Si estás a la caza de un nuevo proveedor de RMIS, probablemente hayas identificado a tus partes interesadas funcionales, documentado tus requisitos y diagnosticado detalladamente tus puntos débiles. Ahora estás listo para la parte divertida: elegir un proveedor de RMIS que sea perfecto para tu organización. Al responder a una RFP, los proveedores de RMIS pueden hacer muchas afirmaciones, que pueden ser ciertas o no. ¿Cómo cribas las características, funciones y promesas para distinguir al ganador? ¿Cómo puedes leer entre líneas para encontrar el software que ofrezca el mejor valor a largo plazo? Aquí tienes cinco categorías en las que centrarte para ayudarte a identificar el SIGR que mejor se adapte a tus necesidades, deseos y objetivos:

Calidad de los datos

Una de las principales quejas sobre las hojas de cálculo y los sistemas dispares es la falta de calidad de los datos. Cualquiera puede anular datos en una hoja de cálculo, y nadie se daría cuenta, hasta que esos datos erróneos se utilicen para tomar una decisión empresarial crítica.

Un RMIS minimiza los errores en la introducción de datos guiando a los usuarios a través de un proceso de recogida racionalizado. Los cambios y actualizaciones pueden hacerse al instante, en un solo lugar y en un solo momento. Y todo está documentado para que sepas quién hizo qué cambio y por qué. Busca:

  • Captura de datos coherente: ¿Ofrece el proveedor de RMIS plantillas estandarizadas, formularios intuitivos o campos autorrellenables para capturar los datos de forma coherente y completa?
  • Flujos de trabajo racionalizados: ¿Puede el sistema agilizar tus flujos de trabajo y eliminar la introducción de datos duplicados para ahorrar tiempo y reducir los errores?
  • Validación de datos: ¿Valida automáticamente el RMIS los datos a medida que se introducen? ¿Puede detectar entradas de datos que falten, sean incoherentes o estén fuera de rango?
  • Integración de datos: ¿El proveedor del RMIS limpiará y consolidará los datos que se introducen en el sistema, o se espera que lo hagas tú? ¿Puede el sistema integrarse perfectamente con todas tus aseguradoras/TPA?

Informes y análisis

Extraer manualmente la información de gigantescas hojas de cálculo puede llevar tanto tiempo, que el informe queda obsoleto antes de poder distribuirse. Un RMIS debe ser capaz de convertir datos increíblemente complejos en informes muy visuales con sólo unos clics, sin necesidad de conocimientos especializados de ciencia de datos ni de participación de TI. El objetivo del sistema es ayudarte a comprender tu historia de riesgos en tiempo real para tomar decisiones más informadas. Busca:

  • Informes integrados: ¿Qué informes están disponibles directamente? ¿Necesita el proveedor del RMIS programar tus informes personalizados, o puedes crear tú mismo los que necesites?
  • Visualización de datos: ¿Qué cuadros de mando y gráficos están disponibles para ayudar a mostrar y contar la historia de tus datos? ¿Puedes hacer clic en el panel para profundizar en los detalles?
  • Análisis predictivo: ¿Puede el RMIS ayudarte a responder preguntas del tipo «qué pasaría si…»? ¿Puede el sistema señalar, por ejemplo, reclamaciones potencialmente costosas para una intervención temprana?
  • Colaboración e intercambio: ¿Pueden los usuarios compartir fácilmente datos y colaborar en acciones sin salir de la plataforma?

Automatización

Cuando se trata de adelantarse al riesgo, la velocidad lo es todo. Y la automatización es la clave de la velocidad. Los proveedores de RMIS deben demostrar cómo el sistema automatiza los flujos de trabajo y la recopilación de datos para que puedas dedicar menos tiempo a las tareas rutinarias y más a las acciones estratégicas que añaden valor a largo plazo. Busca la automatización:

  • Procesos y flujos de trabajo rutinarios para renovaciones, administración de siniestros, gestión de pólizas, gestión de incidencias, etc.
  • Consolidación de datos para recopilar sin problemas datos de todas las partes interesadas y sistemas -incluidos transportistas, TPA, proveedores, corredores, etc.-. – y tenerlos formateados y listos para incluirlos en los informes.
  • Alertas y recordatorios para que nadie tenga que acordarse de hacer el seguimiento manualmente una y otra vez.
  • Informes para proporcionar rápidamente datos y perspectivas en tiempo real que fundamenten las decisiones críticas.

Seguridad

La seguridad es una cuestión crítica, y es importante indagar en las afirmaciones de un proveedor de RMIS. Conoce cómo se almacenarán y protegerán tus datos. Los proveedores de RMIS deben proporcionar un plan de seguridad detallado de los controles de acceso, cortafuegos y centros de datos. Los problemas no identificados pueden afectar al calendario y al presupuesto de tu proyecto. Busca:

  • Controles de acceso de usuarios, incluyendo encriptación, registros de auditoría y cortafuegos.
  • Centros de datos globales protegidos físicamente mediante un enfoque de defensa en profundidad con un plan completo de recuperación en caso de catástrofe
  • Certificaciones independientes de terceros, como SOC 2 Tipo 2, SSAE 16 Tipo 1 e ISAE 3401

Servicio

Aunque la tecnología es importante, tu éxito también depende de que elijas al proveedor de RMIS adecuado, que se asociará contigo en cada paso del camino: durante la implantación, la adopción y más allá. Busca:

  • Un equipo que te guste y en el que confíes. ¿Te sientes cómodo con la gente con la que vas a trabajar? ¿El equipo escucha realmente tus necesidades y preocupaciones, y encuentra soluciones que funcionen?
  • Un plan de aplicación claramente definido. ¿Ha proporcionado el proveedor del RMIS un calendario de implantación realista? ¿Se ha previsto tiempo suficiente para probar a fondo el sistema, formar a los usuarios y hacer frente a posibles sorpresas?
  • Recursos de apoyo técnico. ¿Qué tipo de soporte proporciona el proveedor de RMIS? ¿Y cuál es el tiempo de respuesta típico? ¿Cuántas horas de asistencia se incluyen en el contrato?
  • Experiencia demostrada: Asegúrate de que el proveedor de RMIS ha demostrado experiencia en tecnología, riesgos y seguros, y tiene la longevidad y los recursos necesarios para llegar hasta el final contigo.

Los proveedores de RMIS pueden hacer muchas promesas de flexibilidad, fiabilidad e integración. Pero una vez que rascas la superficie, muchas de esas promesas se quedan en nada. Haz tus deberes para evitar sorpresas dolorosas y caras en el futuro. La atención, el interés y el respeto genuino que experimentes por parte del proveedor de RMIS en el proceso de compra es una excelente indicación de lo que está por venir.


¿Preparado para redactar una RFP para un RMIS? Descárgate esta plantilla RMIS RFP de las preguntas más críticas relacionadas con RMIS que debes incluir en tu solicitud de propuesta, y echa un vistazo al Sistema de Información de Gestión de Riesgos de Riskonnect.