Aunque una investigación de incidentes (accidentes) pueda parecer una herramienta reactiva -ya que tiene que producirse, o casi producirse, un suceso no deseado para que se inicie una investigación-, no es necesariamente así. Un proceso de investigación bien construido puede llegar a la(s) causa(s) raíz de un suceso y evitar que vuelvan a ocurrir sucesos similares. Consciente del impacto que pueden tener las investigaciones en la prevención de nuevos errores,la Administración de Seguridad y Salud en el Trabajo (OSHA), ha esbozado un proceso de cuatro pasos para ayudar a los empresarios a realizar investigaciones de incidentes (accidentes) en el lugar de trabajo en una guía titulada , «Investigaciones de incidentes (accidentes): Guía para empresarios».
4 Pasos para Gestionar las Investigaciones de Incidentes (Accidentes)
«Investigaciones de Incidentes (Accidentes): Guía para empresarios» simplifica la forma de abordar las investigaciones de incidentes o accidentes, proporcionando información útil sobre cómo:
- Preserva y documenta la escena
- Recoger datos
- Determinar las causas profundas
- Aplicar medidas correctoras
A pesar de las útiles instrucciones paso a paso de la guía, los empresarios pueden sentirse abrumados ante la idea de instituir todos los procesos y trámites correspondientes que, en última instancia, mejorarán sus técnicas de investigación.
He aquí cómo la tecnología de gestión de riesgos puede agilizar aún más las investigaciones automatizando el proceso de cuatro pasos de la OSHA de principio a fin:
1. Preserva y documenta la escena
La OSHA recomienda preservar la escena de un incidente «para evitar que se eliminen pruebas materiales», así como grabar en vídeo, fotografiar y dibujar ciertos elementos del incidente cuando sea pertinente. También recomienda documentar con gran cantidad de detalles para captar la esencia de lo ocurrido. ¿Y quién podría discutir estas buenas prácticas? Sin embargo, cualquiera que esté familiarizado con las escenas de incidentes (accidentes) sabe que es más fácil decirlo que hacerlo. En el calor del momento -y en medio del caos que a menudo se produce en tales situaciones- puede ser difícil abordar realmente el incidente o atender a un trabajador lesionado, al tiempo que se mantienen en movimiento todas las partes y piezas de una investigación para que no se pase nada por alto. La tecnología de gestión de riesgos puede ayudar: Automatiza toda la proceso de gestión de incidentes de incidentes, proporcionando a los usuarios sobre el terreno un marco automático sobre cómo responder a un incidente y orientación sobre los datos que deben recopilarse — todo ello mientras están sobre el terreno. Con un dispositivo móvil y unos pocos clics, los usuarios sobre el terreno pueden iniciar sesión en un portal para acceder a la información pertinente y registrarla, tanto si está relacionada con la gestión como con la documentación de un cuasi accidente, incidente o accidente. Los formularios electrónicos con campos de datos ya establecidos dan a los usuarios de campo una idea de los siguientes pasos que deben dar o de los datos que deben recopilar. Un proceso de recopilación guiado, tipo «asistente», incorpora una lógica de preguntas dinámica, que muestra u oculta más preguntas en función de las respuestas anteriores. La tecnología de gestión de riesgos adecuada también facilitará el salto a distintas partes del proceso de recogida electrónica, y la validación de las secciones completas e incompletas. Además, los usuarios sobre el terreno también pueden cargar fotos, vídeos o dibujos relacionados con el incidente junto con los datos estándar del incidente que recopilan, lo que ayuda a mantener todos los componentes organizados para que no se escape nada.
2. Recogida de datos
La automatización puede hacer que tu programa de seguridad sea más seguro. Esta funcionalidad permite conservar y documentar sin problemas la escena de un incidente o accidente: Toda la recopilación de datos y la documentación pueden tener lugar in situ, sin tener que rebuscar entre el papeleo, alertar sobre la diligencia debida en la investigación o volver a capturar los datos del incidente una vez que los usuarios de campo regresan a sus escritorios o una vez que el equipo de seguridad se hace con la información que se recopiló manualmente.
Gestionar incidentes y accidentes en el momento -al tiempo que intentas preservar los detalles de lo ocurrido- no es tarea fácil. Sin embargo, es importante si quieres llegar al fondo del problema y evitar que se repita una situación similar.
Con la tecnología de gestión de riesgos puedes reunir la información que necesitas en un proceso de recopilación ágil y flexible. El ahorro de tiempo resultante y la mejora de la precisión significan más tiempo para instituir realmente acciones correctivas y llegar a la siempre importante parte preventiva de la gestión de riesgos de seguridad.
3. Análisis de la causa raíz
Si quieres reforzar la cultura de seguridad de tu organización, es importante que descubras los orígenes de los incidentes o accidentes que se produzcan, mediante una técnica de investigación llamada análisis de la causa raíz.
Hacerlo te permite tomar medidas correctoras rápidas y evitar que se repitan, razón por la que el análisis de la causa raíz es tan recomendado por las organizaciones de salud y seguridad. Por supuesto, antes de llegar a la causa raíz, debes tener un relato preciso de lo ocurrido. La tecnología de gestión de riesgos puede ayudarte a realizar un análisis de «los cinco porqués «, una técnica mediante la cual planteas repetidamente la pregunta «¿por qué?» (al menos cinco veces, como media), para llegar a la causa raíz. El sistema activará automáticamente las preguntas «por qué» para facilitar una investigación productiva.
Pero más allá de la recopilación de información, la tecnología de gestión de riesgos también simplifica el análisis de esos datos, facilitando su interpretación y, por tanto, el descubrimiento de la causa raíz.
Consolidación de datos y análisis visual: El análisis de la causa raíz más fácil
Ante todo, la tecnología de gestión de riesgos conecta y normaliza fuentes de datos dispares en una única fuente de verdad comprensible que puede compartirse con otros en un espíritu de colaboración. Esto significa que todos los datos se recopilan, formatean, almacenan y comparten en un único lugar, lo que no sólo da a los usuarios pleno acceso a la información relevante, sino que les da acceso en una única vista, en lugar de tener que cambiar entre distintos archivos y fuentes de datos con formatos únicos. Además, la tecnología de gestión de riesgos adecuada creará imágenes significativas, como gráficos interactivos, diagramas, líneas temporales y diagramas de causa y efecto/espina dorsal a partir de los datos, facilitando el seguimiento de la narración del incidente, así como el análisis de los factores causales y contribuyentes para priorizar y orientar mejor las acciones correctivas.
Echa un vistazo a esta cronología visual creada a partir de un hipotético incidente sanitario:
En última instancia, utilizar la tecnología de gestión de riesgos de estas formas puede ayudarte a dedicar menos tiempo y esfuerzo a realizar análisis de causa raíz y más tiempo a centrarte en mejorar la seguridad. Los análisis de causa raíz son una herramienta fundamental para la mejora de la seguridad y la gestión de riesgos. Pero, con demasiada frecuencia, no se realizan con la suficiente frecuencia o rapidez tras el descubrimiento y la notificación de un suceso.
4. Tomar medidas correctivas
Todos los datos y análisis de la investigación de incidentes (accidentes) del mundo no servirán de nada si no realizas un seguimiento con acciones correctivas que rectifiquen realmente las causas profundas de los sucesos. Los incidentes o accidentes a los que no se da seguimiento con acciones correctivas no son más que más accidentes a punto de ocurrir, quizá con ramificaciones aún más costosas que la primera vez. Porque un accidente que ocurre más de una vez no es sólo un accidente: Es un problema sistémico que puede afectar a la reputación, la moral y los resultados de una organización. Sin embargo, con demasiada frecuencia, las medidas correctivas se ven frenadas por la indecisión, la burocracia y la falta de comunicación. Las organizaciones o bien no disponen de los datos y herramientas de análisis adecuados para confiar en la toma de decisiones sobre acciones correctivas, o bien carecen de los marcos internos apropiados para tomar decisiones y emprender acciones, o ambas cosas.
Cómo hacer que las acciones correctivas sean automáticas
Estos retos se minimizan con la tecnología de gestión de riesgos. No sólo facilita la recopilación y el análisis de datos de incidentes sin fisuras para mejorar la toma de decisiones, sino que la tecnología de gestión de riesgos automatiza el proceso de acción correctiva, ofreciendo el marco tan necesario para hacer avanzar las iniciativas y responsabilizar a las personas. Algunas de las formas más específicas en que la tecnología de gestión de riesgos puede ayudar a agilizar el proceso de acción correctiva incluyen:
- Plantillas de Acción Correctiva: Ahorra tiempo utilizando documentos electrónicos con plantillas para iniciar el proceso de acción correctiva, en lugar de crear un formulario único para cada nuevo suceso.
- Seguimiento automatizado: Asigna electrónicamente tareas de acción correctiva a las partes interesadas pertinentes. Las tareas pueden marcarse como completadas, o pueden automatizarse activadores de escalado cuando se produzcan retrasos. El estado de las actividades es visible para los usuarios autorizados.
- Avisos de Flujo de Trabajo y Retroalimentación Capturada: La realización de tareas también puede desencadenar flujos de trabajo automatizados, que inciten a otras partes interesadas a completar tareas y ofrecer comentarios relacionados con acciones correctivas, a través de una cadencia de actividad establecida.
No tomar las medidas apropiadas puede ser perjudicial para la organización: La moral puede decaer y las sanciones pueden ser cuantiosas. Es vital que se registren todos los datos relevantes, que se informe de las actualizaciones de estado y que los procesos automatizados de escalado garanticen que las acciones correctivas se completan a tiempo. ¿Te interesa saber cómo automatizar el proceso de acciones correctivas? Haz clic aquí para obtener más información, o consulta nuestro libro blanco sobre Análisis de las consecuencias imprevistas de las actualizaciones de la norma de la OSHA sobre pruebas de drogas tras un accidente.
