Qu’est-ce que la déclaration d’incident et pourquoi est-elle importante ?

Le rapport d’incident consiste à saisir et à documenter les informations relatives à un incident ou à un événement spécifique. Il peut s’agir de données telles que les personnes impliquées, ce qui s’est passé, quand cela s’est produit, où cela s’est produit, ce qui a causé l’incident, et tout autre détail pertinent. Cette documentation aide les organisations à identifier les risques qui doivent être traités afin d’éviter que des incidents similaires ne se produisent à l’avenir. En enregistrant les données relatives aux incidents, les organisations peuvent utiliser des indicateurs de risque clés pour obtenir des informations qui permettent des analyses prédictives et des mesures proactives afin d’éviter que des événements similaires ne se reproduisent. Cela permet également de rationaliser le processus de déclaration des incidents avec précision et efficacité. Différents incidents sont signalés, notamment les blessures au travail, les accidents et les quasi-accidents, les violations de données et les menaces pour la sécurité, les urgences médicales et les réclamations des clients. Chacun d’entre eux doit être correctement documenté afin que les incidents puissent être suivis dans le temps et que des schémas puissent être identifiés.

Types d’incidents à signaler

Bien que des incidents différents requièrent des informations différentes, certains éléments d’information essentiels doivent toujours être inclus dans les rapports d’incidents. Il s’agit notamment de

• Date et heure de l’incident ;
• Description de ce qui s’est passé ;
• Les personnes impliquées et les témoins éventuels ;
• Mesures prises pour remédier à l’incident.

Il est également nécessaire de documenter toutes les photos ou vidéos prises de l’incident, ainsi que tous les documents ou autres preuves qui peuvent aider à fournir plus de contexte. Cela garantira l’exactitude du rapport et contribuera à vous protéger contre les actions en responsabilité. Par ailleurs, les incidents suivants sont assortis d’informations spécifiques qui doivent être incluses dans les rapports.

Événements indésirables

Les événements indésirables sont des événements ou des incidents non planifiés qui entraînent un préjudice, une blessure ou la mort d’un patient, d’un visiteur ou d’un employé. Par exemple, si un travailleur de la santé ne se désinfecte pas correctement les mains entre deux patients, il risque de propager une infection sur le lieu de travail. Il en résulterait un événement indésirable associé au traitement médical, qui pourrait entraîner des complications plus graves pour les personnes concernées. Dans ce cas, l’incident doit être documenté dans un journal d’incidents avec des détails tels que :

• Nom du patient et toute autre information permettant de l’identifier ;
• Nom et coordonnées du personnel de santé ;
• Date, heure et lieu de l’incident ;
• Description de ce qui s’est passé ;
• Type et gravité du préjudice ou de la blessure subie ;
• Des traitements médicaux sont administrés pour remédier à l’incident.

De cette manière, l’incident peut faire l’objet d’une enquête plus approfondie et des mesures correctives peuvent être prises pour éviter des incidents similaires.

Manque à l’appel

Les accidents évités de justesse sont des événements qui ont le potentiel de causer des dommages, mais qui n’ont finalement pas de conséquences graves. Par exemple, un employé qui trébuche et tombe sans se blesser est considéré comme un quasi-accident. Les entreprises doivent faire la distinction entre les incidents et les accidents afin de fournir l’assistance et le protocole adéquats. Une communication efficace au sein de l’entreprise est essentielle pour que tout le monde soit au courant de ce qui s’est passé le plus rapidement possible. Dans cette situation, un rapport d’incident de quasi-accident peut comprendre les éléments suivants :

• Nom et coordonnées du travailleur ;
• Détails des fonctions de l’employé au moment où l’incident s’est produit ;
• Description de ce qui s’est passé et du type de préoccupation ;
• Toutes les conditions de quasi-accident ou les violations de la sécurité qui étaient présentes ;
• Mesures correctives prises pour éviter que des événements similaires ne se reproduisent à l’avenir.

En documentant ces données, les entreprises peuvent identifier les risques potentiels, élaborer des solutions et mettre en œuvre des protocoles pour éviter qu’ils ne se reproduisent, en identifiant les faiblesses de leurs mesures de sécurité actuelles.

Conditions dangereuses

Les conditions dangereuses comprennent toute forme de danger ou de risque susceptible de nuire aux personnes, aux biens et/ou à l’environnement. Par exemple, un déversement de produits chimiques et un environnement de travail dangereux sont tous deux des conditions dangereuses qui doivent être traitées avec une extrême prudence. Dans de telles situations, il est essentiel d’assurer la sécurité de toutes les personnes se trouvant à proximité et de prendre des mesures pour atténuer les dommages potentiels. Dans ce cas, un rapport d’incident sur une situation dangereuse doit comprendre les éléments suivants :

• Date, heure et lieu de l’incident ;
• Description des conditions qui ont conduit à la situation dangereuse ;
• Noms, coordonnées et témoins éventuels ;
• Photographies de l’incident ou du site prises après la mise en place des mesures de sécurité ;
• Mesures prises pour éviter d’autres dommages ou blessures ;
• Les mesures de suivi prises pour résoudre l’incident.

La documentation de ces détails aide les entreprises à se préparer et à prévenir des incidents similaires et à mieux comprendre comment elles peuvent améliorer leurs mesures de sécurité.

Violations de la sécurité

Les failles de sécurité impliquent l’accès, l’utilisation, l’altération, la destruction ou la divulgation accidentelle ou intentionnelle d’informations confidentielles sans autorisation. Par exemple, l’accès à des données restreintes sans autorisation constitue une faille de sécurité. Les entreprises doivent être conscientes de ces menaces potentielles et veiller à ce que leurs réseaux soient sécurisés afin de protéger les données des utilisateurs et de préserver leur réputation. Dans le cas contraire, elles s’exposent à des sanctions juridiques. Dans ce cas, un rapport d’incident de violation de la sécurité doit comprendre les éléments suivants :

• Date et heure de la violation ;
• Détails sur la façon dont l’incident a été découvert ;
• Noms et coordonnées des personnes impliquées dans la violation ;
• Références d’accès utilisées pour accéder à des données restreintes sans autorisation ;
• Mesures prises par l’entreprise pour enquêter sur la violation et y remédier ;
• les mesures prises pour remédier à l’incident et prévenir des violations similaires à l’avenir.

Grâce à ces informations, les entreprises peuvent identifier les vulnérabilités potentielles et prendre des mesures correctives pour protéger leurs actifs. En outre, un rapport d’incident approprié permet de minimiser les risques et de s’assurer que des incidents similaires ne se reproduisent pas.

Dysfonctionnements de l’équipement

Les dysfonctionnements ou les pannes d’équipement comprennent tout comportement inattendu ou anormal d’un appareil, d’un système ou d’un composant. Ils peuvent être dus à un certain nombre de facteurs allant d’une installation incorrecte à une maintenance inadéquate, en passant par des composants obsolètes. Par exemple, une machine peut s’arrêter inopinément en cours de fonctionnement en raison d’un dysfonctionnement et entraîner un temps d’arrêt, ce qui peut avoir des conséquences coûteuses. Les entreprises doivent donc se préparer à faire face à ces problèmes et prendre rapidement des mesures pour minimiser les perturbations. De même, les entreprises doivent entretenir régulièrement leurs équipements et consigner tout dysfonctionnement afin de pouvoir résoudre les problèmes à l’avenir. Dans ce cas, un rapport d’incident de dysfonctionnement d’équipement doit comprendre les éléments suivants :

• Nom et coordonnées de l’utilisateur ;
• Description du système ou du composant ;
• Date, heure et lieu de l’incident ;
• Mesures prises pour identifier et isoler le problème ;
• Mesure(s) corrective(s) prise(s) pour remédier à l’incident ;
• Mesures de suivi pour éviter que des incidents similaires ne se reproduisent.

Grâce à ces informations, les entreprises peuvent comprendre la cause profonde du problème et prendre des mesures pour y remédier rapidement et efficacement afin d’assurer le bon déroulement de leurs opérations.

Pourquoi devez-vous signaler les incidents ?

Les entreprises ont besoin de rapports d’incidents pour assurer la sécurité, l’accessibilité et la conformité de leur lieu de travail. Cela permet également aux entreprises de :

• Tirer les leçons des erreurs commises: Les rapports d’incidents aident les entreprises à identifier les tendances, à analyser les causes profondes d’un incident et à procéder aux ajustements nécessaires pour éviter que des incidents similaires ne se produisent.
• Suivre les progrès: Les rapports d’incidents aident les entreprises à mesurer leurs performances et à suivre les améliorations au fil du temps. Cela leur permet de prendre des mesures proactives pour créer un environnement de travail plus sûr pour tous les employés.
• Suivez les tendances: Les rapports d’incidents peuvent aider les entreprises à identifier des schémas de problèmes récurrents ou des tendances qui peuvent être révélatrices d’un problème plus important. Cela permet aux entreprises de prendre des mesures correctives et d’éviter que des incidents coûteux ne se reproduisent.
• Améliorer la gestion des risques: Les rapports d’incidents fournissent aux entreprises des données sur leurs performances qui leur permettent de prendre des décisions éclairées et de prendre des mesures proactives pour améliorer leurs stratégies de gestion des risques.
• Prendre des mesures concrètes: Les rapports d’incidents aident les entreprises à déterminer le type de mesures de suivi à prendre et le moment où elles doivent être prises pour éviter de nouveaux incidents.

Intégrer des solutions de signalement d’incidents dans un environnement de travail peut être aussi simple que de le faire :

• Utiliser des systèmes de gestion des risques;
• Mettre en œuvre de nouveaux protocoles de sécurité ou de nouvelles formations ;
• Planification des mesures d’urgence en cas d’incidents similaires futurs ;
• Procéder à des examens réguliers des processus et des systèmes afin d’en assurer la conformité ;
• Créer une culture de la transparence autour du signalement des incidents afin que les employés se sentent à l’aise pour s’exprimer lorsqu’ils rencontrent des problèmes.

Chaque secteur et chaque lieu de travail diffèrent dans la manière dont ils traitent les rapports d’incidents. Toutefois, l’objectif est toujours d’identifier rapidement les problèmes et de prendre des mesures efficaces.

Que se passe-t-il après la déclaration d’un incident ?

Lorsqu’un incident est signalé, il fait l’objet d’une enquête approfondie visant à identifier les causes profondes de ce qui s’est passé et à rassembler des preuves pour déterminer les responsables. Les parties prenantes concernées sont informées et le soutien nécessaire est offert aux personnes impliquées. Les résultats de l’enquête peuvent avoir de nombreuses répercussions sur l’organisation, par exemple

• Amendes, le cas échéant ;
• Changements dans les procédures
• Renforcement des protocoles de sécurité ;

Disposer de systèmes robustes de signalement des incidents est essentiel à la réussite de toute organisation. Il les aide à se conformer aux réglementations, à maintenir un environnement de travail sûr pour leurs employés et à minimiser les perturbations causées par des incidents inattendus.

Moderniser les rapports d’incidents grâce à des solutions numériques

Les solutions numériques modernes transforment la manière dont les entreprises signalent les incidents. Les solutions numériques de signalement des incidents permettent aux utilisateurs de signaler rapidement les incidents lorsqu’ils sont sur le terrain grâce à des appareils mobiles. Ces systèmes garantissent que les rapports d’incidents sont remplis avec précision et efficacité, quel que soit l’endroit où vous vous trouvez. En outre, l’automatisation des rapports d’incidents peut rationaliser l’ensemble du processus en automatisant les tâches banales et en consolidant les données dans des rapports unifiés. De même, les solutions mobiles pour le risque et l’assurance fournissent aux organisations des solutions de rapports d’incidents faciles à utiliser, basées sur le cloud et accessibles à tout moment et en tout lieu. En fin de compte, les rapports d’incidents sont un élément clé de la stratégie de gestion des risques de toute organisation. En investissant dans des solutions numériques de rapports d’incidents, les entreprises peuvent s’assurer que leurs rapports sont précis, efficaces et conformes aux réglementations du secteur.

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