Aunque una investigación de incidentes (accidentes) pueda parecer una herramienta reactiva —ya que tiene que producirse, o casi producirse, un suceso no deseado para que se inicie una investigación—, no es necesariamente así. Un proceso de investigación bien construido puede llegar a la(s) causa(s) raíz de un suceso y evitar que vuelvan a ocurrir sucesos similares.
Consciente del impacto que pueden tener las investigaciones en la prevención de nuevos errores, the Occupational Safety and Health Administration (OSHA), ha esbozado un proceso de cuatro pasos para ayudar a los empresarios a realizar investigaciones de incidentes (accidentes) en el lugar de trabajo en una guía titulada, “Investigaciones de incidentes (accidentes): Guía para empresarios”.
4 Pasos para Gestionar las Investigaciones de Incidentes (Accidentes)
«Investigaciones de Incidentes (Accidentes): Guía para empresarios" simplifica la forma de abordar las investigaciones de incidentes o accidentes, proporcionando información útil sobre cómo:
- Preserva y documenta la escena
- Recoger datos
- Determinar las causas profundas
- Aplicar medidas correctoras
A pesar de las útiles instrucciones paso a paso de la guía, los empresarios pueden sentirse abrumados ante la idea de instituir todos los procesos y trámites correspondientes que, en última instancia, mejorarán sus técnicas de investigación.
He aquí cómo la tecnología de gestión de riesgos puede agilizar aún más las investigaciones automatizando el proceso de cuatro pasos de la OSHA de principio a fin:
1. Preserva y documenta la escena
La OSHA recomienda preservar la escena de un incidente “para evitar que se retiren pruebas materiales”, así como grabar en vídeo, fotografiar y esbozar ciertos elementos del incidente cuando sea pertinente. También recomienda documentar una gran cantidad de detalles para captar la esencia de lo ocurrido. ¿Y quién podría discutir estas mejores prácticas?
Sin embargo, cualquiera que esté familiarizado con las escenas de incidentes (accidentes) sabe que esto es más fácil de decir que de hacer. En el fragor del momento —y en medio del caos que a menudo se produce en estas situaciones—, puede ser difícil abordar realmente el incidente o atender a un trabajador lesionado, al mismo tiempo que se mantienen todas las partes de una investigación en movimiento para que no se pase nada por alto.
La tecnología de gestión de riesgos puede ayudar: automatiza todo el proceso de gestión de incidentes, proporcionando a los usuarios de campo un marco automático sobre cómo responder a un incidente y orientación sobre los datos que deben recopilarse, todo ello mientras están in situ.
Con un dispositivo móvil y solo unos pocos clics, los usuarios de campo pueden iniciar sesión en un portal para acceder y registrar información relevante, ya sea relacionada con el manejo o la documentación de un cuasi accidente, incidente o accidente. Los formularios electrónicos con campos de datos ya establecidos dan a los usuarios de campo una idea de los siguientes pasos que deben dar o los datos que deben recopilar. Un proceso de recopilación guiado, “tipo asistente”, incorpora una lógica de preguntas dinámica, mostrando u ocultando más preguntas en función de las respuestas anteriores.
La tecnología de gestión de riesgos adecuada también facilitará el salto a diferentes partes del proceso de recopilación electrónica, y luego validará las secciones completas e incompletas. Además, los usuarios de campo también pueden subir cualquier foto, vídeo o dibujo relacionado con el incidente junto con los datos estándar del incidente que recopilan, lo que ayuda a mantener todos los componentes organizados para que nada se escape.
2. Recogida de datos
La automatización puede hacer que tu programa de seguridad sea más seguro. Esta funcionalidad permite conservar y documentar sin problemas la escena de un incidente o accidente: Toda la recopilación de datos y la documentación pueden tener lugar in situ, sin tener que rebuscar entre el papeleo, alertar sobre la diligencia debida en la investigación o volver a capturar los datos del incidente una vez que los usuarios de campo regresan a sus escritorios o una vez que el equipo de seguridad se hace con la información que se recopiló manualmente.
Gestionar incidentes y accidentes en el momento -al tiempo que intentas preservar los detalles de lo ocurrido- no es tarea fácil. Sin embargo, es importante si quieres llegar al fondo del problema y evitar que se repita una situación similar.
Con la tecnología de gestión de riesgos puedes reunir la información que necesitas en un proceso de recopilación ágil y flexible. El ahorro de tiempo resultante y la mejora de la precisión significan más tiempo para instituir realmente acciones correctivas y llegar a la siempre importante parte preventiva de la gestión de riesgos de seguridad.
3. Análisis de la causa raíz
Si quieres reforzar la cultura de seguridad de tu organización, es importante que descubras los orígenes de los incidentes o accidentes que se produzcan, mediante una técnica de investigación llamada análisis de la causa raíz.
Hacerlo le permite tomar medidas correctivas rápidas y evitar recurrencias, por lo que el análisis de la causa raíz es tan altamente recomendado por las organizaciones de salud y seguridad.
Por supuesto, antes de poder llegar a la causa raíz, debe tener un relato preciso de lo sucedido.
La tecnología de gestión de riesgos puede ayudarle a realizar un análisis de “Cinco Porqués”, una técnica por la que se pregunta repetidamente “¿Por qué?” (al menos cinco veces, como media), para llegar a la causa raíz. El sistema activará automáticamente preguntas de “por qué” para facilitar una investigación productiva.
Pero más allá de la recopilación de información, la tecnología de gestión de riesgos también simplifica el análisis de esos datos, facilitando su interpretación y, por tanto, el descubrimiento de la causa raíz.
Consolidación de datos y análisis visual: El análisis de la causa raíz más fácil
En primer lugar, la tecnología de gestión de riesgos conecta y normaliza fuentes de datos dispares en una única y comprensible fuente de verdad que puede compartirse con otros en aras de la colaboración.
Esto significa que todos los datos se recopilan, formatean, almacenan y comparten en un solo lugar, lo que no solo da a los usuarios acceso completo a la información relevante, sino que les da acceso en una sola vista en lugar de cambiar entre diferentes archivos y fuentes de datos con formatos únicos.
Además, la tecnología de gestión de riesgos adecuada creará elementos visuales significativos como gráficos interactivos, diagramas de líneas de tiempo y diagramas de causa y efecto/espina de pescado a partir de los datos, lo que facilitará el seguimiento de la narrativa del incidente, así como el análisis de los factores causales y contribuyentes para priorizar y dirigir mejor las acciones correctivas.
Echa un vistazo a esta cronología visual creada a partir de un hipotético incidente sanitario:
En última instancia, el uso de la tecnología de gestión de riesgos de estas maneras puede ayudarle a dedicar menos tiempo y esfuerzo a realizar análisis de la causa raíz y más tiempo a centrarse en mejorar la seguridad.
Los análisis de la causa raíz son una herramienta fundamental para la mejora de la seguridad y la gestión de riesgos. Pero con demasiada frecuencia, no se realizan con la suficiente frecuencia o rapidez tras el descubrimiento y la notificación de un evento.
4. Tomar medidas correctivas
Todos los datos y análisis de investigación de incidentes (accidentes) del mundo no marcarán la diferencia si no se hace un seguimiento con acciones correctivas que realmente rectifiquen las causas raíz de los eventos.
Los incidentes o accidentes a los que no se les hace un seguimiento con acciones correctivas son solo más accidentes esperando a ocurrir, quizás con ramificaciones aún más costosas que la primera vez. Esto se debe a que un accidente que ocurre más de una vez no es solo un accidente: es un problema sistémico que puede afectar la reputación, la moral y los resultados de una organización.
Aun así, con demasiada frecuencia, las acciones correctivas se ven obstaculizadas por la indecisión, la burocracia y las malas comunicaciones. Las organizaciones o bien no tienen los datos y las herramientas de análisis adecuados para confiar en su toma de decisiones de acciones correctivas, o bien carecen de los marcos internos adecuados para tomar decisiones y actuar, o ambas cosas.
Cómo hacer que las acciones correctivas sean automáticas
Estos desafíos se minimizan con la tecnología de gestión de riesgos. No solo facilita la recopilación y el análisis de datos de incidentes sin problemas para mejorar la toma de decisiones, sino que la tecnología de gestión de riesgos automatiza el proceso de acciones correctivas, ofreciendo el marco tan necesario para impulsar las iniciativas y responsabilizar a las personas.
Algunas de las formas más específicas en que la tecnología de gestión de riesgos puede ayudar a agilizar el proceso de acciones correctivas incluyen:
- Plantillas de Acción Correctiva: Ahorra tiempo utilizando documentos electrónicos con plantillas para iniciar el proceso de acción correctiva, en lugar de crear un formulario único para cada nuevo suceso.
- Seguimiento automatizado: Asigna electrónicamente tareas de acción correctiva a las partes interesadas pertinentes. Las tareas pueden marcarse como completadas, o pueden automatizarse activadores de escalado cuando se produzcan retrasos. El estado de las actividades es visible para los usuarios autorizados.
- Avisos de Flujo de Trabajo y Retroalimentación Capturada: La realización de tareas también puede desencadenar flujos de trabajo automatizados, que inciten a otras partes interesadas a completar tareas y ofrecer comentarios relacionados con acciones correctivas, a través de una cadencia de actividad establecida.
La falta de acción apropiada ante los problemas puede ser perjudicial para la organización: la moral puede flaquear y las sanciones pueden ser cuantiosas. Es vital que todos los datos relevantes se registren, que se informen las actualizaciones de estado y que los procesos de escalada automatizados garanticen que las acciones correctivas se completen de manera oportuna.
¿Interesado en aprender a automatizar el proceso de acciones correctivas? Haga clic aquí para obtener más información, o consulte nuestro informe técnico sobre el análisis de las consecuencias no deseadas de las actualizaciones de la norma de la OSHA sobre pruebas de drogas posteriores a accidentes.
