Société d’investissement immobilier nationale : gestion des certificats d’assurance

Société d’investissement immobilier nationale

Industrie

Immobilier commercial

Cliente

Société d’investissement immobilier nationale (Client)

Mise au point

Certificats d’assurance (COI) et propriétés

Système précédent

Tableurs internes

Défi

Avec plus de 5 milliards de dollars en installations, le Client faisait face à un défi considérable pour assurer la conformité et gérer les valeurs de leurs propriétés, les contacts et les COI. Le Client exploite plus de 100 emplacements représentant plus de 10 millions de pieds carrés, avec plusieurs locataires et baux pour chaque propriété. Rassembler toutes les données nécessaires pour gérer les risques de ces propriétés de manière responsable et efficace était difficile, et le processus interne d’utilisation de tableurs était peu fiable et fastidieux à suivre.

Solution Riskonnect

Avec la plateforme de gestion des risques de Riskonnect, le Client dispose désormais de toutes ses propriétés et données immobilières au sein du système. Les données COPE sont facilement stockées et gérées pour chaque emplacement, et le Client gère les paramètres de partage afin que seul un utilisateur répertorié sur une propriété puisse voir cette propriété, ajoutant une couche de sécurité supplémentaire. Chaque propriété peut avoir plusieurs baux associés. Tous les baux sont attachés à une propriété afin que le Client puisse rapidement voir qui sont les locataires à cet emplacement, et ils peuvent rapidement accéder à leurs coordonnées. Ceci est très utile si quelque chose d’imprévu se produit à cet emplacement et que le Client doit contacter les locataires.

Le Client utilise également le système pour surveiller les Certificats d’Assurance de tous leurs locataires. Une fonction de conformité ‘signale’ visuellement un COI s’il ne répond pas aux exigences minimales d’assurance pour l’emplacement. Il y a généralement plusieurs COI par locataire, spécifiant souvent différentes couvertures, telles que RC générale, Risque constructeur, Propriété, Assurance complémentaire et Indemnisation des accidents du travail. Le système suit facilement tous les COI, et un flux de travail automatisé envoie une alerte si un COI approche de sa date d’expiration pour aider le Client à gérer la conformité des locataires. Les Gestionnaires immobiliers/Gestionnaires immobiliers adjoints reçoivent des rapports mensuels programmés pour les COI expirés depuis plus de 30 jours, les baux sans COI actifs, les COI rejetés et les COI en attente d’examen par un superviseur afin qu’ils puissent facilement gérer tous les aspects de leurs propriétés. De plus, toutes les réclamations sont associées à une propriété, ils peuvent donc rapidement évaluer s’il y a des problèmes récurrents à un certain emplacement. Si les tarifs d’un assureur particulier changent, des notifications peuvent être fournies aux gestionnaires immobiliers respectifs.

La plateforme de travail de gestion des risques Riskonnect fournit au Client un RMIS sécurisé et entièrement évolutif basé sur le cloud pour gérer les données de risque organisationnel. Le gestionnaire de risques du Client peut exécuter des rapports en une fraction de seconde, et la qualité des données est améliorée grâce aux validations de données et aux flux de travail. Rien n’échappe à la piste d’audit au sein de Riskonnect RMIS, garantissant au Client une visibilité complète sur l’intégrité de leurs données. Avec la plateforme de travail de gestion des risques Riskonnect, l’équipe de gestion des risques du Client peut communiquer avec les gestionnaires immobiliers via une communication sociale intégrée, et les tâches sont facilement gérées et suivies pour les suivis. Les gestionnaires immobiliers peuvent envoyer des e-mails depuis le système aux locataires sans avoir besoin d’accorder aux locataires l’accès au système. Ces e-mails contiennent des détails concernant la non-conformité du locataire, et une copie de l’e-mail est stockée dans le dossier du certificat ainsi que l’heure et la date de distribution. L’interface web facile à utiliser est intuitive et facilite l’adoption locale, tandis que la fonctionnalité entièrement mobile de Riskonnect permet aux utilisateurs du Client de rester productifs lors de leurs déplacements entre les propriétés.

Résultats

Pour cette grande société de fiducie d’investissement immobilier, le défi de gérer la multitude de COI et de baux était intimidant et chronophage. Riskonnect RMIS a non seulement fourni au Client un référentiel de données unique à partir duquel gérer leurs données de risque organisationnel totales, mais aussi un système efficace pour suivre et gérer leurs baux et COI. Avec un statut COI en temps réel, ils sont en mesure d’assurer une conformité d’assurance accrue. Avec une meilleure conformité, ils réduisent leur exposition aux pertes. Ils disposent désormais d’un emplacement unique à partir duquel consulter leurs données COPE, baux, locataires et COI. Des rapports automatisés alertent les Gestionnaires immobiliers sur les COI et les baux qui nécessitent un examen ou une mise à jour. Ces tâches importantes sont maintenant gérables, et une grande partie de la charge administrative liée au suivi de ces éléments a été supprimée, grâce aux processus d’affaires automatisés. La direction a maintenant la capacité de rapporter rapidement sur les informations relatives aux Propriétés, Baux, COI, Locataires et Réclamations, avec des rapports ad hoc et standard renvoyés en une fraction de seconde en utilisant des données en temps réel.