O atual panorama regulatório está em constante evolução, com as empresas modernas sujeitas a uma miríade de desafios regulatórios a nível local, nacional e internacional, independentemente do seu setor. As mudanças regulatórias ocorrem a um ritmo acelerado, impulsionadas por avanços tecnológicos, expectativas dos clientes, requisitos legais, riscos emergentes e mudanças geopolíticas, tornando o ato de conformidade regulatória uma tarefa assustadora.
Um processo de gestão de mudanças regulatórias garante que as organizações se adaptem e cumpram as leis, legislações e regulamentos relevantes para as suas operações. Leia este artigo para aprofundar o que é a gestão de mudanças regulatórias e compreender como as organizações podem estabelecer um processo para obter total visibilidade das mudanças futuras e implementá-las de forma atempada para manter a conformidade. Explicaremos como as organizações podem antecipar-se às mudanças regulatórias e exploraremos os principais desafios enfrentados ao depender de processos manuais de gestão de mudanças regulatórias. O artigo também partilha informações sobre como gerir mudanças regulatórias com software.
O que é a gestão de mudanças regulatórias?
A Gestão de Mudanças Regulatórias refere-se à forma como as organizações antecipam, avaliam, adaptam-se e cumprem as leis, regras e requisitos regulatórios que afetam o seu setor e operações comerciais. Isto inclui manter-se atualizado sobre as mudanças regulatórias em evolução e adaptar eficazmente os processos internos, políticas, procedimentos e sistemas para garantir a conformidade com os novos requisitos.
O objetivo de um quadro de gestão de mudanças regulatórias é ajudar as organizações a criar processos eficientes e repetíveis que as ajudem a compreender como os novos requisitos afetam as suas operações, para que possam modificar as suas práticas em conformidade. As organizações geralmente começam por construir um “registo de obrigações” de regulamentos, normas e legislação aplicáveis ao seu negócio. Em seguida, devem mapear cada regulamento para os processos, políticas e procedimentos de negócio relevantes, o que facilita a compreensão do potencial impacto do que precisa de ser alterado caso o regulamento mude no futuro.
O próximo aspeto crucial da gestão de mudanças regulatórias é manter-se atualizado sobre quando os regulamentos são suscetíveis de mudar, expirar ou sofrer revisões. Isto pode envolver a monitorização de websites governamentais e regulatórios, e a interação com associações do setor, newsletters e redes profissionais. Algumas empresas optam por trabalhar com consultores jurídicos e de conformidade ou subscrever atualizações regulatórias através de fornecedores externos de inteligência regulatória.
Uma vez identificada uma mudança, a empresa deve formalizar um fluxo de trabalho de escalada e gestão de mudanças para notificar as partes interessadas relevantes sobre a mudança e documentar completamente como e quando a mudança foi implementada. Qualquer mudança regulatória provavelmente afetará vários processos de negócio, departamentos, políticas e procedimentos, razão pela qual o mapeamento de regulamentos para processos, políticas e procedimentos de negócio antecipadamente é essencial para acelerar o processo de mudança. Cada aspeto de como e quando a mudança foi feita deve ser totalmente documentado para fins de conformidade e auditoria.
Por que é importante a gestão de mudanças regulatórias?
Um processo de gestão de mudanças regulatórias robusto e bem documentado é fundamental para garantir que as empresas naveguem com sucesso pelas mudanças regulatórias, mantendo a conformidade, preservando a sua reputação e protegendo a empresa de possíveis implicações legais, multas e penalidades.
Os regulamentos mudam rapidamente, impondo novos requisitos e obrigações de conformidade para empresas em todo o mundo. O não cumprimento das mudanças regulatórias pode afetar a reputação e fazer com que uma empresa perca contratos vitais. A gestão de mudanças regulatórias não é apenas uma necessidade regulatória; é um imperativo estratégico que influencia a capacidade de uma organização de operar de acordo com os requisitos legais e regulatórios. Envolve uma abordagem organizada para reconhecer, avaliar e executar atualizações regulatórias dentro da empresa.
A conformidade regulatória é essencial para salvaguardar a economia e ajuda as empresas a preservar a confiança pública. Dadas as potenciais consequências de atualizações regulatórias perdidas, as empresas, independentemente do setor, são obrigadas a prestar muita atenção a quaisquer mudanças regulatórias aplicáveis. Com isso em mente, é vital criar um programa de conformidade que resista ao escrutínio e forneça total transparência sobre como e quando as mudanças regulatórias foram comunicadas e implementadas.
Como podem as organizações obter visibilidade das próximas mudanças regulatórias?
Em setores altamente regulamentados como o farmacêutico, cuidados de saúde, jogos de azar, serviços financeiros e banca, o seu maior desafio de conformidade é frequentemente acompanhar as mudanças regulatórias em rápida evolução.
Os responsáveis pela conformidade devem manter-se a par do fluxo constante de mudanças regulatórias que afetam o negócio, recolhendo e analisando novas informações dos reguladores e decidindo o melhor curso de ação para a empresa. Para aqueles que utilizam processos manuais desatualizados, isto pode envolver a verificação manual de reguladores, associações do setor e sites de notícias para atualizações e a decifração de mudanças em documentos regulatórios técnicos, o que é muito demorado e dispendioso e pode levar à perda de mudanças cruciais devido a erro humano e falta de supervisão.
No entanto, graças à tecnologia moderna, a monitorização regulatória manual está a ser relegada para o passado. As empresas podem agora subscrever fornecedores de conteúdo regulatório especializados, como a LexisNexis, para receber atualizações em tempo real quando os regulamentos mudam, que alimentam diretamente o seu programa de conformidade.
Estes pacotes de subscrição fornecem informações digeríveis em módulos fáceis de entender, para que as empresas possam subscrever o conteúdo que lhes é relevante. Estes fornecedores de conteúdo especializado também oferecem pacotes de conteúdo específicos para setores altamente regulamentados como banca, seguros, saúde e jogos de azar, bem como alguns pacotes de conteúdo específicos para países e regiões.
Como parte do seu serviço, a Lexis Nexis, por exemplo, oferece alertas em tempo real baseados nos módulos selecionados por uma empresa para garantir que, quando a legislação muda, as empresas saibam como responder, entendam por que a ação deve ser tomada e quais são as consequências do não cumprimento. Estas análises de informação digeríveis, revistas por especialistas, são fornecidas em linguagem simplificada com ações claras, para que as equipas de conformidade possam entender facilmente o impacto da mudança em relação ao seu negócio. Esta informação crítica em termos de tempo não só mantém as empresas atualizadas com as últimas mudanças que estão a ocorrer no panorama regulatório, como também fornece orientações sobre como cumprir as obrigações.
Uma solução de conformidade regulatória automatizada como a plataforma Riskonnect integra-se perfeitamente com o seu fornecedor de conteúdo regulatório preferido, permitindo que as organizações automatizem totalmente o seu programa de conformidade regulatória numa plataforma centralizada. A comunicação entre as duas soluções é estabelecida através de integrações API. As notificações de mudanças regulatórias alimentam diretamente a plataforma Riskonnect, iniciando fluxos de trabalho automatizados para implementar a mudança, permitindo que as empresas se concentrem efetivamente nas próximas mudanças regulatórias que afetarão o negócio e as gerenciem de forma proativa.
Quais são os problemas com os processos manuais de gestão de mudanças regulatórias?
Historicamente, a gestão de mudanças regulatórias tem sido um esforço muito manual, resultando em falta de responsabilização e acompanhamento. Na ausência de um sistema de conformidade regulatória, um funcionário dedicado ou equipa de conformidade, tipicamente com conhecimentos jurídicos, passaria o seu tempo (frequentemente centenas de horas) a pesquisar na internet e a monitorizar feeds RSS para procurar mudanças, e a instigar manualmente as mudanças através de numerosos e-mails, chamadas telefónicas e documentação em folhas de cálculo. É um processo lento, trabalhoso, propenso a erro humano, não documenta totalmente o processo e não é a melhor utilização do tempo de funcionários altamente qualificados.
Aqui estão alguns dos principais desafios apresentados por um processo manual de gestão de mudanças regulatórias:
Falta de um Rasto de Auditoria: Os processos manuais são propensos a falhas porque não há um rasto de auditoria detalhando quem reviu o quê, a ação que foi decidida e quando foi implementada.
Sem Responsabilização: Privada de um rasto de auditoria, não há responsabilização pelas mudanças regulatórias. A organização subsequentemente carece de visibilidade sobre quem é responsável pelas mudanças em cada área regulatória e o estado de conformidade.
Agilidade Empresarial Reduzida: Uma estratégia regulatória que depende de processos manuais priva a organização da agilidade para se adaptar eficazmente à mudança rapidamente, resultando em não conformidade regulatória e perda de negócios.
Restringe uma Visão Holística da Mudança Regulatória: Uma abordagem reativa e isolada à gestão de mudanças regulatórias deixa a organização incapaz de prever mudanças futuras, inibindo o planeamento, a otimização do orçamento e a transparência do processo.
Ficheiros e Documentos Dessincronizados: Os processos manuais exigem que as organizações rastreiem e controlem todas as versões de e-mails e documentos, que rapidamente ficam dessincronizados e irrelevantes devido à falta de integração e automação, fazendo com que a precisão da informação seja questionada.
Relatórios Limitados: Os processos manuais inibem os resultados dos relatórios de conformidade por falta de funcionalidade para facilitar funções vitais de relatórios, como o número de atualizações regulatórias pendentes, a quem estão atribuídas e se estão dentro do prazo, deixando os líderes empresariais inseguros se estão em conformidade.
Desperdício de Recursos e Gastos: A monitorização regulatória manual desperdiça recursos e expõe custos ocultos devido ao aumento da administração e à necessidade de especialistas jurídicos. Em vez de usar software de GRC para criar uma visão holística da mudança regulatória, as mudanças são geridas independentemente sem medida e não podem ser integradas num processo de negócio definido.
A abordagem mais eficaz e eficiente para a mudança regulatória é uma abordagem automatizada na qual a tecnologia realiza o trabalho manual intensivo e especializado, deixando os indivíduos de conformidade altamente treinados para fazer a análise, o pensamento crítico e o trabalho de alto valor.
Como pode o software ajudar na gestão de mudanças regulatórias?
Ter um programa robusto de gestão de mudanças regulatórias que aproveite o software de conformidade regulatória pode ajudar as organizações a analisar com sucesso o horizonte regulatório e garantir a conformidade com os regulamentos relevantes e gerir os riscos de conformidade numa solução holística.
Para alcançar um programa verdadeiramente abrangente de gestão de mudanças regulatórias, as empresas devem procurar software de GRC com feeds regulatórios integrados de fornecedores de inteligência de terceiros para lhes fornecer a clareza de que necessitam ao navegar no panorama regulatório dinâmico. Ao aceder a um amplo espectro de conteúdo regulatório atualizado e feeds de inteligência regulatória dentro da sua solução de conformidade regulatória, as empresas abrem a porta para um rico repositório de informações, garantindo que acompanham as regras e regulamentos em mudança. Uma vez incorporado o software, cria-se um programa abrangente de mudança regulatória completo com um “registo de obrigações” com uma série de benefícios, incluindo:
Uma visão clara de quais regulamentos se ligam a quais políticas e procedimentos internos, permitindo que uma análise de impacto completa seja conduzida.
Visibilidade da responsabilidade individual e responsabilização por ações corretivas.
Supervisão clara da conformidade para a gestão, promovendo uma compreensão da posição regulatória da empresa e dos riscos potenciais.
O risco de não conformidade é mitigado por atualizações regulatórias automatizadas que enviam alertas, garantindo que as mudanças possam ser acionadas usando fluxos de trabalho de gestão de mudanças regulatórias de melhores práticas.
O conteúdo regulatório técnico é decomposto em informações facilmente digeríveis com ações claras, eliminando custos jurídicos dispendiosos.
A elaboração automática de relatórios sobre o estado de conformidade economiza tempo e recursos, fornecendo uma análise de dados enriquecida que reforça a tomada de decisões.
Um registo de auditoria claro e com marcação temporal das ações de alteração para simplificar os relatórios para auditores e reguladores.
Processos e fluxos de trabalho estruturados para refinar o processo de mudança regulatória e simplificar a implementação e documentação das alterações.
Uma solução que se integra facilmente com os sistemas existentes de uma empresa e com o fornecedor de conteúdo regulatório através de APIs facilita a gestão dos processos de risco e conformidade numa solução fiável.
Navegue na gestão de mudanças regulatórias com a Riskonnect
O software da Riskonnect oferece uma abordagem abrangente à gestão de mudanças regulatórias. A nossa ferramenta intuitiva de conformidade regulatória baseada na nuvem utiliza informações de conformidade regulatória fáceis de entender através de APIs, dando-lhes vida para que você e a sua equipa possam passar menos tempo a descobrir o que mudou na lei e mais tempo a fazer algo a respeito. Ao automatizar o processo de gestão de mudanças regulatórias, o software da Riskonnect tem o poder de:
Realizar análises do horizonte regulatório e notificá-lo sobre mudanças regulatórias relevantes.
Configurar fluxos de trabalho para facilitar a implementação de mudanças regulatórias em toda a sua organização.
Hospedar um “registo de obrigações” centralizado de obrigações de conformidade regulatória, documentos de autoridade, procedimentos e políticas.
Facilitar decisões informadas e o acompanhamento da conformidade regulatória com base em atualizações em tempo real da conformidade regulatória.
Vincular regulamentos a riscos organizacionais, políticas, procedimentos e incidentes para compreender totalmente o impacto de cada mudança regulatória.
Alinhar o seu processo de conformidade regulatória com as melhores práticas do setor através de fluxos de trabalho automatizados, notificações de alterações em tempo real, processos de revisão automatizados e planos de ação detalhados.
Gerar relatórios sofisticados de conformidade regulatória e registos de auditoria que mostram como e quando as alterações foram feitas com um simples clique.
Fornecer aos profissionais de conformidade e diretores acesso a um painel centralizado para melhorar a análise de questões de conformidade e ações pendentes.
A gestão proativa das mudanças regulatórias é vital para qualquer empresa. Manter-se informado através de atualizações regulatórias em tempo real e promover uma cultura de conformidade são passos essenciais para navegar eficazmente no panorama regulatório dinâmico.
No entanto, ao utilizar software para conformidade regulatória, a sua equipa de conformidade pode realmente começar a elevar a sua abordagem para se manter em conformidade num ambiente de negócios altamente regulamentado e competitivo. A tecnologia de monitorização da conformidade regulatória não só permite que faça uma diferença significativa nos seus esforços de conformidade, mas também permite que as organizações garantam com sucesso a adesão legal, salvaguardando a sua reputação, melhorando a satisfação do cliente e ajudando a empresa a manter-se à frente no mundo em constante evolução das regulamentações empresariais.
A Riskonnect ajuda organizações grandes e pequenas a ir além do cumprimento dos requisitos regulatórios para gerar valor real a partir do seu programa de mudança regulatória. Se está curioso para saber mais sobre como a Riskonnect se destaca entre outros fornecedores de software de conformidade e pode ajudá-lo a simplificar e automatizar o seu processo de mudança regulatória com tecnologia GRC, simplesmente solicite uma demonstração hoje!
