É provável que já te tenhas sentido frustrado ao tentar manter as despesas legais sob controlo. Tens uma longa lista de empresas de defesa e algumas delas parecem acumular impunemente a faturação de T&E. Então, o que é que fazes? Que tal criar um portal Web onde os teus escritórios de defesa apresentem os seus orçamentos juntamente com um plano de defesa?
Vê como funciona:
- Submissão de orçamento: Quando um orçamento é apresentado, com um plano de defesa que o acompanha, é encaminhado para a tua fila de aprovação.
- Aprovação do orçamento: Uma vez aprovado, o orçamento e a faturação potencial ficam gravados na pedra, a menos que o advogado apresente um pedido de financiamento adicional. É como se um perito tivesse de preencher uma folha de cálculo de reserva e submetê-la à aprovação.
- Aprovação da faturação: Quando a fatura chega, tem de haver um orçamento aprovado que cubra o montante da fatura ou a fatura não é paga. Se houver excesso no orçamento, os fundos adicionais são retirados e aplicados à fatura seguinte.
E pronto. É um processo simples que mantém toda a gente honesta.
Porquê estar em conformidade?
Como é que o custo do cumprimento dos regulamentos se compara com o custo das taxas e multas incorridas quando se é apanhado em falta? Bem, recentemente, um fabricante mundial foi multado em vários milhares de milhões de dólares por ter sido considerado culpado de incumprimento de vários regulamentos.
Vamos lá a ver o que se passa:
- População dos EUA: cerca de 325.000.0001
- População mundial: cerca de 7.400.000.0002
- Total de multas/compensações pagas pelo fabricante: $21.300.000.0003
Com base nestes valores, cada pessoa no mundo (em agosto de 2016) teria de incorrer em média em 2,87 dólares para cobrir estas multas e, se só os EUA fossem responsáveis por esta perda direta, isso equivaleria a 23 dólares por pessoa.
E estes são apenas os custos diretos. Os danos para a reputação e o custo da reformulação dos processos acrescentarão provavelmente mais alguns milhares de milhões ao total.
Em termos de GRC para este caso, a governação era, em última análise, os vários regulamentos que a empresa era obrigada a cumprir. Pode também ter havido outra governação dentro da empresa, como políticas para não tentar enganar ou iludir o público, ou pode até ter havido uma governação contratual sob a forma de contrato entre o comprador e o vendedor do produto, em que as normas mínimas seriam cumpridas. O risco era que, se se verificasse que o produto não estava em conformidade, poderia haver penalizações e custos de correção. Seria interessante ver a avaliação de risco para este caso (se é que houve uma), incluindo a avaliação de potenciais acções penais e custos de reparação. Será que o custo de conformidade para o período deste incumprimento se aproximaria destes números, que equivalem a quase 14% das receitas da empresa? É difícil compreender a magnitude total dos custos e será interessante ver como a empresa se recupera. Logo a seguir a esta notícia, outro fabricante foi acusado em janeiro de actividades fraudulentas semelhantes. Por isso, vale a pena perguntar se podemos esperar mais ênfase em muitas organizações na avaliação completa dos riscos de certas acções e na forma como a monitorização eficaz da conformidade deve ser implementada e mantida.
