Fonds national d’investissement immobilier : Gestion des certificats d’assurance

Fonds national d’investissement immobilier

L’industrie

Immobilier commercial

Client

National Real Estate Investment Trust (Client)

Focus

Certificats d’assurance (COI) et propriétés

Système précédent

Feuilles de calcul internes

Défi

Avec des installations d’une valeur de plus de 5 milliards de dollars, le client a dû relever un énorme défi pour se conformer à la réglementation et gérer la valeur de ses biens, ses contacts et ses droits d’auteur. Le client exploite plus de 100 sites représentant plus de 10 millions de pieds carrés, avec de multiples locataires et baux pour chaque propriété. Il était difficile de rassembler toutes les données nécessaires pour gérer les risques de manière responsable et efficace pour ces propriétés, et le processus interne d’utilisation de feuilles de calcul n’était pas fiable et lourd à suivre.

Solution Riskonnect

Grâce à la plateforme de gestion des risques de Riskonnect, le client dispose désormais de tous ses biens et de toutes les données relatives à ses biens au sein du système. Les données COPE sont facilement stockées et gérées pour chaque site, et le client gère les paramètres de partage de manière à ce que seul un utilisateur inscrit sur une propriété puisse voir cette propriété, ce qui ajoute une couche de sécurité supplémentaire. Chaque propriété peut avoir plusieurs baux associés. Tous les baux sont attachés à un bien, de sorte que le client peut rapidement voir qui sont les locataires de ce bien et accéder rapidement à leurs coordonnées. Ceci est très utile si un événement imprévu se produit à cet endroit et que le client a besoin de contacter les locataires.

Le client utilise également le système pour contrôler les certificats d’assurance de tous ses locataires. Une fonction de conformité signale visuellement un certificat d’assurance s’il ne répond pas aux exigences minimales en matière d’assurance pour l’emplacement. Il existe généralement plusieurs certificats d’assurance par locataire, qui spécifient souvent différentes couvertures, telles que la responsabilité civile, les risques des constructeurs, les biens, l’assurance parapluie et l’indemnisation des accidents du travail. Le système permet de suivre facilement toutes les garanties d’assurance, et un flux de travail automatisé envoie une alerte si une garantie d’assurance arrive à expiration, afin d’aider le client à gérer la conformité des locataires. Les gestionnaires immobiliers et les gestionnaires immobiliers adjoints reçoivent des rapports mensuels programmés pour les COI expirés depuis plus de 30 jours, les baux sans COI actif, les COI rejetés et les COI en attente d’examen par le superviseur, afin qu’ils puissent facilement gérer tous les aspects de leurs propriétés. En outre, tous les sinistres sont associés à un bien immobilier, ce qui leur permet d’évaluer rapidement s’il existe des problèmes récurrents sur un site donné. Si les tarifs d’un transporteur particulier changent, des notifications peuvent être envoyées aux gestionnaires de biens respectifs.

La plateforme de travail de gestion des risques Riskonnect fournit au client un SIGR sécurisé et entièrement évolutif, basé sur le cloud, à partir duquel il peut gérer les données relatives aux risques de son organisation. Le gestionnaire de risque du client est en mesure d’exécuter des rapports en une fraction de seconde, et la qualité des données est améliorée grâce aux validations de données et aux flux de travail. Rien n’échappe à la piste d’audit dans le SIGR Riskonnect, ce qui garantit au client une visibilité totale sur l’intégrité de ses données. Grâce à la plateforme de travail de gestion des risques Riskonnect, l’équipe de gestion des risques du client est en mesure de communiquer avec les gestionnaires immobiliers par le biais d’une communication sociale intégrée, et les tâches sont facilement gérées et suivies. Les gestionnaires immobiliers peuvent envoyer des courriels aux locataires à partir du système sans avoir besoin de leur accorder l’accès au système. Ces courriels contiennent des informations spécifiques concernant la non-conformité du locataire, et une copie du courriel est stockée dans l’enregistrement du certificat avec l’heure et la date de distribution. L’interface web facile à utiliser est intuitive et facilite l’adoption locale, tandis que la fonctionnalité mobile de Riskonnect permet aux utilisateurs du client de rester productifs lorsqu’ils se déplacent d’une propriété à l’autre.

Résultats

Pour cette grande société d’investissement immobilier, le défi que représentait la gestion d’une multitude d’informations sur les clients et de baux était décourageant et prenait beaucoup de temps. Riskonnect RMIS a non seulement fourni au client un référentiel de données unique à partir duquel il peut gérer l’ensemble de ses données sur les risques organisationnels, mais aussi un système efficace à partir duquel il peut suivre et gérer ses baux et ses contrats de location. Grâce à l’état en temps réel des contrats d’assurance, le client est en mesure d’assurer une plus grande conformité en matière d ‘assurance. Grâce à une meilleure conformité, ils réduisent leur exposition aux sinistres. Ils disposent désormais d’un emplacement unique à partir duquel ils peuvent consulter leurs données COPE, leurs baux, leurs locataires et leurs COI. Des rapports automatisés alertent les gestionnaires immobiliers sur les COI et les baux qui doivent être révisés ou mis à jour. Ces tâches importantes sont désormais gérables et une grande partie de la charge administrative liée au suivi de ces éléments a été supprimée grâce à l’automatisation des processus commerciaux. La direction a désormais la possibilité d’établir rapidement des rapports sur les informations relatives aux biens, aux baux, aux informations d’origine, aux locataires et aux réclamations, grâce à des rapports ad hoc et standard qui sont produits en une fraction de seconde et qui utilisent des données en temps réel.