Les entreprises modernes doivent naviguer dans un réseau de lois, de réglementations et de normes industrielles qui dictent leur fonctionnement. Les exigences de conformité couvrent de multiples domaines, notamment la confidentialité des données, la lutte contre la corruption, la conformité commerciale, les réglementations financières, la santé et la sécurité, l’environnement et d’autres mandats spécifiques à l’industrie, et elles peuvent varier selon l’industrie et le pays.
Le non-respect de ces exigences peut entraîner de lourdes amendes, des dommages à la réputation, des actions en justice, voire la perte de la licence d’exploitation de l’organisation. Un registre des obligations robuste est essentiel pour que les entreprises comprennent pleinement toutes les réglementations, lois et normes applicables ainsi que leurs exigences. Disposer d’un « registre des obligations » complet garantit que les organisations peuvent systématiquement suivre, gérer et démontrer la conformité à toutes les obligations applicables. En capturant les exigences spécifiques de chaque réglementation et en les reliant aux politiques, procédures et contrôles internes, un « registre des obligations » fournit une source unique de vérité pour toutes les exigences de conformité.
Dans cet article de blog, nous expliquons comment les entreprises peuvent utiliser un logiciel GRC pour numériser leur « registre des obligations » et automatiser la surveillance de la conformité de manière continue. Nous fournissons des conseils sur la gestion des obligations de conformité dans plusieurs juridictions et pays, et nous détaillons comment le logiciel peut automatiser le processus de changement réglementaire et faciliter les vérifications et la surveillance continue de la conformité.
Les défis du suivi manuel de la conformité
De nombreuses organisations s’appuient encore sur des processus basés sur des feuilles de calcul pour suivre et gérer leurs obligations de conformité. Bien que les feuilles de calcul puissent sembler être une solution simple, elles présentent des défis importants, notamment :
Manque de visibilité en temps réel : Les feuilles de calcul statiques ne fournissent pas une vue en direct du statut de conformité, ce qui rend difficile la surveillance efficace des obligations.
Silos de données et incohérences : Lorsque plusieurs départements maintiennent leurs propres registres et utilisent différentes feuilles de calcul, cela crée des données incohérentes conduisant à des lacunes potentielles en matière de conformité.
Erreur humaine : La saisie manuelle des données sans règles de gouvernance des données augmente la probabilité d’erreurs, ce qui peut entraîner des défaillances de conformité.
Manque de responsabilité : Les feuilles de calcul n’offrent pas de suivi des utilisateurs, ce qui rend difficile de savoir qui a changé quoi et quand. Cela entraîne un manque de propriété et de responsabilité.
Difficulté à gérer les changements réglementaires : Les réglementations et les normes de l’industrie changent fréquemment, et sans un processus intégré de gestion du changement qui relie les exigences aux politiques et procédures connexes, il peut être difficile de comprendre ce qui doit être mis à jour pour refléter le changement.
Pistes d’audit limitées : Les feuilles de calcul ne fournissent pas un historique vérifiable des changements et des actions de conformité, ce qui rend difficile de démontrer la diligence raisonnable aux régulateurs.
Rapports manuels : Les rapports pour comprendre le statut de conformité, les actions de conformité en suspens et les domaines de non-conformité doivent être créés manuellement, ce qui prend du temps et est lourd en administration.
Compte tenu de ces limitations, les organisations ont besoin d’une solution plus robuste et automatisée comme un logiciel GRC pour maintenir un « registre des obligations » efficace qui intègre pleinement les actions de conformité dans les opérations quotidiennes de l’entreprise.
Avantages de l’utilisation d’un logiciel de conformité pour automatiser le processus
Le logiciel de Gouvernance, Risque et Conformité (GRC) offre une alternative puissante au suivi de la conformité basé sur des feuilles de calcul. En utilisant les capacités de conformité offertes par le logiciel GRC pour construire leur registre des obligations, les organisations peuvent :
Accéder à des cadres de conformité prêts à l’emploi pour les réglementations et normes largement adoptées comme le RGPD, HIPPA, SOX, NIS2, PCI DSS, CPS 230 et diverses normes ISO pour précharger toutes les exigences de ces obligations réglementaires et normes dans leur registre des obligations dans le système.
Centraliser toutes les obligations de conformité et leurs exigences individuelles et juridictions dans un seul système, assurant une visibilité et une accessibilité complètes.
Suivre automatiquement les changements réglementaires avec une veille réglementaire, pour maintenir les processus et les politiques à jour avec les exigences changeantes avec une intervention manuelle minimale.
Attribuer la propriété et les responsabilités pour chaque obligation afin d’assurer la responsabilité et utiliser le « suivi des utilisateurs » pour voir qui a changé quoi et quand.
Automatiser la gestion des tâches et des actions, chaque employé dispose de son propre tableau de bord pour facilement effectuer des tâches et des vérifications liées à la conformité en ligne. Des flux de travail peuvent également être utilisés pour les escalades et les approbations.
Lier les obligations aux contrôles, politiques, vérifications de conformité et évaluations des risques, créant un cadre de conformité cohésif et intégré.
Générer des rapports et des tableaux de bord en temps réel, fournissant à la direction une vue à jour du statut de conformité.
Rationaliser les audits et les rapports réglementaires en maintenant un enregistrement complet et inviolable des activités de conformité.
Comment construire un registre des obligations et automatiser la conformité dans un logiciel GRC
Dans cette section, nous expliquerons comment le logiciel GRC peut numériser le registre des obligations d’une organisation et automatiser les processus de conformité.
Identification et documentation des obligations
Le logiciel GRC permet aux organisations de construire un « registre des obligations » complet capturant toutes les lois, réglementations, normes et exigences contractuelles applicables et leurs exigences dans un format structuré. Chaque obligation est documentée avec des détails tels que :
Les exigences spécifiques décrites dans la réglementation
La ou les juridictions où la réglementation s’applique
Les actions de conformité et les étapes prises pour satisfaire à l’exigence
Les fonctions et les domaines d’activité qui sont impactés
Les parties prenantes responsables et les propriétaires de chaque exigence au sein de l’organisation
Tous les contrôles mis en place pour minimiser le risque de non-conformité
De nombreux outils GRC offrent des cadres de conformité prêts à l’emploi pour les réglementations et normes largement adoptées comme le RGPD, HIPPA, SOX, NIS2, PCI DSS, CPS 230 et diverses normes ISO. Cela permet aux organisations de précharger toutes les exigences de ces obligations réglementaires et normes dans leur registre des obligations dans le système sans avoir à tout créer manuellement à partir de zéro, économisant ainsi un temps précieux et garantissant que toutes les exigences sont capturées.
Lier les obligations aux contrôles et aux politiques
L’un des plus grands avantages de l’utilisation d’une plateforme GRC pour la conformité est la capacité de cartographier les obligations aux contrôles internes, aux politiques et aux procédures. La conformité consiste à prouver ce que l’organisation fait pour répondre aux exigences décrites dans chaque réglementation ou norme applicable. Cela peut impliquer la mise en œuvre d’un processus spécifique étape par étape ou une vérification régulière de la conformité, cela peut être par l’établissement d’une nouvelle politique ou d’une formation du personnel, cela pourrait impliquer la mise en œuvre d’un contrôle spécifique ou d’une mesure de sécurité ou de sûreté. Chaque « action de conformité » doit être clairement documentée dans le « registre des obligations ».
Bien sûr, il ne suffit pas de simplement énumérer les « actions de conformité » que l’organisation a mises en œuvre pour assurer la conformité aux exigences. Les entreprises doivent prouver que ces mesures sont efficaces grâce à une surveillance continue de la conformité.
Par exemple :
Une obligation de confidentialité des données en vertu du RGPD peut être liée aux politiques de conservation des données et aux contrôles de chiffrement pertinents.
Une exigence anti-corruption peut être liée aux programmes de formation des employés, aux processus de diligence raisonnable des tiers et à la procédure de l’organisation en matière de cadeaux et d’hospitalité.
Un mandat de conformité commerciale peut être connecté aux procédures de contrôle des exportations et aux évaluations des risques des fournisseurs.
Cela garantit que chaque exigence de conformité est soutenue par des mécanismes internes clairs pour répondre aux attentes réglementaires.
En cartographiant les diverses exigences réglementaires avec les actions et les processus que l’organisation a établis pour assurer la conformité, les organisations obtiennent une vue holistique du statut de conformité et peuvent facilement démontrer comment elles répondent aux exigences réglementaires.
Surveillance de la conformité avec des attestations et des vérifications
Même avec des actions et des processus de conformité clairs établis, les entreprises doivent également s’assurer que ces processus sont efficaces pour répondre aux exigences décrites dans les réglementations et les normes. Par exemple, si les politiques sont obsolètes ou ne sont pas attestées, ou si les employés échouent à la formation ou ne suivent pas les processus, ou si les contrôles ne sont pas efficaces, alors l’organisation n’est probablement pas conforme.
Le logiciel GRC permet aux organisations de mettre en place des vérifications de conformité automatisées et des attestations, assurant une adhésion continue aux obligations réglementaires. Celles-ci incluent :
Attestations de conformité programmées : Cela permet aux employés désignés de confirmer l’adhésion aux politiques et aux contrôles en ligne.
Vérifications régulières des contrôles : Certains contrôles de conformité impliqueront la mise en œuvre d’une politique, le déploiement d’une formation des employés ou l’établissement d’un processus strict. Le logiciel GRC permet aux équipes de programmer des vérifications régulières pour comprendre si les contrôles sont efficaces et documenter les résultats pour une surveillance continue.
Vérifications de conformité : De nombreuses exigences de conformité obligent les organisations à suivre un processus spécifique, le système enverra des notifications régulières demandant au personnel de vérifier que le processus fonctionne et de résoudre tout problème, tous les problèmes et les actions correctives étant entièrement documentés dans le système.
Surveillance automatisée des contrôles : Les systèmes de conformité peuvent extraire d’autres données transactionnelles et opérationnelles dans le système via des intégrations API pour surveiller la conformité dans de grands ensembles de données basés sur des règles prédéfinies. Des alertes et des notifications sont envoyées pour signaler les problèmes de conformité dans les données permettant au personnel d’enquêter.
Rapports d’exception : Ceci est utilisé pour signaler les lacunes potentielles en matière de conformité pour enquête.
Tableaux de bord en temps réel : Ceux-ci permettent aux équipes de conformité de surveiller le statut de toutes les obligations.
Ces fonctionnalités réduisent l’effort manuel et fournissent une piste vérifiable des efforts de conformité, facilitant la réponse aux demandes réglementaires.
Il existe de nombreuses autres façons dont les logiciels de GRC peuvent aider les organisations à mettre en œuvre des processus de meilleures pratiques, qui fournissent une preuve de conformité. Certaines réglementations exigent que les organisations disposent de processus de meilleures pratiques pour des domaines clés tels que la
Atteindre la conformité nécessite des politiques complètes et des documents de procédure qui garantissent que le personnel suit les processus. Les logiciels de conformité permettent aux entreprises d’établir une bibliothèque de politiques en ligne, d’automatiser les mises à jour, les changements et les approbations des politiques, et de recueillir les attestations des employés, automatisant ainsi la gestion des politiques et fournissant une preuve adéquate de conformité et de changement réglementaire.
Ces plateformes offrent également des processus de meilleures pratiques pour la gestion des changements réglementaires. Lorsque les obligations et les exigences réglementaires sont chargées dans la plateforme, elles sont associées aux processus commerciaux, aux politiques et aux contrôles pertinents qui ont été mis en place pour assurer la conformité. Par conséquent, lorsqu’une politique change, les entreprises peuvent rapidement comprendre quels processus et politiques devront probablement être modifiés pour s’aligner sur le changement. Certains outils offrent une veille réglementaire, où les entreprises peuvent s’abonner à leur fournisseur de contenu réglementaire préféré et recevoir des notifications lorsque les réglementations changent. À partir de là, des flux de travail automatisés facilitent la mise en œuvre du changement, en documentant entièrement qui a effectué le changement et quand.
Gestion des exigences transjuridictionnelles
De nombreuses exigences réglementaires s’appliquent à plusieurs juridictions, mais peuvent présenter de légères variations selon le pays. Les logiciels de GRC permettent aux organisations de cartographier les obligations qui se chevauchent à une seule politique ou un seul contrôle, évitant ainsi la duplication tout en assurant la conformité aux nuances régionales.
Par exemple :
Le RGPD (Europe), la CPS 234 (Australie) et le CCPA (Californie) exigent tous des mesures de protection des données, mais ont des spécificités différentes. Une seule politique de confidentialité peut être associée aux deux cadres, avec des ajustements pour les clauses spécifiques à chaque juridiction.
Les réglementations anti-corruption aux États-Unis (FCPA), le Criminal Code Act 1995 (Australie) et au Royaume-Uni (Bribery Act) présentent des similitudes mais ont des attentes de conformité distinctes. Un processus de diligence raisonnable centralisé peut être adapté pour répondre à toutes les exigences.
Cette capacité aide les organisations multinationales à maintenir la cohérence tout en adaptant les efforts de conformité à différents environnements réglementaires.
Les avantages d’une approche de conformité automatisée utilisant un logiciel de GRC
En utilisant un logiciel de GRC pour maintenir un « registre des obligations » et surveiller la conformité, les organisations obtiennent plusieurs avantages clés :
Efficacité accrue : L’automatisation réduit la charge de travail manuelle, libérant les équipes de conformité pour se concentrer sur le traitement des domaines de non-conformité.
Précision améliorée : Les règles de gouvernance des données telles que les menus, les listes déroulantes et le formatage automatique minimisent les erreurs de saisie de données et garantissent que les obligations de conformité sont documentées et surveillées avec précision.
Responsabilité accrue : Les responsabilités assignées, le suivi des utilisateurs et les flux de travail automatisés garantissent que les tâches de conformité sont effectuées à temps, assurant une prise en charge complète des obligations de conformité.
Meilleure atténuation des risques : Une approche structurée de la conformité réduit le risque d’amendes, de pénalités et de dommages à la réputation.
Rapports améliorés : Les analyses en temps réel et les tableaux de bord fournissent des aperçus clairs du statut de conformité, aidant à la prise de décision et aux rapports réglementaires.
Conclusion
Un « registre des obligations » bien tenu est la pierre angulaire d’une gestion efficace de la conformité. Alors que les méthodes de suivi manuel créent des inefficacités et des risques, les logiciels de GRC automatisent le processus, garantissant que les organisations peuvent suivre, gérer et démontrer la conformité sans effort.
En intégrant les obligations avec les contrôles, les politiques et les attestations de conformité, les organisations peuvent construire un cadre de conformité résilient qui non seulement répond aux exigences réglementaires, mais atténue également les risques de conformité.
Pour les organisations cherchant à améliorer leurs processus de conformité, l’adoption d’une plateforme GRC avec des capacités de gestion de la conformité pour numériser leur « registre des obligations » et automatiser les processus de conformité est une étape cruciale vers une plus grande efficacité, une réduction des risques et une meilleure adhésion réglementaire.
