Risiko- und Versicherungsmanagement mit Tabellenkalkulation: Zeit, sich zu verabschieden

In einem Artikel von Mary Long “ Goodbye Spreadsheets, You Had a Good Run „, den ich kürzlich gelesen habe, wird ein Phänomen erörtert, das mir seit Jahren regelmäßig begegnet, wenn ich mit Führungskräften aus den Bereichen Risikomanagement und Versicherung spreche, die für ein mittelständisches Unternehmen oder einen börsennotierten Konzern arbeiten. Dieses Phänomen ist folgendes: Selbst in unserer Zeit, in der die Digitalisierung und Vernetzung weiter zunimmt (Cloud, Mobilität, Internet der Dinge), wird das Risiko-, Versicherungs- und Schadenmanagement auf Unternehmensebene immer noch hauptsächlich mit Excel durchgeführt. Unabhängig davon, was dies über die Betonung des Versicherungsmanagements auf Unternehmensebene aussagt, könnte man realistischerweise davon ausgehen, dass Unternehmen, die Millionen für ERP, Personalwesen und das Management von Kundenbeziehungen (CRM) ausgeben, auch ein Budget für die IT in der Versicherungsabteilung bereitstellen. Denn auch wenn das Risiko- und Versicherungsmanagement in der Regel keine Schlüsselqualifikation ist, so geht es doch – wie bei allen Komponenten der Wertschöpfungskette – um die Optimierung von Prozessen und den Einsatz von Ressourcen. Die Vereinfachung von Prozessen und die Reduzierung von Arbeit kann jedoch nur durch den systematischen Einsatz eines geeigneten IT-Tools erreicht werden, was bei Excel absolut nicht der Fall ist.

Zurück in die Zukunft mit „Management-by-Excel“

Stellen Sie sich vor: Das, was ich als „Ökosystem des Risikomanagements und der Versicherung“ bezeichne (d.h. die Risiko- und Versicherungsabteilung des Kunden, die Tochtergesellschaften, externe Dienstleister wie Makler und Versicherer usw.), stützt sich weitgehend auf ein Instrument, das Ende der 1970er Jahre von den Herren Bricklin und Frankston entwickelt wurde. VisiCalc, so der Name des Vorläufers von Excel, war vor fast 40 Jahren die erste „Killer-App“ für den PC (mit dem Speicherbedarf einer GIF-Bilddatei).

Meine Beobachtungen basieren auf einer Studie aus dem Jahr 2016, in der 70 % der Risiko- und Versicherungsmanager angeben, dass sie sich für Excel als IT-Tool entscheiden. Was sagt uns das? Dass die Mehrheit der Versicherungs- und Risikomanager mit einem IT-Tool zufrieden ist, das seinen Höhepunkt erreichte, als ihre Eltern wahrscheinlich noch zur Schule gingen!

Es gibt kein gutes Management ohne Messung. Oder: Wie man einen positiven Beitrag sichtbar macht

Erinnern wir uns daran, worin die Hauptaufgabe eines Risiko- und Versicherungsmanagers besteht. Nun ja, es ist die Umsetzung eines globalen Risikomanagements, das die folgenden Ziele in den Vordergrund stellen sollte:

• Optimieren Sie die Risikokosten.

Das Versicherungsmanagement selbst spielt eine große Rolle im Risikomanagement, denn es ist in der Tat ein wichtiges Instrument zur Kontrolle und Verwaltung von Risiken (z.B. Übertragung von Risiken über Versicherungsverträge). Die Schaffung einer effektiven Risikokultur im Unternehmen ist die Grundlage dafür, und als „Agenten des Wandels“ müssen die Risikomanager ihren Beitrag dazu leisten. Tatsächlich geht es aber – vor allem für Unternehmensleiter – darum, den positiven Beitrag von Risikomanagement und Versicherung zum Unternehmenserfolg anhand harter Zahlen und Fakten zu verstehen. Aber diese Transparenz und Greifbarkeit lässt sich nicht mit archaischen IT-Tools erreichen.

Wir benutzen keine Telefonapparate mehr und sehen uns keine Filme auf VHS-Kassetten an. Warum also vertrauen Risiko- und Versicherungsmanager immer noch auf das Datenmanagement-Tool Excel?

Risiko- und Versicherungsmanagement ist zu komplex für Excel, aber nicht für ein RMIS

Es lässt sich nicht leugnen, dass Excel für die Datenauswertung und -visualisierung gut geeignet ist und auch weiterhin seinen Platz unter den Werkzeugen eines jeden Managers haben sollte. Aber in einer vernetzten und komplexen Welt, in der Prozesse global sind und Menschen an verschiedenen Orten und zu verschiedenen Zeiten arbeiten, ist Excel wirklich schlecht geeignet. Im Zeitalter der webbasierten Datenverwaltungslösungen sind so genannte Informations- und Risikomanagementsysteme (RIMS) die besten (und letztlich auch die billigsten). Dabei handelt es sich um ein zentrales Lager für alle Risiko-, Versicherungs- und Schadendaten (Stammdaten und Finanzdaten) des gesamten Unternehmens sowie für Dokumente aller Art. Die Daten können entweder direkt oder über Online-Masken eingegeben werden, oder sie werden automatisch über Schnittstellen mit internen Systemen (Buchhaltung, Personalwesen) oder externen Systemen (Makler, Versicherer) ausgetauscht. Diese Daten und Informationen stehen den RMIS-Benutzern in Echtzeit in Form von relevanten Berichten, Bewertungen und Dashboards zur Verfügung. Und das in jedem Teil der Welt und unabhängig von ihrem Zugang zum System. Willkommen im digitalen Zeitalter!

SIGR als „Single Point of Truth“ für ein besseres Risiko- und Versicherungsmanagement

Risiko- und Versicherungsmanager, die ihre Arbeit ernst nehmen und in ihrem Unternehmen mit gutem Beispiel vorangehen wollen, sollten Excel nicht länger als das bevorzugte Datenverwaltungs- und Berichtstool betrachten. In der Tat ermöglicht Excel kein konsistentes und nachhaltiges Risiko- und Versicherungsmanagement im gesamten Unternehmen. Excel fehlt eine wesentliche Eigenschaft, nämlich die Möglichkeit, einen Single Point of Truth (SPOT) darzustellen, also einen zentralen Ort, an dem Daten aus verschiedenen Quellen sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens zusammenlaufen: Vorfall- und Schadendaten, Versicherungsvertragsdaten, Risiken und Maßnahmen, Standortrisikodaten, Unternehmenskennzahlen und Exponierungen, Besuchsberichte, Audits, gescannte Dokumente usw. Darüber hinaus hilft ein RMIS dabei, all diese Daten in entscheidungsrelevante Informationen umzuwandeln, und zwar auf Knopfdruck und ohne Zeitverlust oder das Risiko von Fehlern beim Kopieren per Hand. Gehen Sie also mit gutem Beispiel voran und entscheiden Sie sich für ein RMIS, die moderne, webbasierte, zukunftsorientierte Datenmanagementlösung, mit der Sie Ihre Ziele heute und morgen erreichen können. Natürlich können Sie auch weiterhin Excel für Ihre Berichte verwenden (was ein RMIS ebenfalls ermöglicht).