Le signalement d’incidents consiste à capturer et documenter des informations sur un incident ou un événement spécifique. Cela peut inclure des données telles que les personnes impliquées, ce qui s’est passé, quand cela s’est produit, où cela s’est produit, ce qui l’a causé, et tout autre détail pertinent. Cette documentation aide les organisations à identifier les risques qui doivent être traités pour prévenir la survenue d’incidents similaires à l’avenir.
En enregistrant les données d’incidents, les organisations peuvent utiliser des indicateurs clés de risque pour obtenir des informations permettant des analyses prédictives et des mesures proactives afin de prévenir la récurrence d’événements similaires. Cela peut également aider à rationaliser le processus de signalement des incidents avec précision et efficacité.
Divers incidents sont signalés, notamment les accidents du travail, les accidents et quasi-accidents, les violations de données et les menaces de sécurité, les urgences médicales et les plaintes des clients. Chacun doit être correctement documenté afin que les incidents puissent être suivis dans le temps et que des tendances puissent être identifiées.
Types d’incidents à signaler
Bien que des incidents différents requièrent des informations différentes, certains éléments d’information essentiels doivent toujours être inclus dans les rapports d’incidents. Il s’agit notamment de
- Date et heure de l’incident ;
- Description de ce qui s’est passé ;
- Les personnes impliquées et les témoins éventuels ;
- Mesures prises pour remédier à l’incident.
Il est également nécessaire de documenter toutes les photos ou vidéos prises de l’incident, ainsi que tous les documents ou autres preuves qui peuvent aider à fournir plus de contexte. Cela garantira l’exactitude du rapport et contribuera à vous protéger contre les actions en responsabilité. Par ailleurs, les incidents suivants sont assortis d’informations spécifiques qui doivent être incluses dans les rapports.
Événements indésirables
Les événements indésirables sont des événements ou incidents non planifiés qui entraînent des dommages, des blessures ou le décès d’un patient, d’un visiteur ou d’un employé.
Par exemple, si un professionnel de santé ne se désinfecte pas correctement les mains entre les patients, il pourrait propager une infection sur le lieu de travail. Cela entraînerait un événement indésirable associé au traitement médical et pourrait conduire à des complications plus graves pour les personnes affectées.
Dans ce cas, l’incident devrait être documenté dans un registre d’incidents avec des détails tels que :
- Nom du patient et toute autre information permettant de l’identifier ;
- Nom et coordonnées du personnel de santé ;
- Date, heure et lieu de l’incident ;
- Description de ce qui s’est passé ;
- Type et gravité du préjudice ou de la blessure subie ;
- Des traitements médicaux sont administrés pour remédier à l’incident.
De cette manière, l’incident peut faire l’objet d’une enquête plus approfondie et des mesures correctives peuvent être prises pour éviter des incidents similaires.
Manque à l’appel
Les quasi-accidents sont des événements qui ont le potentiel de causer des dommages mais qui ne se traduisent finalement par aucune conséquence grave.
Par exemple, un employé qui trébuche et tombe sans se blesser est considéré comme un quasi-accident. Les entreprises doivent faire la distinction entre les incidents et les accidents afin de fournir correctement l’assistance et le protocole actuels. Une communication efficace au sein de l’entreprise est essentielle pour que chacun soit au courant de ce qui s’est produit dès que possible.
Dans cette situation, un rapport d’incident de quasi-accident peut inclure les éléments suivants :
- Nom et coordonnées du travailleur ;
- Détails des fonctions de l’employé au moment où l’incident s’est produit ;
- Description de ce qui s’est passé et du type de préoccupation ;
- Toutes les conditions de quasi-accident ou les violations de la sécurité qui étaient présentes ;
- Mesures correctives prises pour éviter que des événements similaires ne se reproduisent à l’avenir.
En documentant ces données, les entreprises peuvent identifier les risques potentiels, élaborer des solutions et mettre en œuvre des protocoles pour éviter qu’ils ne se reproduisent, en identifiant les faiblesses de leurs mesures de sécurité actuelles.
Conditions dangereuses
Les conditions dangereuses comprennent toute forme de danger ou de risque susceptible de causer des dommages aux personnes, aux biens et/ou à l’environnement.
Par exemple, un déversement de produits chimiques et un environnement de travail dangereux sont tous deux des conditions dangereuses qui doivent être traitées avec une extrême prudence. Dans de telles situations, il est crucial d’assurer la sécurité de toutes les personnes à proximité et de prendre des mesures pour atténuer les dommages potentiels.
Dans ce scénario, un rapport d’incident de condition dangereuse devrait inclure les éléments suivants :
- Date, heure et lieu de l’incident ;
- Description des conditions qui ont conduit à la situation dangereuse ;
- Noms, coordonnées et témoins éventuels ;
- Photographies de l’incident ou du site prises après la mise en place des mesures de sécurité ;
- Mesures prises pour éviter d’autres dommages ou blessures ;
- Les mesures de suivi prises pour résoudre l’incident.
La documentation de ces détails aide les entreprises à se préparer et à prévenir des incidents similaires et à mieux comprendre comment elles peuvent améliorer leurs mesures de sécurité.
Violations de la sécurité
Les violations de sécurité impliquent l’accès, l’utilisation, l’altération, la destruction ou la divulgation accidentels ou intentionnels d’informations confidentielles sans autorisation.
Par exemple, accéder à des données restreintes sans permission constitue une violation de sécurité. Les entreprises doivent être conscientes de ces menaces potentielles et s’assurer que leurs réseaux sont sécurisés pour protéger les données des utilisateurs et maintenir leur réputation. Sinon, elles risquent de faire face à des sanctions légales.
Dans ce cas, un rapport d’incident de violation de sécurité devrait inclure les éléments suivants :
- Date et heure de la violation ;
- Détails sur la façon dont l’incident a été découvert ;
- Noms et coordonnées des personnes impliquées dans la violation ;
- Références d’accès utilisées pour accéder à des données restreintes sans autorisation ;
- Mesures prises par l’entreprise pour enquêter sur la violation et y remédier ;
- les mesures prises pour remédier à l’incident et prévenir des violations similaires à l’avenir.
Grâce à ces informations, les entreprises peuvent identifier les vulnérabilités potentielles et prendre des mesures correctives pour protéger leurs actifs. En outre, un rapport d’incident approprié permet de minimiser les risques et de s’assurer que des incidents similaires ne se reproduisent pas.
Dysfonctionnements de l’équipement
Les dysfonctionnements ou pannes d’équipement comprennent tout comportement inattendu ou anormal d’un appareil, d’un système ou d’un composant. Cela peut être dû à de nombreux facteurs allant d’une installation incorrecte à un entretien inadéquat en passant par des composants obsolètes.
Par exemple, une machine pourrait s’arrêter de manière inattendue pendant son fonctionnement en raison d’un dysfonctionnement et provoquer un temps d’arrêt, ce qui peut avoir des conséquences coûteuses. Par conséquent, les entreprises doivent se préparer à résoudre ces problèmes et agir rapidement pour minimiser les perturbations. De même, les entreprises doivent entretenir régulièrement leur équipement et tenir des registres de tout dysfonctionnement pour dépanner et résoudre les problèmes futurs.
Dans ce cas, un rapport d’incident de dysfonctionnement d’équipement devrait inclure les éléments suivants :
- Nom et coordonnées de l’utilisateur ;
- Description du système ou du composant ;
- Date, heure et lieu de l’incident ;
- Mesures prises pour identifier et isoler le problème ;
- Mesure(s) corrective(s) prise(s) pour remédier à l’incident ;
- Mesures de suivi pour éviter que des incidents similaires ne se reproduisent.
Grâce à ces informations, les entreprises peuvent comprendre la cause profonde du problème et prendre des mesures pour y remédier rapidement et efficacement afin d’assurer le bon déroulement de leurs opérations.
Pourquoi devez-vous signaler les incidents ?
Les entreprises ont besoin de rapports d’incidents pour assurer la sécurité, l’accessibilité et la conformité de leur lieu de travail. Cela permet également aux entreprises de :
- Tirer les leçons des erreurs commises: Les rapports d’incidents aident les entreprises à identifier les tendances, à analyser les causes profondes d’un incident et à procéder aux ajustements nécessaires pour éviter que des incidents similaires ne se produisent.
- Suivre les progrès: Les rapports d’incidents aident les entreprises à mesurer leurs performances et à suivre les améliorations au fil du temps. Cela leur permet de prendre des mesures proactives pour créer un environnement de travail plus sûr pour tous les employés.
- Suivez les tendances: Les rapports d’incidents peuvent aider les entreprises à identifier des schémas de problèmes récurrents ou des tendances qui peuvent être révélatrices d’un problème plus important. Cela permet aux entreprises de prendre des mesures correctives et d’éviter que des incidents coûteux ne se reproduisent.
- Améliorer la gestion des risques: Les rapports d’incidents fournissent aux entreprises des données sur leurs performances qui leur permettent de prendre des décisions éclairées et de prendre des mesures proactives pour améliorer leurs stratégies de gestion des risques.
- Prendre des mesures concrètes: Les rapports d’incidents aident les entreprises à déterminer le type de mesures de suivi à prendre et le moment où elles doivent être prises pour éviter de nouveaux incidents.
Intégrer des solutions de signalement d’incidents dans un environnement de travail peut être aussi simple que de le faire :
- Utiliser des systèmes de gestion des risques;
- Mettre en œuvre de nouveaux protocoles de sécurité ou de nouvelles formations ;
- Planification des mesures d’urgence en cas d’incidents similaires futurs ;
- Procéder à des examens réguliers des processus et des systèmes afin d’en assurer la conformité ;
- Créer une culture de la transparence autour du signalement des incidents afin que les employés se sentent à l’aise pour s’exprimer lorsqu’ils rencontrent des problèmes.
Chaque secteur et chaque lieu de travail diffèrent dans la manière dont ils traitent les rapports d’incidents. Toutefois, l’objectif est toujours d’identifier rapidement les problèmes et de prendre des mesures efficaces.
Que se passe-t-il après la déclaration d’un incident ?
Lorsqu’un incident est signalé, il fait l’objet d’une enquête approfondie visant à identifier les causes profondes de ce qui s’est passé et à rassembler des preuves pour déterminer les responsables. Les parties prenantes concernées sont informées et le soutien nécessaire est offert aux personnes impliquées. Les résultats de l’enquête peuvent avoir de nombreuses répercussions sur l’organisation, par exemple
- Amendes, le cas échéant ;
- Changements dans les procédures
- Renforcement des protocoles de sécurité ;
Disposer de systèmes de signalement d’incidents robustes est essentiel pour le succès de toute organisation. Cela les aide à se conformer aux réglementations, à maintenir un environnement de travail sûr pour leurs employés et à minimiser les perturbations causées par des incidents inattendus.
Moderniser les rapports d’incidents grâce à des solutions numériques
Les solutions numériques modernes transforment la façon dont les entreprises signalent les incidents. Les solutions de signalement d’incidents numériques permettent aux utilisateurs de signaler rapidement les incidents sur le terrain via des appareils mobiles. Ces systèmes garantissent que les rapports d’incidents sont complétés avec précision et efficacité, où que vous soyez.
De plus, le signalement automatisé des incidents peut rationaliser l’ensemble du processus en automatisant les tâches banales et en consolidant les données dans des rapports unifiés. De même, les solutions mobiles pour la gestion des risques et des assurances fournissent aux organisations des solutions de signalement d’incidents basées sur le cloud, faciles à utiliser et accessibles à tout moment et en tout lieu.
En définitive, les rapports d’incidents constituent un élément clé de toute stratégie de gestion des risques d’une organisation. En investissant dans des solutions numériques de signalement d’incidents, les entreprises peuvent s’assurer que leurs rapports sont précis, efficaces et conformes aux réglementations sectorielles.
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