Project Description
Fondo Nacional de Inversión Inmobiliaria
Industria
Inmuebles comerciales
Cliente
Fondo Nacional de Inversión Inmobiliaria (Cliente)
Enfoque
Certificados de seguro (COI) y propiedades
Sistema anterior
Hojas de cálculo internas
Desafío
Con más de 5.000 millones de dólares en instalaciones, el Cliente se enfrentaba a un tremendo reto a la hora de cumplir la normativa y gestionar los valores de sus propiedades, contactos y COI. El Cliente gestiona más de 100 locales que representan más de 10 millones de pies cuadrados, con múltiples inquilinos y contratos de arrendamiento para cada propiedad. Reunir todos los datos necesarios para gestionar el riesgo de estas propiedades de forma responsable y eficaz era difícil, y el proceso interno de utilizar hojas de cálculo resultaba poco fiable y engorroso de seguir.
Solución Riskonnect
Con la plataforma de gestión de riesgos de Riskonnect, el Cliente tiene ahora todas sus propiedades y datos de propiedad dentro del sistema. Los datos COPE se almacenan y gestionan fácilmente para cada ubicación, y el Cliente gestiona la configuración de uso compartido para que sólo un usuario que figure en una propiedad pueda ver esa propiedad, lo que añade una capa de seguridad adicional. Cada propiedad puede tener varios arrendamientos asociados. Todos los contratos de alquiler se adjuntan a una propiedad para que el Cliente pueda ver rápidamente quiénes son los inquilinos de esa ubicación y acceder rápidamente a su información de contacto. Esto es muy útil si ocurre algo imprevisto en ese lugar y el Cliente necesita ponerse en contacto con los inquilinos.
El Cliente también utiliza el sistema para controlar los Certificados de Seguro de todos sus inquilinos. Una función de cumplimiento «marca» visualmente un COI si no cumple los requisitos mínimos de seguro para la ubicación. Suele haber varios COI por arrendatario, que a menudo especifican distintas coberturas, como GL, Riesgo del Constructor, Bienes, Paraguas e Indemnización Laboral. El sistema rastrea fácilmente todos los COI, y el flujo de trabajo automatizado envía una alerta si un COI está a punto de caducar para ayudar al Cliente a gestionar el cumplimiento del inquilino. Los Administradores/Asistentes de Administración reciben informes mensuales programados de los COI caducados hace más de 30 días, los arrendamientos sin COI activos, los COI rechazados y los COI pendientes de revisión por el supervisor, para que puedan gestionar fácilmente todos los aspectos de sus propiedades. Además, todas las reclamaciones están asociadas a una propiedad, por lo que pueden evaluar rápidamente si hay algún problema recurrente en un lugar determinado. Si cambian las tarifas de un determinado transportista, pueden enviarse notificaciones a los respectivos gestores de propiedades.
La plataforma de trabajo de gestión de riesgos Riskonnect proporciona al Cliente un RMIS seguro y totalmente escalable basado en la nube desde el que gestionar sus datos de riesgos organizativos. El gestor de riesgos del Cliente puede ejecutar informes en una fracción de segundo, y la calidad de los datos se mejora con validaciones de datos y flujos de trabajo. Nada escapa a la pista de auditoría dentro de Riskonnect RMIS, lo que garantiza al Cliente una visibilidad total de la integridad de sus datos. Con la plataforma de trabajo de gestión de riesgos Riskonnect, el equipo de gestión de riesgos del Cliente puede comunicarse con los gestores de propiedades mediante la comunicación social integrada, y las tareas se gestionan y rastrean fácilmente para su seguimiento. Los Administradores de Fincas pueden enviar correos electrónicos desde el sistema a los inquilinos sin necesidad de concederles acceso al sistema. Estos correos electrónicos contienen información específica sobre el incumplimiento del inquilino, y una copia del correo electrónico se almacena en el registro del certificado junto con la hora y la fecha de distribución. La interfaz basada en web, fácil de usar, es intuitiva y facilita la adopción local, mientras que la funcionalidad totalmente móvil de Riskonnect mantiene la productividad de los usuarios del Cliente mientras se desplazan entre propiedades.
Resultados
Para esta gran empresa de inversión inmobiliaria, el reto de gestionar la multitud de COI y arrendamientos era desalentador y requería mucho tiempo. Riskonnect RMIS no sólo proporcionó al Cliente un único repositorio de datos desde el que gestionar todos sus datos de riesgos organizativos, sino también un sistema eficaz desde el que seguir y gestionar sus arrendamientos y COI. Con el estado de los COI en tiempo real, pueden garantizar un mayor cumplimiento de los seguros. Con un mayor cumplimiento, reducen su exposición a pérdidas. Ahora tienen una única ubicación desde la que ver sus datos COPE, arrendamientos, inquilinos y COI. Los informes automatizados avisan a los Administradores de Fincas de los COI y los contratos de arrendamiento que deben revisarse o actualizarse. Estas importantes tareas son ahora manejables, y se ha eliminado gran parte de la carga administrativa que suponía el seguimiento de estos elementos, gracias a los procesos empresariales automatizados. Ahora los gestores pueden elaborar rápidamente informes sobre la propiedad, el arrendamiento, el COI, el inquilino y las reclamaciones, con informes ad hoc y estándar que se generan en una fracción de segundo con datos en tiempo real.
