Descrição do projecto

Estado de Utah

Indústria

Governo

Cliente

Estado de Utah

Enfoque

Integração completa do sistema, automatização dos processos empresariais, melhoria da administração de reclamações. 

Sistema Anterior

Folhas de cálculo internas e RMIS (sistema de informação de gestão de riscos). 

Desafio

O Fundo de Risco do Estado de Utah gerido pela Divisão de Gestão de Risco (DRM) do Estado de Utah assegura agências governamentais estatais, distritos escolares, instituições de ensino superior, e escolas charter. O Fundo assegura:   

  1. Mais de $28 mil milhões de bens 
  2. Mais de 7.000 edifícios 
  3.     Mais de 13.000 veículos 
  4.    Cobertura de responsabilidade civil para mais de 120.000 empregados       

O DRM também oferece regulação de sinistros, serviços de controlo de perdas, aquisição de seguros, e gestão de apólices. Reconheceram que vários processos de trabalho estavam em silos e precisavam de uma melhor ferramenta de relatórios, comunicação, e fluxo de trabalho. O GDH exigia a integração de todos os processos empresariais, bases de dados e sistemas num único local. O GDH também se debateu com actualizações de dados em papel/manual durante o processo anual de renovação de seguros, um processo de facturação manual, processos pesados e de relatórios manuais, e o facto de que a história   

Solução Riskonnect

Resumo da solução   

A Divisão de Gestão de Riscos (DRM) do Estado de Utah escolheu a plataforma de trabalho Riskonnect para substituir o sistema básico de reclamações pré-existente do fornecedor antigo. O sistema Riskonnect inclui um repositório central para alojar bases de dados previamente separadas e para incorporar facilmente o fluxo de trabalho e automatizar os processos empresariais. O Riskonnect oferece acesso móvel completo ao Estado de Utah, permitindo todas as funcionalidades RMIS em qualquer dispositivo móvel - Android ou iOS.   

A implementação do RMIS Riskonnect resultou numa forte adopção por parte dos utilizadores. A versatilidade da plataforma, combinada com a curiosidade dos funcionários do Estado e a inovação do Riskonnect, resultou em fases adicionais que incluem: 

  1. Processo de Renovação de Políticas
  2. Automatizações de Certificados de Saída
  3. Divisão de Gestão de Instalações e Construção (DFCM) Integração 
  4. Administração de reclamações
  5. Controlo de Perdas
  6. Integração de Incidentes de Frota
  7. Gestão de Reembolso de Excesso de Transportador 
  8. Relatório Analítico de Business Intelligence personalizado   

Fases 1-3 projectos concluídos

  1. Implementação do RMIS (sistema de informação de gestão de risco) - Junho de 2011
  2. Procurador-Geral da Integração BiIling - Setembro 2011
  3. Integração do Sistema Financeiro - Setembro de 2011 
  4. Reconciliação de Data Warehouse - Setembro 2011 
  5. Integração da Frota - Setembro 2011 
  6. Contactos do Estado e da Escola / Propriedade / Veículos / Conversão da Base de Dados Premium Renewal - Julho 2012  

Melhorias na administração de reclamações - Julho de 2012 Integração do Compromisso dos Trabalhadores - Janeiro de 2013  

Solução em profundidade  

A solução Riskonnect ofereceu uma plataforma fiável para lidar com todas as responsabilidades relacionadas com seguros e reclamações, exactidão de dados e relatórios - de uma forma que não estava anteriormente disponível para o Estado. Riskonnect processos automatizados para se ligar e interagir com ainda mais grupos dentro da organização: 

  1. Divisão de Finanças para pagamentos a requerentes   
  2. Procurador-Geral para as despesas jurídicas   
  3. Divisão de Gestão de Instalações e Construção (DFCM) para uma melhor gestão da informação imobiliária   

Todas estas novas interfaces eliminaram dados anteriormente desarticulados de fontes díspares. O resultado: 

  1. Significativa poupança de custos   
  2. Melhor partilha de dados   
  3. Consistência nos dados   
  4. Relatórios mais precisos 
  5. Melhor análise para melhorar as operações 
  6. Melhor compreensão das exposições   

A potência e desempenho da plataforma de trabalho de gestão de risco Riskonnect permitiu à Divisão de Gestão de Risco do Estado de Utah fazer alterações em muitas partes do seu processo empresarial:   

  1. Integração do sistema financeiro do Estado 
  2. Relatório automatizado para a Procuradoria-Geral da República   
  3. Integração de base de dados de contactos, base de dados de propriedade, base de dados de prémios de propriedade, base de dados automóvel, transportadora de excesso, pedidos de indemnização dos trabalhadores, e base de dados partilhada DFCM   
  4. Reconciliação de armazém de dados   
  5. Implementação do controlo de perdas 
  6. Relatórios de operações de risco adicionais   
  7. Personalizações da interface do utilizador 
  8. Certificados de seguro de saída automatizada    

Estas melhorias nos processos empresariais do Estado de Utah permitiram um crescimento ainda maior, incluindo:   

  1. Uma visão holística dos sinistros, exposições e actividades de controlo de perdas de cada entidade segurada
  2. Melhoria do controlo das perdas na análise dos pedidos de indemnização dos trabalhadores
  3. Eliminação de muitos processos manuais e entradas duplas
  4. Coordenação e comunicação entre os ajustadores de sinistros e o pessoal de controlo de perdas 
  5. Consolidação de uma base de dados a partir de múltiplos repositórios   
  6. Informação mais exacta e actual sobre propriedade em investigações de sinistros e actividades de controlo de perdas   
  7. Melhor controlo de perdas patrimoniais
  8.    Capacidades avançadas dentro do DFCM   
  9. Melhoria da prestação de contas e da prestação de contas sobre os bens   
  10. Acesso mais fácil aos documentos operacionais e à política de risco do Estado de Utah para o pessoal de risco   
  11. Melhores capacidades de pesquisa de dados    

Riskonnect ROI

  1. Processo de Facturação Premium: $1 milhões reconhecidos através da descoberta de prémios acumulados sob facturação, devido a cálculos incorrectos em bases de dados anteriores
  2.    Integração do sistema financeiro: $22,100 e 82% aumentaram a eficiência no processamento de pagamentos em dólares elevados (de 17,1 dias para 1 dia).
  3.    Integração do Procurador-Geral da República (AG): $7,200 e 93% aumentaram a eficiência no processamento de pagamentos de facturas (de 29,3 dias para 2 dias).   
  4. Reconciliação de Data Warehouse: $4,420 de 5 horas por semana a nenhuma hora devido à automatização completa.   
  5. Base de dados de contactos: Significativa poupança de horas-homem devido à eliminação da dupla entrada de dados.   
  6. O acesso Web ao RMIS a partir do campo poupa viagens ao escritório (demasiado cedo para métricas exactas).   

O acompanhamento de todo o processo de renovação do seguro assegura a exactidão dos dados e da facturação, e agora o processo leva muito menos tempo. O resultado final é que a solução Riskonnect colocou a tecnologia de automação nas mãos de pessoas que estavam a fazer coisas por papel e o Estado de Utah realizou bem mais de $1 milhões de poupanças anuais, até à data.  

Através de um intenso processo de análise e descoberta de negócios, Riskonnect ajudou a Divisão de Gestão de Riscos do Estado de Utah a personalizar uma ferramenta que poderia integrar pontos de contacto críticos dentro de um único sistema empresarial. Muitas horas foram gastas a dar resposta às necessidades essenciais e às possíveis soluções para os requisitos complexos e únicos da Gestão de Riscos do Estado. Este processo de descoberta não só permitiu a personalização intrincada de uma nova ferramenta abrangente, mas também uma análise tão detalhada exigiu a constante reavaliação dos actuais processos empresariais. Sistemas e processos desconectados e descentralizados foram perfeitamente integrados numa única solução, permitindo uma partilha e análise de dados mais precisa e relevante. Através deste esforço de colaboração, os dados podem agora ser partilhados por toda a empresa aos principais interessados, e os problemas e soluções são analisados de uma perspectiva holística e não de um ponto de vista em silos. Este esforço alterou fundamentalmente a abordagem do Estado de Utah à gestão do risco. 

Quando o projecto começou, a Divisão de Gestão de Riscos do Estado de Utah concentrou-se na avaliação do Riskonnect e de outros vendedores de sinistros para um sistema de gestão de sinistros. A solução Riskonnect expandiu a sua visão do que era possível e o projecto cresceu enormemente, em benefício do Estado e dos seus cidadãos. Riskonnect é o impulso por detrás de uma mudança de paradigma do que um sistema RMIS deve fazer. Já não satisfeita com o simples processamento de sinistros, a organização compreende agora que a comunicação partilhada e os dados em tempo real são uma forma poderosa e necessária para efectuar mudanças em todas as suas muitas entidades seguradas. O nível de excelência auto-imposto do Cliente aumentou devido às capacidades oferecidas com a solução Riskonnect. Foram feitas alterações em muitas partes do negócio devido ao nível de desempenho do sistema Riskonnect: integração do sistema financeiro, intercâmbio automático de dados com a Procuradoria-Geral, integração das bases de dados de exposição de seguros e prémios, gestão dos pagamentos de excesso de transportadoras, acompanhamento dos pedidos de indemnização dos trabalhadores, integração de bases de dados partilhadas de DFCM, reconciliação do armazém de dados, implementação do controlo de perdas, relatórios adicionais de operações de risco, personalizações da interface do utilizador, validações de dados e fluxos de trabalho, métricas melhoradas, e certificados automatizados de seguros.    

Estas melhorias permitem um melhor controlo de perdas, eliminação de muitos processos manuais e duplicação de entrada de dados, asseguram a coordenação e comunicação entre o pessoal de reclamações e de controlo de perdas, proporcionam a consolidação de uma base de dados a partir de múltiplos repositórios, oferecem informações mais precisas e actuais sobre propriedade nas investigações de reclamações, melhor controlo de perdas de propriedade, melhores relatórios de propriedade e prestação de contas, acesso mais fácil do pessoal de risco à política de risco e aos documentos operacionais, melhores capacidades de pesquisa de dados, e organização consistente e processos empresariais melhorados.