SIGR : le guide définitif

Un système d'information sur la gestion des risques (SIGR) est une plate-forme logicielle permettant de recueillir, de gérer, d'analyser et de communiquer des informations sur les risques, les sinistres et la sécurité.

Un SIGR rassemble toutes vos données sur les risques assurés en un seul endroit pour vous donner une vue claire de vos risques, des relations et de l'impact sur l'organisation. Un SIGR permet de gagner du temps et d'améliorer la précision en automatisant les tâches et en rationalisant les flux de travail. Il réduit l'exposition au risque, le stress lié à la gestion du risque - et le coût total du risque.

Avec un SIGR, les équipes chargées des risques peuvent cesser de gérer des feuilles de calcul, des documents et des courriels et commencer à gérer les risques à un niveau stratégique.

"Pour devenir efficaces, les professionnels de la gestion des risques doivent être capables de convertir les données en informations - puis en connaissances exploitables. Elles doivent indiquer aux entreprises ce qu'elles doivent faire ensuite."
- Bob Bowman, Directeur, Gestion des risques, The Wendy's Company

1. Travaillez-vous avec un seul assureur ou TPA (passé et présent) ?
2. La fréquence et la gravité des sinistres sont-elles faibles ?
3. Êtes-vous en mesure de rendre compte facilement à votre direction et/ou à votre conseil d'administration ?
4. Vos données sur les risques, la sécurité et les sinistres sont-elles facilement accessibles, où et quand vous en avez besoin ?
5. Est-il facile de recueillir et d'analyser les informations dont vous avez besoin pour le renouvellement des assurances ?
6. Avez-vous confiance dans l'intégrité de vos données ?
7. Êtes-vous satisfait du niveau de compréhension que vous obtenez de votre analyse de données ?
8. Êtes-vous sûr qu'il n'y a pas de doublons ou de lacunes dans la couverture ?
9. Pouvez-vous consulter l'état actuel d'une demande ?
10. Vos rapports sont-ils faciles à exécuter - et sont-ils suffisamment sophistiqués pour vos besoins ?
11. Pouvez-vous répondre facilement à des questions sur les primes, la couverture et l'historique des sinistres ?

Si la majorité de vos réponses sont "oui" - Votre système actuel de gestion des risques fait son travail. Un examen périodique de son état vous permettra de rester sur la bonne voie au fur et à mesure de l'évolution de vos besoins. (Quadrant 3)

Si la majorité de vos réponses sont "non". - Votre système actuel est devenu plus une entrave qu'une aide, et il limite votre capacité à gérer les risques efficacement. Un SIGR pourrait vous fournir la base dont vous avez besoin pour gérer les risques à un niveau plus stratégique. (Quadrants 1, 2 et 4)

Disposer du bon outil facilite toute tâche - et la gestion des risques ne fait pas exception. Trop souvent, cependant, les organisations se contentent de feuilles de calcul ou d'un ancien système obsolète, simplement parce que c'est ainsi qu'elles ont toujours procédé.

Les nouveaux outils SIGR peuvent rendre tous les aspects de la gestion des risques plus faciles, plus rapides et plus efficaces.
Voici quelques-unes des façons les plus courantes d'utiliser un SIGR :

Un SIGR peut apporter un soulagement immédiat à des problèmes de gestion des risques de longue date.

Séparer les mythes du SIGR de la vérité

Avez-vous entendu celle qui dit qu'un SIGR ne sert qu'aux réclamations ? Ou qu'un système de nouvelle génération est trop coûteux ? Il existe toutes sortes de rumeurs troublantes sur le coût et les limites d'un SIGR. Voici quelques conseils pour démêler le mythe de la vérité.

Mythe #1 : Un SIGR ne sert qu'aux réclamations.

La vérité : Un SIGR rend la gestion des demandes de remboursement facile, rapide et précise. Les utilisateurs disposent d'une source centralisée pour suivre le statut des sinistres, valider les données et consulter l'historique des paiements. Vous pouvez même comparer les résultats de sinistres similaires et analyser la cause d'un sinistre.

Mais la gestion des sinistres n'est qu'un début. Un SIGR intègre de manière transparente toutes les informations relatives aux risques, aux sinistres et à la sécurité dans un continuum de travail unique, complet et actualisé à la minute près. Il vous donne la visibilité nécessaire pour gérer efficacement les risques dans l'ensemble de l'organisation. Il peut également révéler les lacunes ou les doublons dans la couverture et allouer les primes de manière appropriée.

Cependant, le véritable pouvoir d'un SIGR réside dans le fait qu'il est utilisé pour identifier et répondre aux risques et tendances émergents qui pourraient autrement passer inaperçus. La vue centralisée, la plateforme accessible et les rapports améliorés d'un SIGR facilitent également la communication et la collaboration au sein de l'organisation.

Mythe #2 : Les utilisateurs du SIGR doivent être des experts en informatique.

La vérité : La génération actuelle de logiciels SIGR est facile à utiliser, avec des fonctionnalités de type grand public qui sont intuitives, intégrées et fiables.

Les tableaux de bord combinent des graphiques visuellement attrayants avec des analyses puissantes pour fournir les informations dont vous avez besoin quand vous en avez besoin. Les rapports sont disponibles sur simple pression d'un bouton, sans avoir à les reformater ou à les copier-coller. Et un système basé sur le cloud est accessible par n'importe qui, à tout moment et de n'importe où.

Toutefois, comme pour toute nouvelle technologie, une formation initiale est nécessaire pour tirer le meilleur parti de votre investissement dans le SIGR. Oui, il y a une courbe d'apprentissage. Mais la valeur obtenue en élargissant votre compréhension des risques l'emporte largement sur le coût du maintien de votre routine actuelle.

Mythe #3 : Un SIGR fait le même travail qu'un tableur.

La vérité : Comparer un SIGR à un tableur, c'est comme comparer votre dernier smartphone à un téléphone à clapet des années 90. Les similitudes entre les deux s'arrêtent dès que l'on veut faire quelque chose de plus que l'essentiel.

Les tableurs peuvent être un outil efficace pour gérer les risques des entreprises ayant un nombre limité de sites, d'employés, d'actifs et de transporteurs. Mais cet outil a du mal à suivre la quantité de données nécessaires pour gérer efficacement un portefeuille de risques croissant. Vous pourriez finir par prendre des décisions commerciales cruciales sur la base de données périmées ou truffées d'erreurs.

Les feuilles de calcul sont particulièrement vulnérables :

• • Erreurs de données. Les feuilles de calcul reposent essentiellement sur le travail manuel pour collecter, vérifier, formater, consolider et saisir les informations. Non seulement ce processus prend énormément de temps, mais chaque frappe au clavier ou chaque copier-coller augmente le risque d'erreur humaine.
  • Menaces sur la sécurité. Les restrictions d'accès sont notoirement difficiles à imposer aux feuilles de calcul. Par conséquent, les informations peuvent facilement tomber entre de mauvaises mains. Si la feuille de calcul contient des informations sensibles, l'entreprise peut avoir de sérieux problèmes.
  • Problèmes de reprise après sinistre. Que se passe-t-il en cas de perte ou de vol d'un ordinateur portable ? Vos données peuvent disparaître avec l'ordinateur portable, car les feuilles de calcul ne sont pas toujours sauvegardées automatiquement. En cas de véritable catastrophe, vous pourriez tout perdre.

Un SIGR minimise les erreurs de saisie de données en guidant les utilisateurs à travers un processus de collecte simplifié. Les modifications et les mises à jour peuvent être effectuées instantanément, en un seul endroit et à un seul moment. Tout est documenté afin que vous sachiez toujours qui a fait quel changement et pourquoi.

L'accès à un SIGR est possible sur n'importe quel appareil, de n'importe où, pourvu que l'utilisateur soit autorisé. De plus, un SIGR stocke et protège vos données dans un système sécurisé, basé sur le cloud, qui peut être vérifié par des tiers indépendants.

Mythe #4 : Un SIGR est le même que le suivant.

La vérité : Toutes les plateformes SIGR ne sont pas égales. Les organisations ont le choix entre deux grandes options de SIGR : groupée et non groupée.

Un SIGR groupé est offert par les assureurs, les courtiers et les tiers administrateurs. Le coût d'un SIGR groupé est souvent inclus dans le total facturé par le fournisseur. Cependant, le système ne fonctionne qu'avec les données de ce fournisseur.

Si vous avez plusieurs assureurs ou TPA, vous pourriez vous retrouver avec de nombreux systèmes, dont aucun ne peut communiquer entre eux. Pour obtenir une vue d'ensemble de vos risques, il vous faudrait transformer les données dans un format commun, les consolider dans un emplacement central et répéter le processus chaque fois que le fournisseur publie une mise à jour. L'introduction de données provenant d'une autre source, comme les services financiers ou juridiques, nécessitera probablement une interface personnalisée ou une saisie manuelle.

Un RMIS dégroupé est proposé par un fournisseur indépendant. Ce type de système consolide les données relatives aux risques, à la sécurité et aux sinistres provenant de toutes les sources internes et externes pour vous donner une vue complète et intégrée de l'ensemble de votre portefeuille de risques.

Bien que les frais puissent sembler plus élevés que ceux d'un système groupé, un SIGR non groupé offre des fonctions et des capacités d'analyse et de production de rapports plus sophistiquées. Il peut également être personnalisé pour fonctionner avec vos systèmes existants. L'intégration avec les RH, par exemple, peut ajouter des informations importantes sur les employés directement dans vos analyses et rapports. Vous disposez ainsi d'une vision complète pour prendre des décisions cruciales en matière de risques et de sécurité.

Le système de gestion des risques qui vous convient le mieux dépend du nombre et de la complexité de vos risques - et de ce dont vous avez besoin pour gérer efficacement ces risques. Les feuilles de calcul, par exemple, peuvent être efficaces pour un petit nombre de risques relativement simples. Un SIGR groupé peut convenir aux entreprises qui traitent principalement avec un seul assureur ou un seul TPA.

Mais si vous essayez d'identifier les risques critiques dans de nombreuses fonctions, secteurs d'activité et sites - et de comprendre l'évolution des relations entre tous ces risques - vous avez besoin de la puissance d'un SIGR dégroupé.

C'est le SIGR qui peut vous aider à transformer de vastes quantités de données de gestion des risques en opportunités claires pour atténuer les pertes et réduire les coûts globaux, ce qui aura un impact positif sur le résultat net pour les années à venir.

Mythe #5 : Un SIGR est trop coûteux.

La vérité : L'achat d'un SIGR est un investissement important, mais il finit par être rentabilisé. Voici comment :

1. Augmente la productivité. Combien de temps consacrez-vous actuellement à la collecte, au formatage et à la consolidation des données, puis à la transformation de ces informations en rapports significatifs et exploitables ? Les logiciels RMIS font tout cela automatiquement, ce qui vous libère du temps pour analyser les données et réagir de manière appropriée.

2. Remplace une autre technologie. Quel que soit le système que vous utilisez, vous dépensez déjà de l'argent dans une technologie quelconque pour gérer les données relatives aux risques, à la sécurité et aux sinistres. Le coût total de la maintenance de ces systèmes et feuilles de calcul distincts pourrait vous surprendre. Tout cet argent peut être redirigé vers un SIGR.

3. Améliore la précision. La vue centralisée d'un SIGR vous aide à mieux comprendre les relations entre les risques critiques et l'impact cumulatif sur l'organisation. Ces informations peuvent vous aider à prendre des décisions plus intelligentes et plus rapides pour atténuer les pertes - et finalement réduire les primes.

Le fait est qu'aucune technologie de gestion des risques n'est gratuite. Si le coût initial d'un SIGR vous semble élevé, imaginez que vous devez justifier une perte causée par une erreur de feuille de calcul non détectée. Le coût réel de toute solution doit être mesuré en termes de coût opérationnel total pour l'organisation sur le long terme.

La technologie, le service et les fonctionnalités sont des éléments importants à prendre en compte lors de l'achat d'un SIGR, mais ce n'est qu'un début. Il est tout aussi important de comprendre vos besoins, de connaître les exigences de vos partenaires et de choisir le bon partenaire logiciel.

Voici dix conseils pour l'achat d'un SIGR afin de vous assurer d'obtenir la bonne solution - et le bon partenaire :

1. Faites l'inventaire de vos problèmes actuels.

Quels sont vos points sensibles ? Quels problèmes rencontrez-vous avec votre technologie actuelle ? L'application d'une nouvelle technologie à un processus défaillant ne le réparera pas. Identifiez plutôt les pannes ou les goulots d'étranglement dès le départ et fixez des objectifs clairs que vous souhaitez atteindre avec un SIGR.

2. Réunissez votre équipe SIGR.

Un SIGR touche de nombreux domaines fonctionnels, il est donc important d'inclure toutes les parties prenantes dans le processus d'achat pour s'assurer que leurs voix sont entendues. En rassemblant les différents points de vue dès le début, on s'assure que les problèmes critiques sont abordés dès le début, ce qui peut contribuer à éliminer les retards coûteux en cours de route.

Les personnes qui se sentent écoutées tout au long du processus d'achat d'un SIGR sont également plus susceptibles d'être de fervents partisans de la nouvelle technologie pendant la mise en œuvre et au-delà.

3. Comprendre comment le SIGR fonctionnera avec votre technologie existante.

Des flux de travail inefficaces, des processus dépassés, le manque d'adhésion de la direction et la résistance au changement peuvent tous avoir un impact négatif sur l'efficacité de votre SIGR. Faites vos devoirs en ce qui concerne les caractéristiques et les capacités de la technologie SIGR envisagée - et comparez-les à vos systèmes et exigences actuels.

N'oubliez pas que ce n'est pas parce que quelque chose a toujours été fait d'une certaine manière que c'est la meilleure. Examinez vos flux de travail en détail pour voir s'il existe un moyen plus efficace d'accomplir le travail.

Les systèmes d'information sur la gestion des risques doivent augmenter la productivité en éliminant les tâches manuelles fastidieuses, ennuyeuses et inefficaces. Le temps ainsi gagné peut être réorienté vers des tâches à plus forte valeur ajoutée, ce qui renforce l'efficacité de vos efforts de gestion des risques.

4. Faites un essai du SIGR.

Prenez le temps de demander une démo ou un essai et constatez par vous-même l'exactitude des affirmations du fournisseur.

L'expérience utilisateur est-elle facile et intuitive ? Toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin sont-elles accessibles depuis une tablette, un téléphone et un ordinateur portable ? Les rapports et les analyses sont-ils suffisamment sophistiqués pour répondre à vos besoins ? Et à quel point est-il facile de créer les rapports dont vous avez besoin ?

Découvrez dans quelle mesure le SIGR s'interface avec les systèmes de RH, de paie, juridiques et autres systèmes internes et externes. Vérifiez également s'il s'intègre de manière transparente aux domaines qui ne font pas partie des limites traditionnelles du SIGR en matière de risque assurable, notamment la gestion des risques d'entreprise, la gestion des risques de tiers, la conformité, l'audit interne, etc.

5. Prenez le temps de la mise en œuvre.

Un SIGR est un système vaste et complexe comportant de multiples interfaces. Comme toute mise en œuvre de logiciel à l'échelle de l'entreprise, la mise en œuvre d'un SIGR ne se fait pas en un tour de main. Remplacer un système vieux de plusieurs décennies en quelques semaines est irréaliste et donnera probablement des résultats décevants.

Consacrez suffisamment de temps à l'analyse, à la conception, à la planification, aux tests et à l'exécution du logiciel - et prévoyez du temps supplémentaire pour toute inconnue découverte au cours du processus. Décomposez le processus de mise en œuvre en phases gérables et maintenez des lignes de communication claires entre toutes les parties.

Ne vous précipitez pas. Et ne lésinez pas sur le temps de formation des utilisateurs.

6. Sachez comment vos données seront stockées et protégées.

Le SIGR est-il basé sur l'informatique dématérialisée ? Quels sont les contrôles en place pour empêcher l'accès non autorisé ? L'infrastructure de sécurité a-t-elle été certifiée par un organisme indépendant ?

Où sont hébergées vos données ? Et comment ces centres de données sont-ils protégés ? Qu'en est-il en cas de catastrophe ?

7. Travaillez avec des personnes que vous appréciez et en qui vous avez confiance.

Les caractéristiques et les fonctionnalités d'un SIGR sont importantes, mais ce sont les personnes qui font la vraie différence. En réalité, vos meilleurs candidats SIGR pourraient offrir des caractéristiques et des fonctionnalités assez comparables. Dans ce cas, c'est une question de personnes.

Le fournisseur de SIGR s'engage-t-il à établir un partenariat avec vous ? Êtes-vous à l'aise avec toutes les personnes avec lesquelles vous travaillerez - et seront-elles en mesure de résoudre les problèmes ? Les membres de l'équipe sont-ils désireux d'en savoir plus sur votre entreprise, sont-ils créatifs pour résoudre les problèmes et sont-ils à l'écoute ?

8. Exigez un service de qualité.

Renseignez-vous sur le type d'assistance proposé - téléphone, portail en ligne, courrier électronique, etc. - et le temps de réponse garanti.

Pouvez-vous accéder à une assistance client individuelle pour les questions plus complexes, ainsi qu'à un service d'assistance traditionnel pour les questions de routine ?

Et le service doit aller bien au-delà de la mise en œuvre. Le fournisseur de SIGR dispose-t-il d'une équipe qui se consacre à votre réussite à long terme ?

9. Sachez ce que vous achetez.

Comprenez clairement les fonctionnalités, les services et l'assistance couverts par votre contrat SIGR et ce qu'il pourrait en coûter si vos besoins évoluent. Vous voulez un système qui peut facilement évoluer et s'adapter à la croissance de votre entreprise sans reconfiguration coûteuse ou perturbatrice.

10. Et sachez à qui vous achetez votre SIGR.

Assurez-vous toujours que le fournisseur de SIGR possède une expertise avérée en matière de technologie, de risque et d'assurance, ainsi que la longévité et les ressources nécessaires pour tenir ses promesses à long terme.

Un SIGR est un investissement important qui va bien au-delà de la technologie. L'attention, le respect et l'intérêt réel que vous porte chaque fournisseur au cours du processus d'achat sont une bonne indication de ce qui vous attend.

Faites preuve de diligence raisonnable. Avec le bon partenaire SIGR, votre nouveau SIGR facilitera votre travail, votre équipe sera plus performante et votre entreprise sera plus forte.

Entamer la conversation

1. Amélioration des processus.

Un SIGR simplifie et accélère les processus manuels tels que la collecte de données et le formatage des rapports, ce qui libère du temps au personnel qui peut ainsi se concentrer sur l'amélioration de la sécurité, la réduction des pertes et d'autres tâches qui apportent une réelle valeur ajoutée à l'organisation.

2. Réduction des coûts.

Un SIGR peut permettre des économies immédiates en réduisant considérablement les coûts de main-d'œuvre grâce à l'automatisation et à l'amélioration du flux de travail. Et à plus long terme, un SIGR peut identifier d'autres possibilités de réduction des coûts grâce à l'analyse et à la compréhension de tendances qui n'auraient pas été détectées auparavant.

3. Retour sur investissement.

Un SIGR est presque toujours rentabilisé, souvent en deux ans à peine.

Le bon SIGR facilitera certainement le travail du gestionnaire de risques et renforcera son équipe. Il peut également améliorer la communication entre les départements et la direction générale et accroître la visibilité de la gestion des risques dans l'ensemble de l'organisation.

Le défi consiste à convaincre les autres de la valeur que peut apporter un SIGR. La preuve la plus convaincante est la réduction directe des coûts résultant de l'amélioration de la sécurité, de la diminution des demandes d'indemnisation et de l'efficacité des processus. Tout aussi importants - bien que plus difficiles à quantifier - sont les avantages stratégiques qui découlent de l'optimisation de ressources rares et de la prise de décisions plus intelligentes et plus rapides concernant les risques.

Si vous cherchez de l'aide pour gérer un portefeuille de risques en expansion, un SIGR pourrait valoir la peine d'être investi - et pourrait rapporter des dividendes durables et positifs à toute l'organisation.