Es probable que te hayas sentido frustrado intentando mantener los gastos legales bajo control. Tienes una larga lista de empresas de defensa y algunas de ellas parecen acumular impunemente facturas de gastos generales y administrativos. Entonces, ¿qué haces? ¿Qué te parece crear un portal web donde tus empresas de defensa presenten sus presupuestos junto con un plan de defensa?
Así es como funciona:
- Presentación del presupuesto: Cuando se presenta un presupuesto, con un plan de defensa adjunto, se encamina a través de tu cola de aprobación.
- Aprobación del presupuesto: Una vez aprobado, el presupuesto y la posible facturación son inamovibles, a menos que el abogado presente una solicitud de financiación adicional. Es como si un perito tuviera que rellenar una hoja de cálculo de reservas y presentarla para su aprobación.
- Aprobación de la factura: Cuando llega la factura, tiene que haber un presupuesto aprobado que cubra el importe de la factura o ésta no se paga. Si hay un exceso en el presupuesto, los fondos adicionales se extraen y se aplican a la siguiente factura.
Eso es todo. Es un proceso sencillo que mantiene a todos honrados.
¿Por qué cumplir la normativa?
¿Cómo se compara el coste de cumplir la normativa con el coste de las tasas y multas en que se incurre cuando se es sorprendido incumpliendo la normativa? Pues bien, recientemente, un fabricante mundial fue multado con una sanción multimillonaria por haber sido declarado culpable de incumplimiento de varias normativas.
Vamos a desglosarlo un poco:
- Población de EE.UU.: aprox. 325.000.0001
- Población mundial: aprox. 7.400.000.0002
- Total multas/indemnizaciones pagadas por el fabricante: 21.300.000.000$3
Utilizando estas cifras, cada persona del mundo (en agosto de 2016) tendría que incurrir en una media de 2,87 $ para cubrir estas multas, y si sólo Estados Unidos fuera responsable de esta pérdida directa, equivaldría a 23 $ por persona.
Y estos son sólo los costes directos. El daño a la reputación y el coste de rediseñar los procesos añadirán probablemente otros cuantos miles de millones al total.
En términos de GRC para este caso, la gobernanza eran, en última instancia, las distintas normativas que la empresa debía cumplir. También puede haber existido otra gobernanza dentro de la empresa, como políticas para no intentar engañar o confundir al público, o incluso puede haber existido una gobernanza contractual en forma de contrato entre el comprador y el vendedor del producto para que se cumplieran unas normas mínimas. El riesgo era que, si se descubría que no se cumplían las normas, podría haber sanciones y costes para remediarlo. Sería interesante ver la evaluación de riesgos de este caso (si la hubo), incluida la evaluación de posibles acciones penales y costes de reparación. ¿Se habría acercado el coste de cumplimiento durante el periodo de este incumplimiento a estas cifras, que equivalen a casi el 14% de los ingresos de la empresa? Es difícil comprender toda la magnitud de los costes y será interesante ver cómo se recupera la empresa. Justo al hilo de esta noticia, otro fabricante fue acusado en enero de actividades fraudulentas similares. Así pues, cabe preguntarse si podemos esperar que en muchas organizaciones se haga más hincapié en la evaluación completa de los riesgos de determinadas acciones, y en cómo implantar y mantener una supervisión eficaz del cumplimiento.
