Défi
Transport for London a des centaines de projets en cours à tout moment – et le bon déroulement des travaux est une priorité. L’autorité de transport intégrée est responsable de la gestion quotidienne du réseau de transport public londonien, qui comprend le métro de Londres, ainsi que les routes, les ponts, les tunnels et d’autres actifs de surface. Certains projets, comme l’extension d’une ligne de métro, sont très importants et très visibles. Les budgets et les calendriers sont accessibles au public. Et tout le monde, des politiciens au grand public, peut voir l’avancement d’un projet et exprimer son opinion, ce qui ne fait qu’ajouter à la pression. Le défi consiste à mener à bien les projets dans les délais et le budget impartis avec une équipe de seulement 25 spécialistes des risques. “Nous devons affecter notre équipe aux projets pour lesquels son expertise est la plus nécessaire et aider l’ensemble de l’organisation à prendre en charge la gestion des risques et des contrôles pour les projets plus courants”, explique Ajay Patel, responsable des risques – projets et programmes pour TfL.
Solution
TfL a adopté le logiciel de gestion de projet Active Risk Manager de Riskonnect il y a une vingtaine d’années et n’a jamais regardé en arrière. L’organisation utilise le logiciel pour identifier, évaluer et atténuer les risques associés à son portefeuille de projets divers. Les menus déroulants et les champs remplis automatiquement facilitent la saisie pour tous les membres de l’organisation, et les données sont toujours cohérentes et crédibles.
“La qualité des données est essentielle”, explique M. Patel. “Le contrôle du gouvernement est rigoureux. Au niveau de chaque projet, on nous pose des questions très détaillées sur le risque, l’appétit global et le niveau de financement approprié. Riskonnect nous donne des certitudes, ce qui favorise la confiance”.
Le TfL peut facilement apporter lui-même des modifications aux champs, aux menus et à d’autres personnalisations courantes du logiciel. Et l’équipe de Riskonnect est là pour vous aider à résoudre les problèmes les plus complexes. “Dans une certaine mesure, nous pouvons faire ce que nous voulons avec le système, et ce degré de flexibilité est inestimable”, déclare M. Patel. Les risques sont évalués à l’aide d’une matrice d’évaluation de la qualité du projet. L’équipe de TfL dispose d’un accès de dernière minute pour s’assurer que les risques d’ingénierie, de livraison et commerciaux ont tous été pris en compte et que les liens entre les risques et les hypothèses ont été correctement reconnus. Le logiciel propose également une simulation Monte Carlo pour prédire la probabilité d’occurrence et l’impact financier possible pour différentes situations de risque. Selon M. Patel, cette capacité a ouvert les yeux des gens sur la valeur de l’utilisation de la modélisation statistique pour prédire les résultats des risques, ce qui a contribué à élever la stature de la gestion des risques à TfL. Au fil des ans, l’organisation a accumulé une grande quantité de données historiques provenant des registres de risques, des coûts totaux des projets achevés et des changements de portée, qui sont réinjectées dans le système pour affiner les projections et s’assurer que les bons risques sont saisis et notés. Les résultats sont pris en compte dans le budget et le calendrier d’un projet afin de rendre les résultats plus prévisibles. “Il s’agit d’amortir le choc avant qu’il ne se produise”, remarque M. Patel. Il note que le logiciel s’intègre également bien à d’autres plateformes utilisées pour le suivi des calendriers et des étapes. De plus en plus important, Riskonnect est également utilisé pour classer les projets en deux catégories principales : les projets à faible impact et les projets à impact plus important. Les projets à faible impact – comme le remplacement des voies ou le resurfaçage des routes – utilisent le logiciel pour identifier et gérer les risques, mais l’exécution est en grande partie prise en charge par l’équipe chargée de la réalisation du projet. Les projets plus complexes, comme la nouvelle ligne de transport Crossrail, bénéficient de l’expertise des spécialistes des risques de TfL en plus du logiciel. Les projets de plus de 15 millions de livres sterling sont généralement considérés comme des projets à forte valeur ajoutée, mais M. Patel souligne que le coût n’est qu’un point de départ. La complexité et la visibilité d’un projet entrent également en ligne de compte : simple, standard, important ou majeur. “Certains projets de 100 millions de livres sterling sont en fait assez routiniers et peuvent être bien gérés par l’équipe chargée de l’exécution du projet à l’aide de Riskonnect”, explique-t-il. “En revanche, certains projets de 5 millions de livres sterling sont extrêmement complexes ou nouveaux et nécessitent l’intervention d’un spécialiste. Riskonnect fournit une analyse quantitative détaillée, mais l’interprétation humaine est importante.
Résultats
L’un des premiers projets à utiliser le logiciel Riskonnect a été l’extension de la ligne Jubilee à Canary Wharf. Ce fut un succès retentissant, et l’utilisation de Riskonnect s’est ensuite rapidement développée. Récemment, TfL a achevé l’extension de la ligne Northern avant la date prévue et en deçà du budget. “La gestion des risques – et Riskonnect – sont pour beaucoup dans ce succès”, note M. Patel.
“Riskonnect a permis l’émergence d’une culture du risque qui n’existait pas auparavant”, ajoute-t-il. “L’organisation considère désormais la gestion des risques comme une valeur ajoutée, et non plus comme un simple exercice à cocher.
Pour TfL, les grandes questions sont toujours de savoir combien un projet va coûter et combien de temps il va prendre. Avec Riskonnect, l’organisation peut utiliser le risque pour faire des estimations plus précises et obtenir des résultats plus prévisibles. “Pour la cohérence, la transparence, l’excellence de l’analyse et l’adaptabilité, le logiciel Riskonnect est absolument essentiel à la gestion des risques de notre projet. Nous ne pourrions jamais revenir à l’époque des feuilles de calcul. Riskonnect contient une mine d’informations dont nous avons besoin pour aller de l’avant. “Mais le véritable joyau, c’est le partenariat que nous avons établi au fil des ans”, ajoute-t-il. “Nous nous sommes rassemblés en tant qu’individus au-delà de nos rôles de gestionnaires de risques et d’éditeurs de logiciels – et au-delà du logiciel lui-même – en tant que communauté partageant les meilleures pratiques et montrant aux autres comment mener à bien des projets. Nous ouvrons la voie à l’avenir”.
Pour en savoir plus sur la gestion des risques liés aux projets, consultez la solution logicielle Riskonnect solution logicielle de gestion des risques de projet de Riskonnect.
