Combien d’incidents, de dangers et de quasi-accidents votre organisation rencontre-t-elle chaque année ? Ne pas gérer et résoudre les incidents met non seulement en danger le bien-être de vos employés, mais aussi l’avenir de votre organisation. Dans cet article, nous examinerons 10 signes courants qui indiquent que vous avez besoin d’un meilleur processus de signalement des incidents, nous partagerons les principaux avantages de la numérisation de votre processus de gestion des incidents, et nous explorerons les technologies disponibles pour construire un cadre de signalement des incidents conforme aux meilleures pratiques.
Qu’est-ce que la gestion des incidents et pourquoi est-elle importante ?
Le signalement des incidents ou la gestion des incidents implique l’enregistrement des événements sur le lieu de travail, y compris les pannes, les quasi-accidents, les blessures et les accidents ; et nécessite la documentation de tous les faits relatifs à chaque incident. Les incidents peuvent être classés comme des accidents causant des blessures aux employés ou des dommages aux biens et équipements, ou des événements perturbant les opérations commerciales. Il ne suffit pas de simplement tenir un registre des incidents ; pour un processus véritablement complet, vous devez mettre en place des étapes pour résoudre rapidement les incidents et utiliser les résultats pour prévenir les occurrences futures.
Les programmes complets de gestion des incidents permettent également aux employés de signaler les « quasi-accidents », c’est-à-dire des incidents qui n’ont pas entraîné de blessure ou de panne car ils ont été résolus avant que des problèmes significatifs ne surviennent, mais qui en avaient le potentiel. Les quasi-accidents sont des indicateurs importants d’événements potentiellement dangereux et constituent des signaux d’avertissement précieux qui nous permettent d’identifier et d’éliminer les dangers potentiels.
Les données sur les incidents contiennent des informations vitales pour les organisations ; elles permettent aux équipes de direction de voir quels sites ou individus causent le plus d’incidents et à quelle fréquence ils se produisent. Ces données fondamentales permettent aux organisations de modifier les processus ou de mettre en place des mesures pour prévenir les occurrences futures. Par conséquent, le signalement devrait faire partie intégrante de tout processus de gestion des incidents. Des rapports complets ont le pouvoir de minimiser la fréquence et la gravité des incidents au sein d’une organisation.
Les processus manuels et ad hoc de signalement des incidents utilisant des tableurs et des courriels sans capacités formelles de reporting sont garantis de produire des données médiocres. Cela entraînera des plans de réponse aux incidents inadéquats, une série d’incidents évitables et une réponse retardée aux incidents, ce qui pourrait causer une augmentation des blessures, des amendes ou des pannes opérationnelles importantes.
10 signes qui indiquent que vous avez besoin d’un meilleur processus de signalement des incidents
1. Absence de processus clair pour l’enregistrement des incidents et des quasi-accidents
Un processus peu clair pour signaler et enregistrer les incidents reste l’un des plus grands indicateurs d’une mauvaise gestion des incidents. Si votre personnel n’est formé qu’à enregistrer les incidents réels, et non les dangers et les quasi-accidents, vous manquez une énorme opportunité de prévenir les incidents futurs.
2. Vous avez des difficultés à visualiser et analyser vos données d’incidents
Le signalement des incidents n’est pas un « événement à configurer et à oublier ». C’est un processus continu qui implique de surveiller de près les domaines à améliorer. Malheureusement, vous pouvez oublier de mesurer la santé de vos processus actuels s’ils ne produisent pas les données nécessaires pour indiquer quels domaines doivent être améliorés.
3. Incidents non classifiés et non priorisés
Tous les incidents ne sont pas égaux en termes d’urgence et de gravité. Certains exigeront une réponse rapide, et d’autres pourront être résolus sur une plus longue période. L’un ne peut pas être priorisé par rapport à l’autre sans certaines fonctionnalités de signalement des incidents, notamment la capacité d’évaluer et de catégoriser les incidents pour les désigner comme priorité haute ou basse.
4. Enregistrements d’incidents vagues ou peu clairs
Une documentation d’incident incomplète, peu claire ou incohérente signifie souvent que le rapport manque de détails cruciaux sur les personnes impliquées, les processus affectés, les personnes informées, et des preuves photographiques sont souvent nécessaires. Pour résoudre le problème de la documentation peu claire des incidents, les équipes devraient utiliser un système avec des modèles en ligne standardisés qui demandent au personnel sur place les données requises. Si les organisations utilisent des processus manuels, comme des tableurs et des courriels pour enregistrer et résoudre les incidents, cela aboutira à des données incomplètes qui produisent des rapports partiels ou trompeurs.
5. Votre processus de signalement des incidents manque de responsabilisation
La responsabilisation et l’appropriation des incidents liés aux risques sont d’une importance critique. Si votre signalement des incidents n’est pas lié à votre annuaire actif du personnel, des sites et des départements, il peut être difficile d’analyser quelles équipes ou individus sont responsables des incidents, rendant difficile la prévention des occurrences futures.
6. Absence de processus formel d’escalade
Lorsqu’un processus d’incident n’a pas de voie d’escalade formelle, la résolution des incidents peut prendre beaucoup de temps. Les entreprises qui utilisent des flux de travail automatisés pour escalader les incidents vers les parties prenantes concernées via une voie d’escalade prédéfinie résoudront les incidents beaucoup plus rapidement.
7. Absence de cadre pour mener des enquêtes et effectuer une analyse des causes profondes
Lorsqu’un incident est enregistré, ce n’est que le début du processus. Si votre processus d’incident actuel n’a pas de moyen formel d’escalader l’incident et d’effectuer des analyses des causes profondes, vous devriez envisager de mettre en œuvre une solution formelle pour gérer cela.
8. Vos rapports d’incidents n’influencent pas la prise de décision
Les organisations proactives utilisent les métriques de signalement des incidents pour influencer la prise de décision. Elles utilisent les données d’incidents pour identifier les zones à haut risque et utilisent ces informations pour mettre en œuvre des mesures de sécurité supplémentaires, administrer des formations, déployer de nouvelles politiques et directives de sécurité, et allouer un budget aux domaines qui nécessitent des investissements importants pour améliorer les processus.
9. Dépendance à des logiciels de signalement d’incidents obsolètes et cloisonnés
Vous utilisez encore des logiciels obsolètes ou disparates ? Lorsque les entreprises utilisent une plateforme logicielle autonome pour la gestion des incidents, elle n’offre pas d’intégrations avec d’autres processus GRC essentiels comme la gestion des risques, la conformité et les risques cyber et IT. Par conséquent, il peut être difficile d’apporter des améliorations ou de comprendre la probabilité de risques ou d’incidents supplémentaires sans cette cartographie critique. De nombreuses organisations se retrouvent même avec différents outils de signalement des incidents, les incidents IT étant enregistrés dans un outil et les accidents et événements liés à la santé et à la sécurité dans un autre outil, rendant difficile la compréhension de l’impact des incidents sur d’autres domaines d’activité.
10. Votre processus de signalement des incidents ne permet pas aux contractants et aux tiers de signaler des incidents
La plupart des organisations s’appuient sur un réseau de fournisseurs, de contractants et de prestataires tiers pour gérer leurs activités. Tout incident relatif aux fournisseurs et aux contractants doit être capturé dans le cadre de votre processus de gestion des incidents pour comprendre leur criticité et leur impact sur d’autres domaines d’activité. De nombreuses organisations choisissent des outils de signalement des incidents avec des portails en ligne pour les fournisseurs et des applications mobiles permettant aux fournisseurs de signaler directement les risques dans l’outil.
Les avantages de la numérisation de votre processus de signalement des incidents
En matière de gestion des incidents, ce qui distingue une organisation performante des autres est sa compréhension de la nécessité de gérer l’exposition aux risques en protégeant de manière proactive ses employés et sa marque en résolvant rapidement les incidents. Une fois que les processus de signalement des incidents d’une entreprise sont numérisés, elle peut atteindre le niveau de visibilité, de réactivité et d’efficacité nécessaire pour traiter chaque type d’incident avec la rigueur qu’il mérite.
Pour ce faire, les organisations matures utilisent un outil de signalement des incidents qui fait partie d’une plateforme GRC plus large pour mettre en œuvre une approche collaborative structurée qui se lie aux registres des risques et aux obligations de conformité. Voici 3 des principaux avantages de la numérisation de votre processus de gestion des incidents à l’aide d’un outil GRC conforme aux meilleures pratiques.
- Formulaires et flux de travail en ligne standardisés pour enregistrer les incidents
Les outils de signalement d’incidents en ligne permettent à tout employé de signaler facilement un incident. Les formulaires standardisés garantissent que les informations critiques sont capturées de manière cohérente. De nombreuses entreprises lient la solution à leur annuaire actif, permettant aux employés d’attribuer des incidents aux personnes, processus, lieux et départements pour une meilleure supervision. De nombreuses solutions proposent une application mobile permettant aux employés de signaler des incidents à tout moment et en tout lieu.
Une fois qu’un incident est enregistré, des flux de travail automatisés se mettent en action, alertant les parties prenantes concernées et permettant à l’équipe appropriée de travailler sur l’incident jusqu’à sa résolution, toutes les actions correctives étant capturées dans l’outil, assurant ainsi un processus d’enquête sur les incidents approfondi.
- Lier les incidents aux risques d’origine
La gestion des risques et le signalement des incidents sont intrinsèquement liés, de nombreux éléments du registre des risques se transformant en incidents réels et de nombreux incidents étant ajoutés au registre des risques pour surveiller la situation et prévenir la récurrence. Par conséquent, gérer les risques et les incidents dans le même outil GRC est une étape logique car cela permet la cartographie nécessaire entre ces deux fonctions pour comprendre l’impact.
Lier et analyser les données des incidents passés est vital pour prédire la probabilité d’événements de risque potentiels futurs. Créer un lien entre les programmes d’incidents et la gestion des risques aide à étendre le sens des responsabilités au programme ERM. Après tout, les risques d’entreprise ne sont que des incidents futurs potentiels qui sont également détenus par l’entreprise. De cette façon, lier les incidents et l’ERM peut aider à améliorer l’adhésion organisationnelle à l’ERM, tout en aidant à élever la visibilité et à démontrer la valeur commerciale du programme de signalement des incidents. Au lieu d’être considéré comme une simple activité opérationnelle, un programme de signalement des incidents peut être reconnu pour ce qu’il est vraiment, une source précieuse de données quantifiables qui peuvent améliorer la prise de décision, l’exécution de la stratégie et l’ERM.
- Tableaux de bord et rapports instantanés
Les tableaux de bord et rapports instantanés peuvent faciliter considérablement la gestion et la compréhension de vos données d’incidents en générant des rapports détaillés qui peuvent être utilisés pour approfondir le processus d’incident. Avec cette fonctionnalité, les équipes de gestion des incidents peuvent facilement identifier les zones à taux élevé d’incidents, se concentrer sur la façon de les réduire, consulter les rapports sur les incidents non résolus et identifier quels individus, départements et lieux causent le plus d’incidents. Le temps consacré à l’administration et aux rapports est considérablement réduit, permettant aux équipes de se concentrer sur la réduction et la résolution des incidents.
L’accès en temps réel aux tableaux de bord aide à identifier les fluctuations des métriques commerciales clés dès qu’elles se produisent sans avoir à attendre les rapports quotidiens ou hebdomadaires. Les insights et analyses qui en résultent aideront les dirigeants d’entreprise à prendre des décisions sur l’attribution du budget, de la formation ou des mesures de sécurité pour réduire les incidents. Les organisations peuvent utiliser les tableaux de bord et les rapports pour approfondir les détails et examiner les données, rendant la prise de décisions éclairées beaucoup plus facile.
Élevez votre signalement des incidents au niveau supérieur
Les rapports d’incidents sont un outil puissant et sont des mines d’or de données précieuses qui peuvent transformer les pratiques commerciales et fournir la justification des décisions commerciales à venir après la résolution d’un incident.
Trouver la bonne technologie ou passer à une technologie qui peut efficacement analyser les données collectées et identifier les tendances importantes joue un rôle majeur dans la prise de décision éclairée et potentiellement préventive.
Un système efficace de signalement des incidents peut également vous aider à rester conforme grâce à des capacités de conformité intégrées pour que rien ne soit oublié ou négligé pendant un incident stressant. Les capacités de signalement et de surveillance des incidents de Riskonnect permettent un processus efficace de conformité réglementaire, garantissant que vous opérez toujours en conformité avec vos obligations.
Avec l’approche intégrée de notre système de signalement des incidents, vous êtes habilité à collecter des données, créer des plans et communiquer avec le personnel approprié pour traiter rapidement et efficacement les incidents tout en promouvant une culture de sécurité positive en encourageant les employés à signaler les incidents et les quasi-accidents via des appareils mobiles. De plus, les équipes peuvent assurer des notifications rapides des incidents aux personnes appropriées et suivre efficacement les actions préventives pour minimiser les risques de sécurité au travail.
Les incidents, les méfaits et les quasi-accidents ont tous un impact sur le point de vue éthique et les mesures de sécurité d’une entreprise. Ainsi, avoir des canaux de signalement à la fois confidentiels et anonymes est la meilleure voie à suivre. Permettre aux employés de choisir entre ces options est crucial car cela peut encourager plus de personnes à se manifester. Il est donc important de mettre en place des plateformes qui permettent un signalement soit confidentiel, soit anonyme.
Dans le portail de signalement des incidents Riskonnect, outre la possibilité pour les fournisseurs, les contractants et autres tiers de signaler des incidents via un portail d’incidents externe, il permet également le signalement anonyme pour les employés concernant des questions sensibles comme le lancement d’alerte, où le lanceur d’alerte peut ne pas vouloir être identifié en créant des cas sous son propre nom.
Il est temps d’agir
Le signalement et la surveillance des incidents sont la pierre angulaire d’une organisation sûre et pleinement opérationnelle. Lorsque la gestion des incidents est bien faite, les organisations peuvent récolter les bénéfices d’inspirer un sens de l’urgence collective, d’encourager l’amélioration à l’échelle de l’entreprise et d’assurer le renforcement immédiat de l’action critique nécessaire suite à un incident. En bref, le signalement des incidents n’est pas un processus conçu pour causer des maux de tête, mais plutôt pour aider à prévenir les catastrophes futures.
Le déploiement d’une solution logicielle comme Riskonnect améliorera votre visibilité et garantira la sécurité de vos collaborateurs tout en faisant de votre organisation une référence pour les années à venir. Vous voulez en savoir plus sur la mise en œuvre d’un outil de signalement des incidents conforme aux meilleures pratiques ? Demandez simplement une démonstration personnalisée avec nous aujourd’hui !
