Die aktuelle Regulierungslandschaft entwickelt sich ständig weiter, wobei moderne Unternehmen unabhängig von ihrer Branche einer Vielzahl regulatorischer Herausforderungen auf lokaler, nationaler und internationaler Ebene ausgesetzt sind. Regulatorische Änderungen vollziehen sich rasant, angetrieben durch technologische Fortschritte, Kundenerwartungen, rechtliche Anforderungen, aufkommende Risiken und geopolitische Verschiebungen, was die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu einer gewaltigen Aufgabe macht.
Ein Prozess für das Management regulatorischer Änderungen stellt sicher, dass Organisationen sich an Gesetze, Vorschriften und Bestimmungen anpassen und diese einhalten, die für ihren Betrieb relevant sind. Lesen Sie diesen Blog, um zu erfahren, was das Management regulatorischer Änderungen ist und wie Organisationen einen Prozess etablieren können, um volle Transparenz über bevorstehende Änderungen zu erhalten und diese rechtzeitig umzusetzen, um die Compliance aufrechtzuerhalten. Wir erklären, wie Organisationen regulatorischen Änderungen einen Schritt voraus sein können und untersuchen die größten Herausforderungen, die bei der Nutzung manueller Prozesse für das Management regulatorischer Änderungen auftreten. Der Blog gibt auch Einblicke, wie regulatorische Änderungen mit Software verwaltet werden können.
Was ist das Management regulatorischer Änderungen?
Das Management regulatorischer Änderungen bezieht sich darauf, wie Organisationen Gesetze, Regeln und regulatorische Anforderungen, die ihre Branche und Geschäftsabläufe betreffen, antizipieren, bewerten, anpassen und einhalten. Dazu gehört, über sich entwickelnde regulatorische Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben und interne Prozesse, Richtlinien, Verfahren und Systeme effektiv anzupassen, um die Einhaltung der neuen Anforderungen sicherzustellen.
Das Ziel eines Frameworks für das Management regulatorischer Änderungen ist es, Organisationen dabei zu unterstützen, effiziente, wiederholbare Prozesse zu schaffen, die ihnen helfen zu verstehen, wie neue Anforderungen ihren Betrieb beeinflussen, damit sie ihre Praktiken entsprechend anpassen können. Organisationen beginnen in der Regel damit, ein „Verpflichtungsregister“ der für ihr Geschäft geltenden Vorschriften, Standards und Gesetze zu erstellen. Sie müssen dann jede Vorschrift den relevanten Geschäftsprozessen, Richtlinien und Verfahren zuordnen, was es einfach macht, die potenziellen Auswirkungen dessen zu verstehen, was geändert werden muss, sollte sich die Vorschrift in Zukunft ändern.
Der nächste entscheidende Aspekt des Managements regulatorischer Änderungen ist es, auf dem Laufenden zu bleiben, wann Vorschriften sich voraussichtlich ändern, ablaufen oder überarbeitet werden. Dies kann die Überwachung von Regierungs- und Regulierungswebsites sowie die Interaktion mit Branchenverbänden, Newslettern und professionellen Netzwerken umfassen. Einige Unternehmen entscheiden sich für die Zusammenarbeit mit Rechts- und Compliance-Beratern oder abonnieren regulatorische Updates über Drittanbieter von Regulierungsdaten.
Sobald eine Änderung identifiziert wurde, muss das Unternehmen einen Workflow für Eskalations- und Änderungsmanagementprozesse formalisieren, um die relevanten Stakeholder über die Änderung zu informieren und vollständig zu dokumentieren, wie und wann die Änderung implementiert wurde. Jede regulatorische Änderung wird wahrscheinlich eine Reihe von Geschäftsprozessen, Abteilungen, Richtlinien und Verfahren beeinflussen, weshalb die Zuordnung von Vorschriften zu Geschäftsprozessen, Richtlinien und Verfahren im Voraus unerlässlich ist, um den Änderungsprozess zu beschleunigen. Jeder Aspekt, wie und wann die Änderung vorgenommen wurde, muss für Compliance- und Prüfungszwecke vollständig dokumentiert werden.
Warum ist das Management regulatorischer Änderungen wichtig?
Ein robuster und gut dokumentierter Prozess für das Management regulatorischer Änderungen ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Unternehmen regulatorische Änderungen erfolgreich bewältigen, die Compliance aufrechterhalten, ihren Ruf wahren und das Unternehmen vor möglichen rechtlichen Auswirkungen, Bußgeldern und Strafen schützen.
Vorschriften ändern sich schnell und stellen weltweit neue Anforderungen und Compliance-Verpflichtungen für Unternehmen dar. Die Nichteinhaltung regulatorischer Änderungen kann den Ruf beeinträchtigen und dazu führen, dass ein Unternehmen wichtige Verträge verliert. Das Management regulatorischer Änderungen ist nicht nur eine regulatorische Notwendigkeit; es ist ein strategisches Gebot, das die Fähigkeit einer Organisation beeinflusst, in Übereinstimmung mit rechtlichen und regulatorischen Anforderungen zu agieren. Es beinhaltet einen organisierten Ansatz zur Erkennung, Bewertung und Ausführung regulatorischer Updates innerhalb des Unternehmens.
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist unerlässlich, um die Wirtschaft zu schützen und Unternehmen dabei zu unterstützen, das Vertrauen der Öffentlichkeit zu wahren. Angesichts der potenziellen Folgen verpasster regulatorischer Updates sind Unternehmen, unabhängig von der Branche, verpflichtet, allen anwendbaren regulatorischen Änderungen große Aufmerksamkeit zu schenken. Vor diesem Hintergrund ist es von entscheidender Bedeutung, ein Compliance-Programm zu erstellen, das einer genauen Prüfung standhält und vollständige Transparenz darüber bietet, wie und wann regulatorische Änderungen kommuniziert und implementiert wurden.
Wie können Organisationen Transparenz über bevorstehende regulatorische Änderungen erhalten?
In stark regulierten Branchen wie der Pharma-, Gesundheits-, Glücksspiel-, Finanzdienstleistungs- und Bankenbranche besteht ihre größte Compliance-Herausforderung oft darin, mit den sich schnell entwickelnden regulatorischen Änderungen Schritt zu halten.
Compliance-Beauftragte müssen den ständigen Fluss regulatorischer Änderungen, die das Geschäft beeinflussen, im Auge behalten, indem sie neue Informationen von Regulierungsbehörden sammeln und analysieren und den besten Kurs für das Unternehmen festlegen. Für diejenigen, die veraltete manuelle Prozesse verwenden, kann dies bedeuten, Regulierungsbehörden, Branchenverbände und Nachrichten-Websites manuell auf Updates zu überprüfen und Änderungen in technischen Regulierungsdokumenten zu entschlüsseln, was sehr zeitaufwendig und kostspielig ist und aufgrund menschlicher Fehler und mangelnder Aufsicht zum Verpassen entscheidender Änderungen führen kann.
Dank moderner Technologie gehört die manuelle Regulierungsüberwachung jedoch der Vergangenheit an. Unternehmen können jetzt spezialisierte Anbieter von Regulierungsinhalten wie LexisNexis abonnieren, um Live-Updates zu erhalten, wenn sich Vorschriften ändern, die direkt in ihr Compliance-Programm einfließen.
Diese Abonnementpakete bieten verständliche Informationen in leicht verständlichen Modulen, sodass Unternehmen die für sie relevanten Inhalte abonnieren können. Diese spezialisierten Inhaltsanbieter bieten auch branchenspezifische Inhaltspakete für stark regulierte Branchen wie Banken, Versicherungen, Gesundheitswesen sowie Glücksspiel und Gaming an, ebenso wie einige länder- und regionalspezifische Inhaltspakete.
Als Teil ihres Dienstes bietet Lexis Nexis beispielsweise Echtzeit-Benachrichtigungen basierend auf den ausgewählten Modulen eines Unternehmens an, um sicherzustellen, dass Unternehmen bei Gesetzesänderungen wissen, wie sie reagieren müssen, verstehen, warum Maßnahmen ergriffen werden müssen und welche Folgen die Nichteinhaltung hat. Diese von Experten überprüften, verständlichen Informationsaufschlüsselungen werden in einfacher Sprache mit klaren Handlungsanweisungen bereitgestellt, sodass Compliance-Teams die Auswirkungen der Änderung auf ihr Geschäft leicht verstehen können. Diese zeitkritischen Informationen halten Unternehmen nicht nur über die neuesten Änderungen in der Regulierungslandschaft auf dem Laufenden; sie verknüpfen auch Anleitungen zur Einhaltung der Verpflichtungen.
Eine automatisierte Lösung zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie die Riskonnect-Plattform lässt sich nahtlos in Ihren bevorzugten Anbieter von Regulierungsinhalten integrieren und ermöglicht es Organisationen, ihr Compliance-Programm vollständig auf einer zentralisierten Plattform zu automatisieren. Die Kommunikation zwischen den beiden Lösungen wird durch API-Integrationen hergestellt. Benachrichtigungen über regulatorische Änderungen fließen direkt in die Riskonnect-Plattform ein und initiieren automatisierte Workflows zur Implementierung der Änderung, wodurch Unternehmen bevorstehende regulatorische Änderungen, die das Geschäft beeinflussen, effektiv identifizieren und proaktiv verwalten können.
Welche Probleme gibt es bei manuellen Prozessen für das Management regulatorischer Änderungen?
Historisch gesehen war das Management regulatorischer Änderungen größtenteils ein manueller Aufwand, der zu mangelnder Verantwortlichkeit und Nachverfolgung führte. Ohne ein System zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften verbrachte ein engagierter Mitarbeiter oder ein Compliance-Team, typischerweise mit juristischem Wissen, ihre Zeit (oft Hunderte von Stunden) damit, das Internet zu durchsuchen und RSS-Feeds auf Änderungen zu überwachen und die Änderungen manuell durch zahlreiche E-Mails, Telefonanrufe und Tabellenkalkulationsdokumentationen zu initiieren. Es ist ein langsamer, mühsamer Prozess, anfällig für menschliche Fehler, er dokumentiert den Prozess nicht vollständig und ist nicht die beste Nutzung der Zeit hochqualifizierter Mitarbeiter.
Hier sind einige der größten Herausforderungen, die ein manueller Prozess für das Management regulatorischer Änderungen mit sich bringt:
Fehlender Audit-Trail: Manuelle Prozesse sind anfällig für Fehler, da es keinen Audit-Trail gibt, der detailliert aufzeigt, wer was überprüft hat, welche Maßnahmen beschlossen wurden und wann sie umgesetzt wurden.
Keine Verantwortlichkeit: Ohne Audit-Trail gibt es keine Verantwortlichkeit für regulatorische Änderungen. Der Organisation fehlt anschließend die Transparenz darüber, wer für Änderungen in jedem Regulierungsbereich und den Compliance-Status verantwortlich ist.
Reduzierte Geschäftsagilität: Eine Regulierungsstrategie, die auf manuellen Prozessen basiert, beraubt die Organisation der Agilität, sich schnell und effektiv an Veränderungen anzupassen, was zu regulatorischer Nichteinhaltung und Geschäftsverlusten führt.
Einschränkung einer ganzheitlichen Sicht auf regulatorische Änderungen: Ein reaktiver, isolierter Ansatz für das Management regulatorischer Änderungen führt dazu, dass die Organisation bevorstehende Änderungen nicht vorhersehen kann, was die Planung, Budgetoptimierung und Prozesstransparenz behindert.
Dateien und Dokumente nicht synchron: Manuelle Prozesse erfordern von Organisationen, alle Versionen von E-Mails und Dokumenten zu verfolgen und zu kontrollieren, die aufgrund mangelnder Integration und Automatisierung schnell nicht mehr synchron und irrelevant werden, wodurch die Genauigkeit der Informationen in Frage gestellt wird.
Eingeschränkte Berichterstattung: Manuelle Prozesse behindern die Compliance-Berichterstattung, da ihnen die Funktionalität fehlt, wichtige Berichtsfunktionen zu ermöglichen, wie z. B. die Anzahl der ausstehenden regulatorischen Updates, wem sie zugewiesen sind und ob sie im Zeitplan liegen, wodurch Führungskräfte unsicher sind, ob sie konform sind.
Verschwendung von Ressourcen und Ausgaben: Die manuelle Regulierungsüberwachung verschwendet Ressourcen und deckt versteckte Kosten aufgrund erhöhten Verwaltungsaufwands und des Bedarfs an Rechtsspezialisten auf. Anstatt GRC-Software zu verwenden, um eine ganzheitliche Sicht auf regulatorische Änderungen zu schaffen, werden Änderungen unabhängig und ohne Messung verwaltet und können nicht in einen definierten Geschäftsprozess integriert werden.
Der effektivere und effizientere Ansatz für regulatorische Änderungen ist ein automatisierter, bei dem die Technologie die arbeitsintensive manuelle Arbeit und spezialisierte juristische Fähigkeiten übernimmt und hochqualifizierten Compliance-Mitarbeitern die Analyse, das kritische Denken und die hochwertige Arbeit überlässt.
Wie kann Software das Management regulatorischer Änderungen unterstützen?
Ein robustes Programm für das Management regulatorischer Änderungen, das Compliance-Software nutzt, kann Organisationen dabei helfen, den regulatorischen Horizont erfolgreich zu scannen, die Einhaltung relevanter Vorschriften sicherzustellen und Compliance-Risiken in einer ganzheitlichen Lösung zu verwalten.
Um ein wirklich umfassendes Programm für das Management regulatorischer Änderungen zu erreichen, sollten Unternehmen nach GRC-Software mit integrierten regulatorischen Feeds von Drittanbietern suchen, um die Klarheit zu erhalten, die sie beim Navigieren in der dynamischen Regulierungslandschaft benötigen. Durch den Zugriff auf ein breites Spektrum aktueller Regulierungsinhalte und regulatorischer Informations-Feeds innerhalb ihrer Compliance-Lösung öffnen Unternehmen die Tür zu einem reichhaltigen Informationsspeicher, der sicherstellt, dass sie mit sich ändernden Regeln und Vorschriften Schritt halten. Sobald die Software implementiert ist, erstellt sie ein umfassendes Programm für regulatorische Änderungen, komplett mit einem „Verpflichtungsregister“ mit einer Vielzahl von Vorteilen, darunter:
Eine klare Übersicht, welche Vorschriften mit welchen internen Richtlinien und Verfahren verknüpft sind, was eine vollständige Auswirkungsanalyse ermöglicht.
Transparenz über die individuelle Rechenschaftspflicht und Verantwortung für Korrekturmaßnahmen.
Klare Compliance-Aufsicht für das Management, die ein Verständnis der regulatorischen Position des Unternehmens und potenzieller Risiken fördert.
Das Risiko der Nichteinhaltung wird durch automatisierte regulatorische Updates gemindert, die Warnmeldungen senden und sicherstellen, dass Änderungen mithilfe bewährter Workflows für das Management regulatorischer Änderungen umgesetzt werden können.
Technische Regulierungsinhalte werden in leicht verständliche Informationen mit klaren Handlungsanweisungen aufgeschlüsselt, wodurch kostspielige Anwaltskosten entfallen.
Die automatische Berichterstattung über den Compliance-Status spart Zeit und Ressourcen und liefert eine angereicherte Datenanalyse, die die Entscheidungsfindung unterstützt.
Ein klarer, zeitgestempelter Audit-Trail von Änderungsaktionen zur Vereinfachung der Berichterstattung an Prüfer und Regulierungsbehörden.
Strukturierte Prozesse und Workflows zur Verfeinerung des regulatorischen Änderungsprozesses und zur Straffung der Implementierung und Dokumentation von Änderungen.
Eine Lösung, die sich über APIs problemlos in die bestehenden Systeme und den Anbieter von Regulierungsinhalten eines Unternehmens integrieren lässt, erleichtert das Management von Risiko- und Compliance-Prozessen in einer zuverlässigen Lösung.
Regulatorisches Änderungsmanagement mit Riskonnect navigieren
Die Software von Riskonnect bietet einen umfassenden Ansatz für das Management regulatorischer Änderungen. Unser intuitives cloudbasiertes Compliance-Tool nutzt leicht verständliche Compliance-Informationen über APIs und erweckt sie zum Leben, sodass Sie und Ihr Team weniger Zeit damit verbringen müssen, herauszufinden, was sich im Gesetz geändert hat, und mehr Zeit damit, etwas dagegen zu unternehmen. Durch die Automatisierung des Prozesses für das Management regulatorischer Änderungen hat die Software von Riskonnect die Möglichkeit, Folgendes zu tun:
Regulatorisches Horizon Scanning durchführen und Sie über relevante regulatorische Änderungen informieren.
Workflows einrichten, um die Implementierung regulatorischer Änderungen in Ihrer gesamten Organisation zu erleichtern.
Ein zentralisiertes „Verpflichtungsregister“ für regulatorische Compliance-Verpflichtungen, Behördendokumente, Verfahren und Richtlinien hosten.
Informierte Entscheidungen und die Verfolgung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften auf der Grundlage von Echtzeit-Updates zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erleichtern.
Vorschriften mit organisatorischen Risiken, Richtlinien, Verfahren und Vorfällen verknüpfen, um die Auswirkungen jeder regulatorischen Änderung vollständig zu verstehen.
Richten Sie Ihren Compliance-Prozess an den Best Practices der Branche aus, mit automatisierten Workflows, Live-Änderungsbenachrichtigungen, automatisierten Überprüfungsprozessen und detaillierten Aktionsplänen.
Erstellen Sie ausgefeilte Berichte zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Audit-Trails, die auf Knopfdruck zeigen, wie und wann Änderungen vorgenommen wurden.
Compliance-Experten und Direktoren Zugang zu einem zentralisierten Dashboard für eine verbesserte Analyse von Compliance-Problemen und ausstehenden Maßnahmen ermöglichen.
Das proaktive Management regulatorischer Änderungen ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Durch Live-Updates informiert zu bleiben und eine Compliance-Kultur zu fördern, sind alles wesentliche Schritte, um die dynamische Regulierungslandschaft effektiv zu navigieren.
Durch den Einsatz von Software für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften kann Ihr Compliance-Team jedoch seinen Ansatz zur Einhaltung der Vorschriften in einer stark regulierten und wettbewerbsintensiven Geschäftslandschaft wirklich verbessern. Die Technologie zur Überwachung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ermöglicht es Ihnen nicht nur, einen erheblichen Unterschied in Ihren Compliance-Bemühungen zu erzielen, sondern Organisationen können auch erfolgreich die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen, während sie ihren Ruf schützen, die Kundenzufriedenheit erhöhen und dem Unternehmen helfen, in der sich ständig weiterentwickelnden Welt der Geschäftsregulierungen die Nase vorn zu haben.
Riskonnect hilft Organisationen jeder Größe, über die Erfüllung regulatorischer Anforderungen hinauszugehen und echten Mehrwert aus ihrem Programm für regulatorische Änderungen zu generieren. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie sich Riskonnect von anderen Anbietern von Compliance-Software abhebt und Ihnen helfen kann, Ihren Prozess für regulatorische Änderungen mit GRC-Technologie zu vereinfachen und zu automatisieren, fordern Sie einfach noch heute eine Demo an!
