Embora a investigação de um incidente (acidente) possa parecer uma ferramenta reativa — uma vez que tem de ocorrer um acontecimento indesejável, ou quase, para motivar uma investigação — não é necessariamente o caso. Um processo de investigação bem construído pode chegar à(s) causa(s) principal(is) de um acontecimento e evitar que acontecimentos semelhantes voltem a ocorrer.
Compreendendo o impacto que as investigações podem ter na prevenção de novos erros, a Occupational Safety and Health Administration (OSHA) delineou um processo de quatro etapas para ajudar as entidades patronais a efetuar investigações de incidentes (acidentes) no local de trabalho num guia intitulado, “Investigações de Incidentes (Acidentes): Um Guia para Empregadores”.
4 passos para gerir a investigação de incidentes (acidentes)
“Investigações de Incidentes (Acidentes): Um Guia para Empregadores” simplifica a forma de abordar as investigações de incidentes ou acidentes – fornecendo informações úteis sobre como:
- Preserva e documenta o local
- Recolher dados
- Determina as causas principais
- Implementa ações corretivas
Apesar das instruções passo-a-passo úteis do guia, os empregadores podem ainda sentir-se sobrecarregados com a ideia de instituir todos os processos e documentação correlacionados que acabarão por melhorar as suas técnicas de investigação.
Eis como a tecnologia de gestão de riscos pode simplificar ainda mais as investigações, automatizando o processo de quatro etapas da OSHA de ponta a ponta:
1. Preserva e documenta a cena
A OSHA recomenda a preservação do local de um incidente “para evitar que provas materiais sejam removidas”, bem como a gravação de vídeo, fotografia e esboço de certos elementos do incidente quando pertinente. Recomenda também a documentação de uma grande quantidade de detalhes para captar a essência do que ocorreu. E quem poderia argumentar contra estas melhores práticas?
No entanto, qualquer pessoa familiarizada com locais de incidentes (acidentes) sabe que isto é mais fácil de dizer do que de fazer. No calor do momento — e no meio do caos que frequentemente advém de tais situações — pode ser difícil abordar realmente o incidente ou cuidar de um trabalhador ferido, mantendo simultaneamente todas as partes e peças de uma investigação em movimento para que nada seja descurado.
A tecnologia de gestão de riscos pode ajudar: automatiza todo o processo de gestão de incidentes, facultando aos utilizadores no terreno uma estrutura automática sobre como responder a um incidente e orientação sobre os dados que precisam de ser recolhidos — tudo isto enquanto estão no local.
Com um dispositivo móvel e apenas alguns cliques, os utilizadores no terreno podem aceder a um portal para consultar e registar informações relevantes — quer estejam relacionadas com o tratamento ou documentação de um quase-incidente, incidente ou acidente. Formulários eletrónicos com campos de dados já estabelecidos dão aos utilizadores no terreno uma ideia dos próximos passos que devem dar ou dos dados que devem recolher. Um processo de recolha guiado, tipo “assistente”, incorpora lógica de perguntas dinâmicas, mostrando ou ocultando perguntas adicionais com base em respostas anteriores.
A tecnologia de gestão de riscos adequada também facilitará a navegação por diferentes partes do processo de recolha eletrónica e, em seguida, a validação de secções completas e incompletas. Além disso, os utilizadores no terreno também podem carregar quaisquer fotografias, vídeos ou desenhos relacionados com o incidente juntamente com os dados padrão do incidente que recolhem — ajudando a manter todos os componentes organizados para que nada escape.
2. Recolha de dados
A automatização pode tornar o teu programa de segurança mais seguro. Esta funcionalidade permite preservar e documentar o local de um incidente ou acidente sem problemas: Toda a recolha de dados e documentação pode ter lugar no local – sem ter de se preocupar com a papelada, sem ter de fazer diligências de investigação ou voltar a capturar dados de incidentes quando os utilizadores no terreno regressam às suas secretárias ou quando a equipa de segurança obtém informações que foram recolhidas manualmente.
Gerir incidentes e acidentes no momento – ao mesmo tempo que tentas preservar os detalhes do que aconteceu – não é tarefa fácil. No entanto, é importante se quiseres chegar ao fundo do problema e evitar que um cenário semelhante ocorra novamente.
Com a tecnologia de gestão de riscos, podes recolher as informações de que necessita através de um processo de recolha simplificado e flexível. As poupanças de tempo resultantes e a maior precisão significam mais tempo para instituir acções corretivas e chegar à sempre importante parte preventiva da gestão de riscos de segurança.
3. Análise da causa principal
Se queres reforçar a cultura de segurança da tua organização, é importante descobrir as origens de quaisquer incidentes ou acidentes que ocorram – recorrendo a uma técnica de investigação chamada análise da causa principal.
Fazê-lo permite-lhe tomar ações corretivas rápidas e evitar recorrências, razão pela qual a análise da causa principal é tão recomendada por organizações de saúde e segurança.
Claro que, antes de poder chegar à causa principal, deve ter um relato preciso do que aconteceu.
A tecnologia de gestão de riscos pode ajudá-lo a realizar uma análise dos “Cinco Porquês” — uma técnica através da qual faz repetidamente a pergunta “Porquê?” (pelo menos cinco vezes, em média), a fim de chegar à causa principal. O sistema irá acionar automaticamente perguntas de “porquê” para ajudar a facilitar uma investigação produtiva.
Mas para além da recolha de informação, a tecnologia de gestão do risco também simplifica a forma como analisa esses dados – tornando-os mais fáceis de interpretar e, por conseguinte, mais fáceis de descobrir a causa principal.
Consolidação de dados e análise visual: Análise da causa raiz facilitada
Acima de tudo, a tecnologia de gestão de riscos liga e normaliza fontes de dados díspares numa fonte de verdade única e compreensível que pode ser partilhada com outros num espírito de colaboração.
Isto significa que todos os dados são recolhidos, formatados, armazenados e partilhados num único local — não só dando aos utilizadores acesso total a informações relevantes, mas dando-lhes acesso numa vista única, em vez de alternarem entre diferentes ficheiros e fontes de dados com formatos únicos.
Além disso, a tecnologia de gestão de riscos adequada criará elementos visuais significativos, como gráficos interativos, tabelas, cronogramas e diagramas de causa e efeito/espinha de peixe a partir dos dados — facilitando o acompanhamento da narrativa do incidente, bem como a análise de fatores causais e contributivos para melhor priorizar e direcionar as ações corretivas.
Vê esta linha de tempo visual criada a partir de um incidente hipotético de cuidados de saúde:
Em última análise, utilizar a tecnologia de gestão de riscos desta forma pode ajudá-lo a gastar menos tempo e esforço a realizar análises de causa principal e mais tempo a concentrar-se na melhoria da segurança.
As análises de causa principal são uma ferramenta crítica de melhoria da segurança e de gestão de riscos. Mas, com demasiada frequência, não são realizadas com frequência suficiente ou com rapidez suficiente após a descoberta e o reporte de um evento.
4. Toma medidas corretivas
Todos os dados e análises de investigação de incidentes (acidentes) do mundo não farão diferença se não fizer o acompanhamento com ações corretivas que retifiquem realmente as causas principais dos eventos.
Incidentes ou acidentes que não são seguidos de ações corretivas são apenas mais acidentes à espera de acontecer — talvez com ramificações ainda mais dispendiosas do que na primeira vez. Isto porque um acidente que acontece mais do que uma vez não é apenas um acidente: é um problema sistémico que pode afetar a reputação, o moral e os resultados financeiros de uma organização.
Ainda assim, com demasiada frequência, as ações corretivas são travadas pela indecisão, burocracia e falhas de comunicação. As organizações ou não têm os dados e as ferramentas de análise adequados para estarem confiantes na sua tomada de decisão de ações corretivas, ou carecem das estruturas internas adequadas para tomar decisões e agir — ou ambos.
Como tornar as acções corretivas automáticas
Tais desafios são minimizados com a tecnologia de gestão de riscos. Não só facilita a recolha e análise contínua de dados de incidentes para melhorar a tomada de decisões, como a tecnologia de gestão de riscos automatiza o processo de ações corretivas — oferecendo a estrutura tão necessária para fazer avançar as iniciativas e responsabilizar os indivíduos.
Algumas das formas mais específicas em que a tecnologia de gestão de riscos pode ajudar a simplificar o processo de ações corretivas incluem:
- Modelos de ação corretiva: Poupa tempo utilizando modelos de documentos electrónicos para iniciar o processo de ação corretiva, em vez de criar um formulário único para cada novo evento.
- Acompanhamento automatizado: Atribui eletronicamente tarefas de ação corretiva aos intervenientes relevantes. As tarefas podem ser marcadas como concluídas, ou os gatilhos de escalonamento podem ser automatizados quando ocorrem atrasos. Os estados das actividades são visíveis para os utilizadores autorizados.
- Avisos de fluxo de trabalho e feedback capturado: A conclusão de tarefas também pode desencadear fluxos de trabalho automatizados, levando outros intervenientes a concluir tarefas e a dar feedback relacionado com acções corretivas, através de uma cadência de atividade estabelecida.
A falha em tomar as medidas adequadas sobre os problemas pode ser prejudicial para a organização: o moral pode vacilar e as penalizações podem ser elevadas. É vital que todos os dados relevantes sejam registados, que as atualizações de estado sejam reportadas e que os processos de escalonamento automatizados garantam que as ações corretivas sejam concluídas atempadamente.
Interessado em aprender como automatizar o processo de ações corretivas? Clique aqui para saber mais, ou consulte o nosso white paper sobre Análise das Consequências Não Intencionais das Atualizações à Regra de Testes de Drogas Pós-Acidente da OSHA.
