Pour répondre aux exigences des prochaines réformes en matière de soins aux personnes âgées, HammondCare a cherché à remplacer sa gestion des risques et de la conformité basée sur des feuilles de calcul par une plateforme centralisée qui fournit des données de risque cohérentes et crédibles pour prendre des décisions en toute confiance.
Défi
HammondCare est un organisme de bienfaisance indépendant qui soutient des milliers de patients chaque année par le biais de plus de 100 établissements de soins résidentiels et services de soins à domicile à travers l’Australie. En raison de son empreinte de service vaste et diversifiée, les processus de gestion des risques et de conformité de l’organisation étaient devenus fragmentés dans des feuilles de calcul et des systèmes existants, ce qui rendait difficile l’obtention d’une vue complète de l’exposition aux risques et de l’état de conformité.
Les prochaines réformes en matière de soins aux personnes âgées ont introduit des centaines de nouvelles actions de conformité. Par conséquent, il était difficile de démontrer la conformité aux normes de qualité ou de mettre en évidence la qualité des soins prodigués.
Lorsque Alison Cameron a rejoint HammondCare en tant que responsable des risques et de la réglementation, elle a collaboré avec l’équipe de gestion des risques pour identifier les possibilités d’amélioration. « La façon dont nous gérions les registres des risques et dont nous suivions les activités de conformité était très manuelle. Les rapports étaient limités et pas au niveau souhaité. Si vous avez des systèmes qui ne communiquent pas entre eux, vous vous retrouvez avec des doublons, des erreurs et des interprétations différentes des mêmes données. Cela affecte l’intégrité de vos rapports ».
« Si les gens ne peuvent pas faire confiance à l’information, alors vous n’avez pas de base pour une bonne prise de décision. »
Alors que les réformes des soins aux personnes âgées se profilaient, HammondCare a cherché une meilleure façon de gérer les risques, de suivre des centaines d’actions de conformité et d’assurer aux dirigeants et aux organismes de réglementation qu’elle respectait les normes. La solution devait être facile à adopter, s’intégrer aux systèmes de RH existants et fournir des processus structurés pour des rapports fiables au niveau du conseil d’administration.
Solution
HammondCare utilise désormais la plateforme Riskonnect pour la gestion stratégique des risques, la surveillance de la conformité et le suivi des audits. Riskonnect a unifié les registres des risques et les obligations de conformité de HammondCare dans une solution centralisée. La plateforme capture les données dans un format structuré, aligné sur les exigences de gouvernance de leur entreprise. Ils peuvent désormais mettre en œuvre un cadre de gestion des risques cohérent, définir des contrôles et suivre les mesures d’atténuation de manière globale.
« Riskonnect s’est absolument démarqué en termes de systèmes que nous avons examinés. Il était très important que nous puissions avoir des rapports adéquats et que nous ayons la possibilité de configurer la solution afin qu’elle convienne à notre conseil d’administration et à notre équipe de direction. Riskonnect a été en mesure de fournir les deux. »
Riskonnect s’intègre au système de RH de HammondCare, assurant la cohérence des données, permettant le téléchargement des obligations de conformité et rationalisant les efforts de conformité. Ils peuvent suivre les actions de conformité dans plusieurs services, maintenir des liens contrôlés par version vers les politiques et les normes, et saisir facilement les preuves. Cameron a noté que « Le téléchargement en masse était très important. Il nous a donné une base de référence à partir de laquelle nous pouvions travailler, puis identifier ce qui devait être priorisé. »
La mise en œuvre a été achevée en six à huit semaines. « Tout s’est très bien passé du point de vue du logiciel », se souvient Cameron. « La possibilité de décrocher le téléphone à tout moment et d’obtenir une réponse rapide était inestimable : nous n’avons jamais eu d’arriéré de problèmes. »
Le logiciel est facile à utiliser, même pour ceux qui sont moinsTechno, ce qui contribue à encourager l’adoption. Cameron a noté : « L’interface utilisateur était très bien conçue et super conviviale, ce qui a vraiment aidé à la gestion du changement et a encouragé l’adoption par le personnel. »
Résultats
Depuis la mise en œuvre de Riskonnect, HammondCare a transformé ses processus de GRC, les tâches manuelles autrefois laborieuses ne prenant plus que quelques minutes. « Les rapports sont très sophistiqués : visuellement attrayants, cohérents et faciles à comprendre », déclare Cameron. « Vous pouvez raconter l’histoire de manière claire et engageante. Cela renforce la confiance et élimine les débats sur l’exactitude des données ».
« Les gens peuvent faire confiance à l’information, et cela change tout. »
Cameron a perçu l’amélioration presque immédiatement, lorsqu’une réunion a été avancée de manière inattendue. Elle a pu générer les rapports dont elle avait besoin instantanément. « Les dirigeants ont salué la facilité avec laquelle l’information était assimilable. Ce fut une véritable réussite pour nous », se souvient-elle.
De plus, la gestion des risques et la conformité sont désormais culturellement « au premier plan » dans toute l’organisation. Le personnel peut accéder aux données en direct, comprendre les attentes et réagir de manière proactive aux problèmes émergents. « La confiance dans les données est essentielle », explique-t-elle. « Cela signifie que nous pouvons avoir des conversations ciblées sur les domaines où l’attention est nécessaire, plutôt que de débattre de l’exactitude de l’information. »
Riskonnect surveille les actions de conformité en première ligne, documentant la conformité aux organismes de réglementation et anticipant les problèmes potentiels. « Les données nous aident à identifier rapidement les domaines d’intervention, ce qui nous permet de travailler sur des rapports prospectifs plutôt que rétrospectifs. » Cameron a indiqué que ces données leur permettent d’« agir avant que les problèmes ne s’aggravent ».
Riskonnect a transformé notre façon de gérer les risques », conclut Cameron. « L’expérience utilisateur, la capacité de reporting, les options d’intégration : tout cela contribue à une gouvernance efficace et à l’exactitude des données. Cela nous donne confiance, et cela donne confiance au conseil d’administration. C’est inestimable. »
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