Wir scheinen in einem goldenen Zeitalter der Software zu leben. Anwendungen haben fast jede Geschäftsfunktion effizienter gemacht, konsistenter bei der Einhaltung bewährter Verfahren und fähiger, datenreiche Berichte für die Entscheidungsfindung der Geschäftsleitung zu erstellen.
Wenn Sie eine neue Stelle antreten würden, wären Sie höchstwahrscheinlich überrascht, wenn kein zentralisiertes System verwendet würde. Stellen Sie sich vor, Sie würden einem Finanzteam ohne Finanzsystem oder einem Vertriebsteam ohne CRM beitreten!
Diese Systeme werden zum Dreh- und Angelpunkt ihrer Abteilungen und ermöglichen die Zentralisierung und den Austausch kritischer Informationen. Sie versetzen Unternehmen in die Lage, bewährte Prozesse schnell zu implementieren, Verwaltungsaufwand und Doppelarbeit zu reduzieren und Abläufe zu optimieren. Darüber hinaus erfassen diese Systeme ständig Daten, die aktuelle Informationen zur Unterstützung der Entscheidungsfindung liefern und kritische Daten für Führungsteams bereitstellen.
Ist es zu viel verlangt, dass Risiko- und Compliance-Teams derselbe Luxus zuteilwird? Vor einigen Jahren mag es für kleine Abteilungen vielleicht übertrieben erschienen sein. Doch angesichts der ständig steigenden regulatorischen Anforderungen und der Vielfalt an Risiken und Compliance-Anforderungen, die jede Geschäftsfunktion betreffen, erkennen viele Organisationen, dass es sich nicht länger um einen Luxus, sondern um eine Notwendigkeit handelt!
Warum scheuen sich viele Organisationen vor GRC-Software-Investitionen?
Große globale Organisationen mit komplexen regulatorischen Anforderungen profitieren seit vielen Jahren von Risiko- und Compliance-Software. Doch die jüngsten Ereignisse haben gezeigt, dass Unternehmen jeder Größe erheblichen Risiken ausgesetzt sind – vom Drittparteienrisiko und der Informationssicherheit bis hin zum operativen Risiko und der Einhaltung regulatorischer Verpflichtungen. Es ist ein Minenfeld da draußen.
Wenn es jedoch um Governance-, Risiko- und Compliance- (GRC-) Abteilungen geht, scheuen sich einige Führungskräfte vor Software-Investitionen. Sie verwenden weiterhin manuell erstellte Tabellenkalkulationen und Berichte, um Ziele zu erreichen, wobei sie die Risiken ihres Ansatzes übersehen. Einwände gegen die Implementierung von GRC-Software sind die geringe Größe ihrer Abteilungen im Vergleich zu den hohen Softwarekosten, die Komplexität der Implementierung und „das haben wir schon immer so gemacht.“ Die Vorteile, die sie durch hochwertige Risiko- und Compliance-Software erzielen könnten, dürfen jedoch nicht ignoriert werden, und es ist an der Zeit, dass GRC-Abteilungen Tabellenkalkulationen endgültig beiseitelegen.
Wenn wir die Vorteile von Risiko- und Compliance-Software betrachten, werden Einwände weniger bedeutsam und Hindernisse weniger unüberwindbar. Dieser Beitrag erörtert die Risiken, die mit der Abhängigkeit von Tabellenkalkulationen verbunden sind, hinterfragt gängige Einwände gegen die Implementierung einer GRC-Softwarelösung und skizziert die Vorteile, die eine gute Risiko- und Compliance-Software bieten wird.
Die Vor- und Nachteile von Tabellenkalkulationen untersuchen
Tabellenkalkulationen gehören zu den wichtigsten Tools, die Organisationen und Unternehmen zur Verfügung stehen. Sie ermöglichen es Benutzern, Analysen durchzuführen, die manuell zu zeitaufwendig wären. Oft verlassen sich Abteilungen auf Tabellenkalkulationen, während sie auf Systemimplementierungen oder -upgrades warten. Doch es ist ironisch, den Einsatz von Tabellenkalkulationen zur Risikoverwaltung zu betrachten, wenn Tabellenkalkulationen selbst enorme Geschäftsrisiken mit sich bringen. In einer GRC-Abteilung, die mit Tabellenkalkulationen arbeitet, werden einzelne Risiko- und Compliance-Experten ihre eigenen Berichte entwickeln, anstatt sich an einen Abteilungsstandard zu halten. Sie werden Schwierigkeiten haben, eine einzige Quelle der Wahrheit mit Tabellenkalkulationen zu etablieren, die nicht zentral gepflegt werden. Sie werden Probleme haben, die Qualität und Herkunft ihrer Tabellenkalkulationsdaten zu erkennen. Sie werden Dateneingabe-, Berechnungs- und sogar Formatierungsfehler machen, für die Tabellenkalkulationen besonders anfällig sind. (Fehler in Tabellenkalkulationen treten schätzungsweise zu 94 % auf, und es gibt zahlreiche Geschichten über die Kosten von Tabellenkalkulationsfehlern für Organisationen. Ein Fehler kann mehrere Formeln ungültig machen, und solche Fehler können jahrelang unentdeckt bleiben.) Wenn der lokale Excel-Experte nicht verfügbar ist, können Stakeholder mit Berichten festsitzen, die niemand erstellen oder pflegen kann.
Andererseits bietet speziell für Risiko und Compliance entwickelte Software formale Datendefinitionen, die automatisierte Durchsetzung von Standardprozessen, die Protokollierung von Benutzeraktionen und Benachrichtigungsfunktionen.
Rückhalt der Geschäftsleitung für eine GRC-Lösung gewinnen
Wenn Unternehmensführer neue Software für eine Abteilung in Betracht ziehen, haben sie oft Effizienz und Kostenreduzierung im Sinn. Dieser Logik folgend, priorisieren sie zuerst die Abteilungen mit den größten Arbeitskosten. GRC-Abteilungen haben oft das Nachsehen, wenn die Abteilungsgröße ein Hauptkriterium bei Technologieinvestitionen ist. Doch jetzt sehen Führungskräfte nie endende Nachrichten über Compliance-Fehler. Sie zögern, die Kosten in Form von Bußgeldern, Reputationsschäden und Marktvertrauen zu riskieren, die mit Non-Compliance einhergehen. Sie erkennen, dass Compliance-Verpflichtungen zunehmen und die Geschwindigkeit des regulatorischen Wandels sich beschleunigt. Wie Carlo V. di Florio, ehemaliger Direktor des Büros für Compliance-Inspektionen und -Prüfungen der Securities and Exchange Commission, es ausdrückte: „Der Umfang der Risiken erweitert sich über das regulatorische Risiko hinaus und umfasst auch Markt-, Kredit- und Betriebsrisiken,“ und dieser Umfang hat sich erweitert, um „Risikomanagement, Finanzen, interne Revision und andere wichtige Risiko- und Kontrollfunktionen“ zu umfassen. Führungskräfte sind sich der wachsenden Bedeutung von GRC als Schlüsselfunktion bewusst und bereit, neue Ansätze zu prüfen, um kleine GRC-Teams effektiver zu machen.
Dennoch zögern GRC-Führungskräfte möglicherweise, die Einstiegskosten zu tragen, die GRC-Software für sie darstellt. Ihre Wahrnehmung könnte durch ältere Modelle des Softwareerwerbs geprägt sein, die hohe Anfangskosten und erhebliche Implementierungsaufwände umfassen. Während das Hosten eigener Anwendungen immer noch eine Option ist (und oft die beste Wahl), werden Abonnementmodelle wie „Software as a Service“ (SaaS) die Anfangskosten ausgleichen und GRC-Abteilungen ermöglichen, Vorteile zu erfahren, bevor große Kapitalausgaben getätigt werden.
Ein dritter Einwand von GRC-Führungskräften: „Das haben wir schon immer so gemacht.“ Sie sind vertraut und wohl mit den vielfältigen Tabellenkalkulationen und manuell erstellten Berichten, mit denen sie schon immer die Abteilungsziele erreicht haben. Sie fürchten möglicherweise die Unvertrautheit neuer Software und die Fallstricke, Teams durch schwierige Veränderungen zu führen. Doch der richtige Softwareanbieter bietet eine einfache Einrichtung. Einige Anbieter gestalten ihre Angebote für „schnelle Wertschöpfung“ und liefern Lösungen, die schnell implementiert werden. Diese Softwareanbieter verfolgen einen kollaborativen Ansatz bei der Implementierung und bieten Schulungen an, die von Tag eins an begeisterte und selbstbewusste Benutzer gewährleisten.
GRC-Führungskräfte, die ihre Abteilungen von Tabellenkalkulationen weg und hin zu speziell entwickelter Software führen, entdecken eine Reihe unmittelbarer Vorteile. Die beste GRC-Software wird:
Organisationen helfen, Risiken effektiver zu antizipieren. Sie wird Organisationen befähigen, neue oder aufkommende Risiken zu identifizieren und zu verfolgen und schnell auf sie zu reagieren.
GRC-Abteilungen helfen, Stakeholder-Erwartungen zu managen. Gute Software wird die Daten und Analysewerkzeuge bereitstellen, um erreichbare Ziele, realistische Zeitpläne und eine realistische Ressourcenplanung zu erstellen.
Entscheidungsfindung unterstützen. Besser informierte Entscheidungen werden Bedrohungen minimieren und Chancen maximieren, um Wachstum zu fördern und Kosten zu kontrollieren.
Risikomanagement-Stakeholdern ermöglichen zu sehen, welche Risiken in der gesamten Organisation vorhanden sind, Status und Reaktionen zu verfolgen und zu wissen, wer Maßnahmen ergreift.
Benachrichtigungen über Maßnahmen generieren, um Rechenschaftspflicht zu gewährleisten.
Sicheren Zugriff jederzeit und von jedem Ort aus bieten, um Aktualität und Transparenz von Risikoinformationen zu gewährleisten.
Benutzer zu einem konsistenten Ansatz für Routineaufgaben führen, basierend auf bewährten Verfahren für die GRC-Disziplin.
Informationen in der gesamten Abteilung und darüber hinaus zentralisieren und teilen. Eine zentrale GRC-Datenstruktur bietet minutengenaue, integrierte Risikoeinblicke und effektivere Berichte für Führungskräfte.
Einblick in Risiken über alle Unternehmensabteilungen und Kanäle hinweg bieten und einen historischen Verlauf der Abteilungsaktivitäten erstellen.
Sobald die Vorteile von GRC-Software bekannt sind und Einwände neu bewertet werden, können GRC-Führungskräfte Bemühungen einleiten, die richtige Software und den richtigen Anbieter zu identifizieren:
Holen Sie Rat von GRC-Software-Experten ein.
Suchen Sie nach GRC-Softwareanbietern, deren Produkte durchweg gut bewertet sind. Achten Sie auf hohe Bewertungen nicht nur für Softwarefunktionen, sondern auch für schnelle Wertschöpfung und die Unterstützung des Benutzererfolgs.
Identifizieren Sie die besten Anbieter, informieren Sie sich über deren Produktfunktionen und Leistung und fordern Sie Demos an.
Der Einsatz von Tabellenkalkulationen für geschäftskritische Funktionen wie Risiko und Compliance ist unzulässig gefährlich geworden, da GRC komplexer wird. GRC-Abteilungen sind in Bezug auf die Mitarbeiterzahl kleiner als einige andere wichtige Geschäftsfunktionen; aber sie benötigen dennoch speziell entwickelte Software, um ihre Organisationen vor den Schäden durch unadressierte Risiken und Non-Compliance zu schützen. Das Risiko, Risiken allein mit Tabellenkalkulationen zu managen, ist einfach zu groß.
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