Eine Untersuchung von Vorfällen (Unfällen) mag zwar wie ein reaktives Instrument erscheinen – da ein unerwünschtes Ereignis eintreten oder fast eintreten muss, um eine Untersuchung anzustoßen –, aber das ist nicht unbedingt der Fall. Ein gut durchdachter Untersuchungsprozess kann die Ursache(n) eines Ereignisses aufdecken und verhindern, dass sich ähnliche Ereignisse wiederholen.
Die Occupational Safety and Health Administration (OSHA) ist sich bewusst, wie wichtig Ermittlungen sind, um weitere Fehltritte zu verhindern. In einem Leitfaden mit dem Titel „Incident (Accident) Investigations: A Guide for Employers“ hat die OSHA einen vierstufigen Prozess skizziert, der Arbeitgebern helfen soll, Untersuchungen von Vorfällen (Unfällen) am Arbeitsplatz durchzuführen.
4 Schritte zur Durchführung von Untersuchungen von Vorfällen (Unfällen)
„Untersuchungen von Vorfällen (Unfällen): Ein Leitfaden für Arbeitgeber„ vereinfacht die Vorgehensweise bei der Untersuchung von Vorfällen und Unfällen und bietet hilfreiche Informationen über:
- Bewahren und dokumentieren Sie die Szene
- Daten sammeln
- Ermitteln Sie die Ursachen
- Korrekturmaßnahmen umsetzen
Trotz der hilfreichen Schritt-für-Schritt-Anweisungen des Leitfadens könnten sich Arbeitgeber bei dem Gedanken an die Einführung all der damit verbundenen Prozesse und des Papierkrams, die letztendlich ihre Untersuchungstechniken verbessern werden, überfordert fühlen.
Hier erfahren Sie, wie Risikomanagement-Technologie die Untersuchungen weiter rationalisieren kann, indem der vierstufige Prozess der OSHA von Anfang bis Ende automatisiert wird:
1. Bewahren und dokumentieren Sie den Tatort
Die OSHA empfiehlt, den Ort eines Vorfalls zu sichern, „um zu verhindern, dass Beweismittel entfernt werden“, sowie bestimmte Elemente des Vorfalls per Video aufzuzeichnen, zu fotografieren und zu skizzieren, wenn dies relevant ist. Sie empfiehlt außerdem, eine große Menge an Details zu dokumentieren, um das Wesen des Geschehens zu erfassen. Und wer könnte diesen Best Practices widersprechen?
Doch jeder, der mit Vorfällen (Unfallorten) vertraut ist, weiß, dass dies leichter gesagt als getan ist. In der Hitze des Augenblicks – und inmitten des Chaos, das in solchen Situationen oft entsteht – kann es schwierig sein, den Vorfall tatsächlich zu bearbeiten oder sich um einen verletzten Mitarbeiter zu kümmern, während man gleichzeitig alle Teile einer Untersuchung in Bewegung hält, damit nichts übersehen wird.
Risikomanagement-Technologie kann helfen: Sie automatisiert den gesamten Incident-Management-Prozess und bietet den Anwendern vor Ort einen automatischen Rahmen für die Reaktion auf einen Vorfall sowie eine Anleitung zu den Daten, die gesammelt werden müssen – und das alles, während sie vor Ort sind.
Mit einem mobilen Gerät und nur wenigen Klicks können sich Außendienstmitarbeiter in einem Portal anmelden, um relevante Informationen abzurufen und aufzuzeichnen – egal, ob es sich um die Bearbeitung oder Dokumentation eines Beinahe-Unfalls, eines Vorfalls oder eines Unfalls handelt. Elektronische Formulare mit bereits festgelegten Datenfeldern geben den Anwendern eine Vorstellung von den nächsten Schritten, die sie unternehmen sollten, oder von den Daten, die sie sammeln sollten. Ein geführter Erfassungsprozess im „Wizard-Stil“ nutzt eine dynamische Fragenlogik, bei der weitere Fragen basierend auf vorherigen Antworten ein- oder ausgeblendet werden.
Die richtige Risikomanagement-Technologie macht es zudem einfach, zwischen verschiedenen Abschnitten des elektronischen Erfassungsprozesses hin- und herzuspringen und anschließend vollständige sowie unvollständige Abschnitte zu validieren. Darüber hinaus können Anwender vor Ort alle auf den Vorfall bezogenen Fotos, Videos oder Zeichnungen zusammen mit den standardmäßigen Vorfalldaten hochladen – was hilft, alle Komponenten organisiert zu halten, damit nichts durch das Raster fällt.
2. Datenerhebung
Automatisierung kann Ihr Sicherheitsprogramm sicherer machen. Dank dieser Funktionen ist es möglich, den Ort eines Vorfalls oder Unfalls nahtlos zu erfassen und zu dokumentieren: Die gesamte Datenerfassung und -dokumentation kann vor Ort erfolgen – ohne dass Sie sich durch Papierkram wühlen müssen, ohne dass Sie die Ermittlungsarbeit vernachlässigen oder Vorfallsdaten erneut erfassen müssen, wenn die Benutzer vor Ort an ihren Schreibtisch zurückkehren oder wenn das Sicherheitsteam Informationen erhält, die manuell erfasst wurden.
Es ist keine leichte Aufgabe, Zwischenfälle und Unfälle im richtigen Moment zu bewältigen und gleichzeitig zu versuchen, die Details des Geschehens zu bewahren. Dennoch ist es wichtig, wenn Sie dem Problem auf den Grund gehen und verhindern wollen, dass sich ein ähnliches Szenario wiederholt.
Mit der Risikomanagement-Technologie können Sie die Informationen, die Sie benötigen, in einem rationalisierten und flexiblen Erfassungsprozess sammeln. Die daraus resultierende Zeitersparnis und die verbesserte Genauigkeit bedeuten mehr Zeit, um Korrekturmaßnahmen einzuleiten und den immer wichtiger werdenden präventiven Teil des Sicherheitsrisikomanagement.
3. Analyse der Grundursache
Wenn Sie die Sicherheitskultur in Ihrem Unternehmen stärken wollen, ist es wichtig, die Ursachen von Zwischenfällen oder Unfällen aufzudecken – mit einer Untersuchungstechnik namens Ursachenanalyse.
Dies ermöglicht es Ihnen, zügig Korrekturmaßnahmen zu ergreifen und Wiederholungen zu verhindern, weshalb die Ursachenanalyse von Gesundheits- und Sicherheitsorganisationen so nachdrücklich empfohlen wird.
Bevor Sie jedoch die Ursache ermitteln können, müssen Sie natürlich eine genaue Darstellung dessen haben, was passiert ist.
Risikomanagement-Technologie kann Ihnen dabei helfen, eine „Five Whys“-Analyse durchzuführen – eine Technik, bei der Sie wiederholt die Frage „Warum?“ stellen (im Durchschnitt mindestens fünfmal), um zur eigentlichen Ursache zu gelangen. Das System löst automatisch „Warum“-Fragen aus, um eine produktive Untersuchung zu erleichtern.
Aber nicht nur das Sammeln von Informationen, sondern auch die Analyse dieser Daten wird durch die Risikomanagement-Technologie vereinfacht, so dass sie leichter zu interpretieren sind und somit auch leichter die Ursache aufgedeckt werden kann.
Datenkonsolidierung und visuelle Analyse: Ursachenanalyse leicht gemacht
In erster Linie verbindet und normalisiert Risikomanagement-Technologie unterschiedliche Datenquellen zu einer einzigen, verständlichen „Source of Truth“, die im Sinne der Zusammenarbeit mit anderen geteilt werden kann.
Dies bedeutet, dass alle Daten an einem Ort gesammelt, formatiert, gespeichert und geteilt werden. Dies gibt den Benutzern nicht nur vollen Zugriff auf relevante Informationen, sondern ermöglicht ihnen den Zugriff in einer einzigen Ansicht, anstatt zwischen verschiedenen Dateien und Datenquellen mit individuellen Formaten wechseln zu müssen.
Darüber hinaus erstellt die richtige Risikomanagement-Technologie aus den Daten aussagekräftige Visualisierungen wie interaktive Grafiken, Diagramme, Zeitachsen sowie Ursache-Wirkungs-/Fischgräten-Diagramme. Dies erleichtert es, dem Hergang des Vorfalls zu folgen sowie kausale und beitragende Faktoren zu analysieren, um Korrekturmaßnahmen besser zu priorisieren und gezielt einzusetzen.
Sehen Sie sich diese visuelle Zeitleiste an, die anhand eines hypothetischen Vorfalls im Gesundheitswesen erstellt wurde:
Letztendlich kann der Einsatz von Risikomanagement-Technologie auf diese Weise dazu beitragen, dass Sie weniger Zeit und Aufwand für die Durchführung von Ursachenanalysen aufwenden müssen und mehr Zeit haben, sich auf die Verbesserung der Sicherheit zu konzentrieren.
Ursachenanalysen sind ein entscheidendes Instrument zur Sicherheitsverbesserung und zum Risikomanagement. Doch allzu oft werden sie nach der Entdeckung und Meldung eines Ereignisses nicht häufig genug oder nicht schnell genug durchgeführt.
4. Ergreifen Sie korrigierende Maßnahmen
Alle Daten und Analysen zur Untersuchung von Vorfällen (Unfällen) auf der Welt werden keinen Unterschied machen, wenn Sie keine Korrekturmaßnahmen folgen lassen, die die Ursachen der Ereignisse tatsächlich beheben.
Vorfälle oder Unfälle, auf die keine Korrekturmaßnahmen folgen, sind lediglich weitere Unfälle, die nur darauf warten, zu passieren – vielleicht mit noch kostspieligeren Auswirkungen als beim ersten Mal. Das liegt daran, dass ein Unfall, der mehr als einmal passiert, nicht nur ein Unfall ist: Es ist ein systemisches Problem, das den Ruf, die Moral und das Ergebnis eines Unternehmens beeinträchtigen kann.
Dennoch werden Korrekturmaßnahmen allzu oft durch Unentschlossenheit, Bürokratie und Fehlkommunikation aufgehalten. Organisationen verfügen entweder nicht über die richtigen Daten und Analysetools, um bei ihren Entscheidungen über Korrekturmaßnahmen sicher zu sein, oder es fehlen ihnen die richtigen internen Rahmenbedingungen für die Entscheidungsfindung und das Ergreifen von Maßnahmen – oder beides.
Wie Sie Korrekturmaßnahmen automatisch durchführen
Solche Herausforderungen werden mit Risikomanagement-Technologie minimiert. Sie erleichtert nicht nur die nahtlose Erfassung und Analyse von Vorfalldaten zur Verbesserung der Entscheidungsfindung, sondern Risikomanagement-Technologie automatisiert auch den Korrekturmaßnahmenprozess – und bietet so den dringend benötigten Rahmen, um Initiativen voranzutreiben und Einzelpersonen zur Rechenschaft zu ziehen.
Zu den spezifischeren Möglichkeiten, wie Risikomanagement-Technologie helfen kann, den Korrekturmaßnahmenprozess zu rationalisieren, gehören:
- Vorlagen für Korrekturmaßnahmen: Sparen Sie Zeit, indem Sie elektronische Vorlagen verwenden, um den Korrekturmaßnahmenprozess einzuleiten, anstatt für jedes neue Ereignis ein eigenes Formular zu erstellen.
- Automatisierte Nachverfolgung: Weisen Sie den relevanten Beteiligten elektronisch Aufgaben für Korrekturmaßnahmen zu. Die Aufgaben können nach ihrer Erledigung abgehakt werden, oder es können bei Verzögerungen automatisch Eskalationsmaßnahmen ausgelöst werden. Der Status der Aktivitäten ist für autorisierte Benutzer sichtbar.
- Workflow-Aufforderungen und erfasstes Feedback: Die Erledigung von Aufgaben kann auch automatisierte Workflows auslösen, die andere Beteiligte auffordern, Aufgaben zu erledigen und Feedback zu Korrekturmaßnahmen zu geben, und zwar in einem festgelegten Rhythmus.
Wenn bei Problemen keine angemessenen Maßnahmen ergriffen werden, kann dies für das Unternehmen schädlich sein: Die Arbeitsmoral kann sinken und die Strafen können hoch ausfallen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass alle relevanten Daten aufgezeichnet werden, Statusaktualisierungen gemeldet werden und automatisierte Eskalationsprozesse sicherstellen, dass Korrekturmaßnahmen zeitnah abgeschlossen werden.
Möchten Sie erfahren, wie Sie den Korrekturmaßnahmenprozess automatisieren können? Klicken Sie hier, um mehr zu erfahren, oder lesen Sie unser Whitepaper zum Thema Analyse der unbeabsichtigten Folgen von Aktualisierungen der OSHA-Regel für Drogentests nach Unfällen.
