Falhas operacionais, ameaças cibernéticas e incumprimento podem paralisar as operações. É por isso que é essencial gerir os riscos com estratégias eficazes de monitorização e mitigação. Não é possível alcançar este tipo de visibilidade e capacidade de mitigação sem uma estrutura de ERM robusta no centro.

Muitas organizações ainda dependem de rastreamento fragmentado baseado em folhas de cálculo. Outras têm registos de risco, políticas e controlos, mas carecem de uma estrutura coesa que conecte a gestão de risco à estratégia e impulsione a responsabilização. Uma estrutura de ERM de melhores práticas fornece a estrutura e os processos de que uma organização precisa para identificar, avaliar, priorizar e gerir os riscos, ajudando a alcançar os objetivos de forma eficiente e consistente. Estabelece uma base para compreender, gerir e comunicar consistentemente o risco em toda a empresa.

Só quando tiver uma estrutura sólida em vigor é que ferramentas como o software de ERM o ajudarão verdadeiramente a gerir e a proteger a sua organização. Ao utilizar modelos, fluxos de trabalho e formulários pré-definidos para automatizar as principais etapas, a solução incorpora a gestão de risco nas operações diárias.

Para obter o melhor dos seus programas de ERM, os gestores de risco precisam de compreender o que é uma estrutura de ERM, porque é que é importante e como configurar uma corretamente para obter uma melhor visibilidade do risco e orientar a tomada de decisões informadas.

O que é uma estrutura de ERM?

Uma estrutura de gestão de risco empresarial é uma abordagem estruturada que a sua organização pode utilizar para identificar, avaliar, abordar e monitorizar os riscos que podem afetar os seus objetivos estratégicos.

A gestão de risco tradicional concentra-se frequentemente em questões isoladas, como riscos operacionais, de conformidade ou de TI. Em contrapartida, a ERM fornece uma visão multifuncional de toda a paisagem de risco, capacitando-o a integrar o risco na tomada de decisões. A ERM garante que a liderança vê tanto as ameaças como as oportunidades em relação às suas escolhas estratégicas.

Uma estrutura bem-sucedida capacita a sua liderança a assumir riscos calculados que impulsionam o crescimento do negócio. Ajuda-o a compreender o seu apetite pelo risco, concentrando orçamentos e recursos onde terão o impacto mais significativo.

Componentes-chave de uma estrutura de ERM

Embora não existam duas organizações idênticas, as estruturas de ERM padrão da indústria incluem estas áreas principais para garantir uma visibilidade consistente do risco em toda a empresa.

1. Governança e Supervisão

Defina funções e responsabilidades claras para a gestão de risco em todos os níveis, desde o conselho de administração e a equipa executiva até aos proprietários de risco individuais. Estabeleça um comité de risco ou uma estrutura de governação que supervisione a função de gestão de risco da sua organização e responsabilize os proprietários de risco.

Promova a comunicação aberta sobre o risco. Construa uma cultura resiliente e consciente do risco, garantindo que os líderes modelam comportamentos transparentes e responsáveis de tomada de risco, incentivando ao mesmo tempo os funcionários a levantar preocupações precocemente.

2. Identificação de Risco

Identifique os riscos em todas as categorias, incluindo riscos estratégicos, operacionais, de conformidade, de TI, cibernéticos, de reputação, de terceiros e emergentes. Capture e documente cada risco num registo de risco centralizado para garantir a consistência e a visibilidade. Conecte equipas de toda a empresa para identificar o âmbito total do risco e descobrir interdependências.

3. Classificação e Categorização

Categorize e classifique os riscos por probabilidade e impacto utilizando um modelo de pontuação consistente.
Defina indicadores-chave de risco (KRIs) e níveis de tolerância para se manter dentro do seu apetite pelo risco.
Utilize mapas de calor, KRIs e pontuações de risco para priorizar os riscos e concentrar a atenção nas áreas mais críticas.

4. Controlos

Após identificar, classificar e categorizar os principais riscos, implemente controlos para manter o risco dentro dos níveis de tolerância definidos no seu apetite pelo risco. Os controlos podem assumir muitas formas, incluindo políticas, procedimentos, formação, programas de sensibilização e monitorização ou verificações regulares. Teste os controlos regularmente para garantir que funcionam eficazmente para prevenir os riscos pretendidos. Aborde as lacunas de controlo prontamente para construir a confiança da sua organização no seu programa.

5. Monitorização e Avaliações de Risco

Monitorize os níveis de risco através de reavaliações regulares e analisando os dados operacionais relacionados com as tendências dos indicadores-chave de risco. Uma estrutura de ERM eficaz alerta imediatamente o proprietário de risco relevante quando os níveis de risco estão a aumentar ou a exceder os níveis de tolerância.

6. Incidentes, Perigos e Quase Acidentes

Atue rapidamente para resolver incidentes e capturar perigos e quase acidentes antes que estes se transformem em eventos significativos. Dê à sua equipa uma forma clara de reportar problemas. Utilize fluxos de trabalho de processo para garantir que cada preocupação é escalada e abordada pelas equipas apropriadas.

Os relatórios de incidentes do pessoal da linha da frente oferecem informações vitais sobre potenciais riscos que poderiam ter sido negligenciados, que podem ser facilmente adicionados e rastreados dentro do seu registo de risco.

7. Resposta e Mitigação de Risco

Decida como pretende lidar com cada risco no registo de risco — através da mitigação, transferência, aceitação ou evitação. Normalmente, as organizações:

  • Mitigam os riscos através do reforço dos controlos.
  • Transferem o risco através de seguros ou contratos.
  • Aceitam os riscos quando dentro da tolerância.
  • Evitam os riscos modificando ou descontinuando atividades de alto risco.

Quando os níveis de risco aumentam, o seu processo de ERM deve levá-lo a documentar as ações de mitigação. Esta captura de dados mantém um registo completo de como os riscos são resolvidos. Também garante que as ações pendentes são rastreadas e concluídas dentro de um prazo razoável. A captura de etapas de mitigação de risco apoia as auditorias e impulsiona a melhoria contínua, ajudando a reduzir ainda mais os riscos caso os níveis aumentem novamente.

8. Monitorização e Relatórios

A sua estrutura de ERM deve dar-lhe relatórios claros sobre a exposição ao risco, a eficácia do controlo, os KRIs e o estado da mitigação. Os programas de ERM bem-sucedidos utilizam mapas de calor, análise de gravata borboleta e relatórios de exposição ao risco e eficácia do controlo para construir uma imagem abrangente do risco e de como a organização o está a controlar. Estes resultados de relatórios fornecem às equipas de liderança informações acionáveis, tais como informações sobre tendências e exposições futuras, permitindo-lhes tomar decisões mais rápidas e informadas.

9. Planeamento Estratégico

As estruturas de ERM fornecem uma estrutura que lhe permite ligar os riscos aos seus objetivos estratégicos. Primeiro, deve planear a sua estratégia e dividi-la em programas, projetos, tarefas e ações mais pequenos. Esta abordagem estruturada ajudará as partes interessadas a compreender o seu papel no alcance do plano. Os riscos estratégicos devem ser identificados e adicionados ao registo de risco para que possa geri-los ativamente através de controlos e medidas eficazes. A integração do risco e do planeamento estratégico permite-lhe assumir riscos informados e calculados na prossecução da sua estratégia com consciência dos potenciais resultados.

10. Melhoria Contínua

Os programas de ERM mais maduros evoluem continuamente para melhorar a eficácia através de feedback, análise e reflexão contínuos. Esta melhoria contínua permite-lhes identificar riscos novos e emergentes e melhorar os controlos em áreas de fraqueza. As estruturas de ERM bem desenvolvidas fornecem uma estrutura para analisar as lições aprendidas, refinar os processos e adaptar-se às condições em mudança. O software ajuda a implementar estas atualizações em escala, mantendo a agilidade e a transparência.

Etapas-chave ao configurar a sua estrutura de ERM

Quer esteja a construir uma estrutura de ERM de raiz ou a modernizar uma existente, certifique-se de que segue estes passos ao configurar o seu programa.

Passo 1: Garanta o apoio da liderança

A sua estrutura de ERM requer orçamento, recursos e direção estratégica; portanto, só terá sucesso com o apoio executivo e ao nível do conselho de administração. Defina os objetivos, o apetite pelo risco e os níveis de tolerância da sua organização para se alinharem diretamente com os objetivos estratégicos.

Passo 2: Avalie o seu estado atual

Examine os seus processos e interações atuais relacionados com o risco. Mesmo sem uma estrutura de ERM definida, é provável que encontre proprietários de risco a gerir alguns riscos numa base ad hoc. Também descobrirá que alguns controlos já existem, funcionando como parte dos processos de negócio normais.

Se já opera dentro de uma estrutura de ERM e está a procurar fazer melhorias, identifique lacunas, sobreposições e áreas que carecem de consistência. Limpe e padronize os seus dados de risco existentes antes de os integrar em qualquer nova estrutura ou software de ERM.

Passo 3: Defina os requisitos de resultados e relatórios

Colabore com líderes e partes interessadas para compreender os tipos de relatórios e informações que gostariam de extrair da estrutura de ERM. Esta parceria garante que o processo que configura captura os dados corretos para produzir relatórios perspicazes que ressoam com os líderes de negócios e impulsionam a ação. Alinhe-se com as normas relevantes, tais como COSO, ISO 31000, CPS 230 e Basileia III.

Passo 4: Desenhe a estrutura

Desenvolva uma taxonomia de risco consistente — uma estrutura clara para como categoriza e classifica os riscos em toda a empresa. Decida sobre os critérios de avaliação de risco e estabeleça fluxos de trabalho de escalonamento e remediação. Mantenha a sua estrutura escalável e direta. Uma estrutura bem concebida melhora a adoção e a consistência entre os departamentos.

Passo 5: Teste e refine

Teste a sua estrutura numa unidade de negócio ou categoria de risco antes de implementar uma implementação completa para confirmar a usabilidade e o valor. Incorpore feedback para ajustar os processos e os relatórios.

Passo 6: Implemente e incorpore

Implemente a estrutura de ERM em toda a organização com comunicação clara, formação abrangente e funções e responsabilidades estruturadas. Incorpore a ERM no planeamento, orçamentação e gestão de desempenho para que se torne parte das operações de negócio diárias, e não um exercício autónomo.

Passo 7: Automatize e integre

Os programas de ERM que dependem de folhas de cálculo e processos manuais só podem permanecer eficazes até um certo ponto. À medida que a estrutura amadurece, a precisão e a capacidade de dimensionamento do seu programa dependerão da sua capacidade de automatizar os processos de forma eficaz. A implementação do software de ERM automatiza os fluxos de trabalho, agrega dados e simplifica os relatórios para eliminar tarefas administrativas e fornecer uma visão geral completa da exposição ao risco. A automatização garante dados consistentes, informações mais rápidas e melhores decisões em toda a empresa.

Como o software de ERM automatiza a sua estrutura de ERM

Gerir a sua estrutura de ERM manualmente é demorado e propenso a erros. As folhas de cálculo, os e-mails e os relatórios estáticos simplesmente não conseguem acompanhar o complexo ambiente de risco atual. As organizações líderes confiam no software de ERM para sistematizar todo o ciclo de vida da gestão de risco, desde a identificação até aos relatórios e muito mais. Esta abordagem estruturada poupa tempo, melhora a consistência e aumenta a transparência.

Estas etapas irão guiá-lo na automatização da sua estrutura de ERM com software para alcançar melhor eficiência, conhecimento e controlo.

Construa um registo de risco digital

O software de ERM permite-lhe estabelecer um registo de risco digital, garantindo que cada risco é capturado, categorizado e ativamente gerido. Pode configurar vários registos de risco, que se consolidam numa visão de risco ao nível da empresa.

Comece por carregar em massa os riscos existentes. Pode então adicionar novos riscos utilizando formulários online, com campos que capturam informações-chave, tais como descrição, categoria e tipo (por exemplo, estratégico, operacional, conformidade, TI, terceiros). Estes dados estruturados permitem que o registo seja facilmente ordenado, filtrado e analisado.

Para cada risco, registe a probabilidade, o impacto, os indicadores-chave de risco (KRIs) e os limiares de tolerância, garantindo o alinhamento com o apetite pelo risco da organização. A organização atribui proprietários de risco ligando-se ao diretório ativo da organização, para que a propriedade seja automaticamente atualizada à medida que as funções do pessoal mudam. As regras de escalonamento automático alertam os proprietários de risco quando os níveis de risco excedem os seus limiares definidos, permitindo-lhes tomar medidas imediatas e documentar as etapas de recuperação.

Também poderá registar a frequência das avaliações e revisões de risco para cada risco, garantindo a monitorização e mitigação atempadas. O registo digital mantém todos os riscos rastreáveis, atuais e visíveis para as partes interessadas apropriadas, apoiando a tomada de decisões informadas em toda a organização.

Automatize as avaliações de risco

As plataformas de ERM permitem-lhe conceber e personalizar vários tipos de modelos de avaliação de risco, adaptando-os aos seus critérios de avaliação específicos. Pode conceber formulários para se adaptarem dinamicamente com base no tipo ou categoria de risco, garantindo que as perguntas e os critérios de pontuação relevantes são sempre capturados.

Utilize o seu software de ERM para agendar avaliações de risco em intervalos regulares. Os fluxos de trabalho automatizados notificam-no das avaliações devidas e em atraso e escalonam os prazos perdidos. O pessoal preenche as avaliações através de formulários online, com todos os dados a serem alimentados diretamente no sistema. Este fluxo constante de dados em tempo real atualiza instantaneamente o perfil de risco geral e os mapas de calor.

Monitorização automatizada de risco

Sempre que os KRIs cruzam as suas tolerâncias predeterminadas, o sistema notifica os proprietários de risco. Estes alertas ao vivo permitem que os proprietários de risco investiguem e implementem controlos adicionais e medidas de mitigação onde necessário.

As plataformas de ERM modernas conectam-se através de integrações de API a outros sistemas de negócios, tais como finanças, RH, gestão de incidentes ou fontes de dados operacionais. Estas integrações alimentam automaticamente os dados de desempenho e risco relacionados com os KRIs no sistema de ERM. Esta ligação permite a monitorização ao vivo dos níveis de risco com base em dados operacionais.

Quando as métricas ligadas aos KRIs indicam um risco crescente, tal como um pico em incidentes ou KPIs perdidos, o sistema alerta o proprietário de risco relevante e atualiza os painéis instantaneamente. Este fluxo de dados ao vivo permite que a liderança veja a exposição ao risco atualizada em tempo real.

Defina controlos e automatize os testes de controlo

Depois de ter avaliado os seus riscos e estabelecido a sua capacidade de monitorização, pode utilizar a plataforma de ERM para criar uma biblioteca de controlo abrangente. Capture objetivos, descrições, proprietários, frequências de teste, tipos (preventivo/detetive) e requisitos de evidência para cada controlo. Estes dados abrangentes garantem o design adequado e o rastreamento da eficácia dos controlos.

Mapeie cada controlo para os riscos relevantes no sistema. O mapeamento permite que as equipas visualizem como controlos específicos impactam múltiplos riscos, fornecendo uma compreensão das interdependências e da eficácia geral dos controlos.

Uma vez que os controlos estão em vigor, deve monitorizar a sua eficácia para garantir que estão a funcionar como pretendido. O software de ERM pode automatizar as verificações e os testes de controlo. Agende testes e verificações em intervalos regulares ou em eventos específicos, tais como atualizações do sistema ou novos requisitos regulamentares. Quando um teste ou verificação é devido, o sistema notifica o pessoal relevante, permitindo-lhes introduzir os detalhes na plataforma. O sistema envia lembretes automatizados para verificações incompletas e notifica os proprietários de risco de quaisquer controlos falhados ou ineficazes que necessitem de ser abordados, garantindo a precisão e a integridade.

À medida que o pessoal introduz os resultados dos testes, os líderes podem rastrear as taxas de aprovação/reprovação e gerar relatórios instantaneamente que mostram as tendências e o desempenho do controlo ao longo do tempo. A validação contínua garante que os controlos permanecem eficazes e fornece à gestão visibilidade em tempo real do desempenho.

Capture ações de mitigação

Quando um risco excede os limiares ou KRIs previamente definidos, registe as ações de mitigação na plataforma. O sistema envia avisos para adicionar informações-chave necessárias para cada ação, incluindo:

  • Breve descrição da medida corretiva ou de mitigação.
  • Proprietário responsável
  • Prazo e nível de prioridade
  • Estado e evidências de apoio.

O sistema mantém um trilho de auditoria abrangente de ações, garantindo a responsabilização e apoiando a conformidade regulamentar.

Painéis personalizados

A plataforma suporta todas as partes interessadas, desde o pessoal da linha da frente que realiza verificações de controlo até aos membros do conselho de administração que revêem as informações de risco em toda a empresa.
Cada utilizador tem um painel personalizado que mostra os seus itens acionáveis, tais como:

  • Próximas avaliações de risco
  • Verificações de controlo em atraso
  • Notificações de níveis de risco crescentes ligados a KRIs ou limiares
  • Resumos da exposição ao risco dentro da sua unidade de negócio

Os líderes seniores e os membros do conselho de administração têm acesso a painéis estratégicos que fornecem análises mais profundas e métricas ao nível da empresa. Estas informações apoiam a tomada de decisões informadas em toda a organização.

Trilho de auditoria e responsabilização

Cada ação, atualização ou alteração no sistema é rastreável ao utilizador, criando um trilho de auditoria completo de quem fez o quê e quando. Esta transparência apoia os requisitos de governação corporativa e garante a responsabilização. Também fornece evidências defensáveis para reguladores, auditores e partes interessadas.

Muitas plataformas de software integram-se com o Active Directory ou o Single Sign-On (SSO). Esta sincronização fornece aos funcionários acesso com base na sua função e departamento, garantindo que as atualizações de acesso do utilizador são automáticas quando as funções dos funcionários mudam. As hierarquias de permissões protegem os dados confidenciais, limitando as visualizações dos funcionários para mostrar o que é relevante para a sua função.

Relatórios Automatizados e Análise em Tempo Real

Quando implementa a sua estrutura de ERM utilizando software, todos os relatórios são automatizados. Uma plataforma ERM elimina a necessidade de compilar manualmente dados de várias folhas de cálculo.

Com um único clique, os utilizadores podem gerar uma variedade de relatórios padrão e personalizáveis, incluindo:

  • Resumos do registo de riscos e relatórios de exposição ao risco
  • Relatórios de eficácia do controlo
  • Mapas de calor e análises de tendências
  • Visuais de análise de laço
  • Painéis interativos no Microsoft Power BI

Os relatórios são atualizados em tempo real. Pode visualizar o estado atual do risco, as ações em atraso, os controlos falhados e o desempenho em relação ao apetite pelo risco. A maioria das plataformas oferece uma variedade de relatórios pré-definidos que pode personalizar ainda mais para se alinharem com os requisitos de relatórios específicos da sua organização.

Modelos de Melhores Práticas e Configurabilidade

A maioria das plataformas ERM de nível empresarial oferece registos de risco, bibliotecas de controlo, fluxos de trabalho e modelos pré-construídos. Estes padrões normalmente alinham-se com diretrizes como a ISO 31000, COSO e APRA CPS 230, permitindo-lhe alinhar rapidamente os seus processos com as melhores práticas reconhecidas.

Estas estruturas prontas a usar permitem uma configuração rápida e garantem a eficiência. Os fluxos de trabalho, os formulários e os relatórios são totalmente configuráveis, permitindo-lhe adaptar o sistema para se alinhar com a terminologia interna ou as necessidades de relatórios. Esta flexibilidade também lhe permite desenvolver processos ERM sem começar do zero e acompanhar as regulamentações em mudança.

Ligue o Risco aos Objetivos Estratégicos

O software ERM avançado estende-se para além da gestão de riscos para incorporar o planeamento estratégico e o acompanhamento do desempenho. Os líderes definem objetivos estratégicos de alto nível na plataforma e dividem-nos em programas, projetos e tarefas mais pequenos necessários para alcançar a estratégia geral. Documente a estratégia no sistema, atribuindo uma propriedade clara às tarefas. Esta abordagem estruturada permite-lhe ajustar os planos estratégicos rapidamente quando a exposição ao risco ou os fatores externos mudam. Atualize facilmente os prazos, os orçamentos, as tarefas e as ações. O sistema notifica os proprietários relevantes, garantindo que tudo permanece no caminho certo e que as partes interessadas certas são informadas.

Atribua proprietários, prazos e orçamentos para cada tarefa. À medida que os funcionários concluem cada ação, o sistema acompanha o progresso em todos os níveis do plano. Esta visibilidade garante a responsabilização e ajuda a liderança a ver como cada atividade contribui para os objetivos estratégicos.

Cada objetivo está ligado aos dados de desempenho e aos riscos relevantes. Este mapeamento permite que a sua organização acompanhe se as iniciativas estratégicas estão a progredir conforme o planeado e se a estratégia está a fornecer os resultados desejados. Ao integrar a estratégia com os dados de risco e desempenho, a liderança pode tomar decisões informadas sobre onde investir e adaptar.

Por que a Automatização é Importante

A digitalização da sua estrutura ERM com software elimina processos ineficientes, manuais e baseados em folhas de cálculo. As plataformas ERM evoluíram para sistemas de negócios que os funcionários de todos os níveis usam para integrar a gestão de riscos no seu trabalho diário. Esta abordagem holística alarga o âmbito da gestão de riscos. Reduz o esforço administrativo e garante que as informações de risco fluem instantaneamente da linha da frente para a sala de reuniões.

O software ERM transforma a sua estrutura de gestão de riscos num sistema dinâmico que estrutura a captura de dados e automatiza tarefas. O software ERM permite uma mudança para uma gestão de riscos proativa e orientada para o conhecimento, garantindo que os riscos são identificados e abordados prontamente. Os dados capacitam a tomada de decisões em todos os níveis da organização.

Dicas para Construir uma Estrutura ERM Sustentável

  • Comece com o que é mais importante. Concentre-se primeiro nos riscos estratégicos de alto impacto para alinhar as prioridades de risco com os objetivos de negócios antes de abordar todas as questões menores.
  • Crie uma linguagem de risco comum. A padronização da terminologia, das categorias e dos sistemas de classificação garante que as informações de risco são comparáveis em toda a empresa.
  • Promova uma cultura consciente do risco. Forneça orientação que capacite os funcionários a identificar e escalar riscos, incidentes, perigos e quase acidentes prontamente.
  • Ligue o risco ao desempenho e aos objetivos. Ao ligar o risco ao desempenho e aos objetivos, a liderança pode usar informações baseadas no risco para planear a estratégia, impulsionar uma tomada de decisões mais inteligente e orientar a alocação de recursos.
  • Continue a melhorar. O ERM requer melhoria contínua — realize revisões regulares, execute o planeamento de cenários e aja com base nas lições aprendidas para manter a sua estrutura ERM adaptável e relevante.

Transformar o ERM numa Vantagem Estratégica

Uma estrutura ERM bem-sucedida é mais do que um documento — deve ser um sistema vivo que liga o risco à estratégia e ao desempenho. Ter a estrutura e as ferramentas certas em vigor permite-lhe capturar os dados necessários, compreender a exposição ao risco e concentrar os esforços de mitigação nos riscos de maior impacto.

Se está pronto para automatizar e fortalecer o seu programa ERM, o software pode ajudá-lo a construir uma estrutura de melhores práticas. A automatização da gestão de riscos permite-lhe alocar mais tempo à análise de dados de risco e a impulsionar melhores resultados de negócios, em vez de gerir processos de risco.

Para obter mais informações sobre a gestão de riscos empresariais, transfira o nosso ebook, From Data to Decisions: Engaging Everyone in Enterprise Risk Management for Business Success, e consulte o software ERM da Riskonnect.