Project Description

Bundesstaat Utah

Branche

Regierung

Kunde

Bundesstaat Utah

Fokus

Vollständige Systemintegration, Automatisierung von Geschäftsprozessen, verbesserte Schadenverwaltung.

Vorheriges System

Intern/Tabellenkalkulationen und älteres RMIS (Risikomanagement-Informationssystem).

Herausforderung

Der Risikofonds des Bundesstaates Utah, verwaltet von der State of Utah Division of Risk Management (DRM), versichert staatliche Behörden, Schulbezirke, Hochschulen und Charterschulen. Der Fonds versichert:

  1. Immobilien im Wert von über 28 Milliarden Dollar
  2. Über 7.000 Gebäude
  3. Über 13.000 Fahrzeuge
  4. Haftpflichtversicherung für über 120.000 Mitarbeiter

Die DRM bietet auch Schadenregulierung, Schadenverhütungsdienste, Versicherungsbeschaffung und Policenverwaltung an. Sie erkannten, dass mehrere Arbeitsprozesse isoliert waren und sie ein besseres Berichts-, Kommunikations- und Workflow-Tool benötigten. Die DRM erforderte die Integration aller Geschäftsprozesse, Datenbanken und Systeme an einem Ort. Die DRM hatte auch Schwierigkeiten mit papierbasierten/manuellen Datenaktualisierungen während des jährlichen Versicherungsverlängerungsprozesses, einem manuellen Abrechnungsprozess, umständlichen und manuellen Berichtsprozessen und der Tatsache, dass die Historie

Riskonnect-Lösung

Zusammenfassung der Lösung

Die State of Utah Division of Risk Management (DRM) wählte die Riskonnect-Arbeitsplattform für das Risikomanagement, um das bestehende Basisschadensystem des Altanbieters zu ersetzen. Das Riskonnect-System umfasst ein zentrales Repository, um zuvor getrennte Datenbanken zu beherbergen und den Workflow einfach zu integrieren sowie Geschäftsprozesse zu automatisieren. Riskonnect bietet dem Bundesstaat Utah vollen mobilen Zugriff, wodurch alle RMIS-Funktionen auf jedem mobilen Gerät – Android oder iOS – verfügbar sind.

Die Implementierung von Riskonnect RMIS führte zu einer starken Benutzerakzeptanz. Die Vielseitigkeit der Plattform, kombiniert mit der Neugier der Staatsbediensteten und der Innovation von Riskonnect, hat zu zusätzlichen Phasen geführt, die Folgendes umfassen:

  1. Prozess zur Policenverlängerung
  2. Automatisierung ausgehender Zertifikate
  3. Integration der Abteilung für Einrichtungen und Baumanagement (DFCM)
  4. Schadenverwaltung
  5. Schadenkontrolle
  6. Integration von Flottenvorfällen
  7. Verwaltung der Erstattung durch den Excess Carrier
  8. Benutzerdefinierter analytischer Bericht zur Business Intelligence

Phasen 1-3 abgeschlossene Projekte

  1. RMIS (Risikomanagement-Informationssystem) Implementierung – Juni 2011
  2. Integration der Abrechnung des Generalstaatsanwalts – September 2011
  3. Integration des Finanzsystems – September 2011
  4. Abgleich des Data Warehouse – September 2011
  5. Flottenintegration – September 2011
  6. Konvertierung der Datenbank für staatliche und schulische Kontakte / Immobilien / Fahrzeuge / Prämienverlängerungen – Juli 2012

Verbesserungen der Schadenverwaltung – Juli 2012 Integration der Arbeiterunfallversicherung – Januar 2013

Detaillierte Lösung

Die Lösung von Riskonnect bot eine zuverlässige Plattform zur Abwicklung aller versicherungs- und schadenbezogenen Verantwortlichkeiten, Datengenauigkeit und Berichterstattung – auf eine Weise, die dem Staat zuvor nicht zur Verfügung stand. Riskonnect automatisierte Prozesse, um sich mit noch mehr Gruppen innerhalb der Organisation zu verbinden und zu vernetzen:

  1. Finanzabteilung für Zahlungen an Anspruchsteller
  2. Generalstaatsanwalt für Rechtskosten
  3. Abteilung für Einrichtungen und Baumanagement (DFCM) für ein besseres Immobilieninformationsmanagement

All diese neuen Schnittstellen eliminierten ehemals getrennte Daten aus unterschiedlichen Quellen. Das Ergebnis:

  1. Erhebliche Kosteneinsparungen
  2. Verbesserter Datenaustausch
  3. Datenkonsistenz
  4. Genauere Berichterstattung
  5. Bessere Analyse zur Verbesserung der Abläufe
  6. Besseres Verständnis der Risiken

Die Leistungsfähigkeit und Performance der Riskonnect-Arbeitsplattform für das Risikomanagement ermöglichte es der State of Utah Division of Risk Management, Änderungen an vielen Teilen ihres Geschäftsprozesses vorzunehmen:

  1. Integration des Finanzsystems des Staates
  2. Automatisierte Berichterstattung an das Büro des Generalstaatsanwalts
  3. Integration der Kontaktdatenbank, der Immobiliendatenbank, der Immobilienprämiendatenbank, der Automobildatenbank, des Excess Carriers, der Arbeiterunfallversicherungsansprüche und der gemeinsamen DFCM-Datenbank
  4. Abgleich des Data Warehouse
  5. Implementierung der Schadenkontrolle
  6. Zusätzliche Berichterstattung über Risikooperationen
  7. Anpassungen der Benutzeroberfläche
  8. Automatisierte ausgehende Versicherungszertifikate

Diese Verbesserungen der Geschäftsprozesse des Bundesstaates Utah ermöglichten ein noch größeres Wachstum, einschließlich:

  1. Eine ganzheitliche Sicht auf die Ansprüche, Risiken und Schadenverhütungsaktivitäten jeder versicherten Einheit
  2. Verbesserte Schadenkontrolle bei der Überprüfung von Arbeiterunfallversicherungsansprüchen
  3. Eliminierung vieler manueller Prozesse und doppelter Einträge
  4. Koordination und Kommunikation zwischen Schadenregulierern und Mitarbeitern der Schadenkontrolle
  5. Konsolidierung einer Datenbank aus mehreren Repositories
  6. Genauere und aktuellere Immobilieninformationen bei Schadenuntersuchungen und Schadenverhütungsaktivitäten
  7. Bessere Schadenkontrolle bei Immobilien
  8. Erweiterte Funktionen innerhalb von DFCM
  9. Verbesserte Immobilienberichterstattung und Verantwortlichkeit
  10. Einfacherer Zugriff auf die Risikopolitik und die operativen Dokumente des Bundesstaates Utah für das Risikopersonal
  11. Bessere Datensuchfunktionen

Riskonnect ROI

  1. Prämienabrechnungsprozess: 1 Million US-Dollar durch die Entdeckung kumulativer Unterabrechnungen von Prämien aufgrund falscher Berechnungen in der vorherigen Datenbank.
  2. Integration des Finanzsystems: 22.100 US-Dollar und 82 % Effizienzsteigerung bei der Bearbeitung hochpreisiger Zahlungen (von 17,1 Tagen auf 1 Tag).
  3. Integration des Generalstaatsanwalts (AG): 7.200 US-Dollar und 93 % Effizienzsteigerung bei der Bearbeitung von Rechnungszahlungen (von 29,3 Tagen auf 2 Tage).
  4. Data Warehouse Reconciliation: 4.420 US-Dollar, von 5 Stunden pro Woche auf keine Zeit, dank vollständiger Automatisierung.
  5. Kontaktdatenbank: Erhebliche Einsparungen an Arbeitsstunden durch die Eliminierung doppelter Dateneingabe.
  6. Webzugriff auf RMIS vom Feld aus spart Fahrten ins Büro (zu früh für genaue Metriken).

Die Verfolgung des gesamten Versicherungsverlängerungsprozesses gewährleistet die Genauigkeit von Daten und Rechnungsstellung, und der Prozess nimmt jetzt viel weniger Zeit in Anspruch. Unterm Strich hat die Riskonnect-Lösung Automatisierungstechnologie in die Hände von Menschen gelegt, die zuvor manuell arbeiteten, und der Bundesstaat Utah hat bis heute weit über 1 Million US-Dollar an jährlichen Einsparungen erzielt.

Durch einen intensiven Prozess der Geschäftsanalyse und -findung half Riskonnect der Utah State Division of Risk Management, ein Tool anzupassen, das kritische Berührungspunkte innerhalb eines einzigen Unternehmenssystems integrieren konnte. Viele Stunden wurden darauf verwendet, die Kernbedürfnisse und möglichen Lösungen für die komplexen und einzigartigen Anforderungen des staatlichen Risikomanagements zu erarbeiten. Dieser Findungsprozess ermöglichte nicht nur die komplexe Anpassung eines neuen umfassenden Tools, sondern eine so detaillierte Analyse erforderte auch die ständige Überprüfung der aktuellen Geschäftsprozesse. Getrennte und dezentralisierte Systeme und Prozesse wurden nahtlos in eine einzige Lösung integriert, was einen genaueren und relevanteren Austausch und eine Analyse von Daten ermöglicht. Durch diese Zusammenarbeit können Daten nun unternehmensweit an wichtige Stakeholder weitergegeben und Probleme und Lösungen aus einer ganzheitlichen Perspektive statt aus einer isolierten Sichtweise analysiert werden. Diese Bemühungen haben den Ansatz des Bundesstaates Utah im Risikomanagement grundlegend verändert.

Als das Projekt begann, konzentrierte sich die State of Utah Division of Risk Management auf die Evaluierung von Riskonnect und anderen Schadenanbietern für ein Schadenmanagementsystem. Die Riskonnect-Lösung erweiterte ihre Vision dessen, was möglich war, und das Projekt wuchs enorm zum Nutzen des Staates und seiner Bürger. Riskonnect ist der Impulsgeber für einen Paradigmenwechsel dessen, was ein RMIS-System leisten sollte. Die Organisation ist nicht mehr damit zufrieden, nur Schäden zu bearbeiten, sondern versteht nun, dass gemeinsame Kommunikation und Echtzeitdaten ein mächtiger und notwendiger Weg sind, um Veränderungen in ihren vielen versicherten Einheiten zu bewirken. Das selbst auferlegte Exzellenzniveau des Kunden stieg aufgrund der mit der Riskonnect-Lösung angebotenen Funktionen. Aufgrund der Leistungsfähigkeit des Riskonnect-Systems wurden viele Teile des Geschäfts verändert: Integration des Finanzsystems, automatisierter Datenaustausch mit dem Büro des Generalstaatsanwalts, Integration der Versicherungsrisiko- und Prämiendatenbanken, Verwaltung von Excess-Carrier-Zahlungen, Verfolgung von Arbeiterunfallversicherungsansprüchen, Integration der gemeinsamen DFCM-Datenbank, Abgleich des Data Warehouse, Implementierung der Schadenkontrolle, zusätzliche Berichterstattung über Risikooperationen, Anpassungen der Benutzeroberfläche, Datenvalidierungen und Workflows, verbesserte Metriken und automatisierte Versicherungszertifikate.

Diese Verbesserungen ermöglichen eine bessere Schadenkontrolle, die Eliminierung vieler manueller Prozesse und doppelter Dateneingaben, gewährleisten die Koordination und Kommunikation zwischen Schaden- und Schadenkontrollpersonal, ermöglichen die Konsolidierung einer Datenbank aus mehreren Repositories, bieten genauere und aktuellere Immobilieninformationen bei Schadenuntersuchungen, eine bessere Schadenkontrolle bei Immobilien, eine verbesserte Immobilienberichterstattung und Verantwortlichkeit, einen einfacheren Zugang zu Risikopolitik und operativen Dokumenten für das Risikopersonal, bessere Datensuchfunktionen und eine konsistente Organisation und verbesserte Geschäftsprozesse.