Trop souvent, les entreprises se contentent de feuilles de calcul et d’autres outils obsolètes parce que c’est ainsi qu’elles ont toujours procédé. Disposer de l’outil adéquat facilite tout travail, et la gestion des risques ne fait pas exception à la règle. Les nouvelles technologies de gestion des risques remettent en question le statu quo grâce à des outils qui rendent la gestion des risques plus intelligente, plus rapide et plus stratégique. Voici les cinq meilleurs outils logiciels qui vous aideront à gérer les risques plus efficacement, à conduire des changements organisationnels et, en fin de compte, à réduire le coût total des risques. 1. Outils de gestion des incidents et d’analyse des causes profondes – Un seul incident de sécurité peut être dévastateur pour les finances et la réputation d’une organisation. La clé de la prévention des problèmes futurs est de fournir des informations précises sur chaque incident ou quasi-incident à ceux qui peuvent enquêter, évaluer et prendre des mesures. La technologie permet de rapporter les incidents directement à la source, de sorte que les données peuvent être enregistrées alors que l’événement est encore frais. Un outil de rapport d’incident enregistre les données relatives à chaque notification afin de fournir rapidement des informations précises aux personnes chargées d’enquêter, d’évaluer et de prendre des mesures. Les données consolidées sont accessibles à tout moment, n’importe où, par n’importe quel utilisateur, sur n’importe quel appareil. Une fois qu’un avis a été signalé, un outil d’analyse des causes profondes passe à l’étape suivante en aidant à identifier les problèmes sous-jacents afin que des mesures de sécurité puissent être mises en œuvre pour prévenir tout risque futur. 2. Gestion de l’exposition – La collecte d’informations actualisées sur l’exposition aux sinistres en vue d’un renouvellement d’assurance est souvent le fléau de l’existence d’un gestionnaire de risques. Un outil de gestion de l’exposition automatise pratiquement toutes les étapes de la collecte des valeurs pour les renouvellements. Les données sont saisies une seule fois sur des écrans conviviaux afin de garantir leur cohérence et leur exactitude. Les informations manquantes ou incomplètes déclenchent un rappel par courrier électronique à la personne responsable. Vous recevez régulièrement des rapports sur l’état d’avancement des données soumises et toute valeur inattendue est signalée pour faire l’objet d’un examen plus approfondi. Les valeurs sont également consolidées pour montrer les changements et les tendances importants d’une année à l’autre. Les rapports peuvent être générés en un seul clic pour une prise de décision plus efficace et plus rapide – et tout est formaté, prêt à être utilisé pour les soumissions de marché. Les données de haute qualité peuvent même vous aider lors des négociations sur les primes de renouvellement. 3. Affectation des primes – L’affectation des coûts partagés au sein d’une organisation peut s’avérer difficile. Tellement difficile, en fait, que certaines entreprises se contentent de diviser le coût total des primes par le chiffre d’affaires, la masse salariale ou les sites. Ou bien il ne se passe rien et les dépenses non réparties pèsent sur l’ensemble du budget des risques. En réalité, l’affectation précise des primes est plus importante que vous ne le pensez. Tenir les cadres responsables de leurs propres pertes peut être une motivation puissante pour faire, par exemple, du retour au travail et des initiatives en matière de sécurité une priorité. Cependant, il peut être particulièrement difficile pour les entreprises multinationales, qui comptent de nombreuses unités commerciales, de faire en sorte que cela soit fait de manière appropriée et dans les délais impartis. Et les enjeux sont importants, puisqu’ils se chiffrent souvent en millions de dollars de primes. Un outil d’allocation des primes intègre de manière transparente les données existantes – sur les sinistres, les polices, les sites, etc. – avec les exigences des entreprises locales pour une solution sur mesure basée sur l’expérience réelle.
Vous pouvez prévisualiser à l’avance différents scénarios d’affectation afin de déterminer le meilleur résultat global. Les formules finales peuvent être stockées et réutilisées les années suivantes pour plus de cohérence. La structure cohérente et précise fournie par un outil d’allocation augmente considérablement la crédibilité et l’efficacité de l’allocation des primes. 4. Gestion des sinistres – Chaque assureur et administrateur tiers dispose de son propre système de gestion des sinistres. Essayer de rassembler toutes ces données dans une feuille de calcul pour les analyser peut être un véritable casse-tête. Travailler à partir de systèmes multiples rend également difficile le suivi de l’état des sinistres en cours ou la responsabilisation de la bonne partie. En bref, les choses finissent par se gâter. Un outil de gestion des sinistres vous offre une source centralisée pour gérer et analyser les sinistres tout au long du cycle, de la soumission initiale au règlement final. Vous pouvez mesurer les performances des TPA et des transporteurs pour vous assurer que vos sinistres sont traités de manière rentable et efficace. Vous pouvez également obtenir des informations grâce à des analyses qui comprennent la visualisation des paiements et des provisions pendant la durée de vie du sinistre, la comparaison de sinistres similaires en fonction de la cause, de la nature du préjudice, de la couverture, de la date du sinistre, et commencer à comprendre l’issue potentielle de vos sinistres. 5. Gestion des polices et des programmes – De nombreux gestionnaires de risques ont du mal à trouver le libellé de la police ou les limites d’une couverture passée ou actuelle. Leur recherche implique de fouiller dans des dossiers papier, d’interroger leur ordinateur ou d’envoyer un courriel à leur courtier ou à leur assureur. Il peut être difficile et fastidieux de répondre à des questions de couverture, même simples, ou de fournir une preuve de couverture en cas de sinistre. Un outil de gestion des polices d’assurance élimine toutes ces difficultés. Il permet de gérer rapidement et facilement les polices d’assurance de tous les assureurs et courtiers. Toutes les polices sont regroupées dans des tableaux cohérents et agrégés par période ou par secteur d’activité, qui peuvent être triés par couches, limites, franchises, assureurs, etc. Les gestionnaires de risques ont également une visibilité sur l’érosion des polices et le risque de contrepartie. En ce qui concerne l’érosion des polices, ils peuvent surveiller la façon dont les sinistres et les transactions érodent leurs polices et leurs programmes et identifier les sinistres qui pourraient atteindre la limite d’un assureur. La technologie utilisée pour la gestion des risques doit pouvoir suivre la pression croissante pour transformer de grandes quantités de données en décisions meilleures et plus rapides qui non seulement géreront les coûts, mais renforceront l’entreprise. Tout dépend des logiciels et des outils de gestion des risques utilisés par les entreprises. Pour en savoir plus sur ces outils et sur l’utilité d’un SIGR (système d’information sur la gestion des risques), consultez le Buyer’s Guide to RMIS (Guide de l’acheteur pour les SIGR).
