Project Description
Fideicomiso de inversión inmobiliaria nacional
Industria
Bienes inmuebles comerciales
Cliente
Fideicomiso de Inversión Inmobiliaria Nacional (Cliente)
Enfoque
Certificados de seguro (COI) y propiedades
Sistema anterior
Hojas de cálculo internas
Desafío
Con más de 5.000 millones de dólares en instalaciones, el Cliente se enfrentaba a un enorme desafío para mantenerse al día con el cumplimiento y la gestión de los valores de sus propiedades, los contactos y los COI. El Cliente opera en más de 100 ubicaciones que representan más de 900.000 metros cuadrados, con múltiples inquilinos y arrendamientos para cada propiedad. Acumular todos los datos necesarios para gestionar de forma responsable y eficiente el riesgo de estas propiedades era difícil, y el proceso interno de uso de hojas de cálculo era poco fiable y engorroso de rastrear.
Solución Riskonnect
Con la plataforma de gestión de riesgos de Riskonnect, el Cliente ahora tiene todas sus propiedades y datos de propiedad dentro del sistema. Los datos COPE se almacenan y gestionan fácilmente para cada ubicación, y el Cliente gestiona la configuración de uso compartido para que solo un usuario que figure en una propiedad pueda verla, lo que añade una capa de seguridad adicional. Cada propiedad puede tener múltiples arrendamientos asociados. Todos los arrendamientos están adjuntos a una propiedad, por lo que el Cliente puede ver rápidamente quiénes son los inquilinos en esa ubicación y puede acceder rápidamente a su información de contacto. Esto es muy útil si ocurre algo imprevisto en esa ubicación y el Cliente necesita ponerse en contacto con los inquilinos.
El Cliente también utiliza el sistema para supervisar los Certificados de Seguro de todos sus inquilinos. Una función de cumplimiento ‘marca’ visualmente un COI si no cumple los requisitos mínimos de seguro para la ubicación. Normalmente hay varios COI por inquilino, que a menudo especifican diferentes coberturas, como GL, Riesgo del Constructor, Propiedad, Cobertura Adicional y Compensación de Trabajadores. El sistema rastrea fácilmente todos los COI, y el flujo de trabajo automatizado envía una alerta si un COI está a punto de caducar para ayudar al Cliente a gestionar el cumplimiento de los inquilinos. Los Administradores de Propiedades/Administradores de Propiedades Auxiliares reciben informes mensuales programados de los COI caducados hace más de 30 días, los arrendamientos sin COI activos, los COI rechazados y los COI pendientes de revisión por el supervisor para que puedan gestionar fácilmente todos los aspectos de sus propiedades. Además, todas las reclamaciones están asociadas a una propiedad, por lo que pueden evaluar rápidamente si hay algún problema recurrente en una determinada ubicación. Si cambian las tarifas de una determinada compañía, se pueden enviar notificaciones a los administradores de propiedades correspondientes.
La plataforma de trabajo de gestión de riesgos de Riskonnect proporciona al Cliente un RMIS seguro y totalmente escalable basado en la nube desde el que gestionar los datos de riesgo de su organización. El gestor de riesgos del Cliente puede ejecutar informes en una fracción de segundo, y la calidad de los datos mejora con las validaciones de datos y los flujos de trabajo. Nada escapa a la pista de auditoría dentro de Riskonnect RMIS, lo que garantiza que el Cliente tenga una visibilidad total de la integridad de sus datos. Con la plataforma de trabajo de gestión de riesgos de Riskonnect, el equipo de gestión de riesgos del Cliente puede comunicarse con los administradores de propiedades a través de la comunicación social integrada, y las tareas se gestionan y rastrean fácilmente para su seguimiento. Los administradores de propiedades pueden enviar correos electrónicos desde el sistema a los inquilinos sin necesidad de concederles acceso al sistema. Estos correos electrónicos contienen información específica sobre el incumplimiento de los inquilinos, y se almacena una copia del correo electrónico en el registro del certificado junto con la hora y la fecha de distribución. La interfaz web, fácil de usar, es intuitiva y facilita la adopción local, mientras que la funcionalidad totalmente móvil de Riskonnect mantiene a los usuarios del Cliente productivos mientras se desplazan entre las propiedades.
Resultados
Para esta gran empresa fiduciaria de inversión inmobiliaria, el reto de gestionar la multitud de COI y arrendamientos era desalentador y requería mucho tiempo. Riskonnect RMIS no solo proporcionó al Cliente un único repositorio de datos desde el que gestionar los datos de riesgo totales de su organización, sino también un sistema eficiente desde el que rastrear y gestionar sus arrendamientos y COI. Con el estado de los COI en tiempo real, pueden garantizar un mayor cumplimiento del seguro. Con un mayor cumplimiento, están reduciendo su exposición a pérdidas. Ahora tienen una única ubicación desde la que ver sus datos COPE, arrendamientos, inquilinos y COI. Los informes automatizados alertan a los administradores de propiedades sobre aquellos COI y arrendamientos que necesitan revisión o actualización. Estas importantes tareas son ahora manejables, y gran parte de la carga administrativa de seguimiento de estos elementos se ha eliminado, debido a los procesos de negocio automatizados. La dirección ahora tiene la capacidad de informar rápidamente sobre la información de la propiedad, el arrendamiento, el COI, el inquilino y la reclamación, con informes ad-hoc y estándar que se devuelven en una fracción de segundo utilizando datos en tiempo real.
