Fundo de investimento imobiliário nacional: gestão de certificados de seguro

Fundo de investimento imobiliário nacional

Indústria

Imobiliário comercial

Cliente

Fundo de Investimento Imobiliário Nacional (Cliente)

Foco

Certificados de Seguro (COIs) e Propriedades

Sistema anterior

Folhas de cálculo internas

Desafio

Com mais de 5 mil milhões de dólares em instalações, o Cliente enfrentava um enorme desafio em manter a conformidade e gerir os valores das suas propriedades, contactos e COIs. O Cliente opera mais de 100 localizações, representando mais de 10 milhões de metros quadrados, com múltiplos inquilinos e contratos de arrendamento para cada propriedade. Reunir todos os dados necessários para gerir o risco destas propriedades de forma responsável e eficiente era difícil, e o processo interno de utilização de folhas de cálculo era pouco fiável e complicado de acompanhar.

Solução Riskonnect

Com a plataforma de gestão de risco da Riskonnect, o Cliente tem agora todas as suas propriedades e dados das propriedades dentro do sistema. Os dados COPE são facilmente armazenados e geridos para cada localização, e o Cliente gere as definições de partilha para que apenas um utilizador listado numa propriedade possa ver essa propriedade, adicionando uma camada de segurança adicional. Cada propriedade pode ter vários contratos de arrendamento associados. Todos os contratos de arrendamento estão anexados a uma propriedade, para que o Cliente possa ver rapidamente quem são os inquilinos nessa localização e aceder rapidamente às suas informações de contacto. Isto é muito útil se algo imprevisto acontecer nessa localização e o Cliente precisar de contactar os inquilinos.

O Cliente também utiliza o sistema para monitorizar os Certificados de Seguro de todos os seus inquilinos. Uma funcionalidade de conformidade ‘sinaliza’ visualmente um COI se este não cumprir os requisitos mínimos de seguro para a localização. Geralmente, existem vários COIs por inquilino, especificando frequentemente diferentes coberturas, como RC, Risco de Construção, Propriedade, Responsabilidade Civil Complementar e Acidentes de Trabalho. O sistema acompanha facilmente todos os COIs, e um fluxo de trabalho automatizado envia um alerta se um COI estiver próximo da expiração para ajudar o Cliente a gerir a conformidade dos inquilinos. Os Gestores de Propriedade/Gestores de Propriedade Assistentes recebem relatórios mensais programados para COIs expirados há mais de 30 dias, contratos de arrendamento sem COIs ativos, COIs rejeitados e COIs pendentes de revisão do supervisor, para que possam gerir facilmente todos os aspetos das suas propriedades. Além disso, todas as reclamações estão associadas a uma propriedade, para que possam avaliar rapidamente se existem problemas recorrentes numa determinada localização. Se as taxas de uma determinada seguradora mudarem, podem ser fornecidas notificações aos respetivos gestores de propriedade.

A plataforma de trabalho de gestão de risco da Riskonnect fornece ao Cliente um RMIS baseado na nuvem seguro e totalmente escalável para gerir os dados de risco organizacional. O gestor de risco do Cliente pode executar relatórios numa fração de segundo, e a qualidade dos dados é melhorada com validações de dados e fluxos de trabalho. Nada escapa ao registo de auditoria dentro do RMIS da Riskonnect, garantindo que o Cliente terá total visibilidade sobre a integridade dos seus dados. Com a plataforma de trabalho de gestão de risco da Riskonnect, a equipa de gestão de risco do Cliente pode comunicar com os gestores de propriedade através de comunicação social integrada, e as tarefas são facilmente geridas e acompanhadas para seguimento. Os Gestores de Propriedade podem enviar e-mails do sistema para os inquilinos sem precisar de conceder acesso ao sistema aos inquilinos. Estes e-mails contêm detalhes específicos sobre a não conformidade do inquilino, e uma cópia do e-mail é armazenada no registo do certificado juntamente com a hora e data de distribuição. A interface web fácil de usar é intuitiva e facilita a adoção local, enquanto a funcionalidade totalmente móvel da Riskonnect mantém os utilizadores do Cliente produtivos enquanto se deslocam entre propriedades.

Resultados

Para esta grande empresa de fundos de investimento imobiliário, o desafio de gerir a multidão de COIs e contratos de arrendamento era assustador e demorado. O RMIS da Riskonnect não só forneceu ao Cliente um único repositório de dados para gerir os seus dados de risco organizacional total, mas também um sistema eficiente para acompanhar e gerir os seus contratos de arrendamento e COIs. Com o estado dos COIs em tempo real, eles são capazes de garantir uma maior conformidade de seguros. Com maior conformidade, estão a reduzir a sua exposição a perdas. Agora têm uma única localização a partir da qual podem visualizar os seus dados COPE, contratos de arrendamento, inquilinos e COIs. Relatórios automatizados alertam os Gestores de Propriedade para os COIs e contratos de arrendamento que necessitam de revisão ou atualização. Estas tarefas importantes são agora gerenciáveis, e grande parte do fardo administrativo de acompanhar estes itens foi removido, devido a processos de negócio automatizados. A gestão tem agora a capacidade de reportar rapidamente sobre informações de Propriedade, Contrato de Arrendamento, COI, Inquilino e Reclamação, com relatórios ad-hoc e padrão retornando numa fração de segundo usando dados em tempo real.