SIGR : le guide définitif

Qu'est-ce qu'un RMIS ?

Un système d'information sur la gestion des risques (SIGR) est une plate-forme logicielle permettant de recueillir, de gérer, d'analyser et de communiquer des informations sur les risques, les sinistres et la sécurité.

Un SIGR rassemble toutes vos données sur les risques assurés en un seul endroit pour vous donner une vue claire de vos risques, des relations et de l'impact sur l'organisation. Un SIGR permet de gagner du temps et d'améliorer la précision en automatisant les tâches et en rationalisant les flux de travail. Il réduit l'exposition au risque, le stress lié à la gestion du risque - et le coût total du risque.

Avec un SIGR, les équipes chargées des risques peuvent cesser de gérer des feuilles de calcul, des documents et des courriels et commencer à gérer les risques à un niveau stratégique.

"Pour devenir efficaces, les professionnels de la gestion des risques doivent être capables de convertir les données en informations - puis en connaissances exploitables. Elles doivent indiquer aux entreprises ce qu'elles doivent faire ensuite."
- Bob Bowman, Directeur, Gestion des risques, The Wendy's Company

Avez-vous besoin d'un SIGR ?

RMIS man working iconLa pression est forte pour gérer l'évolution des risques, anticiper ce qui nous attend et analyser l'impact global, le tout en moins de temps et avec moins de ressources. Une nouvelle génération Système d'information sur la gestion des risques pourrait être le ticket idéal pour répondre à ces attentes.

Un SIGR rassemble toutes vos données sur les risques en une seule plateforme pour vous donner une vision sans précédent de vos risques, de leurs interrelations et de leur impact sur l'organisation. Mais toutes ces fonctionnalités ont bien sûr un prix. La question est de savoir si votre retour sur investissement en vaut la peine.

La réponse dépend de la complexité de vos risques et du degré de sophistication de vos besoins. Voici 11 questions pour vous aider à décider si vous avez besoin ou non d'un SIGR.

78,5% des organisations récemment interrogées déclarent utiliser un SIGR pour gérer les risques.

  1. Travaillez-vous avec un seul assureur ou TPA (passé et présent) ?
  2. La fréquence et la gravité des sinistres sont-elles faibles ?
  3. Êtes-vous en mesure de rendre compte facilement à votre direction et/ou à votre conseil d'administration ?
  4. Vos données sur les risques, la sécurité et les sinistres sont-elles facilement accessibles, où et quand vous en avez besoin ?
  5. Est-il facile de recueillir et d'analyser les informations dont vous avez besoin pour le renouvellement des assurances ?
  6. Avez-vous confiance dans l'intégrité de vos données ?
  7. Êtes-vous satisfait du niveau de compréhension que vous obtenez de votre analyse de données ?
  8. Êtes-vous sûr qu'il n'y a pas de doublons ou de lacunes dans la couverture ?
  9. Pouvez-vous consulter l'état actuel d'une demande ?
  10. Vos rapports sont-ils faciles à exécuter - et sont-ils suffisamment sophistiqués pour vos besoins ?
  11. Pouvez-vous répondre facilement à des questions sur les primes, la couverture et l'historique des sinistres ?

Si la majorité de vos réponses sont "oui" - Votre système actuel de gestion des risques fait son travail. Un examen périodique de son état vous permettra de rester sur la bonne voie au fur et à mesure de l'évolution de vos besoins. (Quadrant 3)

Si la majorité de vos réponses sont "non". - Votre système actuel est devenu plus une entrave qu'une aide, et il limite votre capacité à gérer les risques efficacement. Un SIGR pourrait vous fournir la base dont vous avez besoin pour gérer les risques à un niveau plus stratégique. (Quadrants 1, 2 et 4)

RMIS guide chart1

Utilisations populaires du RMIS

Disposer du bon outil facilite toute tâche - et la gestion des risques ne fait pas exception. Trop souvent, cependant, les organisations se contentent de feuilles de calcul ou d'un ancien système obsolète, simplement parce que c'est ainsi qu'elles ont toujours procédé.

Les nouveaux outils SIGR peuvent rendre tous les aspects de la gestion des risques plus faciles, plus rapides et plus efficaces.
Voici quelques-unes des façons les plus courantes d'utiliser un SIGR :

(faire défiler vers la gauche vers la droite pour voir les données)

OUTIL RMIS QUOI POURQUOI
Gestion des certificats Simplifie la gestion et le suivi de la conformité des certificats d'assurance entrants afin de réduire les risques liés aux entrepreneurs, locataires, fournisseurs et autres partenaires commerciaux. Le suivi manuel des informations sur les pays d'origine qui sont sur le point d'expirer ou de ne plus être conformes est un processus difficile et chronophage - et plus vous avez de partenaires, plus il est probable que quelque chose passe à travers les mailles du filet.
Administration des réclamations Offre un soutien complet, de la première notification à l'adjudication, au paiement et à la subrogation, aux organisations qui gèrent leurs propres sinistres ou qui gèrent des sinistres pour le compte de tiers. Plus un sinistre traîne en longueur, plus il est coûteux. Le suivi des informations relatives aux sinistres dans des feuilles de calcul, des documents et des courriels prend beaucoup de temps et est source d'erreurs - et il est difficile de mesurer l'impact total sur l'organisation.
Conformité réglementaire des sinistres Surveiller de manière proactive la réglementation actuelle et potentielle, gérer les relations avec les entités externes, et exécuter la documentation pour assurer la conformité réglementaire. Naviguer avec succès dans les règles et réglementations complexes qui entourent les demandes d'indemnisation est une tâche importante, dont les conséquences sont lourdes en cas de non-conformité.
Affectation des coûts Répartit avec précision les primes et les frais en fonction de votre expérience réelle et de votre méthodologie. Tenir les gestionnaires responsables de leurs propres pertes est un puissant facteur de motivation pour effectuer les changements nécessaires. Pourtant, l'attribution manuelle des coûts partagés prend du temps et est souvent entachée d'inexactitudes, ce qui nuit à la crédibilité.
Gestion de l'exposition Automatise la collecte des valeurs en cours, suit les valeurs soumises en temps réel et montre les changements importants d'une année sur l'autre. La collecte, la saisie, le formatage et la consolidation des informations sur l'exposition aux sinistres par le biais d'e-mails, de documents ou d'appels téléphoniques sont incroyablement inefficaces et sources d'erreurs - et doivent être répétés à chaque renouvellement.
Gestion des incidents Capture les données à la source pour transmettre rapidement et précisément les informations à ceux qui peuvent enquêter, évaluer et prendre des mesures. Même un seul incident de sécurité peut être dévastateur pour les finances, la réputation et les vies - pourtant, les incidents ne sont pas toujours signalés si le processus est trop lourd. Et il peut être difficile de donner un sens aux informations si des systèmes disparates sont utilisés.
Gestion des assurances Suivez et gérez toutes vos polices d'assurance et leurs caractéristiques, y compris les primes, les couches, les limites, les franchises, les transporteurs, etc. Répondre à des questions, même simples, sur la couverture peut être difficile et prendre du temps si les informations sont enfouies dans des dossiers papier ou stockées chez un courtier.
Analyse des causes profondes Identifie rapidement les problèmes sous-jacents afin que des mesures de sécurité puissent être prises à temps pour prévenir tout risque futur. Des incidents coûteux continueront à se produire tant que vous ne cesserez pas de traiter les symptômes et que vous ne vous attaquerez pas à la véritable cause du problème.
Rapports et analyses Combine des analyses puissantes avec des outils de conception de rapports intuitifs et flexibles pour vous aider à prendre de meilleures décisions concernant vos données sur les risques. Les données sur les risques ne sont que des chiffres si vous ne disposez pas de rapports en temps réel et de graphiques significatifs pour révéler l'histoire derrière les points de données.

Selon Business Insurance, le les trois principales fonctionnalités du SIGR sont :
RMIS functionalities

Gestion des risques de la douleur Secours RMIS

Un SIGR peut apporter un soulagement immédiat à des problèmes de gestion des risques de longue date.

DOULEUR RELIEF
La pression du temps. La collecte, la consolidation, le formatage et l'analyse manuels des données en vue d'un renouvellement peuvent mobiliser du personnel pendant des semaines, voire des mois. Et la gestion des sinistres est tout aussi laborieuse. Un SIGR automatise la collecte des données et le flux de travail, de sorte que vous pouvez consacrer moins de temps aux tâches de routine et plus de temps aux actions stratégiques qui apportent une valeur ajoutée à long terme.
Des systèmes distincts. Les systèmes qui ne peuvent pas communiquer entre eux nécessitent beaucoup de travail manuel pour rassembler les données. Un RMIS est conçu pour traiter de manière transparente de grandes quantités de données provenant de nombreux assureurs/TPA dans plusieurs devises.
Qualité des données. Trouver et corriger une erreur dans une feuille de calcul géante revient à chercher une aiguille dans une botte de foin. Même les petites erreurs qui ne sont pas détectées peuvent porter atteinte à l'intégrité d'une base de données, ce qui peut s'avérer catastrophique si ces informations sont utilisées pour prendre des décisions commerciales cruciales. Un SIGR valide les données au fur et à mesure qu'elles sont saisies. Toute information incorrecte ou manquante est signalée afin d'être traitée immédiatement. Les données sont consolidées, formatées et immédiatement prêtes à être intégrées aux rapports.
Visibilité limitée. Le stockage des données sur les risques, la sécurité et les sinistres dans de nombreux endroits rend presque impossible la visualisation des relations entre les risques critiques et l'impact cumulatif sur l'organisation. Un SIGR rassemble toutes les informations sur une seule plateforme, ce qui vous permet d'identifier et de réagir plus facilement aux risques et tendances émergents qui auraient pu passer inaperçus auparavant.
Accessibilité du système. Des détails cruciaux peuvent être perdus ou oubliés si, par exemple, vous devez retourner au bureau pour remplir un rapport d'incident. Un SIGR peut enregistrer les événements à tout moment et en tout lieu, même sur le terrain. Et les formulaires intuitifs, remplis automatiquement, garantissent que les informations sont saisies de manière complète et précise.
Reporting. Extraire manuellement des informations de nombreuses sources et créer des rapports significatifs n'est pas une tâche facile. Et vous devez repartir de zéro chaque fois que les chiffres changent ou que quelqu'un souhaite un rapport différent. Il suffit d'un clic pour qu'un SIGR transforme des données incroyablement complexes en graphiques sophistiqués, compréhensibles et exploitables.
Informations sectorielles. Le suivi des données dans plusieurs systèmes est non seulement chronophage, mais il pose des problèmes de flux de travail, de cohérence des données et de visibilité. Et c'est coûteux. Un SIGR consolide toutes les données en une source unique, actualisée à la minute près, qui offre une vue claire permettant d'identifier les tendances ainsi que les problèmes sous-jacents.
Conformité réglementaire. Les exigences de conformité sans cesse croissantes, combinées à un examen plus minutieux de la part des régulateurs, augmentent la pression pour produire plus de rapports, avec plus de précision, en moins de temps. Les fonctions de flux de travail et de rapport de conformité réglementaire faciles à utiliser d'un SIGR peuvent s'adapter aux exigences réglementaires et législatives qui changent fréquemment.
Menaces sur la sécurité. Si la mauvaise personne accède au système ou modifie les données, vous risquez d'avoir de sérieux problèmes, surtout si les informations sont sensibles. L'accès à un SIGR est strictement limité aux utilisateurs autorisés, et chaque modification et mise à jour est documentée. Vos données sont également stockées et protégées dans une plateforme sécurisée, basée sur le cloud computing et dotée d'une solide infrastructure de reprise après sinistre.

DOULEUR 
La pression du temps. La collecte, la consolidation, le formatage et l'analyse manuels des données en vue d'un renouvellement peuvent mobiliser du personnel pendant des semaines, voire des mois. Et la gestion des sinistres est tout aussi laborieuse.

RELIEF
Un SIGR automatise la collecte des données et le flux de travail, de sorte que vous pouvez consacrer moins de temps aux tâches de routine et plus de temps aux actions stratégiques qui apportent une valeur ajoutée à long terme.

DOULEUR 
Des systèmes distincts. Les systèmes qui ne peuvent pas communiquer entre eux nécessitent beaucoup de travail manuel pour rassembler les données.

RELIEF
Un RMIS est conçu pour traiter de manière transparente de grandes quantités de données provenant de nombreux assureurs/TPA dans plusieurs devises.

DOULEUR 
Qualité des données. Trouver et corriger une erreur dans une feuille de calcul géante revient à chercher une aiguille dans une botte de foin. Même les petites erreurs qui ne sont pas détectées peuvent porter atteinte à l'intégrité d'une base de données, ce qui peut s'avérer catastrophique si ces informations sont utilisées pour prendre des décisions commerciales cruciales.

RELIEF
Un SIGR valide les données au fur et à mesure qu'elles sont saisies. Toute information incorrecte ou manquante est signalée afin d'être traitée immédiatement. Les données sont consolidées, formatées et immédiatement prêtes à être intégrées aux rapports.

DOULEUR 
Visibilité limitée. Le stockage des données sur les risques, la sécurité et les sinistres dans de nombreux endroits rend presque impossible la visualisation des relations entre les risques critiques et l'impact cumulatif sur l'organisation.

RELIEF
Un SIGR rassemble toutes les informations sur une seule plateforme, ce qui vous permet d'identifier et de réagir plus facilement aux risques et tendances émergents qui auraient pu passer inaperçus auparavant.

DOULEUR 
Accessibilité du système. Des détails essentiels peuvent être perdus ou oubliés si, par exemple, vous devez retourner au bureau pour remplir un rapport d'incident.

RELIEF
Un SIGR peut enregistrer les événements à tout moment et en tout lieu, même sur le terrain. Et les formulaires intuitifs, remplis automatiquement, garantissent que les informations sont saisies de manière complète et précise.

DOULEUR 
Rapport. Extraire manuellement des informations de nombreuses sources et créer des rapports significatifs n'est pas une tâche facile. Et vous devez repartir de zéro chaque fois que les chiffres changent ou que quelqu'un souhaite un rapport différent.

RELIEF
Il suffit d'un clic pour qu'un SIGR transforme des données incroyablement complexes en graphiques sophistiqués, compréhensibles et exploitables.

DOULEUR 
Information segmentée. Le suivi des données dans plusieurs systèmes n'est pas seulement chronophage, mais il pose des problèmes de flux de travail, de cohérence des données et de visibilité. Et c'est coûteux.

RELIEF
Un SIGR consolide toutes les données en une source unique, actualisée à la minute près, qui offre une vue claire permettant d'identifier les tendances ainsi que les problèmes sous-jacents.

DOULEUR 
Conformité réglementaire. Les exigences de conformité sans cesse croissantes, combinées à un examen plus minutieux de la part des régulateurs, augmentent la pression pour produire plus de rapports, avec plus de précision, en moins de temps.

RELIEF
Les fonctions de flux de travail et de rapport de conformité réglementaire faciles à utiliser d'un SIGR peuvent s'adapter aux exigences réglementaires et législatives qui changent fréquemment.

DOULEUR 
Menaces sur la sécurité. Si la mauvaise personne accède au système ou modifie les données, vous risquez d'avoir de sérieux problèmes, surtout si les informations sont sensibles.

RELIEF
L'accès à un SIGR est strictement limité aux utilisateurs autorisés, et chaque modification et mise à jour est documentée. Vos données sont également stockées et protégées dans une plateforme sécurisée, basée sur le cloud computing et dotée d'une solide infrastructure de reprise après sinistre.

Séparer les mythes du SIGR de la vérité

Avez-vous entendu celle qui dit qu'un SIGR ne sert qu'aux réclamations ? Ou qu'un système de nouvelle génération est trop coûteux ? Il existe toutes sortes de rumeurs troublantes sur le coût et les limites d'un SIGR. Voici quelques conseils pour démêler le mythe de la vérité.

Mythe #1 : Un SIGR ne sert qu'aux réclamations.

La vérité : Un SIGR rend la gestion des demandes de remboursement facile, rapide et précise. Les utilisateurs disposent d'une source centralisée pour suivre le statut des sinistres, valider les données et consulter l'historique des paiements. Vous pouvez même comparer les résultats de sinistres similaires et analyser la cause d'un sinistre.

Mais la gestion des sinistres n'est qu'un début. Un SIGR intègre de manière transparente toutes les informations relatives aux risques, aux sinistres et à la sécurité dans un continuum de travail unique, complet et actualisé à la minute près. Il vous donne la visibilité nécessaire pour gérer efficacement les risques dans l'ensemble de l'organisation. Il peut également révéler les lacunes ou les doublons dans la couverture et allouer les primes de manière appropriée.

Cependant, le véritable pouvoir d'un SIGR réside dans le fait qu'il est utilisé pour identifier et répondre aux risques et tendances émergents qui pourraient autrement passer inaperçus. La vue centralisée, la plateforme accessible et les rapports améliorés d'un SIGR facilitent également la communication et la collaboration au sein de l'organisation.

Mythe #2 : Les utilisateurs du SIGR doivent être des experts en informatique.

La vérité : La génération actuelle de logiciels SIGR est facile à utiliser, avec des fonctionnalités de type grand public qui sont intuitives, intégrées et fiables.

Les tableaux de bord combinent des graphiques visuellement attrayants avec des analyses puissantes pour fournir les informations dont vous avez besoin quand vous en avez besoin. Les rapports sont disponibles sur simple pression d'un bouton, sans avoir à les reformater ou à les copier-coller. Et un système basé sur le cloud est accessible par n'importe qui, à tout moment et de n'importe où.

Toutefois, comme pour toute nouvelle technologie, une formation initiale est nécessaire pour tirer le meilleur parti de votre investissement dans le SIGR. Oui, il y a une courbe d'apprentissage. Mais la valeur obtenue en élargissant votre compréhension des risques l'emporte largement sur le coût du maintien de votre routine actuelle.

Mythe #3 : Un SIGR fait le même travail qu'un tableur.

La vérité : Comparer un SIGR à un tableur, c'est comme comparer votre dernier smartphone à un téléphone à clapet des années 90. Les similitudes entre les deux s'arrêtent dès que l'on veut faire quelque chose de plus que l'essentiel.

Les tableurs peuvent être un outil efficace pour gérer les risques des entreprises ayant un nombre limité de sites, d'employés, d'actifs et de transporteurs. Mais cet outil a du mal à suivre la quantité de données nécessaires pour gérer efficacement un portefeuille de risques croissant. Vous pourriez finir par prendre des décisions commerciales cruciales sur la base de données périmées ou truffées d'erreurs.

Les feuilles de calcul sont particulièrement vulnérables :

    • Erreurs de données. Les feuilles de calcul reposent essentiellement sur le travail manuel pour collecter, vérifier, formater, consolider et saisir les informations. Non seulement ce processus prend énormément de temps, mais chaque frappe au clavier ou chaque copier-coller augmente le risque d'erreur humaine.
    • Menaces sur la sécurité. Les restrictions d'accès sont notoirement difficiles à imposer aux feuilles de calcul. Par conséquent, les informations peuvent facilement tomber entre de mauvaises mains. Si la feuille de calcul contient des informations sensibles, l'entreprise peut avoir de sérieux problèmes.
    • Problèmes de reprise après sinistre. Que se passe-t-il en cas de perte ou de vol d'un ordinateur portable ? Vos données peuvent disparaître avec l'ordinateur portable, car les feuilles de calcul ne sont pas toujours sauvegardées automatiquement. En cas de véritable catastrophe, vous pourriez tout perdre.

Un SIGR minimise les erreurs de saisie de données en guidant les utilisateurs à travers un processus de collecte simplifié. Les modifications et les mises à jour peuvent être effectuées instantanément, en un seul endroit et à un seul moment. Tout est documenté afin que vous sachiez toujours qui a fait quel changement et pourquoi.

L'accès à un SIGR est possible sur n'importe quel appareil, de n'importe où, pourvu que l'utilisateur soit autorisé. De plus, un SIGR stocke et protège vos données dans un système sécurisé, basé sur le cloud, qui peut être vérifié par des tiers indépendants.

Mythe #4 : Un SIGR est le même que le suivant.

La vérité : Toutes les plateformes SIGR ne sont pas égales. Les organisations ont le choix entre deux grandes options de SIGR : groupée et non groupée.

Un SIGR groupé est offert par les assureurs, les courtiers et les tiers administrateurs. Le coût d'un SIGR groupé est souvent inclus dans le total facturé par le fournisseur. Cependant, le système ne fonctionne qu'avec les données de ce fournisseur.

Si vous avez plusieurs assureurs ou TPA, vous pourriez vous retrouver avec de nombreux systèmes, dont aucun ne peut communiquer entre eux. Pour obtenir une vue d'ensemble de vos risques, il vous faudrait transformer les données dans un format commun, les consolider dans un emplacement central et répéter le processus chaque fois que le fournisseur publie une mise à jour. L'introduction de données provenant d'une autre source, comme les services financiers ou juridiques, nécessitera probablement une interface personnalisée ou une saisie manuelle.

À propos de 15% des organisations ont déclaré que leur SIGR est groupé. avec d'autres produits et services d'assurance.

Un RMIS dégroupé est proposé par un fournisseur indépendant. Ce type de système consolide les données relatives aux risques, à la sécurité et aux sinistres provenant de toutes les sources internes et externes pour vous donner une vue complète et intégrée de l'ensemble de votre portefeuille de risques.

Bien que les frais puissent sembler plus élevés que ceux d'un système groupé, un SIGR non groupé offre des fonctions et des capacités d'analyse et de production de rapports plus sophistiquées. Il peut également être personnalisé pour fonctionner avec vos systèmes existants. L'intégration avec les RH, par exemple, peut ajouter des informations importantes sur les employés directement dans vos analyses et rapports. Vous disposez ainsi d'une vision complète pour prendre des décisions cruciales en matière de risques et de sécurité.

Le système de gestion des risques qui vous convient le mieux dépend du nombre et de la complexité de vos risques - et de ce dont vous avez besoin pour gérer efficacement ces risques. Les feuilles de calcul, par exemple, peuvent être efficaces pour un petit nombre de risques relativement simples. Un SIGR groupé peut convenir aux entreprises qui traitent principalement avec un seul assureur ou un seul TPA.

Mais si vous essayez d'identifier les risques critiques dans de nombreuses fonctions, secteurs d'activité et sites - et de comprendre l'évolution des relations entre tous ces risques - vous avez besoin de la puissance d'un SIGR dégroupé.

C'est le SIGR qui peut vous aider à transformer de vastes quantités de données de gestion des risques en opportunités claires pour atténuer les pertes et réduire les coûts globaux, ce qui aura un impact positif sur le résultat net pour les années à venir.

Mythe #5 : Un SIGR est trop coûteux.

La vérité : L'achat d'un SIGR est un investissement important, mais il finit par être rentabilisé. Voici comment :

1. Augmente la productivité. Combien de temps consacrez-vous actuellement à la collecte, au formatage et à la consolidation des données, puis à la transformation de ces informations en rapports significatifs et exploitables ? Les logiciels RMIS font tout cela automatiquement, ce qui vous libère du temps pour analyser les données et réagir de manière appropriée.

2. Remplace une autre technologie. Quel que soit le système que vous utilisez, vous dépensez déjà de l'argent dans une technologie quelconque pour gérer les données relatives aux risques, à la sécurité et aux sinistres. Le coût total de la maintenance de ces systèmes et feuilles de calcul distincts pourrait vous surprendre. Tout cet argent peut être redirigé vers un SIGR.

3. Améliore la précision. La vue centralisée d'un SIGR vous aide à mieux comprendre les relations entre les risques critiques et l'impact cumulatif sur l'organisation. Ces informations peuvent vous aider à prendre des décisions plus intelligentes et plus rapides pour atténuer les pertes - et finalement réduire les primes.

Le fait est qu'aucune technologie de gestion des risques n'est gratuite. Si le coût initial d'un SIGR vous semble élevé, imaginez que vous devez justifier une perte causée par une erreur de feuille de calcul non détectée. Le coût réel de toute solution doit être mesuré en termes de coût opérationnel total pour l'organisation sur le long terme.

Randstad"Riskonnect nous a permis de nous lancer dans des actions sur lesquelles nous n'avions jamais eu de clarté auparavant. Si aucune action ne ressort des données, à quoi bon ?"
- Trey Braden, directeur de la gestion des risques, Randstad

Comment acheter un SIGR

La technologie, le service et les fonctionnalités sont des éléments importants à prendre en compte lors de l'achat d'un SIGR, mais ce n'est qu'un début. Il est tout aussi important de comprendre vos besoins, de connaître les exigences de vos partenaires et de choisir le bon partenaire logiciel.

Obtenez votre copie du Rapport RMIS de Redhand Advisors pour une analyse complète des fonctionnalités des SIGR et des principaux fournisseurs.

Voici dix conseils pour l'achat d'un SIGR afin de vous assurer d'obtenir la bonne solution - et le bon partenaire :

1. Faites l'inventaire de vos problèmes actuels.

Quels sont vos points sensibles ? Quels problèmes rencontrez-vous avec votre technologie actuelle ? L'application d'une nouvelle technologie à un processus défaillant ne le réparera pas. Identifiez plutôt les pannes ou les goulots d'étranglement dès le départ et fixez des objectifs clairs que vous souhaitez atteindre avec un SIGR.

2. Réunissez votre équipe SIGR.

Un SIGR touche de nombreux domaines fonctionnels, il est donc important d'inclure toutes les parties prenantes dans le processus d'achat pour s'assurer que leurs voix sont entendues. En rassemblant les différents points de vue dès le début, on s'assure que les problèmes critiques sont abordés dès le début, ce qui peut contribuer à éliminer les retards coûteux en cours de route.

Les personnes qui se sentent écoutées tout au long du processus d'achat d'un SIGR sont également plus susceptibles d'être de fervents partisans de la nouvelle technologie pendant la mise en œuvre et au-delà.

3. Comprendre comment le SIGR fonctionnera avec votre technologie existante.

Des flux de travail inefficaces, des processus dépassés, le manque d'adhésion de la direction et la résistance au changement peuvent tous avoir un impact négatif sur l'efficacité de votre SIGR. Faites vos devoirs en ce qui concerne les caractéristiques et les capacités de la technologie SIGR envisagée - et comparez-les à vos systèmes et exigences actuels.

N'oubliez pas que ce n'est pas parce que quelque chose a toujours été fait d'une certaine manière que c'est la meilleure. Examinez vos flux de travail en détail pour voir s'il existe un moyen plus efficace d'accomplir le travail.

Les systèmes d'information sur la gestion des risques doivent augmenter la productivité en éliminant les tâches manuelles fastidieuses, ennuyeuses et inefficaces. Le temps ainsi gagné peut être réorienté vers des tâches à plus forte valeur ajoutée, ce qui renforce l'efficacité de vos efforts de gestion des risques.

4. Faites un essai du SIGR.

Prenez le temps de demander une démo ou un essai et constatez par vous-même l'exactitude des affirmations du fournisseur.

L'expérience utilisateur est-elle facile et intuitive ? Toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin sont-elles accessibles depuis une tablette, un téléphone et un ordinateur portable ? Les rapports et les analyses sont-ils suffisamment sophistiqués pour répondre à vos besoins ? Et à quel point est-il facile de créer les rapports dont vous avez besoin ?

Découvrez dans quelle mesure le SIGR s'interface avec les systèmes de RH, de paie, juridiques et autres systèmes internes et externes. Vérifiez également s'il s'intègre de manière transparente aux domaines qui ne font pas partie des limites traditionnelles du SIGR en matière de risque assurable, notamment la gestion des risques d'entreprise, la gestion des risques de tiers, la conformité, l'audit interne, etc.

5. Prenez le temps de la mise en œuvre.

Un SIGR est un système vaste et complexe comportant de multiples interfaces. Comme toute mise en œuvre de logiciel à l'échelle de l'entreprise, la mise en œuvre d'un SIGR ne se fait pas en un tour de main. Remplacer un système vieux de plusieurs décennies en quelques semaines est irréaliste et donnera probablement des résultats décevants.

Consacrez suffisamment de temps à l'analyse, à la conception, à la planification, aux tests et à l'exécution du logiciel - et prévoyez du temps supplémentaire pour toute inconnue découverte au cours du processus. Décomposez le processus de mise en œuvre en phases gérables et maintenez des lignes de communication claires entre toutes les parties.

Ne vous précipitez pas. Et ne lésinez pas sur le temps de formation des utilisateurs.

6. Sachez comment vos données seront stockées et protégées.

Le SIGR est-il basé sur l'informatique dématérialisée ? Quels sont les contrôles en place pour empêcher l'accès non autorisé ? L'infrastructure de sécurité a-t-elle été certifiée par un organisme indépendant ?

Où sont hébergées vos données ? Et comment ces centres de données sont-ils protégés ? Qu'en est-il en cas de catastrophe ?

7. Travaillez avec des personnes que vous appréciez et en qui vous avez confiance.

Les caractéristiques et les fonctionnalités d'un SIGR sont importantes, mais ce sont les personnes qui font la vraie différence. En réalité, vos meilleurs candidats SIGR pourraient offrir des caractéristiques et des fonctionnalités assez comparables. Dans ce cas, c'est une question de personnes.

Le fournisseur de SIGR s'engage-t-il à établir un partenariat avec vous ? Êtes-vous à l'aise avec toutes les personnes avec lesquelles vous travaillerez - et seront-elles en mesure de résoudre les problèmes ? Les membres de l'équipe sont-ils désireux d'en savoir plus sur votre entreprise, sont-ils créatifs pour résoudre les problèmes et sont-ils à l'écoute ?

8. Exigez un service de qualité.

Renseignez-vous sur le type d'assistance proposé - téléphone, portail en ligne, courrier électronique, etc. - et le temps de réponse garanti.

Pouvez-vous accéder à une assistance client individuelle pour les questions plus complexes, ainsi qu'à un service d'assistance traditionnel pour les questions de routine ?

Et le service doit aller bien au-delà de la mise en œuvre. Le fournisseur de SIGR dispose-t-il d'une équipe qui se consacre à votre réussite à long terme ?

9. Sachez ce que vous achetez.

Comprenez clairement les fonctionnalités, les services et l'assistance couverts par votre contrat SIGR et ce qu'il pourrait en coûter si vos besoins évoluent. Vous voulez un système qui peut facilement évoluer et s'adapter à la croissance de votre entreprise sans reconfiguration coûteuse ou perturbatrice.

10. Et sachez à qui vous achetez votre SIGR.

Assurez-vous toujours que le fournisseur de SIGR possède une expertise avérée en matière de technologie, de risque et d'assurance, ainsi que la longévité et les ressources nécessaires pour tenir ses promesses à long terme.

Un SIGR est un investissement important qui va bien au-delà de la technologie. L'attention, le respect et l'intérêt réel que vous porte chaque fournisseur au cours du processus d'achat sont une bonne indication de ce qui vous attend.

Faites preuve de diligence raisonnable. Avec le bon partenaire SIGR, votre nouveau SIGR facilitera votre travail, votre équipe sera plus performante et votre entreprise sera plus forte.

Vous êtes prêt à rédiger un appel d'offres pour un SIGR ? Commencez avec ceci liste des questions les plus critiques liées aux SIGR. Cette feuille de calcul téléchargeable peut être facilement modifiée pour répondre à vos propres besoins.

Comment susciter l'adhésion à un SIGR

Entamer la conversation

1. Amélioration des processus.

Un SIGR simplifie et accélère les processus manuels tels que la collecte de données et le formatage des rapports, ce qui libère du temps au personnel qui peut ainsi se concentrer sur l'amélioration de la sécurité, la réduction des pertes et d'autres tâches qui apportent une réelle valeur ajoutée à l'organisation.

2. Réduction des coûts.

Un SIGR peut permettre des économies immédiates en réduisant considérablement les coûts de main-d'œuvre grâce à l'automatisation et à l'amélioration du flux de travail. Et à plus long terme, un SIGR peut identifier d'autres possibilités de réduction des coûts grâce à l'analyse et à la compréhension de tendances qui n'auraient pas été détectées auparavant.

3. Retour sur investissement.

Un SIGR est presque toujours rentabilisé, souvent en deux ans à peine.

Le bon SIGR facilitera certainement le travail du gestionnaire de risques et renforcera son équipe. Il peut également améliorer la communication entre les départements et la direction générale et accroître la visibilité de la gestion des risques dans l'ensemble de l'organisation.

Le défi consiste à convaincre les autres de la valeur que peut apporter un SIGR. La preuve la plus convaincante est la réduction directe des coûts résultant de l'amélioration de la sécurité, de la diminution des demandes d'indemnisation et de l'efficacité des processus. Tout aussi importants - bien que plus difficiles à quantifier - sont les avantages stratégiques qui découlent de l'optimisation de ressources rares et de la prise de décisions plus intelligentes et plus rapides concernant les risques.

Si vous cherchez de l'aide pour gérer un portefeuille de risques en expansion, un SIGR pourrait valoir la peine d'être investi - et pourrait rapporter des dividendes durables et positifs à toute l'organisation.

En savoir plus La solution RMIS de Riskonnect
- ou planifiez votre démonstration.

Planifier une démo