Project Description

National Real Estate Investment Trust

Indústria

Imóveis comerciais

Cliente

National Real Estate Investment Trust (Cliente)

Concentra-te

Certificados de seguro (COIs) e propriedades

Sistema anterior

Folhas de cálculo internas

Desafio

Com mais de 5 mil milhões de dólares em instalações, o Cliente enfrentou um enorme desafio para manter a conformidade e gerir os valores das suas propriedades, contactos e COIs. O Cliente opera em mais de 100 locais que representam mais de 10 milhões de pés quadrados, com vários inquilinos e contratos de arrendamento para cada propriedade. A recolha de todos os dados necessários para gerir de forma responsável e eficiente o risco destas propriedades era difícil, e o processo interno de utilização de folhas de cálculo não era fiável e era complicado de controlar.

Solução Riskonnect

Com a plataforma de gerenciamento de riscos da Riskonnect, o Cliente agora tem todas as suas propriedades e dados de propriedade dentro do sistema. Os dados COPE são facilmente armazenados e geridos para cada localização, e o Cliente gere as definições de partilha de modo a que apenas um utilizador que esteja listado numa propriedade possa ver essa propriedade, acrescentando uma camada de segurança adicional. Cada propriedade pode ter vários alugueres associados. Todos os arrendamentos são anexados a uma propriedade para que o Cliente possa ver rapidamente quem são os inquilinos desse local e aceder rapidamente às suas informações de contacto. Isto é muito útil se acontecer algum imprevisto nesse local e o Cliente precisar de contactar os inquilinos.

O Cliente também utiliza o sistema para monitorizar os Certificados de Seguro de todos os seus inquilinos. Uma funcionalidade de conformidade “assinala” visualmente um COI se este não cumprir os requisitos mínimos de seguro para a localização. Normalmente, existem vários COIs por inquilino, muitas vezes especificando diferentes coberturas, como GL, Builders Risk, Property, Umbrella e Workers’ Compensation. O sistema acompanha facilmente todos os COIs e o fluxo de trabalho automatizado envia um alerta se um COI estiver quase a expirar para ajudar o Cliente a gerir a conformidade do inquilino. Os Gestores de Propriedades/Assistentes de Gestores de Propriedades recebem mensalmente relatórios programados para COIs expirados há mais de 30 dias, arrendamentos sem COIs activos, COIs rejeitados e COIs pendentes de revisão pelo supervisor, para que possam gerir facilmente todos os aspectos das suas propriedades. Além disso, todas as reclamações estão associadas a uma propriedade, pelo que podem avaliar rapidamente se existem problemas recorrentes numa determinada localização. Se as tarifas de uma determinada transportadora mudarem, podem ser enviadas notificações aos respectivos gestores de propriedades.

A plataforma de trabalho de gestão de risco Riskonnect fornece ao Cliente um RMIS baseado na nuvem, seguro e totalmente escalável, a partir do qual pode gerir os seus dados de risco organizacional. O gestor de risco do Cliente pode executar relatórios numa fração de segundo e a qualidade dos dados é melhorada com validações de dados e fluxos de trabalho. Nada escapa à trilha de auditoria no Riskonnect RMIS, garantindo que o Cliente tenha total visibilidade da integridade de seus dados. Com a plataforma de trabalho de gestão de riscos Riskonnect, a equipa de gestão de riscos do Cliente pode comunicar com os gestores de propriedades através de comunicação social integrada, e as tarefas são facilmente geridas e controladas para acompanhamento. Os gerentes de propriedades podem enviar e-mails do sistema para os inquilinos sem a necessidade de conceder a eles acesso ao sistema. Estes e-mails contêm informações específicas sobre o incumprimento do inquilino e uma cópia do e-mail é armazenada no registo do certificado, juntamente com a hora e a data da distribuição. A interface fácil de usar baseada na web é intuitiva e facilita a adoção local, enquanto a funcionalidade totalmente móvel do Riskonnect mantém os usuários do Cliente produtivos enquanto se deslocam entre as propriedades.

Resultados

Para essa grande empresa de investimentos imobiliários, o desafio de gerenciar a grande quantidade de COIs e arrendamentos era assustador e demorado. O Riskonnect RMIS não só forneceu ao Cliente um único repositório de dados para gerenciar todos os seus dados de risco organizacional, mas também um sistema eficiente para rastrear e gerenciar seus contratos de locação e COIs. Com o estado dos COIs em tempo real, consegue garantir uma maior conformidade com os seguros. Com uma maior conformidade, reduzem a exposição a perdas. Dispõe agora de um único local para visualizar os seus dados COPE, arrendamentos, inquilinos e COIs. Os relatórios automatizados alertam os gestores de propriedades para os COI e os contratos de arrendamento que precisam de ser revistos ou actualizados. Estas tarefas importantes são agora geríveis e grande parte da carga administrativa do acompanhamento destes itens foi eliminada, devido aos processos comerciais automatizados. A gestão tem agora a capacidade de elaborar rapidamente relatórios sobre a propriedade, o arrendamento, o COI, o inquilino e as informações sobre as reclamações, com relatórios ad-hoc e padrão que são apresentados numa fração de segundo, utilizando dados em tempo real.