La notificación de incidentes consiste en capturar y documentar información sobre un incidente o evento específico. Puede incluir datos como quiénes estuvieron involucrados, qué sucedió, cuándo ocurrió, dónde ocurrió, qué lo causó y cualquier otro detalle relevante. Esta documentación ayuda a las organizaciones a identificar riesgos que deben abordarse para prevenir que ocurran incidentes similares en el futuro.
Al registrar datos de incidentes, las organizaciones pueden utilizar indicadores clave de riesgo para obtener perspectivas que permitan realizar análisis predictivos y tomar medidas proactivas para evitar que vuelvan a ocurrir eventos similares. También puede ayudar a agilizar el proceso de notificación de incidentes con precisión y eficiencia.
Se notifican diversos incidentes, incluyendo lesiones laborales, accidentes y cuasi accidentes, violaciones de datos y amenazas de seguridad, emergencias médicas y quejas de clientes. Cada uno debe ser documentado adecuadamente para que los incidentes puedan ser rastreados a lo largo del tiempo y se puedan identificar patrones.
Tipos de incidentes que deben notificarse
Aunque los distintos incidentes requieren que se documente información diferente, siempre deben incluirse algunos datos críticos al notificar los incidentes. Esto incluye
- Fecha y hora del incidente;
- Descripción de lo ocurrido;
- Quién estuvo implicado y si hubo testigos;
- Medidas adoptadas para hacer frente al incidente.
También es necesario documentar todas las fotos o vídeos tomados del incidente y cualquier documento u otra prueba que pueda ayudar a proporcionar más contexto. Esto garantizará la exactitud al informar y ayudará a protegerse frente a reclamaciones de responsabilidad civil. Además de esto, los siguientes incidentes tienen información específica que debe incluirse en sus informes.
Acontecimientos adversos
Los eventos adversos son sucesos o incidentes no planificados que resultan en daño, lesión o muerte de un paciente, visitante o empleado.
Por ejemplo, si un trabajador de la salud no se desinfecta adecuadamente las manos entre pacientes, podría propagar una infección en el lugar de trabajo. Esto resultaría en un evento adverso asociado con el tratamiento médico y podría conducir a complicaciones más graves para los afectados.
En este caso, el incidente debe documentarse en un registro de incidentes con detalles como:
- Nombre del paciente y cualquier otro dato identificativo;
- Nombre e información de contacto del personal sanitario;
- Fecha, hora y lugar del incidente;
- Descripción de lo ocurrido;
- Tipo y gravedad del daño o lesión sufridos;
- Tratamientos médicos administrados para hacer frente al incidente.
De este modo, el incidente puede investigarse más a fondo y pueden tomarse medidas correctoras para evitar incidentes similares.
Casi fallos
Los cuasi accidentes son eventos que tienen el potencial de causar daño pero que, en última instancia, no resultan en consecuencias graves.
Por ejemplo, un tropiezo y caída de un empleado que no resulta en lesiones se considera un cuasi accidente. Las empresas deben distinguir entre incidentes y accidentes para proporcionar adecuadamente la asistencia y el protocolo actuales. La comunicación efectiva en toda la empresa es clave para que todos estén al tanto de lo ocurrido tan pronto como sea posible.
En esta situación, un informe de cuasi accidente puede incluir lo siguiente:
- Nombre del trabajador e información de contacto;
- Detalles de las funciones del empleado cuando se produjo el incidente;
- Descripción de lo ocurrido y tipo de preocupación;
- Cualquier situación de cuasi accidente o infracción de seguridad que se haya producido;
- Medidas correctivas adoptadas para evitar que ocurran hechos similares en el futuro.
Al documentar estos datos, las empresas pueden identificar riesgos potenciales, desarrollar soluciones y aplicar protocolos para evitar que vuelvan a ocurrir, identificando cualquier punto débil en sus medidas de seguridad actuales.
Condiciones peligrosas
Las condiciones peligrosas incluyen cualquier forma de peligro o riesgo que pueda causar daño a personas, propiedades y/o al medio ambiente.
Por ejemplo, un derrame químico y un entorno de trabajo inseguro son ambas condiciones peligrosas que deben manejarse con extrema precaución. En tales situaciones, es crucial garantizar la seguridad de todos en las inmediaciones y tomar medidas para mitigar los daños potenciales.
En este escenario, un informe de incidente de condición peligrosa debe incluir lo siguiente:
- Fecha, hora y lugar del incidente;
- Descripción de las condiciones que condujeron a la situación peligrosa;
- Nombres, información de contacto y posibles testigos;
- Fotografías del incidente o del lugar tomadas después de poner en marcha las medidas de seguridad;
- Medidas adoptadas para protegerte de nuevos daños o lesiones;
- Acciones de seguimiento adoptadas para resolver el incidente.
Documentar estos detalles ayuda a las empresas a prepararse y prevenir incidentes similares y a comprender mejor cómo podrían mejorar sus medidas de seguridad.
Infracciones de seguridad
Las violaciones de seguridad implican el acceso, uso, alteración, destrucción o divulgación accidental o intencional de información confidencial sin autorización.
Por ejemplo, acceder a datos restringidos sin permiso constituye una violación de seguridad. Las empresas deben ser conscientes de estas amenazas potenciales y asegurarse de que sus redes estén seguras para proteger los datos de los usuarios y mantener su reputación. De lo contrario, se arriesgan a enfrentar sanciones legales.
En este caso, un informe de incidente de violación de seguridad debe incluir lo siguiente:
- Fecha y hora de la violación;
- Detalles de cómo se descubrió el incidente;
- Nombres e información de contacto de los implicados en la violación;
- Credenciales de acceso utilizadas para acceder a datos restringidos sin permiso;
- Medidas adoptadas por la empresa para investigar y contener la infracción;
- Medidas adoptadas para hacer frente al incidente y evitar infracciones similares en el futuro.
Con esta información, las empresas pueden identificar posibles vulnerabilidades y tomar medidas correctivas para proteger sus activos. Además, la notificación adecuada de incidentes ayuda a minimizar el riesgo y a garantizar que no vuelvan a producirse incidentes similares.
Mal funcionamiento del equipo
Los fallos o averías de equipos incluyen cualquier comportamiento inesperado o anormal de un dispositivo, sistema o componente. Esto puede deberse a varios factores, desde una instalación incorrecta hasta un mantenimiento inadecuado o componentes obsoletos.
Por ejemplo, una máquina podría detenerse inesperadamente durante su funcionamiento debido a un mal funcionamiento y causar tiempo de inactividad, lo que puede tener consecuencias costosas. Por lo tanto, las empresas deben estar preparadas para abordar estos problemas y actuar rápidamente para minimizar la interrupción. Asimismo, las empresas deben mantener regularmente sus equipos y llevar registros de cualquier mal funcionamiento para solucionar y corregir problemas futuros.
En este caso, un informe de incidente de mal funcionamiento de equipo debe incluir lo siguiente:
- Nombre e información de contacto del usuario;
- Descripción del sistema o componente;
- Fecha, hora y lugar del incidente;
- Medidas adoptadas para identificar y aislar el problema;
- Acción(es) correctiva(s) tomada(s) para abordar el incidente;
- Medidas de seguimiento para evitar que vuelvan a producirse incidentes similares.
Con estos detalles, las empresas pueden comprender la causa del problema y tomar medidas para solucionarlo de forma rápida y eficaz para que sus operaciones sigan funcionando sin problemas.
¿Por qué tienes que notificar los incidentes?
Las empresas necesitan la notificación de incidentes para mantener su lugar de trabajo seguro, accesible y conforme a la normativa. También permite a las empresas:
- Aprender de los errores: La notificación de incidentes ayuda a las empresas a identificar tendencias, analizar la causa raíz de un incidente y hacer los ajustes necesarios para evitar que se produzcan incidentes similares.
- Sigue los progresos: Los informes de incidentes ayudan a las empresas a medir su rendimiento y hacer un seguimiento de las mejoras a lo largo del tiempo. Esto les permite tomar medidas proactivas para crear un entorno de trabajo más seguro para todos los empleados.
- Sigue las tendencias: Los informes de incidentes pueden ayudar a las empresas a identificar patrones de problemas recurrentes o tendencias que pueden ser indicativas de un problema mayor. Esto permite a las empresas tomar medidas correctivas y evitar que se produzcan costosos incidentes en el futuro.
- Mejorar la gestión de riesgos: Los informes de incidentes proporcionan a las empresas datos sobre su rendimiento para tomar decisiones informadas y adoptar medidas proactivas para mejorar sus estrategias de gestión de riesgos.
- Tomar medidas procesables: Los informes de incidentes ayudan a las empresas a determinar qué tipo de medidas de seguimiento deben tomarse y cuándo deben tomarse para evitar futuros incidentes.
Incorporar soluciones de notificación de incidentes en un entorno laboral puede ser tan fácil como:
- Utilizar sistemas de gestión de riesgos;
- Implantar nuevos protocolos de seguridad o formación;
- Planificación de contingencias para futuros incidentes similares;
- Realizar revisiones periódicas de los procesos y sistemas para garantizar su cumplimiento;
- Crear una cultura de transparencia en torno a la notificación de incidentes para garantizar que los empleados se sientan cómodos hablando cuando se encuentren con problemas.
Cada industria y lugar de trabajo variará en la forma de gestionar la notificación de incidentes. Sin embargo, el objetivo es siempre identificar los problemas rápidamente y tomar medidas eficaces.
¿Qué ocurre después de notificar un incidente?
Tras notificarse un incidente, se somete a un proceso de investigación exhaustivo para identificar la causa raíz de lo ocurrido y reunir pruebas para determinar quién tuvo la culpa. Se informa a las partes interesadas pertinentes y se ofrece el apoyo necesario a los implicados. El resultado de la investigación puede afectar a cualquier organización de muchas maneras, por ejemplo:
- Multas, si procede;
- Cambios en los procedimientos».
- Aumento de los protocolos de seguridad;
Disponer de sólidos sistemas de notificación de incidentes es fundamental para el éxito de cualquier organización. Les ayuda a cumplir la normativa, mantener un entorno de trabajo seguro para sus empleados y minimizar las interrupciones causadas por incidentes inesperados.
Modernizar la notificación de incidentes con soluciones digitales
Las soluciones digitales modernas están transformando la forma en que las empresas notifican los incidentes. Las soluciones digitales de notificación de incidentes permiten a los usuarios informar rápidamente sobre incidentes mientras están en el campo a través de dispositivos móviles. Estos sistemas garantizan que los informes de incidentes se completen con precisión y eficiencia, sin importar dónde se encuentre.
Además, la notificación automatizada de incidentes puede agilizar todo el proceso al automatizar tareas mundanas y consolidar datos en informes unificados. Asimismo, las soluciones móviles para riesgos y seguros proporcionan a las organizaciones soluciones de notificación de incidentes basadas en la nube, fáciles de usar y accesibles en cualquier momento y lugar.
En última instancia, los informes de incidentes son un componente clave de la estrategia de gestión de riesgos de cualquier organización. Y al invertir en soluciones digitales de notificación de incidentes, las empresas pueden garantizar que sus informes sean precisos, eficientes y cumplan con las regulaciones de la industria.
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