Embora a investigação de um incidente (acidente) possa parecer uma ferramenta reactiva – uma vez que tem de ocorrer um acontecimento indesejável, ou quase, para motivar uma investigação – não é necessariamente o caso. Um processo de investigação bem construído pode chegar à(s) causa(s) principal(is) de um acontecimento e evitar que acontecimentos semelhantes voltem a ocorrer. Compreendendo o impacto que as investigações podem ter na prevenção de novos erros,a Occupational Safety and Health Administration (OSHA) delineou um processo de quatro etapas para ajudar as entidades patronais a efetuar investigações de incidentes (acidentes) no local de trabalho num guia intitulado , “Investigações de Incidentes (Acidentes): Um Guia para Empregadores”.
4 passos para gerir a investigação de incidentes (acidentes)
“Investigações de Incidentes (Acidentes): Um Guia para Empregadores” simplifica a forma de abordar as investigações de incidentes ou acidentes – fornecendo informações úteis sobre como:
- Preserva e documenta o local
- Recolher dados
- Determina as causas principais
- Implementa acções corretivas
Apesar das instruções passo-a-passo úteis do guia, os empregadores podem ainda sentir-se sobrecarregados com a ideia de instituir todos os processos e documentação correlacionados que acabarão por melhorar as suas técnicas de investigação.
Eis como a tecnologia de gestão de riscos pode simplificar ainda mais as investigações, automatizando o processo de quatro etapas da OSHA de ponta a ponta:
1. Preserva e documenta a cena
A OSHA recomenda a preservação do local de um incidente “para evitar que as provas materiais sejam removidas”, bem como a gravação em vídeo, a fotografia e o esboço de determinados elementos do incidente, quando pertinente. Recomenda também a documentação de uma grande quantidade de detalhes para capturar a essência do que ocorreu. E quem é que pode discordar destas boas práticas? No entanto, qualquer pessoa familiarizada com cenas de incidentes (acidentes) sabe que é mais fácil falar do que fazer. No calor do momento – e no meio do caos que muitas vezes se segue a estas situações – pode ser difícil resolver o incidente ou cuidar de um trabalhador ferido, mantendo ao mesmo tempo todas as partes e peças de uma investigação em movimento para que nada seja esquecido. A tecnologia de gestão de riscos pode ajudar: Automatiza todo o processo de processo de gestão de incidentes automatiza todo o processo de gestão de incidentes, fornecendo aos utilizadores no terreno uma estrutura automática sobre como responder a um incidente e orientações sobre os dados que precisam de ser recolhidos — Tudo isto enquanto estão no local. Com um dispositivo móvel e apenas alguns cliques, os utilizadores no terreno podem iniciar sessão num portal para aceder e registar informações relevantes – quer estejam relacionadas com o tratamento ou a documentação de um quase acidente, incidente ou acidente. Os formulários electrónicos com campos de dados já estabelecidos dão aos utilizadores no terreno uma ideia dos passos seguintes que devem dar ou dos dados que devem recolher. Um processo de recolha guiado, do tipo “assistente”, incorpora uma lógica dinâmica de perguntas, mostrando ou ocultando outras perguntas com base em respostas anteriores. A tecnologia de gestão de riscos adequada também facilita a passagem para diferentes partes do processo de recolha eletrónica e a validação de secções completas e incompletas. Além disso, os utilizadores no terreno também podem carregar quaisquer fotografias, vídeos ou desenhos relacionados com incidentes, juntamente com os dados padrão de incidentes que recolhem – ajudando a manter todos os componentes organizados, para que nada se perca.
2. Recolha de dados
A automatização pode tornar o teu programa de segurança mais seguro. Esta funcionalidade permite preservar e documentar o local de um incidente ou acidente sem problemas: Toda a recolha de dados e documentação pode ter lugar no local – sem ter de se preocupar com a papelada, sem ter de fazer diligências de investigação ou voltar a capturar dados de incidentes quando os utilizadores no terreno regressam às suas secretárias ou quando a equipa de segurança obtém informações que foram recolhidas manualmente.
Gerir incidentes e acidentes no momento – ao mesmo tempo que tentas preservar os detalhes do que aconteceu – não é tarefa fácil. No entanto, é importante se quiseres chegar ao fundo do problema e evitar que um cenário semelhante ocorra novamente.
Com a tecnologia de gestão de riscos, podes recolher as informações de que necessita através de um processo de recolha simplificado e flexível. As poupanças de tempo resultantes e a maior precisão significam mais tempo para instituir acções corretivas e chegar à sempre importante parte preventiva da gestão de riscos de segurança.
3. Análise da causa principal
Se queres reforçar a cultura de segurança da tua organização, é importante descobrir as origens de quaisquer incidentes ou acidentes que ocorram – recorrendo a uma técnica de investigação chamada análise da causa raiz.
Isto permite-te tomar medidas corretivas rápidas e evitar recorrências, e é por isso que a análise da causa raiz é tão recomendada pelas organizações de saúde e segurança. Claro que, antes de chegares à causa raiz, tens de ter uma descrição exacta do que aconteceu. A tecnologia de gestão de riscos pode ajudar-te a realizar uma análise dos “cinco porquês” – uma técnica em que fazes repetidamente a pergunta “Porquê?” (pelo menos cinco vezes, em média), para chegares à causa principal. O sistema accionará automaticamente as perguntas “porquê” para ajudar a facilitar uma investigação produtiva.
Mas para além da recolha de informação, a tecnologia de gestão do risco também simplifica a forma como analisa esses dados – tornando-os mais fáceis de interpretar e, por conseguinte, mais fáceis de descobrir a causa principal.
Consolidação de dados e análise visual: Análise da causa raiz facilitada
Antes de mais, a tecnologia de gestão de riscos liga e normaliza fontes de dados díspares numa única fonte de verdade compreensível que pode ser partilhada com outros no espírito da colaboração. Isto significa que todos os dados são recolhidos, formatados, armazenados e partilhados num único local – não só dando aos utilizadores acesso total à informação relevante, como também lhes dando acesso numa única vista, em vez de terem de alternar entre diferentes ficheiros e fontes de dados com formatos únicos. Além disso, a tecnologia de gestão de riscos certa criará visuais significativos, como gráficos interativos, tabelas, linhas do tempo e diagramas de causa e efeito/espinha de peixe a partir dos dados – facilitando o acompanhamento da narrativa do incidente, bem como a análise dos fatores causais e contributivos para melhor priorizar e direcionar as ações corretivas.
Vê esta linha de tempo visual criada a partir de um incidente hipotético de cuidados de saúde:
Em última análise, a utilização da tecnologia de gestão do risco desta forma pode ajudar-te a gastar menos tempo e esforço na realização de análises de causas raiz e mais tempo para te concentrares na melhoria da segurança. As análises de causa raiz são uma ferramenta crítica de melhoria da segurança e de gestão do risco. Mas, muitas vezes, não são efectuadas com frequência ou rapidez suficientes após a descoberta e comunicação de um evento.
4. Toma medidas corretivas
Todos os dados e análises de investigação de incidentes (acidentes) do mundo não farão a diferença se não deres seguimento a acções corretivas que rectifiquem efetivamente as causas fundamentais dos acontecimentos. Os incidentes ou acidentes que não são acompanhados de acções corretivas são apenas mais acidentes à espera de acontecer – talvez com ramificações ainda mais dispendiosas do que a primeira vez. Isto porque um acidente que acontece mais do que uma vez não é apenas um acidente: É um problema sistémico que pode afetar a reputação, a moral e os resultados de uma organização. No entanto, com demasiada frequência, as acções corretivas são travadas por indecisão, burocracia e falhas de comunicação. As organizações não dispõem dos dados e das ferramentas de análise corretos para terem confiança na sua tomada de decisões sobre acções corretivas, ou não dispõem das estruturas internas adequadas para tomar decisões e agir – ou ambas.
Como tornar as acções corretivas automáticas
Esses desafios são minimizados com a tecnologia de gestão de riscos. Não só facilita a recolha e análise de dados de incidentes para melhorar a tomada de decisões, como também automatiza o processo de ação corretiva – oferecendo a estrutura necessária para fazer avançar as iniciativas e responsabilizar os indivíduos. Algumas das formas mais específicas pelas quais a tecnologia de gerenciamento de riscos pode ajudar a simplificar o processo de ação corretiva incluem:
- Modelos de ação corretiva: Poupa tempo utilizando modelos de documentos electrónicos para iniciar o processo de ação corretiva, em vez de criar um formulário único para cada novo evento.
- Acompanhamento automatizado: Atribui eletronicamente tarefas de ação corretiva aos intervenientes relevantes. As tarefas podem ser marcadas como concluídas, ou os gatilhos de escalonamento podem ser automatizados quando ocorrem atrasos. Os estados das actividades são visíveis para os utilizadores autorizados.
- Avisos de fluxo de trabalho e feedback capturado: A conclusão de tarefas também pode desencadear fluxos de trabalho automatizados, levando outros intervenientes a concluir tarefas e a dar feedback relacionado com acções corretivas, através de uma cadência de atividade estabelecida.
A não tomada de medidas adequadas pode ser prejudicial para a organização: A moral pode vacilar e as penalizações podem ser grandes. É vital que todos os dados relevantes sejam registados, que as actualizações de estado sejam comunicadas e que os processos de escalonamento automatizados garantam que as acções corretivas sejam concluídas atempadamente. Estás interessado em saber como automatizar o processo de ação corretiva? Clica aqui para saberes mais, ou consulta o nosso white paper sobre a análise das consequências não intencionais das actualizações da regra de testes de drogas pós-acidente da OSHA.
