Las interrupciones y catástrofes pueden afectar a empresas de todos los tamaños. En muchos casos, estos incidentes no impiden el acceso a largo plazo a tus instalaciones, pero cuando ocurre, ¿cuál es tu plan?

Para muchos, una opción de trabajo desde casa para funciones críticas puede parecer la mejor solución, o al menos la más fácil. Es posible que algunos de tus empleados ya trabajen desde casa y que otros dispongan de tecnologías móviles que lo hagan posible.

Pero durante un incidente perturbador, ¿es realmente una contingencia de trabajo desde casa la mejor estrategia para tus planes de continuidad de negocio (BC) y recuperación ante desastres (DR)?

He aquí algunos obstáculos que podrían impedir que tu estrategia de trabajo desde casa funcione tan bien como esperas:

5 obstáculos que pueden hacer fracasar los planes de continuidad de la empresa «desde casa»

Suposiciones inexactas

Como vivimos en una sociedad «siempre encendida», es fácil pensar que tus empleados tienen acceso a dispositivos en casa que les permitirían conectarse contigo a distancia. Pero no siempre es así.

Aunque proporciones a tu personal ordenadores portátiles, tabletas o teléfonos móviles, no puedes estar seguro al 100% de que los lleven consigo durante un incidente.

Y si tus empleados consiguen llegar a casa con todas las herramientas que necesitan, no puedes estar seguro de que tengan acceso al móvil o a Internet o de que las conexiones sean lo suficientemente buenas como para transferir los datos necesarios para realizar un trabajo.

También tienes que tener en cuenta las medidas de seguridad para las redes domésticas o remotas de tus empleados. Si un empleado se conecta a una red WIFI no segura, tus datos e información pueden quedar expuestos a ciberamenazas.

El poder del poder

La mayoría de los portátiles totalmente cargados no duran una jornada laboral completa, así que si no hay corriente (o Internet) donde están tus empleados, muchos no podrán hacer su trabajo.

O, incluso si hay corriente, te estás arriesgando a que se hayan acordado de traer un cable de carga a casa. ¿Cuántas veces has buscado frenéticamente un cable de alimentación en algún sitio y te has quedado sin él?

Acceso nulo o limitado a tu red

Supongamos que, en un mundo perfecto, tus empleados están a salvo en casa. Se han acordado de traer sus dispositivos y cargadores. Esos dispositivos funcionan perfectamente. Tienen corriente e Internet seguro. ¿Pero pueden acceder a tu red?

Aunque algunos empleados puedan realizar parte del trabajo directamente desde un portátil o un ordenador, la mayoría necesitará acceder a tus sistemas para completar sus tareas.

Aquí tienes algunos puntos adicionales que debes tener en cuenta:

  • ¿Necesitan estos empleados acceso VPN?
  • ¿Tienes suficientes licencias para todos los que necesitan conectarse?
  • ¿Saben tus empleados cómo conectarse?
  • ¿Saben a quién dirigirse si tienen problemas?
  • Para los que necesitan acceder a archivos y sistemas, ¿tienen un nivel de acceso adecuado?
  • ¿Saben tus empleados cómo manejar la posible información sensible o protegida a la que puedan acceder mientras están fuera de la empresa?
  • ¿Puede tu red manejar un volumen inusualmente alto de tráfico simultáneo creado por empleados que trabajan a distancia durante una interrupción?

No hay una comprensión clara del tipo de acontecimiento

He aquí un ejemplo de acontecimiento perturbador, pero ¿se puede considerar un incidente de trabajo desde casa?

Hay poca nieve en el suelo. Las carreteras podrían estar un poco mejor, pero tras consultarlo con tu equipo directivo, decides abrir la oficina como de costumbre.

Esa misma mañana, tu empleado mira fuera y ve un camino de entrada sin palear y carreteras descuidadas. El empleado no quiere conducir con esto, y parece un acontecimiento perturbador, así que decide que probablemente esté bien trabajar desde casa.

Tu plan de contingencia para emergencias de trabajo desde casa debe definir claramente qué es un acontecimiento «perturbador». También debes tener un plan sobre cómo se lo comunicarás a tus empleados para que sepan si pueden o deben trabajar desde casa.

También querrás asegurarte de que ya has trabajado con tus equipos de recursos humanos para especificar cómo se ven afectadas las horas de trabajo por las interrupciones, incluyendo aclaraciones sobre jornadas completas, jornadas parciales y el uso de las vacaciones o del tiempo libre retribuido. Debes comunicar esto claramente y con frecuencia a tus empleados.

Retos de comunicación

Aunque tengas una estrategia de comunicación bien planificada con un sistema de notificación de emergencias (ENS) cuidadosamente ejecutado, comunicarse con empleados remotos durante un incidente es todo un reto.

Aunque puede que utilices tu ENS para comunicar información clave hacia el exterior sobre un incidente y las expectativas, ¿tienes una estrategia de comunicación eficaz que facilite la comunicación bidireccional con los miembros del equipo?

En caso de interrupción, estos canales de comunicación no deben centrarse únicamente en el acontecimiento en cuestión, sino que también deben incluir formas en que los empleados puedan comunicarse rápida y eficazmente con los jefes, los equipos de asistencia técnica y otras personas para resolver cualquier obstáculo o problema que encuentren mientras trabajan a distancia.

Planificar y practicar

Si crees que puedes mitigar las dificultades de trabajar desde casa durante una crisis y decides incluirlo como contingencia en tus planes de BC y DR, no olvides incluirlo también en los ejercicios rutinarios de BC y DR.

La falta de preparación puede impedir que tus planes funcionen como esperas, así que planifica un día de prueba en el que los empleados de misión crítica trabajen fuera de las instalaciones (podría ser incluso un ejercicio espontáneo) y observa qué problemas encuentran. Aborda esos problemas antes de que se produzca una crisis.