Nous semblons vivre dans l’âge d’or des logiciels. Les applications ont rendu presque toutes les fonctions commerciales plus efficaces, plus cohérentes dans le respect des meilleures pratiques, et plus aptes à produire des rapports riches en données pour la prise de décision des dirigeants.
Si vous commenciez un nouveau travail, vous seriez probablement surpris s’ils n’utilisaient pas un système centralisé. Imaginez rejoindre une équipe financière sans système financier ou une équipe commerciale sans CRM !
Ces systèmes deviennent la pierre angulaire de leurs départements et permettent la centralisation et le partage d’informations critiques. Ils permettent aux entreprises de mettre rapidement en œuvre les meilleures pratiques, de réduire l’administration et la duplication, et de rationaliser les processus. De plus, ces systèmes capturent constamment des données qui fournissent des informations à jour pour faciliter la prise de décision et fournir des données essentielles aux équipes de direction.
Est-ce trop demander que les équipes de risque et de conformité bénéficient du même luxe ? Il y a quelques années, cela aurait pu sembler excessif pour un petit département. Mais avec des exigences réglementaires toujours croissantes et la variété des risques et des exigences de conformité touchant chaque fonction de l’entreprise, de nombreuses organisations réalisent que ce n’est plus un luxe mais une nécessité !
Pourquoi de nombreuses organisations hésitent-elles à investir dans des logiciels GRC ?
Les grandes organisations mondiales avec des exigences réglementaires complexes profitent des avantages des logiciels de risque et de conformité depuis de nombreuses années. Mais les événements récents ont montré qu’il existe des risques importants pour les entreprises de toutes tailles, des risques liés aux tiers et à la sécurité de l’information jusqu’aux risques opérationnels et au maintien de la conformité aux obligations réglementaires, c’est un véritable champ de mines.
Cependant, en ce qui concerne les départements de gouvernance, de risque et de conformité (GRC), certains dirigeants hésitent à investir dans des logiciels. Ils continuent d’utiliser des tableurs et des rapports assemblés manuellement pour atteindre leurs objectifs, négligeant les risques inhérents à leur approche. Les objections à la mise en œuvre d’un logiciel GRC incluent la petite taille de leurs départements par rapport au coût élevé du logiciel, la complexité de la mise en œuvre, et « nous avons toujours fait comme ça ». Les avantages qu’ils pourraient tirer d’un logiciel de risque et de conformité de qualité ne peuvent cependant pas être ignorés, et il est temps pour les départements GRC d’abandonner définitivement les tableurs.
Lorsque nous considérons les avantages des logiciels de risque et de conformité, les objections deviennent moins importantes et les obstacles moins insurmontables. Cet article examine les risques inhérents à la dépendance aux tableurs, conteste les objections courantes à la mise en œuvre d’une solution logicielle GRC, et souligne les avantages qu’un bon logiciel de risque et de conformité apportera.
Explorer les avantages et les inconvénients des tableurs
Les tableurs font partie des outils les plus importants à la disposition des organisations et des entreprises. Ils permettent aux utilisateurs d’effectuer des analyses qui seraient trop chronophages à préparer manuellement. Souvent, les départements s’appuient sur les tableurs en attendant les implémentations ou les mises à niveau du système. Mais il est ironique d’envisager l’utilisation de tableurs pour gérer les risques, alors que les tableurs eux-mêmes introduisent d’énormes risques dans l’entreprise. Dans un département GRC fonctionnant avec des tableurs, les professionnels du risque et de la conformité développeront leurs propres rapports au lieu d’adhérer à une norme départementale. Ils auront du mal à établir une source unique de vérité avec des tableurs qui ne sont pas maintenus de manière centralisée. Ils rencontreront des problèmes pour discerner la qualité et l’origine de leurs données. Ils feront des erreurs de saisie, de calcul et même de formatage auxquelles les tableurs sont particulièrement vulnérables. (Les erreurs dans les tableurs se produisent à un taux estimé de 94 %, et les histoires abondent sur le coût des erreurs de tableur pour les organisations. Une seule erreur peut invalider plusieurs formules, et ces erreurs peuvent rester non détectées pendant des années.) Si l’expert Excel local devient indisponible, les parties prenantes peuvent se retrouver avec des rapports que personne ne sait produire ou maintenir.
En revanche, les logiciels spécialement conçus pour le risque et la conformité fournissent des définitions formelles des données, l’application automatisée des processus standard, la journalisation des actions des utilisateurs et des fonctionnalités de notification.
Obtenir l’adhésion des dirigeants pour une solution GRC
Lorsque les dirigeants d’entreprise envisagent de nouveaux logiciels pour un département, ils ont souvent à l’esprit l’efficacité et la réduction des coûts. Suivant cette logique, ils donneront la priorité aux départements ayant les coûts de main-d’œuvre les plus élevés. Les départements GRC sont souvent perdants lorsque la taille du département est une considération principale dans l’investissement technologique. Maintenant, cependant, les cadres supérieurs voient des nouvelles sans fin sur les échecs de conformité. Ils sont réticents à risquer le coût en amendes, en dommages réputationnels et en goodwill du marché qui accompagne la non-conformité. Ils reconnaissent que les obligations de conformité augmentent et que le rythme des changements réglementaires s’accélère. Comme l’a dit Carlo V. di Florio, ancien directeur du bureau des inspections et examens de conformité de la SEC : « La portée des risques s’étend au-delà du risque réglementaire pour inclure également le risque de marché, de crédit et opérationnel », et cette portée s’est étendue pour « inclure la gestion des risques, les finances, l’audit interne et d’autres fonctions clés de risque et de contrôle ». Les cadres supérieurs sont conscients de l’importance croissante de la GRC en tant que fonction clé, et ils sont prêts à envisager de nouvelles approches pour rendre les petites équipes GRC plus efficaces.
Néanmoins, les responsables GRC pourraient être réticents à envisager le coût d’entrée que représente pour eux le logiciel GRC. Leurs perceptions peuvent être influencées par d’anciens modèles d’acquisition de logiciels qui incluent des coûts initiaux élevés et des efforts de mise en œuvre importants. Bien que l’hébergement de leurs propres applications reste une option (et souvent le meilleur choix), les modèles d’abonnement comme le « logiciel en tant que service » (SaaS) nivelleront les coûts initiaux et permettront aux départements GRC d’expérimenter les avantages avant de faire une importante dépense en capital.
Une troisième objection des responsables GRC : « nous avons toujours fait comme ça ». Ils sont familiers et à l’aise avec les divers tableurs et rapports assemblés manuellement par lesquels ils ont toujours atteint les objectifs du département. Ils peuvent redouter la méconnaissance d’un nouveau logiciel et les pièges de diriger des équipes à travers des changements difficiles. Mais le bon fournisseur de logiciels offrira une facilité de configuration. Certains fournisseurs conçoivent leurs offres pour une « rentabilité rapide », fournissant des solutions qui sont déployées rapidement. Ces fournisseurs de logiciels adoptent une approche collaborative de la mise en œuvre et dispensent une formation qui garantit des utilisateurs enthousiastes et confiants dès le premier jour.
Les responsables GRC qui guident leurs départements loin des tableurs vers des logiciels dédiés découvrent plusieurs avantages immédiats. Le meilleur logiciel GRC va :
Aider les organisations à anticiper les risques plus efficacement. Il permettra aux organisations d’identifier et de suivre les risques nouveaux ou émergents et d’y répondre rapidement.
Aider les départements GRC à gérer les attentes des parties prenantes. Un bon logiciel fournira les données et les outils analytiques pour créer des objectifs réalisables, des délais atteignables et un dimensionnement réaliste des ressources.
Soutenir la prise de décision. Des décisions mieux informées minimiseront les menaces et maximiseront les opportunités pour faciliter la croissance et contrôler les coûts.
Permettre aux parties prenantes de la gestion des risques de voir quels risques sont présents dans toute l’organisation, de suivre leur état et les réponses, et de savoir qui prend des mesures.
Générer des notifications d’actions pour assurer la responsabilisation.
Fournir un accès sécurisé à tout moment et depuis n’importe quel endroit pour garantir la rapidité et la transparence des informations sur les risques.
Guider les utilisateurs vers une approche cohérente des tâches routinières basée sur les meilleures pratiques de la discipline GRC.
Centraliser et partager les informations dans tout le département et au-delà. Une structure de données GRC centrale fournit des vues intégrées et à jour des risques, et des rapports plus efficaces pour les dirigeants.
Offrir une visibilité sur les risques dans tous les départements et canaux de l’entreprise et créer une trace historique de l’activité départementale.
Une fois que les avantages du logiciel GRC sont connus et que les objections sont reconsidérées, les responsables GRC peuvent initier des efforts pour identifier le bon logiciel et le bon fournisseur :
Chercher des conseils auprès d’experts en logiciels GRC.
Rechercher des fournisseurs de logiciels GRC dont les produits sont systématiquement bien évalués. Rechercher non seulement des notes élevées pour les fonctionnalités du logiciel, mais aussi pour la rapidité de rentabilisation et le soutien au succès des utilisateurs.
Identifier les meilleurs fournisseurs, se renseigner sur leurs caractéristiques et performances produits, et demander des démonstrations.
L’utilisation de tableurs pour des fonctions aussi critiques que le risque et la conformité est devenue dangereusement risquée à mesure que la GRC se complexifie. Les départements GRC ont des effectifs plus réduits que d’autres fonctions commerciales clés, mais ils ont tout de même besoin de logiciels dédiés pour protéger leurs organisations contre les dommages des risques non traités et de la non-conformité. Le risque de gérer les risques uniquement avec des tableurs est tout simplement trop élevé.
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