Project Description

Estado do Utah

Indústria

Governo

Cliente

Estado do Utah

Foco

Integração completa do sistema, automatização de processos empresariais, administração melhorada de sinistros.

Sistema anterior

RMIS (sistema de informação de gestão de risco) interno/folhas de cálculo e legado.

Desafio

O Fundo de Risco do Estado do Utah gerido pela Divisão de Gestão de Risco do Estado do Utah (DRM) assegura agências governamentais estaduais, distritos escolares, instituições de ensino superior e escolas charter. O Fundo assegura:

  1. Propriedades no valor de mais de 28 mil milhões de dólares
  2. Mais de 7.000 edifícios
  3. Mais de 13.000 veículos
  4. Cobertura de responsabilidade civil para mais de 120.000 funcionários

O DRM também oferece ajuste de sinistros, serviços de controlo de perdas, aquisição de seguros e gestão de apólices. Reconheceram que vários processos de trabalho estavam isolados e necessitavam de uma melhor ferramenta de comunicação, fluxo de trabalho e relatórios. O DRM necessitava de integração de todos os processos empresariais, bases de dados e sistemas num único local. O DRM também tinha dificuldades com atualizações manuais/em papel durante o processo anual de renovação de seguros, um processo de faturação manual, processos de relatórios morosos e manuais, e o facto de que o histórico

Solução Riskonnect

Resumo da solução

A Divisão de Gestão de Risco do Estado do Utah (DRM) escolheu a plataforma de trabalho de gestão de risco Riskonnect para substituir o sistema básico de sinistros do fornecedor legado existente. O sistema Riskonnect inclui um repositório central para alojar bases de dados anteriormente separadas e para incorporar facilmente o fluxo de trabalho e automatizar processos empresariais. A Riskonnect oferece ao Estado do Utah acesso móvel completo, permitindo todas as funcionalidades RMIS em qualquer dispositivo móvel – Android ou iOS.

A implementação do RMIS Riskonnect resultou numa forte adoção pelos utilizadores. A versatilidade da plataforma, combinada com a curiosidade dos funcionários do Estado e a inovação da Riskonnect, resultou em fases adicionais que incluem:

  1. Processo de renovação de apólices
  2. Automatizações de certificados emitidos
  3. Integração da Divisão de Instalações e Gestão da Construção (DFCM)
  4. Administração de sinistros
  5. Controlo de perdas
  6. Integração de incidentes com a frota
  7. Gestão de reembolsos da Seguradora Excedente
  8. Relatório analítico de inteligência empresarial personalizado

Projetos concluídos das Fases 1-3

  1. Implementação do RMIS (sistema de informação de gestão de risco) – junho de 2011
  2. Integração da faturação do Procurador-Geral – setembro de 2011
  3. Integração do sistema financeiro – setembro de 2011
  4. Reconciliação do armazém de dados – setembro de 2011
  5. Integração da frota – setembro de 2011
  6. Conversão da base de dados de contactos/propriedades/veículos/renovação de prémios do Estado e escolas – julho de 2012

Melhorias na administração de sinistros – julho de 2012 integração de acidentes de trabalho – janeiro de 2013

Solução em profundidade

A solução da Riskonnect ofereceu uma plataforma fiável para gerir todas as responsabilidades relacionadas com seguros e sinistros, precisão de dados e relatórios – de uma forma que não estava anteriormente disponível para o Estado. A Riskonnect automatizou processos para conectar e interagir com ainda mais grupos dentro da organização:

  1. Divisão de Finanças para pagamentos a requerentes
  2. Procurador-Geral para despesas legais
  3. Divisão de Instalações e Gestão da Construção (DFCM) para melhor gestão de informação sobre propriedades

Todas estas novas interfaces eliminaram dados anteriormente desconexos de fontes díspares. O resultado:

  1. Poupanças significativas nos custos
  2. Partilha melhorada de dados
  3. Consistência nos dados
  4. Relatórios mais precisos
  5. Melhor análise para melhorar as operações
  6. Melhor compreensão das exposições

O poder e desempenho da plataforma de trabalho de gestão de risco Riskonnect permitiu à Divisão de Gestão de Risco do Estado do Utah fazer alterações em muitas partes do seu processo empresarial:

  1. Integração do sistema financeiro do Estado
  2. Relatórios automatizados para o gabinete do Procurador-Geral
  3. Integração da base de dados de contactos, base de dados de propriedades, base de dados de prémios de propriedades, base de dados de automóveis, seguradora excedente, sinistros de acidentes de trabalho e base de dados partilhada DFCM
  4. Reconciliação do armazém de dados
  5. Implementação do controlo de perdas
  6. Relatórios adicionais de operações de risco
  7. Personalizações da interface do utilizador
  8. Certificados de seguro emitidos automatizados

Estas melhorias nos processos empresariais do Estado do Utah permitiram ainda mais crescimento, incluindo:

  1. Uma visão holística dos sinistros, exposições e atividades de controlo de perdas de cada entidade segurada
  2. Melhor controlo de perdas na revisão de sinistros de acidentes de trabalho
  3. Eliminação de muitos processos manuais e entradas duplicadas
  4. Coordenação e comunicação entre os ajustadores de sinistros e a equipa de controlo de perdas
  5. Consolidação de uma base de dados a partir de múltiplos repositórios
  6. Informação sobre propriedades mais precisa e atual nas investigações de sinistros e atividades de controlo de perdas
  7. Melhor controlo de perdas de propriedades
  8. Capacidades avançadas dentro do DFCM
  9. Relatórios e responsabilização melhorados sobre propriedades
  10. Acesso mais fácil aos documentos operacionais e políticas de Risco do Estado do Utah para a equipa de Risco
  11. Melhores capacidades de pesquisa de dados

ROI da Riskonnect

  1. Processo de Faturação de Prémios: 1 milhão de dólares reconhecidos através da descoberta de subfaturação cumulativa de prémios, devido a cálculos incorretos na base de dados anterior
  2. Integração do sistema financeiro: 22.100 dólares e 82% de aumento de eficiência no processamento de pagamentos de valores elevados (de 17,1 dias para 1 dia).
  3. Integração do Procurador-Geral (AG): 7.200 dólares e 93% de aumento de eficiência no processamento do pagamento de faturas (de 29,3 dias para 2 dias).
  4. Reconciliação do Armazém de Dados: 4.420 dólares de 5 horas por semana para nenhum tempo devido à automatização completa.
  5. Base de Dados de Contactos: Poupança significativa de horas de trabalho devido à eliminação da dupla entrada de dados.
  6. O acesso web ao RMIS no terreno poupa viagens ao escritório (muito cedo para métricas exatas).

O acompanhamento de todo o processo de renovação de seguros garante a precisão dos dados e faturação, e agora o processo demora muito menos tempo. Em suma, a solução Riskonnect colocou tecnologia de automatização nas mãos de pessoas que faziam as coisas em papel e o Estado do Utah realizou bem mais de 1 milhão de dólares de poupanças anuais, até à data.

Através de um intenso processo de análise empresarial e descoberta, a Riskonnect ajudou a Divisão de Gestão de Risco do Estado do Utah a personalizar uma ferramenta que pudesse integrar pontos críticos de contacto dentro de um único sistema empresarial. Foram dedicadas muitas horas a identificar necessidades fundamentais e possíveis soluções para os requisitos complexos e únicos da Gestão de Risco do Estado. Este processo de descoberta não só permitiu a personalização intrincada de uma nova ferramenta abrangente, mas tal análise detalhada exigiu o reexame constante dos processos empresariais atuais. Sistemas e processos desconectados e descentralizados foram perfeitamente integrados numa única solução, permitindo uma partilha e análise de dados mais precisa e relevante. Através deste esforço colaborativo, os dados podem agora ser partilhados em toda a empresa com as principais partes interessadas, e os problemas e soluções são analisados numa perspetiva holística em vez de um ponto de vista isolado. Este esforço mudou fundamentalmente a abordagem do Estado do Utah à gestão de risco.

Quando o projeto começou, a Divisão de Gestão de Risco do Estado do Utah estava focada em avaliar a Riskonnect e outros fornecedores de sinistros para um sistema de gestão de sinistros. A solução Riskonnect expandiu a sua visão do que era possível e o projeto cresceu enormemente para benefício do Estado e dos seus cidadãos. A Riskonnect é o ímpeto por trás de uma mudança de paradigma do que um sistema RMIS deve fazer. Já não satisfeitos com o simples processamento de sinistros, a organização agora entende que a comunicação partilhada e dados em tempo real são uma forma poderosa e necessária de efetuar mudanças em todas as suas entidades seguradas. O nível de excelência autoimposto pelo Cliente aumentou devido às capacidades oferecidas com a solução Riskonnect. Foram feitas alterações em muitas partes do negócio devido ao nível de desempenho do sistema Riskonnect: integração do sistema financeiro, troca automatizada de dados com o gabinete do Procurador-Geral, integração das bases de dados de exposição e prémios de seguros, gestão de pagamentos da seguradora excedente, acompanhamento de sinistros de acidentes de trabalho, integração da base de dados partilhada DFCM, reconciliação do armazém de dados, implementação do controlo de perdas, relatórios adicionais de operações de risco, personalizações da interface do utilizador, validações de dados e fluxos de trabalho, métricas melhoradas e certificados de seguro automatizados.

Estas melhorias permitem um melhor controlo de perdas, eliminação de muitos processos manuais e entrada duplicada de dados, garantem coordenação e comunicação entre as equipas de sinistros e controlo de perdas, proporcionam a consolidação de uma base de dados a partir de múltiplos repositórios, oferecem informação sobre propriedades mais precisa e atual nas investigações de sinistros, melhor controlo de perdas de propriedades, relatórios e responsabilização melhorados sobre propriedades, acesso mais fácil aos documentos operacionais e políticas de Risco para a equipa de Risco, melhores capacidades de pesquisa de dados, e organização consistente e processos empresariais melhorados.