Desafio

A Transport for London tem centenas de projetos em curso a qualquer momento – e uma viagem tranquila até à conclusão é uma prioridade.

A autoridade de transportes integrada é responsável pela gestão das operações diárias da rede de transportes públicos de Londres, que inclui o Metro de Londres, bem como estradas, pontes, túneis e outros ativos de superfície.

Alguns projetos – como a extensão de uma linha de metro – são muito grandes e altamente visíveis. Os orçamentos e os prazos estão publicamente disponíveis. E todos, desde políticos até ao público em geral, podem ver como um projeto está a progredir e expressar as suas opiniões, o que só aumenta a pressão.

O desafio é concluir os projetos dentro do prazo e do orçamento com uma equipa de apenas 25 especialistas em risco. “Precisamos de colocar a nossa equipa nos projetos onde a sua experiência é mais necessária e ajudar a organização mais ampla a assumir a tarefa de gerir riscos e controlos para projetos mais rotineiros,” explica Ajay Patel, chefe de riscos – projetos e programas da TfL.

Solução

A TfL recorreu ao software de projeto Active Risk Manager da Riskonnect há cerca de duas décadas e nunca mais olhou para trás.

A organização utiliza o software para identificar, avaliar e mitigar os riscos associados ao seu diversificado portfólio de projetos. Os menus suspensos e os campos de preenchimento automático facilitam a introdução de dados para qualquer pessoa na organização, e os dados são sempre consistentes e credíveis.

“A qualidade dos dados é fundamental”, explica Patel. “O controlo governamental é rigoroso. São-nos feitas perguntas muito pormenorizadas a nível de projectos individuais sobre o risco, a apetência global e o montante de financiamento adequado. O Riskonnect dá-nos certezas – e isso gera realmente confiança.”

A TfL pode facilmente fazer alterações a campos, menus e outras personalizações de software de rotina por si própria. E a equipa da Riskonnect está lá para ajudar com qualquer coisa complicada. “Somos capazes de fazer o que quisermos com o sistema até certo ponto – e esse grau de flexibilidade é inestimável,” afirma Patel.

Os riscos são pontuados utilizando uma matriz de qualidade de avaliação de risco do projeto. A equipa da TfL tem acesso atualizado ao minuto para garantir que os riscos de engenharia, entrega e comerciais foram todos captados e que as ligações entre riscos e pressupostos foram corretamente reconhecidas.

O software também oferece a Simulação de Monte Carlo para prever a probabilidade de ocorrência e o possível impacto financeiro para diferentes situações de risco. Segundo Patel, esta capacidade abriu os olhos das pessoas para o valor da utilização de modelação estatística para prever resultados de risco – o que ajudou a elevar o estatuto da gestão de risco na TfL.

Ao longo dos anos, a organização acumulou uma extensa quantidade de dados históricos de registos de risco, custos totais de projetos concluídos e insights para alterações de âmbito, que são reintroduzidos no sistema para refinar projeções e garantir que os riscos certos estão a ser captados e pontuados.

Os resultados são considerados no orçamento e no cronograma de um projeto para tornar os resultados mais previsíveis. “Trata-se de amortecer o golpe antes que ele possa acontecer,” observa Patel. Ele nota que o software também se integra bem com outras plataformas utilizadas para acompanhar cronogramas e marcos.

De importância crescente, a Riskonnect também é utilizada para ajudar a classificar os projetos em duas categorias principais – toque leve e toque aprimorado. Os projetos de toque leve – como substituição de vias ou repavimentação de estradas – utilizam o software para identificar e gerir riscos, mas a execução é largamente gerida pela equipa de entrega do projeto. Os projetos de toque aprimorado – como a nova linha de trânsito Crossrail – obtêm a experiência dos especialistas em risco da TfL além do software.

Os projetos acima da marca de 15 milhões de libras geralmente são considerados de toque aprimorado, mas Patel salienta que o custo é apenas um ponto de partida. A complexidade e visibilidade de um projeto também entram em jogo, caracterizadas como simples, padrão, significativo ou importante.

“Alguns projetos de 100 milhões de libras são na verdade bastante rotineiros e podem ser bem geridos pela equipa de entrega do projeto usando a Riskonnect,” ele explica. “Por outro lado, alguns projetos de 5 milhões de libras são extremamente complexos ou inovadores e realmente necessitam de um especialista. A Riskonnect fornece uma análise quantitativa detalhada, mas a interpretação humana é importante.”

Resultados

Um dos primeiros projectos a utilizar o software Riskonnect foi a extensão da linha Jubilee para Canary Wharf. Foi um sucesso retumbante e, a partir daí, a utilização do Riskonnect avançou rapidamente. Recentemente, a TfL concluiu a extensão da linha Northern antes do prazo e abaixo do orçamento. “A Gestão de Riscos – e o Riskonnect – são uma grande parte desse sucesso”, observa Patel.

“O Riskonnect permitiu uma cultura de pensamento de risco que não existia antes”, acrescenta. “A organização agora vê a gestão de riscos como um valor agregado, não apenas como um exercício de verificação.”

Para a TfL, as grandes questões são sempre quanto custará um projeto e quanto tempo demorará. Com a Riskonnect, a organização pode usar o risco para fazer estimativas mais precisas e resultados mais previsíveis. “Para consistência, transparência, excelente análise e adaptabilidade, o software da Riskonnect é absolutamente crucial para a nossa gestão de risco de projetos. Nunca poderíamos voltar aos dias das folhas de cálculo. A Riskonnect contém uma riqueza de informações de que precisamos para avançar.”

“Mas a verdadeira joia é a parceria que construímos ao longo dos anos,” afirma ele. “Unimo-nos como indivíduos para além dos nossos papéis de gestão de risco/fornecedor de software – e para além do próprio software – como uma comunidade que partilha as melhores práticas e mostra aos outros como realizar projetos bem-sucedidos. Estamos a abrir caminho para o futuro.”

Para mais informações sobre a Gestão do Risco de Projeto, consulta a solução de software de Gestão de Riscos de Projeto.