L’analyse des causes profondes (ACR) est un processus extrêmement utile pour découvrir les facteurs sous-jacents d’un problème ou d’une situation. Grâce à cela, les entreprises peuvent comprendre ce qui se produit lorsqu’elles rencontrent des obstacles et prévenir les problèmes à l’avenir. L’analyse des causes profondes identifie les schémas et les processus qui auraient pu contribuer à l’événement, qu’il s’agisse d’erreurs mineures ou de défaillances catastrophiques.

Quand effectuer une analyse des causes profondes ?

Chaque entreprise, qu’elle soit grande ou petite, doit rapidement résoudre les problèmes susceptibles d’affecter ses opérations, la satisfaction de ses clients ou sa performance financière. Savoir quand et comment mener une analyse des causes profondes est essentiel à ce processus.

Supposons qu’une entreprise connaisse une augmentation soudaine des coûts en raison d’une DEMANDE ACCRUE POUR SON PRODUIT OU SERVICE. Dans ce cas, une analyse des causes profondes peut aider l’entreprise à prendre le contrôle de sa chaîne d’approvisionnement, en suggérant une négociation pour obtenir de meilleures conditions avec les fournisseurs, ce qui peut contribuer à réguler la hausse des coûts.

Voici d’autres exemples de situations dans lesquelles l’analyse des causes profondes peut être bénéfique :

  • Découvrir la cause profonde d’une violation de la cybersécurité ou d’un autre incident informatique.
  • Identifier la source des erreurs et des inefficacités dans un système ou un processus.
  • Comprendre quels facteurs environnementaux ont conduit à un rappel de produit ou à un problème de qualité.

De même, les réclamations courantes des clients à l’égard des entreprises sont souvent liées à des problèmes spécifiques qui peuvent être facilement évités grâce à des techniques d’analyse des risques appropriées.

Étapes à suivre pour mener à bien une analyse des causes profondes

Pour garantir la réussite de l’analyse des causes profondes et l’obtention de résultats précis, il convient de suivre des étapes spécifiques. Ces étapes sont les suivantes :

  • Identifier le problème: y compris l’endroit où il s’est produit et tout problème ou événement connexe.
  • Collecte de données: Rassembler toutes les informations pertinentes sur l’événement, y compris les documents, les rapports et les entretiens avec les personnes concernées.
  • Analyse des données: Déterminer les causes possibles de l’événement en examinant les schémas et les relations qui peuvent exister.
  • Tester les causes profondes à des fins de vérification: Effectuer des simulations, des entretiens ou d’autres tests pour vérifier l’exactitude de la cause première.
  • Mettre en œuvre des solutions: Élaborer et mettre en œuvre un plan d’action fondé sur les conclusions de l’ACR.
  • Vérifier les résultats: Assurer le suivi avec les parties prenantes pour veiller à ce que toutes les solutions prévues soient efficaces.

En utilisant ce processus, les entreprises obtiendront des informations plus approfondies sur leurs opérations et élaboreront des stratégies de gestion des risques plus efficaces à l’avenir.

Outils et techniques d’analyse des causes profondes

Grâce à une variété d’outils et de techniques d’analyse des causes profondes, les organisations peuvent rapidement identifier et résoudre tout problème sous-jacent.

Chaque outil est conçu pour une fonction particulière qui peut être combinée avec d’autres méthodes pour obtenir des résultats plus précis.

Diagrammes d’Ishikawa

Un DIAGRAMME D’ISHIKAWA (PARFOIS APPELÉ DIAGRAMME EN « ARÊTE DE POISSON ») fonctionne en décomposant le problème en ses parties et en l’organisant visuellement pour mieux comprendre la connexion entre chaque composant.

Le diagramme se compose de boîtes représentant des objets physiques ou des systèmes interconnectés par des flèches qui indiquent des relations causales. En isolant et en analysant systématiquement chaque élément du diagramme, vous pouvez déterminer la cause sous-jacente d’un problème. Une fois identifiés, divers facteurs contributifs pour chaque catégorie peuvent être explorés plus en détail en posant des questions « pourquoi » à leur sujet. Cela se répète jusqu’à ce que toutes les causes possibles soient identifiées.

Les diagrammes d’Ishikawa sont incroyablement utiles dans les processus de fabrication et les efforts de contrôle de qualité, car ils permettent aux équipes d’identifier rapidement les sources potentielles d’erreurs qui pourraient passer inaperçues en raison de la complexité ou du manque de visibilité sur certains processus ou systèmes. Ce diagramme est également accessible à la plupart des entreprises, car il ne nécessite pas de logiciel spécial ni d’expertise technique.

Graphiques de Pareto

UN DIAGRAMME DE PARETO VISUALISE DES DONNÉES qui affichent les facteurs essentiels dans une situation donnée. Ce diagramme est basé sur la règle du 80/20 – 20% des intrants sont responsables de 80% des extrants. Il prend généralement la forme d’un graphique à barres avec des catégories classées de la plus prévalente à la moins prévalente. Les barres plus hautes représentent les éléments ayant le plus grand impact sur le résultat, tandis que les barres inférieures sont des effets moins significatifs.

Ils identifient efficacement les tendances dans des ensembles de données complexes et transmettent visuellement l’information dans un format facilement compréhensible en utilisant des points de données et un codage couleur pour démontrer comment différentes variables sont liées.

De plus, ils peuvent faire partie d’initiatives d’amélioration des processus en mesurant la performance de base au fil du temps, contribuant ainsi à assurer un contrôle de qualité cohérent dans plusieurs projets ou emplacements.

Analyse des cinq causes principales

LA TECHNIQUE D’ANALYSE DES CAUSES PROFONDES DES CINQ POURQUOI consiste à poser des questions « pourquoi » pour identifier la cause d’un problème. Sonder constamment le problème avec des questions peut établir des relations entre les composants du problème. Cette technique est particulièrement utile dans les scénarios où une seule cause évidente n’est pas immédiatement apparente ou lorsqu’il y a plusieurs causes potentielles pour le même effet.

Elle aide à décomposer des problèmes complexes en leurs parties composantes (problème A, résultat B, cause C, etc.) et permet aux équipes d’identifier des problèmes systémiques qui auraient pu être négligés autrement. À mesure que chaque « pourquoi » reçoit une réponse, une couche plus profonde de causalité émerge jusqu’à ce que la cause profonde soit identifiée.

Cette technique sert également de forme de communication, aidant à construire un consensus autour de la solution proposée et à impliquer plus profondément les parties prenantes dans le processus.

Défis à éviter lors de l’analyse des causes profondes

L’analyse des causes profondes est un aspect critique mais peut présenter des défis et des pièges. Les équipes doivent connaître ces problèmes potentiels pour s’assurer qu’elles ne manquent pas d’éléments essentiels ou ne prennent pas de risques inutiles.

Les défis courants peuvent ressembler à :

  • Ne pas classer les problèmes par ordre de priorité: En examinant soigneusement l’importance relative de chaque élément, les équipes peuvent éviter de tomber dans le piège qui consiste à essayer de résoudre tous les problèmes à la fois, ce qui entraîne un gaspillage d’efforts et des résultats inadéquats.
  • Prendre trop de risques: LA PRÉVENTION DES RISQUES FAIT PARTIE INTÉGRANTE DE TOUTE STRATÉGIE DE GESTION DES RISQUES RÉUSSIE. En évitant les risques inutiles, on s’assure que les équipes ne se mettent pas en danger ou ne mettent pas leurs projets en péril pour des questions triviales ou des causes ayant peu d’impact sur les performances globales du système.
  • Faire des suppositions: S’il est important d’être attentif aux causes et aux solutions potentielles, les équipes doivent éviter de faire des suppositions sans recueillir de preuves ou vérifier les faits. Cela peut entraîner des efforts malavisés qui ne résoudront pas le problème.

En étant conscientes de ces défis et en les atténuant, les équipes peuvent s’assurer que leurs analyses des causes profondes sont fructueuses et que leurs solutions sont rentables.

Exemples d’analyse des causes profondes

L’ACR s’applique à un grand nombre de fonctions de l’entreprise, notamment

  • Service à la clientèle: Lorsque vous recevez des réclamations ou des commentaires de clients, vous devez identifier les causes du problème afin d’éviter qu’il ne se reproduise. Cela peut impliquer d’analyser le comportement du client, les caractéristiques du produit ou les processus organisationnels.
  • Fabrication: Les problèmes liés au contrôle de la qualité de la fabrication doivent être traités rapidement et avec précision, car toute erreur peut avoir des répercussions importantes sur la structure des coûts et la réputation de l’organisation. Il peut s’agir d’analyser les processus de production, les matériaux utilisés et les performances des équipements.
  • Marketing et publicité: Lorsque les campagnes de marketing n’atteignent pas les résultats escomptés, examinez les facteurs susceptibles d’avoir un impact négatif et la manière dont ils peuvent être ajustés. Il peut s’agir d’analyser les données démographiques de la clientèle, les éléments créatifs ou les stratégies de tarification.

Lors de la réalisation d’une ACR, le logiciel de gestion intégrée est l’un des outils les plus puissants disponibles. Il permet d’identifier rapidement et précisément les causes profondes en fournissant des données détaillées sur les opérations, les commentaires des clients, les performances commerciales, etc. Il permet également aux équipes de prendre des décisions fondées sur des données et peut contribuer à optimiser les processus au fil du temps.