ya existen algunos controles, que funcionan como parte de los procesos empresariales normales.

Si ya opera dentro de un marco ERM y está buscando hacer mejoras, identifique las brechas, las superposiciones y las áreas que carecen de coherencia. Limpie y estandarice sus datos de riesgo existentes antes de integrarlos en cualquier nuevo marco o software ERM.

Paso 3: Definir los resultados y los requisitos de presentación de informes

Colabore con los líderes y las partes interesadas para comprender los tipos de informes y conocimientos que les gustaría extraer del marco ERM. Esta asociación garantiza que el proceso que configure capture los datos correctos para producir informes perspicaces que resuenen entre los líderes empresariales e impulsen la acción. Alinéese con las normas pertinentes, como COSO, ISO 31000, CPS 230 y Basilea III.

Paso 4: Diseñar el marco

Desarrolle una taxonomía de riesgos coherente: una estructura clara de cómo categoriza y califica los riesgos en toda la empresa. Decida los criterios de evaluación de riesgos y establezca flujos de trabajo de escalada y remediación. Mantenga su marco escalable y sencillo. Un marco bien diseñado mejora la adopción y la coherencia entre los departamentos.

Paso 5: Probar y perfeccionar

Pruebe su marco en una unidad de negocio o categoría de riesgo antes de llevar a cabo una implementación completa para confirmar la usabilidad y el valor. Incorpore la retroalimentación para afinar los procesos y la presentación de informes.

Paso 6: Desplegar e integrar

Despliegue el marco ERM en toda la organización con una comunicación clara, una formación integral y funciones y responsabilidades estructuradas. Integre el ERM en la planificación, la presupuestación y la gestión del rendimiento para que se convierta en parte de las operaciones empresariales diarias, no en un ejercicio independiente.

Paso 7: Automatizar e integrar

Los programas ERM que dependen de hojas de cálculo y procesos manuales solo pueden seguir siendo eficaces hasta cierto punto. A medida que el marco madura, la precisión y la capacidad de ampliación de su programa dependerán de su capacidad para automatizar los procesos de forma eficaz. La implementación de software ERM automatiza los flujos de trabajo, agrega datos y agiliza la presentación de informes para eliminar las tareas administrativas y proporcionar una visión completa de la exposición al riesgo. La automatización garantiza datos coherentes, conocimientos más rápidos y mejores decisiones en toda la empresa.

Cómo el software ERM automatiza su marco ERM

La gestión manual de su marco ERM requiere mucho tiempo y es propensa a errores. Las hojas de cálculo, los correos electrónicos y los informes estáticos simplemente no pueden seguir el ritmo del complejo entorno de riesgo actual. Las organizaciones líderes confían en el software ERM para sistematizar todo el ciclo de vida de la gestión de riesgos, desde la identificación hasta la presentación de informes y más allá. Este enfoque estructurado ahorra tiempo, mejora la coherencia y aumenta la transparencia.

Estos pasos le guiarán en la automatización de su marco ERM con software para lograr una mejor eficiencia, conocimiento y control.

Construir un registro de riesgos digital

El software ERM le permite establecer un registro de riesgos digital, asegurando que cada riesgo sea capturado, categorizado y gestionado activamente. Puede configurar múltiples registros de riesgos, que se consolidan en una vista de riesgo a nivel empresarial.

Comience por cargar en bloque los riesgos existentes. A continuación, puede añadir nuevos riesgos utilizando formularios en línea, con campos que capturen información clave como la descripción, la categoría y el tipo (por ejemplo, estratégico, operativo, de cumplimiento, informático, de terceros). Estos datos estructurados permiten que el registro se ordene, filtre y analice fácilmente.

Para cada riesgo, registre la probabilidad, el impacto, los indicadores clave de riesgo (KRI) y los umbrales de tolerancia, asegurando la alineación con el apetito de riesgo de la organización. La organización asigna los propietarios de los riesgos vinculándolos al directorio activo de la organización, de modo que la propiedad se actualiza automáticamente a medida que cambian las funciones del personal. Las reglas de escalada automática alertan a los propietarios de los riesgos cuando los niveles de riesgo superan los umbrales definidos, lo que les permite tomar medidas inmediatas y documentar los pasos de recuperación.

También podrá registrar la frecuencia de las evaluaciones y revisiones de riesgos para cada riesgo, garantizando una supervisión y mitigación oportunas. El registro digital mantiene todos los riesgos rastreables, actualizados y visibles para las partes interesadas apropiadas, lo que apoya la toma de decisiones informadas en toda la organización.

Automatizar las evaluaciones de riesgos

Las plataformas ERM le permiten diseñar y personalizar múltiples tipos de plantillas de evaluación de riesgos, adaptándolas a sus criterios de evaluación específicos. Puede diseñar formularios para que se adapten dinámicamente en función del tipo o la categoría de riesgo, asegurando que siempre se capturen las preguntas y los criterios de puntuación pertinentes.

Utilice su software ERM para programar evaluaciones de riesgos a intervalos regulares. Los flujos de trabajo automatizados le notifican las evaluaciones vencidas y con retraso, y escalan los plazos incumplidos. El personal completa las evaluaciones a través de formularios en línea, con todos los datos que se introducen directamente en el sistema. Esta alimentación constante de datos en tiempo real actualiza instantáneamente el perfil de riesgo general y los mapas de calor.

Supervisión automatizada de riesgos

Siempre que los KRI cruzan sus tolerancias predeterminadas, el sistema notifica a los propietarios de los riesgos. Estas alertas en vivo permiten a los propietarios de los riesgos investigar e implementar controles adicionales y medidas de mitigación cuando sea necesario.

Las plataformas ERM modernas se conectan a través de integraciones API a otros sistemas empresariales, como las finanzas, los recursos humanos, la gestión de incidentes o las fuentes de datos operativos. Estas integraciones alimentan automáticamente los datos de rendimiento y riesgo relacionados con los KRI en el sistema ERM. Esta vinculación permite la supervisión en vivo de los niveles de riesgo basada en los datos operativos.

Cuando las métricas vinculadas a los KRI indican un riesgo creciente, como un aumento repentino de los incidentes o de los KPI incumplidos, el sistema alerta al propietario del riesgo pertinente y actualiza los paneles de control al instante. Esta alimentación de datos en vivo permite a los líderes ver la exposición al riesgo actualizada en tiempo real.

Establecer controles y automatizar las pruebas de control

Una vez que haya evaluado sus riesgos y establecido su capacidad de supervisión, puede utilizar la plataforma ERM para crear una biblioteca de control integral. Capture los objetivos, las descripciones, los propietarios, las frecuencias de las pruebas, los tipos (preventivos/detectives) y los requisitos de evidencia para cada control. Estos datos integrales garantizan un diseño adecuado y un seguimiento eficaz de los controles.

Asigne cada control a los riesgos relevantes en el sistema. La asignación permite a los equipos visualizar cómo los controles específicos impactan en múltiples riesgos, proporcionando una comprensión de las interdependencias y la eficacia general de los controles.

Una vez que los controles están en su lugar, debe supervisar su eficacia para asegurarse de que están funcionando como se pretende. El software ERM puede automatizar las comprobaciones y pruebas de los controles. Programe las pruebas y comprobaciones a intervalos regulares o en eventos específicos, como las actualizaciones del sistema o los nuevos requisitos reglamentarios. Cuando una prueba o comprobación está vencida, el sistema notifica al personal pertinente, permitiéndole introducir los detalles en la plataforma. El sistema envía recordatorios automatizados para las comprobaciones incompletas y notifica a los propietarios de los riesgos cualquier control fallido o ineficaz que deba abordarse, garantizando la precisión y la integridad.

A medida que el personal introduce los resultados de las pruebas, los líderes pueden rastrear las tasas de aprobación/fallo y generar informes al instante que muestren las tendencias y el rendimiento de los controles a lo largo del tiempo. La validación continua garantiza que los controles sigan siendo eficaces y proporciona a la dirección una visibilidad en tiempo real del rendimiento.

Capturar las acciones de mitigación

Cuando un riesgo supera los umbrales o KRI definidos previamente, registre las acciones de mitigación en la plataforma. El sistema envía avisos para añadir la información clave requerida para cada acción, incluyendo:

  • Breve descripción de la medida correctiva o de mitigación.
  • Propietario responsable
  • Plazo y nivel de prioridad
  • Estado y evidencia de apoyo.

El sistema mantiene un registro de auditoría completo de las acciones, garantizando la rendición de cuentas y apoyando el cumplimiento normativo.

Paneles de control personalizados

La plataforma apoya a todas las partes interesadas, desde el personal de primera línea que realiza las comprobaciones de control hasta los miembros del consejo de administración que revisan la información sobre el riesgo en toda la empresa.
Cada usuario tiene un panel de control personalizado que muestra sus elementos accionables, tales como:

  • Próximas evaluaciones de riesgos
  • Comprobaciones de control atrasadas
  • Notificaciones de aumento de los niveles de riesgo vinculados a los KRI o a los umbrales
  • Resúmenes de la exposición al riesgo dentro de su unidad de negocio

Los altos directivos y los miembros del consejo de administración tienen acceso a paneles de control estratégicos que proporcionan análisis más profundos y métricas a nivel empresarial. Estos conocimientos apoyan la toma de decisiones informadas en toda la organización.

Registro de auditoría y rendición de cuentas

Cada acción, actualización o cambio en el sistema es rastreable hasta el usuario, creando un registro de auditoría completo de quién hizo qué y cuándo. Esta transparencia apoya los requisitos de gobierno corporativo y garantiza la rendición de cuentas. También proporciona evidencia defendible para los reguladores, los auditores y las partes interesadas.

Muchas plataformas de software se integran con Active Directory o el inicio de sesión único (SSO). Esta sincronización proporciona al personal acceso basado en su función y departamento, lo que garantiza que las actualizaciones de acceso de los usuarios se realicen automáticamente cuando cambian las funciones del personal. Las jerarquías de permisos protegen los datos confidenciales, limitando las vistas del personal para mostrar lo que es relevante para su función.

Informes automatizados y análisis en tiempo real

Cuando implementa su marco ERM utilizando software, todos los informes se automatizan. Una plataforma ERM elimina la necesidad de compilar manualmente datos de varias hojas de cálculo.

Con un solo clic, los usuarios pueden generar una variedad de informes estándar y personalizables, que incluyen:

  • Resúmenes del registro de riesgos e informes de exposición al riesgo
  • Informes de eficacia del control
  • Mapas de calor y análisis de tendencias
  • Elementos visuales de análisis Bowtie
  • Paneles interactivos en Microsoft Power BI

Los informes se actualizan en tiempo real. Puede ver el estado actual del riesgo, las acciones vencidas, los controles fallidos y el rendimiento en relación con el apetito de riesgo. La mayoría de las plataformas ofrecen una variedad de informes listos para usar que puede personalizar aún más para que se ajusten a los requisitos de informes específicos de su organización.

Plantillas de mejores prácticas y configurabilidad

La mayoría de las plataformas ERM de nivel empresarial ofrecen registros de riesgos, bibliotecas de control, flujos de trabajo y plantillas preconstruidos. Estos estándares suelen ajustarse a directrices como ISO 31000, COSO y APRA CPS 230, lo que le permite alinear rápidamente sus procesos con las mejores prácticas reconocidas.

Estos marcos listos para usar permiten una configuración rápida y garantizan la eficiencia. Los flujos de trabajo, los formularios y los informes son totalmente configurables, lo que le permite adaptar el sistema para que se ajuste a la terminología interna o a las necesidades de informes. Esta flexibilidad también le permite desarrollar procesos ERM sin empezar desde cero y mantener el ritmo de los cambios normativos.

Vincular el riesgo a los objetivos estratégicos

El software ERM avanzado va más allá de la gestión de riesgos para incorporar la planificación estratégica y el seguimiento del rendimiento. Los líderes definen objetivos estratégicos de alto nivel en la plataforma y los dividen en programas, proyectos y tareas más pequeños necesarios para lograr la estrategia general. Documente la estrategia en el sistema, asignando una propiedad clara a las tareas. Este enfoque estructurado le permite ajustar los planes estratégicos rápidamente cuando cambian la exposición al riesgo o los factores externos. Actualice fácilmente los plazos, los presupuestos, las tareas y las acciones. El sistema notifica a los propietarios pertinentes, lo que garantiza que todo se mantenga encaminado y que las partes interesadas adecuadas estén informadas.

Asigne propietarios, plazos y presupuestos para cada tarea. A medida que el personal completa cada acción, el sistema realiza un seguimiento del progreso en cada nivel del plan. Esta visibilidad garantiza la responsabilidad y ayuda a los líderes a ver cómo cada actividad contribuye a los objetivos estratégicos.

Cada objetivo se vincula a los datos de rendimiento y a los riesgos relevantes. Esta asignación permite a su organización realizar un seguimiento de si las iniciativas estratégicas están progresando según lo previsto y si la estrategia está dando los resultados deseados. Al integrar la estrategia con los datos de riesgo y rendimiento, los líderes pueden tomar decisiones informadas sobre dónde invertir y adaptar.

Por qué es importante la automatización

La digitalización de su marco ERM con software elimina los procesos ineficientes, manuales y basados en hojas de cálculo. Las plataformas ERM han evolucionado hasta convertirse en sistemas empresariales que el personal de todos los niveles utiliza para integrar la gestión de riesgos en su trabajo diario. Este enfoque holístico amplía el alcance de la gestión de riesgos. Reduce el esfuerzo administrativo y garantiza que la información sobre riesgos fluya instantáneamente desde la primera línea hasta la sala de juntas.

El software ERM transforma su marco de gestión de riesgos en un sistema dinámico que estructura la captura de datos y automatiza las tareas. El software ERM permite un cambio a una gestión de riesgos proactiva e impulsada por la información, lo que garantiza que los riesgos se identifiquen y se aborden con prontitud. Los datos permiten la toma de decisiones en todos los niveles de la organización.

Consejos para construir un marco ERM sostenible

  • Empiece por lo que más importa. Céntrese primero en los riesgos estratégicos de alto impacto para alinear las prioridades de riesgo con los objetivos empresariales antes de abordar cualquier problema menor.
  • Cree un lenguaje de riesgo común. La estandarización de la terminología, las categorías y los sistemas de calificación garantiza que la información sobre riesgos sea comparable en toda la empresa.
  • Fomente una cultura consciente de los riesgos. Proporcione orientación que permita a los empleados identificar y escalar los riesgos, incidentes, peligros y cuasi accidentes con prontitud.
  • Vincule el riesgo al rendimiento y a los objetivos. Al vincular el riesgo al rendimiento y a los objetivos, los líderes pueden utilizar la información basada en el riesgo para planificar la estrategia, impulsar una toma de decisiones más inteligente y guiar la asignación de recursos.
  • Siga mejorando. ERM requiere una mejora continua: realice revisiones periódicas, realice una planificación de escenarios y actúe sobre las lecciones aprendidas para mantener su marco ERM adaptable y relevante.

Convertir ERM en una ventaja estratégica

Un marco ERM exitoso es más que un documento: debe ser un sistema vivo que conecte el riesgo con la estrategia y el rendimiento. Tener la estructura y las herramientas adecuadas le permite capturar los datos necesarios, comprender la exposición al riesgo y centrar los esfuerzos de mitigación en los riesgos de mayor impacto.

Si está listo para automatizar y fortalecer su programa ERM, el software puede ayudarle a construir un marco de mejores prácticas. La automatización de la gestión de riesgos le permite dedicar más tiempo al análisis de los datos de riesgo e impulsar mejores resultados empresariales, en lugar de gestionar los procesos de riesgo.

Para obtener más información sobre la gestión de riesgos empresariales, descargue nuestro libro electrónico, De los datos a las decisiones: Involucrar a todos en la gestión de riesgos empresariales para el éxito empresarial, y consulte el software ERM de Riskonnect.