Se estás à procura de um novo fornecedor de RMIS, provavelmente já identificaste os teus intervenientes funcionais, documentaste os teus requisitos e diagnosticaste detalhadamente os teus pontos fracos. Agora estás pronto para a parte divertida: escolher um fornecedor de RMIS que seja perfeito para a tua organização.

Ao responder a um RFP, os fornecedores de RMIS podem fazer muitas afirmações – que podem ou não ser verdadeiras. Como é que analisa as caraterísticas, funções e promessas para distinguir o vencedor? Como pode ler nas entrelinhas para encontrar o software que oferece o melhor valor a longo prazo?

Aqui estão cinco categorias para ajudar a identificar o RMIS que melhor corresponde às suas necessidades, desejos e objectivos:

Qualidade dos dados

Uma das principais queixas sobre folhas de cálculo e sistemas díspares é a falta de qualidade dos dados. Qualquer pessoa pode alterar os dados de uma folha de cálculo, sem que ninguém se aperceba – até que esses dados errados sejam utilizados para tomar uma decisão comercial crítica.

Um RMIS minimiza os erros de introdução de dados, orientando os utilizadores através de um processo de recolha simplificado. As alterações e actualizações podem ser feitas instantaneamente, num só local e ao mesmo tempo. E tudo está documentado para que saibas quem fez que alteração e porquê.

Procura:

  • Captura de dados consistente: O fornecedor do RMIS oferece modelos padronizados, formulários intuitivos ou campos preenchidos automaticamente para capturar dados de forma consistente e completa?
  • Fluxos de trabalho optimizados: O sistema pode simplificar os teus fluxos de trabalho e eliminar a duplicação de dados para poupar tempo e reduzir os erros?
  • Validação de dados: O RMIS valida automaticamente os dados à medida que são introduzidos? Consegue detetar entradas de dados em falta, inconsistentes ou fora do intervalo?
  • Integração de dados: O fornecedor do RMIS irá limpar e consolidar os dados que vão para o sistema – ou espera-se que seja você a fazê-lo? O sistema pode integrar-se perfeitamente com todas as suas seguradoras/TPAs?

Relatórios e análises

A extração manual de informações de folhas de cálculo gigantes pode ser tão morosa que o relatório fica desatualizado antes de poder ser distribuído. Um RMIS deve ser capaz de transformar dados incrivelmente complexos em relatórios altamente visuais com apenas alguns cliques – sem quaisquer competências especializadas em ciência de dados ou envolvimento de TI. O objetivo do sistema é ajudá-lo a compreender a sua história de risco em tempo real para tomar decisões mais informadas.

Procura:

  • Relatórios incorporados: Que relatórios estão disponíveis de imediato? O fornecedor do RMIS precisa de programar os teus relatórios personalizados – ou podes facilmente criar o que precisas?
  • Visualização de dados: Que painéis e gráficos estão disponíveis para ajudar a mostrar e a contar a história dos teus dados? Podes clicar no painel para aprofundar os detalhes?
  • Análise preditiva: O RMIS pode ajudar-te a responder a perguntas do tipo “e se”? O sistema pode assinalar, por exemplo, pedidos de indemnização potencialmente dispendiosos para intervenção precoce?
  • Colaboração e partilha: Os utilizadores podem facilmente partilhar dados e colaborar em acções sem sair da plataforma?

Automação

Quando se trata de se antecipar ao risco, a velocidade é tudo. E a automatização é a chave para a rapidez. Os fornecedores de RMIS devem demonstrar como o sistema automatiza os fluxos de trabalho e a recolha de dados, para que possa gastar menos tempo em tarefas de rotina e mais tempo em acções estratégicas que acrescentam valor a longo prazo.

Procura automatizar:

  • Processos de rotina e fluxos de trabalho para renovações, administração de sinistros, gestão de apólices, gestão de incidentes e muito mais.
  • Consolidação de dados para recolher dados de todos os intervenientes e sistemas – incluindo transportadoras, TPAs, fornecedores, corretores, etc. – e tê-los formatados e prontos para serem incluídos nos relatórios.
  • Alertas e lembretes para que ninguém tenha de se lembrar de fazer um acompanhamento manual repetido.
  • Relatórios para fornecer rapidamente dados e informações em tempo real para informar decisões críticas.

Segurança

A segurança é uma questão crítica, e é importante investigar as alegações de um fornecedor de RMIS. Sabe como os teus dados serão armazenados e protegidos. Os fornecedores de RMIS devem fornecer um plano de segurança detalhado para controlos de acesso, firewalls e centros de dados. Problemas não identificados podem afetar o cronograma e o orçamento do projeto.

Procura:

  • Controlos de acesso do utilizador, incluindo encriptação, registos de auditoria e firewalls
  • Centros de dados globais que estão fisicamente protegidos utilizando uma abordagem de defesa em profundidade com um plano completo de recuperação de desastres
  • Certificações independentes de terceiros, como SOC 2 Tipo 2, SSAE 16 Tipo 1 e ISAE 3401

Serviço

Embora a tecnologia seja importante, o seu sucesso também depende da seleção do fornecedor de RMIS certo, que será seu parceiro em todas as etapas do processo – através da implementação, adoção e mais além.

Procura:

  • Uma equipa de que gostas e em que confias. Sentes-te à vontade com as pessoas com quem vais trabalhar? A equipa ouve realmente as tuas necessidades e preocupações – e encontra soluções que funcionam?
  • Um plano de implementação claramente definido. O fornecedor do RMIS apresentou um calendário de implementação realista? Está previsto tempo suficiente para testar exaustivamente o sistema, formar os utilizadores – e lidar com quaisquer surpresas?
  • Recursos de apoio técnico. Que tipo de suporte o fornecedor do RMIS oferece? E qual é o tempo de resposta típico? Quantas horas de suporte estão incluídas no teu contrato?
  • Experiência comprovada: Certifica-se de que o fornecedor do RMIS demonstrou conhecimentos especializados em tecnologia, riscos e seguros – e tem a longevidade e os recursos necessários para o acompanhar.

Os fornecedores de RMIS podem fazer muitas promessas de flexibilidade, fiabilidade e integração. Mas assim que arranhas a superfície, muitas dessas promessas ficam vazias. Faz o teu trabalho de casa para evitar surpresas dolorosas e dispendiosas no futuro.

O cuidado, o interesse e o respeito genuíno que experimenta do vendedor do RMIS no processo de compra é uma excelente indicação do que está para vir.


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