Nationaler Immobilien-Investmentfonds: Verwaltung von Versicherungsbescheinigungen

Nationaler Immobilien-Investmentfonds

Branche

Gewerbeimmobilien

Kunde

National Real Estate Investment Trust (Kunde)

Fokus

Versicherungsbescheinigungen (COIs) und Immobilien

Vorheriges System

Interne Tabellenkalkulationen

Herausforderung

Mit einem Volumen von über 5 Milliarden Dollar stand der Kunde vor der enormen Herausforderung, die Compliance aufrechtzuerhalten und seine Immobilienwerte, Kontakte und COIs zu verwalten. Der Kunde betreibt über 100 Standorte mit einer Fläche von mehr als 10 Millionen Quadratfuß, mit mehreren Mietern und Pachtverträgen für jede Immobilie. Es war schwierig, alle Daten zu erfassen, die für ein verantwortungsvolles und effizientes Risikomanagement dieser Immobilien erforderlich sind, und der interne Prozess der Verwendung von Tabellenkalkulationen war unzuverlässig und umständlich zu verfolgen.

Riskonnect-Lösung

Mit der Risikomanagementplattform von Riskonnect verfügt der Kunde nun über alle seine Immobilien und Immobiliendaten innerhalb des Systems. COPE-Daten werden für jeden Standort einfach gespeichert und verwaltet, und der Kunde verwaltet die Freigabeeinstellungen so, dass nur ein Benutzer, der auf einer Immobilie aufgeführt ist, diese Immobilie sehen kann, was eine zusätzliche Sicherheitsebene darstellt. Jede Immobilie kann mehrere zugehörige Mietverträge haben. Alle Mietverträge sind an eine Immobilie gebunden, so dass der Kunde schnell sehen kann, wer die Mieter an diesem Standort sind, und er kann schnell auf deren Kontaktinformationen zugreifen. Dies ist sehr hilfreich, wenn an diesem Standort etwas Unvorhergesehenes passiert und der Kunde die Mieter kontaktieren muss.

Der Kunde nutzt das System auch zur Überwachung der Versicherungszertifikate für alle seine Mieter. Eine Compliance-Funktion ‚kennzeichnet‘ ein COI visuell, wenn es die Mindestversicherungsanforderungen für den Standort nicht erfüllt. In der Regel gibt es mehrere COIs pro Mieter, die oft unterschiedliche Deckungen angeben, wie z. B. GL, Builders Risk, Property, Umbrella und Workers‘ Compensation. Das System verfolgt auf einfache Weise alle COIs, und ein automatisierter Workflow sendet eine Warnung, wenn ein COI sich dem Ablaufdatum nähert, um dem Kunden bei der Verwaltung der Mieter-Compliance zu helfen. Property Manager/Assistant Property Manager erhalten monatlich geplante Berichte über COIs, die seit über 30 Tagen abgelaufen sind, Mietverträge ohne aktive COIs, abgelehnte COIs und COIs, die noch von einem Supervisor geprüft werden müssen, so dass sie jeden Aspekt ihrer Immobilien einfach verwalten können. Darüber hinaus sind alle Schadensfälle mit einer Immobilie verbunden, so dass sie schnell beurteilen können, ob es an einem bestimmten Standort wiederkehrende Probleme gibt. Wenn sich die Tarife eines bestimmten Versicherers ändern, können die jeweiligen Property Manager benachrichtigt werden.

Die Riskonnect-Risikomanagement-Arbeitsplattform bietet dem Kunden ein sicheres und vollständig skalierbares Cloud-basiertes RMIS, von dem aus er seine organisatorischen Risikodaten verwalten kann. Der Risikomanager des Kunden ist in der Lage, Berichte in einem Bruchteil einer Sekunde zu erstellen, und die Datenqualität wird durch Datenvalidierungen und Workflows verbessert. Nichts entgeht dem Audit Trail innerhalb von Riskonnect RMIS, was sicherstellt, dass der Kunde einen vollständigen Einblick in die Integrität seiner Daten hat. Mit der Riskonnect-Risikomanagement-Arbeitsplattform ist das Risikomanagementteam des Kunden in der Lage, über die integrierte soziale Kommunikation mit den Property Managern zu kommunizieren, und Aufgaben werden einfach verwaltet und zur Nachverfolgung verfolgt. Property Manager können E-Mails aus dem System an Mieter senden, ohne den Mietern Zugang zum System gewähren zu müssen. Diese E-Mails enthalten Einzelheiten über die Nichteinhaltung der Vorschriften durch den Mieter, und eine Kopie der E-Mail wird zusammen mit dem Zeitpunkt und Datum der Verteilung in der Zertifikatsakte gespeichert. Die einfach zu bedienende webbasierte Schnittstelle ist intuitiv und erleichtert die lokale Akzeptanz, während die vollständig mobile Funktionalität von Riskonnect die Benutzer des Kunden auch beim Wechsel zwischen den Objekten produktiv hält.

Ergebnisse

Für diese große Immobilien-Investmentgesellschaft war die Herausforderung, die Vielzahl von COIs und Mietverträgen zu verwalten, entmutigend und zeitaufwendig. Riskonnect RMIS bot dem Kunden nicht nur ein einziges Datenrepository, von dem aus er seine gesamten organisatorischen Risikodaten verwalten konnte, sondern auch ein effizientes System, von dem aus er seine Mietverträge und COIs verfolgen und verwalten konnte. Mit dem Echtzeit-COI-Status können sie eine erhöhte Versicherungs-Compliance gewährleisten. Durch eine höhere Compliance reduzieren sie ihr Verlustrisiko. Sie haben jetzt einen einzigen Ort, von dem aus sie ihre COPE-Daten, Mietverträge, Mieter und COIs einsehen können. Automatisierte Berichte benachrichtigen die Property Manager über COIs und Mietverträge, die überprüft oder aktualisiert werden müssen. Diese wichtigen Aufgaben sind nun überschaubar, und ein Großteil des administrativen Aufwands für die Verfolgung dieser Punkte wurde aufgrund automatisierter Geschäftsprozesse beseitigt. Das Management hat nun die Möglichkeit, schnell über Immobilien-, Miet-, COI-, Mieter- und Schadensinformationen zu berichten, wobei Ad-hoc- und Standardberichte in einem Bruchteil einer Sekunde unter Verwendung von Echtzeitdaten zurückgegeben werden.