Si une enquête sur un incident (accident) peut sembler être un outil réactif — puisqu’un événement indésirable doit se produire, ou presque, pour déclencher une enquête — ce n’est pas nécessairement le cas. Un processus d’enquête bien conçu permet d’atteindre la ou les causes profondes d’un événement et d’éviter que des événements similaires ne se reproduisent.
Consciente de l’impact que les enquêtes peuvent avoir sur la prévention de nouveaux faux pas, the Occupational Safety and Health Administration (OSHA) a défini un processus en quatre étapes pour aider les employeurs à mener des enquêtes sur les incidents (accidents) survenus sur le lieu de travail, dans un guide intitulé, « Incident (Accident) Investigations: A Guide for Employers. »
4 étapes pour gérer les enquêtes sur les incidents (accidents)
« Enquêtes sur les incidents (accidents) : Un guide pour les employeurs» simplifie la manière d’aborder les enquêtes sur les incidents ou les accidents — en fournissant des informations utiles sur la manière de :
- Préserver et documenter la scène
- Collecter les données
- Déterminer les causes profondes
- Mettre en œuvre des actions correctives
Malgré les instructions utiles fournies par le guide, les employeurs peuvent se sentir dépassés par l’idée de mettre en place tous les processus et documents nécessaires à l’amélioration de leurs techniques d’enquête.
Voici comment la technologie de gestion des risques peut rationaliser davantage les enquêtes en automatisant de bout en bout le processus en quatre étapes de l’OSHA :
1. Préserver et documenter la scène
L’OSHA recommande de préserver la scène d’un incident « pour éviter que des preuves matérielles ne soient retirées », ainsi que d’enregistrer en vidéo, de photographier et de dessiner certains éléments de l’incident lorsque cela est pertinent. Elle recommande également de documenter une grande quantité de détails pour saisir l’essence de ce qui s’est produit. Et qui pourrait contester ces meilleures pratiques ?
Cependant, quiconque est familier avec les scènes d’incidents (accidents) sait que c’est plus facile à dire qu’à faire. Dans le feu de l’action — et au milieu du chaos qui s’ensuit souvent dans de telles situations — il peut être difficile de gérer réellement l’incident ou de prendre soin d’un travailleur blessé, tout en maintenant toutes les pièces d’une enquête en mouvement afin que rien ne soit négligé.
La technologie de gestion des risques peut aider : elle automatise l’ensemble du processus de gestion des incidents, offrant aux utilisateurs sur le terrain un cadre automatique pour savoir comment réagir à un incident et des conseils concernant les données à collecter — le tout pendant qu’ils sont sur place.
Avec un appareil mobile et quelques clics, les utilisateurs sur le terrain peuvent se connecter à un portail pour accéder et enregistrer des informations pertinentes — qu’il s’agisse de gérer ou de documenter un quasi-accident, un incident ou un accident. Les formulaires électroniques avec des champs de données déjà établis donnent aux utilisateurs sur le terrain une idée des prochaines étapes à suivre ou des données à collecter. Un processus de collecte guidé, de type « assistant », intègre une logique de questions dynamique, affichant ou masquant d’autres questions en fonction des réponses précédentes.
La bonne technologie de gestion des risques facilitera également le passage à différentes parties du processus de collecte électronique, puis la validation des sections complètes et incomplètes. De plus, les utilisateurs sur le terrain peuvent également télécharger des photos, des vidéos ou des dessins liés à l’incident, en plus des données d’incident standard qu’ils collectent — ce qui aide à organiser tous les composants afin que rien ne passe inaperçu.
2. Collecte des données
L’automatisation peut rendre votre programme de sécurité plus sûr. Cette fonctionnalité permet de préserver et de documenter la scène d’un incident ou d’un accident en toute transparence : La collecte et la documentation des données peuvent avoir lieu sur place, sans qu’il soit nécessaire de mélanger des documents, de mener des enquêtes ou de saisir à nouveau les données de l’incident lorsque les utilisateurs sur le terrain retournent à leur bureau ou lorsque l’équipe de sécurité met la main sur des informations qui ont été collectées manuellement.
Gérer les incidents et les accidents sur le moment, tout en essayant de préserver les détails de ce qui s’est passé, n’est pas une tâche facile. Néanmoins, c’est important si vous voulez aller au fond du problème et éviter qu’un scénario similaire ne se reproduise.
Grâce à la technologie de gestion des risques, vous pouvez recueillir les informations dont vous avez besoin dans le cadre d’un processus de collecte rationalisé et flexible. Le gain de temps et l’amélioration de la précision qui en résultent vous laissent plus de temps pour mettre en place des actions correctives et passer à l’aspect préventif, toujours important, de la gestion des risques liés à la sécurité. gestion des risques de sécurité.
3. Analyse des causes profondes
Si vous souhaitez renforcer la culture de sécurité de votre organisation, il est important de découvrir les origines des incidents ou accidents qui se produisent, en utilisant une technique d’investigation appelée « enquête sur la sécurité». l’analyse des causes profondes.
Cela vous permet de prendre des mesures correctives rapides et de prévenir les récidives, c’est pourquoi l’analyse des causes profondes est si fortement recommandée par les organisations de santé et de sécurité.
Bien sûr, avant de pouvoir remonter à la cause profonde, vous devez avoir un compte rendu précis de ce qui s’est passé.
La technologie de gestion des risques peut vous aider à mener une analyse des « Cinq Pourquoi » — une technique par laquelle vous posez de manière répétée la question « Pourquoi ? » (au moins cinq fois, en moyenne), afin de remonter à la cause profonde. Le système déclenchera automatiquement des questions « pourquoi » pour faciliter une enquête productive.
Mais au-delà de la collecte d’informations, la technologie de gestion des risques simplifie également l’analyse de ces données, les rendant plus faciles à interpréter et, par conséquent, plus faciles à identifier la cause première.
Consolidation des données et analyse visuelle : L’analyse des causes profondes en toute simplicité
Avant tout, la technologie de gestion des risques connecte et normalise des sources de données disparates en une seule source de vérité compréhensible qui peut être partagée avec d’autres dans un esprit de collaboration.
Cela signifie que toutes les données sont collectées, formatées, stockées et partagées en un seul endroit — non seulement en donnant aux utilisateurs un accès complet aux informations pertinentes, mais en leur donnant accès à une vue unique plutôt que de basculer entre différents fichiers et sources de données avec des formats uniques.
De plus, la bonne technologie de gestion des risques créera des visuels significatifs comme des graphiques interactifs, des diagrammes, des chronologies et des diagrammes de cause à effet/arêtes de poisson à partir des données — facilitant le suivi du récit de l’incident, ainsi que l’analyse des facteurs causaux et contributifs pour mieux prioriser et cibler les actions correctives.
Consultez cette chronologie visuelle créée à partir d’un incident hypothétique dans le domaine des soins de santé :
En fin de compte, l’utilisation de la technologie de gestion des risques de ces manières peut vous aider à consacrer moins de temps et d’efforts à la réalisation d’analyses des causes profondes et plus de temps à vous concentrer sur l’amélioration de la sécurité.
Les analyses des causes profondes sont un outil essentiel d’amélioration de la sécurité et de gestion des risques. Mais trop souvent, elles ne sont pas menées assez fréquemment ou assez rapidement après la découverte et le signalement d’un événement.
4. Prendre des mesures correctives
Toutes les données et analyses d’enquête sur les incidents (accidents) du monde ne feront aucune différence si vous ne donnez pas suite avec des actions correctives qui rectifient réellement les causes profondes des événements.
Les incidents ou accidents qui ne sont pas suivis d’actions correctives ne sont que d’autres accidents qui attendent de se produire — peut-être avec des ramifications encore plus coûteuses que la première fois. C’est parce qu’un accident qui se produit plus d’une fois n’est pas seulement un accident : c’est un problème systémique qui peut affecter la réputation, le moral et les résultats d’une organisation.
Pourtant, trop souvent, les actions correctives sont retardées par l’indécision, la bureaucratie et les problèmes de communication. Les organisations n’ont soit pas les bons outils de données et d’analyse pour être confiantes dans leurs décisions d’actions correctives, soit elles manquent des cadres internes appropriés pour prendre des décisions et agir — ou les deux.
Comment rendre les actions correctives automatiques
De tels défis sont minimisés avec la technologie de gestion des risques. Non seulement elle facilite la collecte et l’analyse transparentes des données d’incident pour améliorer la prise de décision, mais la technologie de gestion des risques automatise le processus d’action corrective — offrant le cadre tant nécessaire pour faire avancer les initiatives et responsabiliser les individus.
Voici quelques-unes des façons plus spécifiques dont la technologie de gestion des risques peut aider à rationaliser le processus d’action corrective :
- Modèles d’action corrective : Gagnez du temps en utilisant des documents électroniques types pour lancer le processus d’action corrective, plutôt que de créer un formulaire unique pour chaque nouvel événement.
- Suivi automatisé : assignez électroniquement des tâches d’action corrective aux parties prenantes concernées. Les tâches peuvent être cochées lorsqu’elles sont terminées, ou des déclencheurs d’escalade peuvent être automatisés en cas de retard. Les statuts des activités sont visibles par les utilisateurs autorisés.
- Invitations à accomplir des tâches et retour d’information : L’accomplissement des tâches peut également déclencher des flux de travail automatisés, invitant d’autres parties prenantes à accomplir des tâches et à fournir un retour d’information sur les mesures correctives, selon une cadence d’activité établie.
L’incapacité à prendre les mesures appropriées face aux problèmes peut être préjudiciable à l’organisation : le moral peut fléchir et les pénalités peuvent être importantes. Il est vital que toutes les données pertinentes soient enregistrées, que les mises à jour de statut soient signalées et que les processus d’escalade automatisés garantissent que les actions correctives sont achevées en temps voulu.
Intéressé par la façon d’automatiser le processus d’action corrective ? Cliquez ici pour en savoir plus, ou consultez notre livre blanc sur l’analyse des conséquences imprévues des mises à jour de la règle de l’OSHA sur les tests de dépistage de drogues post-accident.
