Lors du processus de renouvellement d’une assurance commerciale, la collecte et l’analyse d’un grand nombre de données détaillées peuvent s’avérer décourageantes, en particulier si ces données sont enregistrées dans des feuilles de calcul ou sur papier. Ne serait-il pas judicieux de rationaliser ce processus et de réduire la charge qui pèse sur les ressources internes ? Vous trouverez ci-dessous sept avantages clés dont bénéficieront les équipes d’assurance ou de gestion des risques en utilisant un système d’information de gestion des risques (SIGR) pour contrôler les données collectées tout au long du processus de renouvellement de l’assurance des entreprises.

1) Accès facile aux données de renouvellement

Parcourir d’interminables feuilles de calcul et copier les données de renouvellement soumises d’un champ de saisie à l’autre est une tâche ingrate et très sujette à l’erreur humaine. Pour y remédier, le RMIS moderne est entièrement compatible avec le web. En d’autres termes, que leur navigateur préféré soit Google Chrome, Internet Explorer ou Safari, les utilisateurs pourront se connecter à l’aide de n’importe quel appareil compatible avec le web et saisir directement leurs données. Si un utilisateur n’est pas en mesure de se connecter à Internet, un RMIS moderne lui permettra de travailler hors ligne et de remplir un questionnaire de renouvellement prêt à être téléchargé vers l’équipe centrale de gestion des risques/assurances dès qu’il disposera d’une connexion.

2) Intégration des données dans un système central

Au lieu de devoir saisir manuellement des données provenant de différents services ou bases de données, un SIGR s’intégrera à d’autres canaux et systèmes internes, ce qui permettra aux équipes chargées des assurances et des risques de consolider leurs données dans un système unique et centralisé. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire la probabilité d’enregistrer des données de manière incorrecte, de sorte que les gestionnaires d’assurance et de risque peuvent être sûrs que leurs données sont fiables.

3) Gagner du temps

L’utilisation d’un SIGR pour créer des flux de travail qui automatisent les processus liés aux modèles de questionnaires existants peut faire gagner un temps considérable :

  • Création de nouveaux modèles de questionnaires.
  • Distribuer ces questionnaires via des flux de travail automatisés avec des notifications et des rappels.
  • Vérifier les données pour déceler d’éventuelles erreurs ou variations.
  • Suivre le statut pour voir quels questionnaires ont été complétés, sont partiellement complétés ou doivent encore être complétés.
  • Identifier les incohérences grâce à l’utilisation du formatage automatique.
  • Produire des rapports qui permettent d’analyser et de manipuler facilement les données de renouvellement soumises.

4) Améliorer la participation des employés à la transmission des données

Notre expérience a montré que, même si un SIGR peut faciliter la distribution et le remplissage des questionnaires de renouvellement de l’assurance des entreprises, il est tout aussi crucial d’améliorer la compréhension des employés et de les faire adhérer au processus. Après tout, une seule soumission tardive peut retarder l’ensemble du processus. L’organisation de webinaires, d’ateliers, de sessions de feedback et l’implication des employés dans les premières étapes de la création des questionnaires sont autant de bonnes tactiques pour encourager l’adoption des questionnaires par les employés. Une fois le processus de renouvellement achevé, un retour d’information doit être fourni à tous les employés concernés, expliquant comment leur approche proactive a apporté de la valeur à l’organisation.

5) Améliorer la qualité des données

Une bonne conception de questionnaire implique de créer un flux logique de questions, de sorte que l’utilisateur n’ait pas à fournir des données complexes dès le début. Veillez à utiliser un langage clair et sans jargon lorsque vous créez des questions et proposez des choix de réponses spécifiques. Cela permettra non seulement à l’utilisateur de mieux comprendre, mais aussi d’améliorer la précision des données, ce qui facilitera la réalisation d’analyses détaillées. Une fois que vous êtes satisfait de la structure et du déroulement d’un questionnaire, testez-le ! Un test efficace avec un petit groupe mettra en évidence les points susceptibles d’être mal compris ou mal interprétés et vous permettra de corriger les erreurs.

6) Auditabilité

Lorsqu’il s’agit de fournir une piste d’audit précise, un SIGR permet de produire des rapports indiquant quelles informations ont été ajoutées ou modifiées dans le système, quand, comment et par qui (ce qui est pratiquement impossible à démontrer à l’aide de feuilles de calcul). Grâce à un SIGR, les gestionnaires d’assurance et de risque peuvent voir comment les risques et l’exposition d’une entreprise ont évolué au fil du temps et consulter les preuves utilisées pour prendre des décisions concernant le transfert et la conservation des risques ainsi que la prévention des sinistres.

7) Améliorer la communication et le partage d’informations

Comme nous l’avons déjà mentionné, le partage de l’information et une communication ouverte sont essentiels à la réussite du processus de renouvellement de l’assurance des entreprises. Les flux de courriels créés dans un SIGR peuvent accroître l’efficacité de la communication entre les courtiers et les employés internes, en garantissant que des mises à jour automatiques sont fournies lorsqu’un événement se produit ou qu’une action est accomplie. Il est important de pouvoir exporter facilement les données et la plupart des systèmes RMIS proposent une gamme complète d’options de reporting intégrées, ainsi que plusieurs formats de sortie, tels que PDF, Excel et XML. Cette facilité d’accès permettra aux courtiers de générer les rapports et les graphiques nécessaires à la soumission au marché et aux souscripteurs d’examiner les données détaillées pour leurs modèles de tarification. Pour plus d’informations sur la façon dont la technologie du risque peut aider votre organisation à renouveler son assurance, veuillez consulter notre guide LE GUIDE DÉFINITIF DES SYSTÈMES D’INFORMATION DE GESTION DES RISQUES ou contactez-nous dès aujourd’hui !