Project Description

État de l’Utah

Industrie

Gouvernement

Cliente

État de l’Utah

Mise au point

Intégration complète du système, automatisation des processus d’entreprise, amélioration de la gestion des réclamations.

Système précédent

Interne/Tableurs et SIGR (système d’information de gestion des risques) existant.

Défi

Le Fonds de Risque de l’État de l’Utah géré par la Division de Gestion des Risques de l’État de l’Utah (DRM) assure les agences gouvernementales de l’État, les districts scolaires, les établissements d’enseignement supérieur et les écoles sous contrat. Le Fonds assure :

  1. Plus de 28 milliards de dollars de biens
  2. Plus de 7 000 bâtiments
  3. Plus de 13 000 véhicules
  4. Couverture responsabilité pour plus de 120 000 employés

Le DRM propose également des services d’ajustement des réclamations, de contrôle des pertes, de gestion des polices d’assurance et d’approvisionnement en assurance. Ils ont reconnu que plusieurs processus de travail étaient cloisonnés et qu’ils avaient besoin d’un meilleur outil de reporting, de communication et de flux de travail. Le DRM nécessitait l’intégration de tous les processus d’entreprise, bases de données et systèmes en un seul endroit. Le DRM rencontrait également des difficultés avec les mises à jour manuelles des données pendant le processus de renouvellement annuel des assurances, un processus de facturation manuel, des processus de reporting fastidieux et manuels, et le fait que l’historique

Solution Riskonnect

Résumé de la solution

La Division de Gestion des Risques de l’État de l’Utah (DRM) a choisi la plateforme de gestion des risques Riskonnect pour remplacer le système de réclamations de base du fournisseur existant. Le système Riskonnect comprend un référentiel central pour héberger les bases de données auparavant séparées et pour intégrer facilement le flux de travail et automatiser les processus d’entreprise. Riskonnect offre à l’État de l’Utah un accès mobile complet, permettant toutes les fonctionnalités SIGR sur n’importe quel appareil mobile – Android ou iOS.

L’implémentation du SIGR Riskonnect a abouti à une forte adoption par les utilisateurs. La polyvalence de la plateforme, combinée à la curiosité des employés de l’État et à l’innovation de Riskonnect, a donné lieu à des phases supplémentaires comprenant :

  1. Processus de renouvellement des polices
  2. Automatisation des certificats sortants
  3. Intégration de la Division des Installations et de la Gestion de la Construction (DFCM)
  4. Administration des réclamations
  5. Contrôle des pertes
  6. Intégration des incidents de flotte
  7. Gestion des remboursements des assureurs excédentaires
  8. Rapport analytique personnalisé d’intelligence d’affaires

Projets complétés des phases 1-3

  1. Implémentation du SIGR – Juin 2011
  2. Intégration de la facturation du Procureur général – Septembre 2011
  3. Intégration du système financier – Septembre 2011
  4. Réconciliation de l’entrepôt de données – Septembre 2011
  5. Intégration de la flotte – Septembre 2011
  6. Conversion de la base de données des contacts / propriétés / véhicules / renouvellement des primes de l’État et des écoles – Juillet 2012

Améliorations de l’administration des réclamations – Juillet 2012 intégration des accidents du travail – Janvier 2013

Solution détaillée

La solution de Riskonnect a offert une plateforme fiable pour gérer toutes les responsabilités liées aux assurances et aux réclamations, la précision des données et le reporting – d’une manière qui n’était pas disponible auparavant pour l’État. Riskonnect a automatisé les processus pour connecter et interfacer avec encore plus de groupes au sein de l’organisation :

  1. Division des Finances pour les paiements aux demandeurs
  2. Procureur général pour les frais juridiques
  3. Division des Installations et de la Gestion de la Construction (DFCM) pour une meilleure gestion des informations immobilières

Toutes ces nouvelles interfaces ont éliminé les données auparavant disparates provenant de sources différentes. Le résultat :

  1. Économies significatives
  2. Meilleur partage des données
  3. Cohérence des données
  4. Reporting plus précis
  5. Meilleure analyse pour l’amélioration des opérations
  6. Meilleure compréhension des expositions

La puissance et la performance de la plateforme de gestion des risques Riskonnect ont permis à la Division de Gestion des Risques de l’État de l’Utah d’apporter des changements à de nombreuses parties de leur processus d’entreprise :

  1. Intégration du système financier de l’État
  2. Reporting automatisé au bureau du Procureur général
  3. Intégration de la base de données des contacts, de la base de données des propriétés, de la base de données des primes immobilières, de la base de données automobile, de l’assureur excédentaire, des réclamations d’indemnisation des accidents du travail et de la base de données partagée DFCM
  4. Réconciliation de l’entrepôt de données
  5. Mise en œuvre du contrôle des pertes
  6. Reporting supplémentaire des opérations de risque
  7. Personnalisations de l’interface utilisateur
  8. Certificats d’assurance sortants automatisés

Ces améliorations des processus d’entreprise de l’État de l’Utah ont permis encore plus de croissance, notamment :

  1. Une vue holistique des réclamations, des expositions et des activités de contrôle des pertes de chaque entité assurée
  2. Amélioration du contrôle des pertes pour l’examen des réclamations d’indemnisation des accidents du travail
  3. Élimination de nombreux processus manuels et doubles saisies
  4. Coordination et communication entre les experts en sinistres et le personnel de contrôle des pertes
  5. Consolidation d’une base de données à partir de plusieurs référentiels
  6. Informations immobilières plus précises et actuelles dans les enquêtes sur les réclamations et les activités de contrôle des pertes
  7. Meilleur contrôle des pertes immobilières
  8. Capacités avancées au sein du DFCM
  9. Amélioration du reporting et de la responsabilisation des biens
  10. Accès plus facile aux documents de politique et d’exploitation des risques de l’État de l’Utah pour le personnel des risques
  11. Meilleures capacités de recherche de données

ROI Riskonnect

  1. Processus de facturation des primes : 1 million de dollars reconnus grâce à la découverte d’une sous-facturation cumulative des primes, due à des calculs incorrects dans la base de données précédente
  2. Intégration du système financier : 22 100 $ et 82 % d’efficacité accrue dans le traitement des paiements élevés (de 17,1 jours à 1 jour).
  3. Intégration du Procureur général (AG) : 7 200 $ et 93 % d’efficacité accrue dans le traitement du paiement des factures (de 29,3 jours à 2 jours).
  4. Réconciliation de l’entrepôt de données : 4 420 $ d’économies, passant de 5 heures par semaine à aucun temps grâce à l’automatisation complète.
  5. Base de données des contacts : Économies importantes en heures-homme grâce à l’élimination de la double saisie des données.
  6. L’accès web au SIGR depuis le terrain évite les déplacements au bureau (trop tôt pour des métriques exactes).

Le suivi de l’ensemble du processus de renouvellement d’assurance garantit l’exactitude des données et de la facturation, et le processus prend maintenant beaucoup moins de temps. En fin de compte, la solution Riskonnect a mis la technologie d’automatisation entre les mains des personnes qui faisaient les choses sur papier et l’État de l’Utah a réalisé bien plus d’un million de dollars d’économies annuelles à ce jour.

Grâce à un processus intense d’analyse commerciale et de découverte, Riskonnect a aidé la Division de Gestion des Risques de l’État de l’Utah à personnaliser un outil capable d’intégrer des points de contact critiques au sein d’un système d’entreprise unique. De nombreuses heures ont été consacrées à l’élaboration des besoins fondamentaux et des solutions possibles aux exigences complexes et uniques de la Gestion des Risques de l’État. Ce processus de découverte a non seulement permis la personnalisation complexe d’un nouvel outil complet, mais une analyse aussi détaillée a nécessité le réexamen constant des processus d’entreprise actuels. Les systèmes et processus déconnectés et décentralisés ont été intégrés de manière transparente dans une solution unique permettant un partage et une analyse plus précis et pertinents des données. Grâce à cet effort collaboratif, les données peuvent maintenant être partagées dans toute l’entreprise avec les parties prenantes clés, et les problèmes et solutions sont analysés dans une perspective holistique plutôt que d’un point de vue cloisonné. Cet effort a fondamentalement changé l’approche de la gestion des risques de l’État de l’Utah.

Lorsque le projet a démarré, la Division de Gestion des Risques de l’État de l’Utah se concentrait sur l’évaluation de Riskonnect et d’autres fournisseurs de réclamations pour un système de gestion des réclamations. La solution Riskonnect a élargi leur vision de ce qui était possible et le projet s’est considérablement développé au profit de l’État et de ses citoyens. Riskonnect est le moteur d’un changement de paradigme sur ce qu’un système SIGR devrait faire. Ne se contentant plus simplement de traiter les réclamations, l’organisation comprend maintenant que la communication partagée et les données en temps réel constituent un moyen puissant et nécessaire d’effectuer des changements dans leurs nombreuses entités assurées. Le niveau d’excellence auto-imposé du Client a augmenté grâce aux capacités offertes par la solution Riskonnect. Des changements ont été apportés à de nombreuses parties de l’activité en raison du niveau de performance du système Riskonnect : intégration du système financier, échange automatisé de données avec le bureau du Procureur général, intégration des bases de données d’exposition aux risques et de primes d’assurance, gestion des paiements des assureurs excédentaires, suivi des réclamations d’indemnisation des accidents du travail, intégration de la base de données partagée DFCM, réconciliation de l’entrepôt de données, mise en œuvre du contrôle des pertes, reporting supplémentaire des opérations de risque, personnalisations de l’interface utilisateur, validations des données et flux de travail, métriques améliorées et certificats d’assurance automatisés.

Ces améliorations permettent un meilleur contrôle des pertes, l’élimination de nombreux processus manuels et de la saisie de données en double, assurent la coordination et la communication entre le personnel des réclamations et du contrôle des pertes, permettent la consolidation d’une base de données à partir de plusieurs référentiels, offrent des informations immobilières plus précises et actuelles dans les enquêtes sur les réclamations, un meilleur contrôle des pertes immobilières, une amélioration du reporting et de la responsabilisation des biens, un accès plus facile aux documents de politique et d’exploitation des risques pour le personnel des risques, de meilleures capacités de recherche de données, et une organisation cohérente et des processus d’entreprise améliorés.